CCAP
AOO_CCAP_Annexe1_CONVENTION_EDIFLEX .pdf · 2 517 mots · du marché « Assistance à maîtrise d'ouvrage pour l'optimisation du patrimoine immobilier de la police nationale sur le territoire… », dossier de consultation officiel.
Pièce diffusée par SGAMI OUEST, consultation 26-74189. Vérifier le dossier à la source. La date et la version du document sont à vérifier dans l’original.
Préfecture de zone SGAMI Ouest MARCHÉ PUBLIC DE PRESTATIONS INTELLECTUELLES à Procédure formalisée - Appel d’offres ouvert (articles L.2124-1 et L.2124-2, R.2124-1 et R.2124-2 et R.2161-1 à R.2161-5 du code de la commande publique) RENNES (35) Marché d’ASSISTANCE A MAÎTRISE D’OUVRAGE pour le projet RENNES 2030 relatif au schéma directeur immobilier métropolitain de la police nationale CONVENTION D’INTERCHANGE relative au service d’échange électronique de Gestion Financière des Marchés 1/9 CCAP_Annexe n°1 SGAMIO_AMO_RENNES_2030 Table des matières 1 - OBJET DE LA PRÉSENTE CONVENTION D'INTERCHANGE............................3 2 - PARTIES CONCERNÉES...........................................................................................3 3 - MODALITÉS...............................................................................................................3 4 - OBJET DU SERVICE..................................................................................................3 4.1 Le Maître d'Ouvrage..............................................................................................4 4.2 La Maîtrise d’œuvre (Mandataire + co-traitants)...................................................4 4.3 Dates de saisie des données................................................................................... 4 4.4 Gestion électronique et archivage des informations sur le serveur........................4 4.4 bis Interface avec le serveur Chorus Pro :.............................................................5 4.5 Ouverture et fermeture du service..........................................................................5 4.6 Rôle de la société EPICTURE...............................................................................5 4.6.2 Qualité de service........................................................................................... 6 5 - TERMINAL D’ACCÈS AU SERVICE....................................................................... 6 6 - CONDITIONS GÉNÉRALES D'UTILISATION DU SERVICE................................6 6.1 Authentification de l'abonné..................................................................................6 6.2 Émission d'information.......................................................................................... 6 6.3 Réception d'information.........................................................................................6 6.4 Édition d'information sur support papier................................................................7 6.5 Convention sur la preuve........................................................................................7 6.6 Effet de la convention.............................................................................................7 6.7 Cessation de la convention......................................................................................7 6.8 Diffusion de la convention.....................................................................................7 7 - FACTURATION DU SERVICE EDIFLEX.................................................................8 8 – APPLICATION EDIFLEX RELATIVE A L’ARTICLE 12 DU CCAG TRAVAUX. .8 2/9 CCAP_Annexe n°1 SGAMIO_AMO_RENNES_2030 1 - OBJET DE LA PRÉSENTE CONVENTION D'INTERCHANGE La présente convention fixe un cadre juridique à l'utilisation du service électronique de traitement, d'archivage et d'échange d'information EDIFLEX mis en œuvre pour la gestion dématérialisée de la facturation des marchés par la société EPICTURE en accord avec le Maître d’Ouvrage SGAMI Ouest sur l’opération assistance à maîtrise d’ouvrage pour l’accompagnement du SGAMI Ouest et des parties prenantes dans la mise en œuvre d’un projetstructurant immobilier tant sur les volets techniques, juridiques et environnementaux qu’opérationnels. CONTACT EPICTURE : 01 44 41 02 24 commercial@epicture.fr Objectifs du service EDIFLEX : • Gagner 2 à 3 semaines sur le circuit des documents afin que le service financier du Maître d'ouvrage en dispose dans les meilleurs délais et que les entreprises connaissent aussitôt les montants acceptés en paiement, • Éviter les litiges ou retards : en sécurisant le calcul des montants financiers par le respect des conditions financières des marchés et des règles en vigueur dans les marchés publics, en uniformisant la présentation des documents, en permettant à chacun de suivre sur écran les documents qui le concernent dans la chaîne des intervenants, • Réduire les coûts de gestion administrative des situations pour tous les acteurs. 2 - PARTIES CONCERNÉES Les parties ci-dessous désignées conviennent des dispositions arrêtées dans la présente convention : • Le Maître d'ouvrage SGAMI Ouest, • L’ensemble des membres de la Maîtrise d'œuvre, 3 - MODALITÉS La présente convention prend effet à la date de notification des marchés de prestations intellectuelles. Cette annexe prévaut aux articles du CCAG énoncés à la fin des présentes, liste non limitative. 4 - OBJET DU SERVICE 3/9 CCAP_Annexe n°1 SGAMIO_AMO_RENNES_2030 Sur leur terminal raccordé au service, les représentants des parties concernées, ci-après dénommés les abonnés, gèrent les informations suivantes : 4.1 Le Maître d'Ouvrage • Administrateur du service EDIFLEX, il crée la fiche opération et communique son numéro aux abonnés, enregistre la fiche d’identité des intervenants et vérifie les index de révision utilisés dans les marchés. • Responsable des marchés, il abonne les intervenants concernés puis enregistre les conditions financières des marchés des entreprises (marché initial, avenants éventuels, prestations modificatives et sous-traitants en paiement direct). • Il valide les DPGF de la maîtrise d’œuvre (Décompositions du Prix Global et Forfaitaire des marchés) ou les bordereaux de prix (marchés à prix unitaires). • Il vérifie et valide les demandes d’acompte avant de les éditer pour mise en paiement. 4.2 La Maîtrise d’œuvre (Mandataire + co-traitants) • Ils transmettent les coordonnées de la personne qui sera en charge de l’utilisation d’EDIFLEX à la boîte fonctionnelle suivante : sgami-ouest-di-bzpfe-finance@interieur.gouv.fr ; • Ils consultent les conditions financières de leur marché puis enregistrent sur écran les DPGF (Décomposition du Prix Global et Forfaitaire) ou les bordereaux de prix correspondant à leur corps d’état en accord avec le Maître d’ouvrage ceci pour leur marché initial et les éventuels avenants ou prestations supplémentaires ; • Ils présentent leurs situations d’honoraires par saisie de leurs avancements et des montants à payer à leurs sous-traitants ; • Ils signent les documents « Attestation de Paiement Direct » concernant les sous-traitants ; • S’il s’agit d’une entreprise mandataire d’un groupement, celle-ci vérifie les situations d’honoraires présentées par ses co-traitants. 4.3 Dates de saisie des données • Saisie des marchés de la maîtrise d’œuvre par le Maître d'ouvrage dans les 30 jours suivant la notification des marchés ; • Mise au point des DPGF de l’entreprise en liaison avec le Maître d’ouvrage, puis saisie des DPGF ou des bordereaux de prix dans les 30 jours suivant la notification du marché ; • Demandes d’acompte: • la maîtrise d’œuvre les présente sur les écrans EDIFLEX suivant le calendrier établi par le Maître d’ouvrage, • le Maître d'Ouvrage les vérifie et émet son “ avis d'intention de payer ” puis transmet les pièces justificatives à son service financier pour mandatement dans un délai permettant un paiement à J+30. 4.4 Gestion électronique et archivage des informations sur le serveur Les demandes d’acompte sont archivées sur le serveur EDIFLEX pendant toute la durée du marché jusqu'à la date de fermeture du service définie à l'article suivant. Les abonnés peuvent télécharger 4/9 CCAP_Annexe n°1 SGAMIO_AMO_RENNES_2030 sur leur ordinateur les situations archivées sur le serveur EDIFLEX pour les éditer en local. C'est la procédure utilisée pour éditer sur papier les pièces justificatives (états d’acompte et décompte général, pièces qui doivent être archivées sur support papier par les intervenants concernés (Équipe de maîtrise d’œuvre, Maître d'ouvrage notamment) dans leur comptabilité selon les exigences légales. 4.4 bis Interface avec le serveur Chorus Pro : L'ordonnance n° 2014-697 du 26 juin 2014 rend obligatoire la facturation électronique pour les émetteurs de factures à destination des établissements publics, l’État et les collectivités territoriales. A compter de Janvier 2019, le service EDIFLEX prend en charge le dépôt, la transmission et la récupération des factures dématérialisées sur le serveur Chorus Pro, serveur mis en œuvre par la DGFIP et l'AIFE (Direction Générale des Finances Publiques et Agence pour l'Informatique Financière de l'État). •Ainsi, lorsque l'abonné titulaire d'un marché valide sa situation d’honoraires pour présenter sa demande d'acompte, le service EDIFLEX déposera aussitôt une copie de cette situation d’honoraires présentée sur le serveur Chorus PRO, •Lorsque le Maître d'ouvrage valide la situation d’honoraires pour en accepter le paiement, le service EDIFLEX déposera aussitôt une copie de cette situation d’honoraires acceptée sur le serveur Chorus Pro. Paramétrage de cette interface : En début d'opération, afin d’assurer le transfert de données entre EDIFLEX et le serveur CHORUS PRO, les abonnés titulaires d'un marché dans Ediflex devront enregistrer : • Code structure (SIRET) + Code service permettant à Ediflex d’identifier l’entreprise titulaire. • Login technique + Mot de passe du compte technique permettant à Ediflex de se connecter sur Chorus Pro. 4.5 Ouverture et fermeture du service Le service est ouvert à partir de la date de notification des marchés. Les abonnés peuvent contacter : -la hotline EDIFLEX (tél. : 01 44 41 02 24 ; mail : support@epicture.fr) -s’appuyer sur les ressources disponible sur le site EDIFLEX (https://www.ediflex.com/Frame/Entree.html) une fois les accès donnés par le SGAMI Ouest. En cas de problème persistant, les abonnés s’adressent au SGAMI Ouest à la boîte fonctionnelle suivante : sgami-ouest-di-bzpfe-finance@interieur.gouv.fr, en indiquant le code opération EDIFLEX, le problème rencontré ainsi que les coordonnées à utiliser pour être rappelé. La confidentialité est garantie par le mot de passe que l'abonné peut changer à tout moment. L'accès au service EDIFLEX sera fermé lorsque le Maître d’ouvrage aura validé et édité les Décomptes Généraux de chaque membre de la maîtrise d’œuvre et qu'il aura transféré les archives stockées sur le serveur EDIFLEX vers son ordinateur. Cette date de fermeture du service EDIFLEX 5/9 CCAP_Annexe n°1 SGAMIO_AMO_RENNES_2030 sera confirmée par courrier adressé par le Maître d'ouvrage à la société EPICTURE. Au delà de cette fermeture du service, les informations ne seront plus disponibles sur le serveur EDIFLEX. 4.6 Rôle de la société EPICTURE 4.6.1 La société EPICTURE EPICTURE exploite le service EDIFLEX et, à ce titre, assure les prestations suivantes : • Maintenance technique du service, suivant les fonctionnalités décrites dans les manuels utilisateurs accessibles en ligne sur le serveur, • Assistance téléphonique pour les abonnés : du lundi au jeudi de 9h00 à 13h00 et 14h00 à 18h00, le vendredi de 9h00 à 13h00 et 14h00 à 17h00). En dehors des heures de bureaux les abonnées peuvent émettre des messages électroniques qui seront traités dès réception pendant les heures de bureau. 4.6.2 Qualité de service La société EPICTURE garantit un service accessible en temps partagé sur le serveur tous les jours ouvrables de 7h à 20h (du lundi au vendredi, hors jours fériés), avec un taux minimal de disponibilité supérieur à 95 %. 4.6.3 Obligation de discrétion Les documents ou renseignements fournis par les abonnés au service, ainsi que les états, études et documents provenant de leur traitement par la société EPICTURE sont couverts par le secret professionnel. En particulier, aucune communication ne pourra être effectuée à des tiers, sauf autorisation expresse du client. La société EPICTURE s'oblige à respecter de façon absolue cette obligation au secret et à la faire respecter par son personnel. 5 - TERMINAL D’ACCÈS AU SERVICE Pour accéder au service, l'abonné devra disposer d’un ordinateur avec accès à INTERNET et d’une adresse électronique. 6 - CONDITIONS GÉNÉRALES D'UTILISATION DU SERVICE Les informations échangées avec les autres intervenants à travers le service ont pour but de réduire les échanges de documents sur support papier ; elles présentent donc la même valeur juridique que les informations contenues dans les documents sur support papier qu'elles remplacent. A cet effet, l'abonné au service reconnaît explicitement par le présent document que : 6/9 CCAP_Annexe n°1 SGAMIO_AMO_RENNES_2030 6.1 Authentification de l'abonné L'accès au service par son code d'accès et son mot de passe confidentiel implique son authentification vis à vis des informations qu'il émet. 6.2 Émission d'information Les informations qu'il transmet à travers le service lui sont opposables jusqu'à preuve d'un dysfonctionnement du service. Les validations des marchés et des demandes d’acompte, telles que prévues dans le service EDIFLEX et conformément au circuit de vérification imposé par ce service, valent expression de la volonté de celui qui les a effectuées. 6.3 Réception d'information Les informations qui sont communiquées à l'abonné à travers le service lui ont été réellement transmises, charge à lui de les consulter en accédant au service sauf constat que cet accès ne lui était matériellement pas possible. Les validations par un intervenant des marchés et des demandes d’acompte, telles que prévues dans le service EDIFLEX et conformément au circuit de vérification imposé par ce service, valent accusé de réception pour l'intervenant suivant. 6.4 Édition d'information sur support papier Pour des raisons juridiques, certaines informations archivées dans le serveur pourront nécessiter une édition sur support papier pour signature, par exemple le décompte général. 6.5 Convention sur la preuve Par dérogation aux règles de preuve figurant au Code Civil et par l'application de l'article : Article L110-3 du Code du Commerce, les parties déclarent que les informations délivrées par le service EDIFLEX de la société EPICTURE font foi entre elles tant qu'aucun écrit contradictoirement authentifié, venant remettre en cause ces informations informatisées, ne sera produit. En particulier, l’entreprise titulaire d’un marché reconnaît explicitement par le présent document que : • Les attestations de paiement direct de ses sous-traitants, tel qu’éditées par le Maître d’ouvrage à l’aide du service EDIFLEX, sont des documents qui l’engagent, sans nécessité d’une signature manuscrite par l’entreprise titulaire dans la mesure où le montant des travaux base marché à payer au sous-traitant n’a pas été modifié par un tiers lors du contrôle de la situation présentée. • Dans le cas contraire, la mention « après correction du montant des travaux base marché proposé par nous-mêmes » apparaîtra sur l’édition issue du service EDIFLEX avant la somme à payer. 7/9 CCAP_Annexe n°1 SGAMIO_AMO_RENNES_2030 Dans ce cas seulement, l’entreprise devra signer le document pour accord. • Sauf indication contraire par lettre recommandée avec accusé de réception, les paiements effectués aux sous-traitants par le comptable sur la base de ces documents ne sauraient donner lieu à contestation ultérieure dans la relation susceptible d’intervenir entre l’entreprise et ses sous- traitants, ceci pour tout marché passé avec le Maître d’ouvrage et géré dans le service EDIFLEX. Dans le cas des transmissions à distance de données, les éléments tels que la date d'émission ou de réception ainsi que les données transmises feront foi par priorité telles que figurant dans les systèmes de la société EPICTURE ou telles qu'authentifiées dans ses systèmes par les procédures informatisées de la société EPICTURE. 6.6 Effet de la convention La présente convention prend effet à la notification des marchés. 6.7 Cessation de la convention Il sera mis fin à la présente convention par application de l'article 4.5 "Ouverture et fermeture du service". 6.8 Diffusion de la convention Une copie de la présente est annexée dans le marché passé entre le Maître d'ouvrage et les entreprises. 7 - FACTURATION DU SERVICE EDIFLEX Le coût du service est pris en charge par le Maître d’ouvrage, SGAMI Ouest. L’abonnement au service comprend : • L’ouverture des codes d’accès sur le serveur, • La mise à disposition des manuels « utilisateurs », code d'accès et mot de passe ; • L'assistance téléphonique pour l'utilisation du service, • Le droit d'utilisation du service EDIFLEX (connexion sur le serveur), • L’archivage des informations sur le serveur durant le chantier. Le coût des fournitures suivantes est à la charge de chaque abonné au service : • Terminal d’accès au service (ordinateur + accès à Internet), • Frais de télécommunications lors de la connexion au serveur. 8 – APPLICATION EDIFLEX RELATIVE A L’ARTICLE 12 DU CCAG TRAVAUX 8/9 CCAP_Annexe n°1 SGAMIO_AMO_RENNES_2030 La convention d’interchange EDIFLEX est conforme à l’article 11 du CCAG MOE. Elle précise que les demandes de paiement sont traitées par acomptes de façon dématérialisées, à travers EDIFLEX. Les dates de présentation des honoraires par l’entreprise, de vérification et de validation par les représentants cités au chapitre 4.3 ci-dessus, telles qu’elles figurent sur les écrans et les éditions du service Ediflex, font foi. Ces dates valent accusé de réception pour l’abonné suivant, conformément au circuit de vérification imposé par le service. Les demandes de paiement des honoraires sont prises en charge et gérées par le service EDIFLEX qui détermine les informations qui les constituent, leur circuit de vérification et le modèle de présentation des pièces justificatives transmises au comptable public. Le service Ediflex évite ainsi les transmissions systématiques de décomptes sur support papier, et l’envoi de lettres recommandées. Ainsi, selon l’article 11 du CCAG-MOE, l’acceptation de la demande de paiement par l’acheteur, ainsi que les interventions sur la plateforme de dématérialisation EDIFLEX valent notification des modifications de la demande de paiement d’acompte du titulaire. 9/9 CCAP_Annexe n°1
Texte extrait tel quel de la pièce officielle, qui seule fait foi. La mise en page du document d'origine peut différer.