Pièce

Guide de l'offre dématérialisée_2018.pdf · 2 115 mots · du marché « Vidange et remplacement du charbon actif sur les tours de traitement de l'air », dossier de consultation officiel.

Service Commande Publique mutualisé
Ville d'Evreux et Communauté d'Agglomération
Evreux Portes de Normandie
9 rue Voltaire
27 000 EVREUX

GUIDE DE L'OFFRE DEMATERIALISEE

2018

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2018_Service commande publique mutualisé Evreux Portes de Normandie et Ville d'Evreux
SOMMAIRE

1. Qu'est-ce que la totale dématérialisation des procédures de marchés publics ?........................... 3
2. Quels sont les changements liés à la totale dématérialisation des procédures ? ........................... 3
3. Qu'est-ce qu'un profil d'acheteur ? ................................................................................................. 3
4. Qu'est-ce qu'une offre dématérialisée ? ......................................................................................... 4
5. Comment s'organiser pour créer une offre dématérialisée ? ......................................................... 4
6. Qu'est-ce que la signature électronique ? ....................................................................................... 4
7. Comment déposer une offre dématérialisée sur le profil d'acheteur ? .......................................... 5
8. LEXIQUE ......................................................................................................................................... 11

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1. Qu'est-ce que la totale dématérialisation des procédures de
marchés publics ?
La totale dématérialisation des procédures de marchés publics consiste à transformer
tous les échanges et documents papier d'une procédure (dossier de consultation,
offre, courriers etc.) par des moyens de communication électronique (fichiers
informatiques, signature électronique, mail horodatés).

Toutes les étapes d'une procédure de marché public doivent être dématérialisées
pour le 1er octobre 2018 au plus tard, échéance fixée par le décret applicable aux
marchés publics.

2. Quels sont les changements liés à la totale dématérialisation des
procédures ?
Les principales modifications sont :

 les dossiers de consultation seront uniquement téléchargeables sur le profil
d'acheteur
 les offres papier disparaissent au profit des offres dématérialisées
 la signature électronique de l'offre devient obligatoire pour l'acheteur et le
candidat, pour tous les marchés publics lancés par la Ville d'Evreux et d'EPN.
 les courriers seront envoyés par mail horodatés
 la notification du marché par courrier recommandé sera remplacée par l'envoi
d'un mail horodaté avec les pièces contractuelles du marché en pièce jointe
 les actes modificatifs du contrat (ex : avenant, acte de sous-traitance) pourront
être signées électroniquement
 des informations sur les contrats notifiés et les modifications de contrat, appelées
données essentielles de marchés publics, seront publiées sur le profil d'acheteur.

3. Qu'est-ce qu'un profil d'acheteur ?
Un profil d'acheteur est un site internet (plateforme) qui permet:

 à l'acheteur de mettre à disposition des candidats, par téléchargement, les
éléments du dossier de consultation des entreprises (DCE)
 à l'acheteur d'envoyer des courriers aux candidats par mail horodatés.
 au candidat de poser des questions à l'acheteur sur le marché
 au candidat de déposer son offre dématérialisée pour un marché

L'adresse internet du profil d'acheteur de la communauté d'agglomération Evreux Portes de
Normandie (CA EPN) et de la Ville d'Evreux est :

https://marchespublics.eure.fr

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4. Qu'est-ce qu'une offre dématérialisée ?
L'offre dématérialisée contient les mêmes documents que l'offre papier mais il s'agit
uniquement de fichiers informatiques (word, pdf, excel etc.).

L'offre dématérialisée devient le format obligatoire pour toutes les procédures de
marchés publics. L'envoi d'une offre sur support papier n'est plus autorisé.

Pour tous les marchés publics de la Ville d'Evreux et d'EPN, l'offre dématérialisée devra être signée
électroniquement par le candidat, lors de son dépôt, grâce à son certificat électronique et à un
logiciel de signature (disponible sur notre profil d'acheteur).

Elle est déposée sur le profil d'acheteur de la collectivité avant l'heure et la date limite de remise des
offres de la consultation.

5. Comment s'organiser pour créer une offre dématérialisée ?
Pour créer une offre dématérialisée, le candidat à un marché public doit :

 disposer des moyens informatiques suffisants. Une connection internet
performante, le navigateur Internet Explorer et des logiciels tels que
Word, Excel, JAVA et Acrobate Reader sont des moyens nécessaires.
 tester la configuration de son poste informatique via le profil d'acheteur
pour s'assurer que l'offre dématérialisée pourra être déposée sans
problèmes (voir Comment déposer une offre dématérialisée sur le profil
d'acheteur ?).
 Se doter d'une signature électronique. Elle est composée d'un certificat électronique qui
garantit l'identité du signataire et d'un logiciel de signature qui permet d'apposer la signature
sur le document (voir Qu'est-ce que la signature électronique ?)

Il est vivement recommandé aux candidats de :

 créer une boîte mail dédiée aux marchés publics.
Cette adresse mail sera utilisée pour tous les échanges lors de la consultation y compris les
demandes de compléments de candidature, les négociations ou encore les demandes
d'attestations fiscales et sociales avant attribution du marché. Pour tous ces courriers un
délai de réponse imparti est fixé. L'absence de réponse à l'acheteur dans ce délai peut
engendrer l'élimination du candidat de la procédure. Cette boîte mail dédiée aux marchés
devra être consultée régulièrement.

6. Qu'est-ce que la signature électronique ?
Une signature électronique a autant de valeur que la signature manuscrite.

Elle est composée de :

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 Un certificat électronique. Il permet de garantir l'identité de son
titulaire. Il est attribué à une seule personne physique ayant le pouvoir
d'engager l'entreprise.
 Un logiciel de signature qui permet d'apposer la signature. Notre
plateforme dispose d'un outil gratuit pour apposer votre signature
électronique sur vos documents.
La signature électronique d'une offre dématérialisée nécessite l'achat d'un certificat électronique
par le candidat.

Il faut compter 15 jours à 1 mois pour obtenir un certificat. Alors, n'attendez-pas la fin du
délai de remise des offres pour effectuer votre démarche.

Le certificat est attribué à une seule personne physique ayant le pouvoir d'agir au nom et pour le
compte de l'entreprise qui dépose une offre, ou de son groupement, s'il est le mandataire.

Pensez à anticiper les absences par des délégations de pouvoir.

Votre signature électronique doit reposer sur un certificat qualifié conforme au règlement eIDAS
(arrêté du 12 avril 2018).

Pour les marchés publics, votre signature électronique doit être, soit avancée avec un certificat
qualifié (niveau 3), soit une signature électronique qualifiée (niveau 4).

Vous pouvez consulter la liste des prestataires publiée par l'ANSSI (Agence nationale de la sécurité
des systèmes d'information) https://www.ssi.gouv.fr/entreprise/visa-de-securite/visas-de-securite-
le-catalogue/ .

Dans chaque règlement de la consultation de nos marchés vous trouverez l'article "Transmission
électronique" qui vous donnera plus de détails sur la signature électronique.

La signature électronique n'est pas une signature manuscrite scannée. Cette dernière n'a pas
de valeur juridique. La signature d'un fichier ".zip " n'est pas acceptable. Chaque pièce
contractuelle doit être signée de façon distincte.

7. Comment déposer une offre dématérialisée sur le profil
d'acheteur ?
1. S'identifier et télécharger le dossier de consultation des entreprises (DCE) du
marché via notre profil d'acheteur https://marchespublics.eure.fr

2. Préparer les pièces de mon offre dématérialisée. Les pièces de la candidature et
de l'offre sont listées dans le règlement de la consultation. Ces documents seront sous
format, word, excel ou pdf.

3. Tester la configuration de mon ordinateur sur le profil d'acheteur avant de déposer mon
offre dématérialisée. La plateforme vous permet d'effectuer un test de dépôt d'offre sur une
consultation fictive.

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Pré-requis :
 utilisation du
système de
navigation Internet
Exploreur (IE)
 présence de
l'environnement
JAVA
 certificat de
signature
électronique
 installation du
certificat dans le
navigateur Internet
Explorer (Outils,
Option internet,
Contenu,
certificats)

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4. Signer électroniquement certains documents de son offre dématérialisée (acte
d'engagement, les pièces financières comme le BPU et la DPGF). A l'aide de votre certificat
électronique, vous avez la possibilité de signer un document, avant le dépôt de l'offre ou
lors du dépôt, à l'aide de notre profil d'acheteur https://marchespublics.eure.fr :

5. Déposer une offre électronique sur le profil d'acheteur.

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4

Lors du dépôt de
votre offre
dématérialisée, des
messages
apparaîtront pour
vous demander
d'exécuter
l'application Atexo
signature et
chiffrement.

Vous pouvez
répondre de façon
positive à chaque
demande.

Il s'agit d'applicatifs
liés au
fonctionnement du
profil d'acheteur.

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Votre dépôt
d'offre
dématérialisée
a été réalisé
avec succès.

6. Après le dépôt de votre offre dématérialisée, un mail de confirmation vous sera envoyé par
la plateforme avec la liste des documents et leur signature. En cas de doute ou d'erreur, vous
avez la possibilité de déposer une nouvelle offre dématérialisée. Seule la dernière offre
remise sera prise en compte pour l'analyse.

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La liste des
documents déposés
apparaît ici.
Sur l'exemple, l'acte
d'engagement et sa
signature
apparaissent.
Vérifiez que tous les
documents
demandés dans le
règlement de la
consultation sont
bien présents dans
votre offre
dématérialisée.

Pour parer à toute éventualité de dysfonctionnement, en plus de votre offre dématérialisée, vous
avez la possibilité de déposer, avant la date et l'heure limite de remise des offres, une copie de
sauvegarde.

 Il s'agit de la copie de votre offre sur support papier ou sur support
électronique (CD-ROM, clé USB).

 Elle doit être transmise dans les mêmes conditions de forme (pli cacheté
avec le nom du candidat et l'objet de la consultation) et de délai (avant la date
limite de remise des offres) que l'offre principale, faute de quoi elle sera
rejetée.

 Elle n'est pas obligatoire et doit comporter la mention "copie de sauvegarde" et le nom du
soumissionnaire et du marché.

 Si elle est ouverte à la place de l'offre principale, elle s'y substitue totalement. La copie de
sauvegarde doit contenir tous les éléments de l'offre et être signée, comme l'offre principale.

En cas de problème informatique, pour déposer une offre électronique, vous pouvez contacter
l'assistance téléphonique de notre profil d'acheteur au 0 820 20 77 43 de 9h00 à 19h00 les jours
ouvrés. Un guide d'utilisation est également à votre disposition dans la rubrique "Aide" du profil
d'acheteur.

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8. LEXIQUE
Définition des principaux termes liés à la totale dématérialisation des marchés publics :
 Dématérialisation : utilisation de moyens de communication électronique
pour toutes les communications et échanges d'information.
 Acheteur : organisme public qui réalise l'achat, le marché public. Ici, il s'agit
de la communauté d'agglomération Evreux Portes de Normandie (CA EPN) et
la commune d'Evreux (Ville d'Evreux). Le service commande publique de ces
deux collectivités est mutualisé.

 Profil d'acheteur : plateforme internet utilisée par l'acheteur pour mettre à disposition les
éléments du marché public, permettre le dépôt de questions des candidats, et réceptionner
les offres dématérialisées.

 Signature électronique : elle possède la même valeur juridique que la signature manuscrite à
condition d'être réalisée à l'aide d'un certificat électronique valide et conforme, et d'un
logiciel de signature qui permet d'apposer la signature.

 Offre dématérialisée (ou électronique) : ensemble des pièces de la candidature et pièces de
l'offre, d'une réponse d'un candidat à un marché public, composé uniquement de fichiers
informatiques (de type Word, Excel, Pdf etc.). Certaines pièces sont signées
électroniquement à l'aide du certificat électronique du candidat. Elle est déposée, avant la
date limite de remise des offres, sur le profil d'acheteur de la collectivité.

 Mail horodaté : courriel envoyé via le profil d'acheteur. Le destinataire recevra un mail avec
un lien à cliquer pour prendre connaissance de la teneur du message. Dès que le destinataire
a cliqué, la date et l'heure sont envoyées à l'expéditeur comme un avis de réception. Le mail
horodaté remplace l'envoi postal en recommandé avec avis de réception. Il permet de
s'assurer que le destinataire a bien pris connaissance du mail.

 Dossier de consultation des entreprises : ensemble des pièces qui compose le marché public
et mis à disposition des candidats pour établir leur offre. Les documents les plus communs
sont : l'acte d'engagement, le cahier des clauses administratives particulières, le cahier des
clauses techniques particulières, le bordereau des prix unitaires ou la décomposition du prix
global et forfaitaire, et d'autres documents selon le type de marché (plans, cadre servant au
jugement des offres etc.).

 Copie de sauvegarde : il s'agit de la copie de l'offre déposée par le candidat. Elle est destinée
à se substituer à l'offre principale en cas d'anomalies lors de la remise de l'offre
dématérialisée (virus et dépôt hors délai). Cette copie devra être transmise sur support
papier ou sur support physique électronique avant la date limite de remise des offres sous pli
cacheté. Elle sera identique à l'offre principale déposée.

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Texte extrait tel quel de la pièce officielle, qui seule fait foi. La mise en page du document d'origine peut différer.