CCAP
2620T Annexe CCAP EDIFLEX.pdf · 2 423 mots · du marché « Construction d'une Cité de l'Enfance avec crèche, groupe scolaire et salle polyvalente, aménagement d'un jardin public… », dossier de consultation officiel.
Marché de Travaux
Annexe CCAP
CONVENTION
D’INTERCHANGE
relative au service d’échange électronique
de Gestion Financière des Marchés
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1 - OBJET DE LA PRESENTE CONVENTION D'INTERCHANGE
La présente convention fixe un cadre juridique à l'utilisation du service électronique de traitement, d'archivage
et d'échange d'information EDIFLEX mis en œuvre pour la gestion dématérialisée de la facturation des
marchés de Travaux par la société EPICTURE en accord avec le Maître d’Ouvrage (Ville de Cenon) sur
l’opération « Construction d’une cité de l’enfance et aménagement d’un jardin public à Cenon ».
CONTACT EPICTURE :
Hicham HANINE
01 44 41 27 88
commercial@epicture.fr
Objectifs du service EDIFLEX :
Gagner 2 à 3 semaines sur le circuit des documents afin que le service financier du Maître
d'ouvrage en dispose dans les meilleurs délais et que les entreprises connaissent aussitôt les
montants acceptés en paiement,
Eviter les litiges ou retards :
en sécurisant le calcul des montants financiers par le respect des conditions
financières des marchés et des règles en vigueur dans les marchés publics,
en uniformisant la présentation des documents,
en permettant à chacun de suivre sur écran les documents qui le concernent dans la
chaîne des intervenants,
Réduire les coûts de gestion administrative des situations de travaux pour tous les acteurs.
2 - PARTIES CONCERNEES
Les parties ci-dessous désignées conviennent des dispositions arrêtées dans la présente convention :
Le Maître d'ouvrage Ville de Cenon,
* Le Maître d'œuvre, mandataire : ASSOCIER -Philippe MADEC
* L’ assistant à Maitrise d’ouvrage, pour le suivi de l’opération : ALIENOR AMO
* L’OPC, (équipe de MOE)
* Les entreprises titulaires d’un marché avec le Maître d’ouvrage, pour l’opération visée à l’article
1 de la présente convention.
3 - MODALITES
La présente convention prend effet à la date de notification des marchés des entreprises.
Cette annexe prévaut aux articles du CCAG énoncés à la fin des présentes, liste non limitative.
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4 - OBJET DU SERVICE
Sur leur terminal raccordé au service, les représentants des parties concernées, ci-après dénommés les
abonnés, gèrent les informations suivantes :
4.1 Le Maître d'Ouvrage et par délégation son AMO
Administrateur du service Ediflex, il enregistre la fiche d’identité des intervenants et vérifie les index de
révision utilisés dans les marchés.
Responsable des marchés, il abonne les intervenants concernés puis enregistre les conditions
financières des marchés des entreprises (marché initial, avenants éventuels, travaux modificatifs et
sous-traitants en paiement direct).
Il valide les DPGF des entreprises après visa de la maîtrise d’œuvre (Décompositions du Prix Global et
Forfaitaire des marchés)
Il vérifie les situations de travaux après le contrôle du Maître d’œuvre.
Il valide les situations avant de les éditer pour mise en paiement.
4.2 Le Maître d’œuvre
Il vise pour accord les DPGF et les bordereaux de prix saisis par les entreprises.
Il vérifie les situations de travaux des entreprises : avancements présentés par les entreprises par
rapport à l’avancement réel des travaux, projet de décompte, calcul des révisions, remboursement de
l’avance, retenue de garantie, paiements des sous-traitants, etc.
4.2bis L’OPC
Il vérifie les situations de travaux des entreprises (contrôler les avancements présentés par les
entreprises par rapport à l’avancement physique des travaux).
4.3 Les titulaires des marchés
Ils consultent les conditions financières de leur marché puis enregistrent sur écran les DPGF
(Décompositions du Prix Global et Forfaitaire) ou les bordereaux de prix correspondant à leur corps
d’état en accord avec le Maître d’œuvre, ceci pour leur marché initial et les avenants éventuels.
Ils présentent leurs demandes d’acomptes et leur projet de décompte final par saisie de leurs
avancements de travaux et des montants à payer à leurs sous-traitants.
Si nécessaire, ils signent les documents papier « Attestation de Paiement Directs » concernant les
sous-traitants. Attention : Le Maître d’ouvrage pourrait exiger de l’entreprise titulaire de joindre en PJ de
la situation les factures présentées et signées par les sous-traitants.
S’il s’agit d’une entreprise mandataire d’un groupement, celle-ci vérifie les états d’acompte présentés
par ses cotraitants. NB : les cotraitants d’un groupement d’entreprise doivent disposer d’un accès au
service lorsque les paiements ne sont pas effectués vers un compte bancaire unique pour le
groupement.
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4.4 Dates de saisie des données
Saisie des marchés de l’entreprise par le Maître d'ouvrage dans les 10 jours suivant la notification des
marchés ;
Mise au point des DPGF de l’entreprise en liaison avec le Maître d’œuvre éventuel, puis saisie des
DPGF dans les 25 jours suivant la notification du marché ;
Situations de travaux :
- L’entreprise les présente sur les écrans EDIFLEX suivant le calendrier établi par le Maître
d’ouvrage,
- L’OPC vérifie sur EDIFLEX au plus tard à J+3
- Le Maître d'œuvre les vérifie sur EDIFLEX au plus tard à J+8
- L’assistant au Maître d'Ouvrage (Aliénor) les vérifie au plus tard à J+4
- Le représentant du Maître d'Ouvrage émet son “avis d'intention de payer” puis transmet les pièces
justificatives à son service financier dans un délai permettant un paiement à J+30.
4.5 Gestion électronique et archivage des informations sur le serveur
Les situations de travaux sont archivées sur le serveur EDIFLEX pendant toute la durée du chantier jusqu'à la
date de fermeture du service définie à l'article suivant. Les abonnés peuvent télécharger sur leur ordinateur les
situations archivées sur le serveur EDIFLEX pour les éditer en local.
C'est la procédure utilisée pour éditer sur papier les pièces justificatives (états d’acompte mensuels et
décompte général, pièces qui doivent être archivées sur support papier par les intervenants concernés
(entreprise générale, Maître d'ouvrage notamment) dans leur comptabilité selon les exigences légales.
4.5 bis Interface avec le serveur Chorus Pro :
L'ordonnance n° 2014-697 du 26 juin 2014 rend obligatoire la facturation électronique pour les émetteurs de
factures à destination des établissements publics, l’État et les collectivités territoriales.
Depuis Janvier 2019, le service EDIFLEX prend en charge le dépôt, la transmission et la récupération des
factures dématérialisées sur le serveur Chorus Pro, serveur mis en œuvre par la DGFIP et l'AIFE (Direction
Générale des Finances Publiques et Agence pour l'Informatique Financière de l'État).
Ainsi, lorsque l'abonné titulaire d'un marché valide sa situation pour présenter sa demande d'acompte,
le service EDIFLEX déposera aussitôt une copie de cette situation présentée sur le serveur Chorus
PRO,
Lorsque le Maître d'ouvrage valide la situation pour en accepter le paiement, le service EDIFLEX
déposera aussitôt une copie de cette situation acceptée sur le serveur Chorus Pro.
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Paramétrage de cette interface :
En début d'opération, les abonnés titulaires d'un marché dans Ediflex devront transmettre au Maître d'ouvrage
les informations suivantes relatives à l'enregistrement de leur société sur le serveur Chorus Pro :
Code structure (SIRET) + Code service permettant à Ediflex d’identifier l’entreprise titulaire.
Login technique + Mot de passe permettant à Ediflex de se connecter sur Chorus Pro
Si le Maître d’ouvrage souhaite transmettre une facture Chorus par bénéficiaire, le titulaire du marché devra
fournir en plus de ses propres coordonnées Chorus, celles de ses sous-traitants.
4.6 Ouverture et fermeture du service
Le service est ouvert à partir de la date de notification des marchés ; les abonnés seront alors convoqués à une
séance de formation au service EDIFLEX (délai de convocation : 10 jours minimum). Les codes d'accès et mot
de passe seront remis aux participants lors de la séance de formation.
La confidentialité est garantie par le mot de passe que l'abonné peut changer à tout moment.
L'accès au service EDIFLEX sera fermé lorsque le Maître d’ouvrage aura validé et édité les Décomptes
Généraux de toutes les entreprises et qu'il aura transféré les archives stockées sur le serveur EDIFLEX vers
son ordinateur. Cette date de fermeture du service EDIFLEX sera confirmée par courrier adressé par le Maître
d'ouvrage à la société EPICTURE.
Au delà de cette fermeture du service, les informations ne seront plus disponibles sur le serveur EDIFLEX.
4.7 Rôle de la société EPICTURE
4.7.1 La société EPICTURE exploite le service EDIFLEX et, à ce titre, assure les prestations suivantes :
Maintenance technique du service, suivant les fonctionnalités décrites dans les manuels utilisateurs
accessibles en ligne sur le serveur,
Formation des abonnés à l'utilisation du service ; des séances de formation d’une ½ journée seront
planifiées en fonction de l’intervention des entreprises.
Assistance téléphonique pour les abonnés : du lundi au jeudi de 9h00 à 13h00 et 14h00 à 18h00, le
vendredi de 9h00 à 13h00 et 14h00 à 17h00). En dehors des heures de bureaux les abonnées peuvent
émettre des messages électroniques qui seront traités dès réception pendant les heures de bureau.
4.7.2 Qualité de service
La société EPICTURE garantit un service accessible en temps partagé sur le serveur tous les jours ouvrables
de 7h à 20h (du lundi au vendredi, hors jours fériés), avec un taux minimal de disponibilité supérieur à 95 %.
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4.7.3 Obligation de discrétion
Les documents ou renseignements fournis par les abonnés au service, ainsi que les états, études et documents
provenant de leur traitement par la société EPICTURE sont couverts par le secret professionnel.
En particulier, aucune communication ne pourra être effectuée à des tiers, sauf autorisation expresse du client.
La société EPICTURE s'oblige à respecter de façon absolue cette obligation au secret et à la faire respecter par
son personnel.
5 - TERMINAL D'ACCES AU SERVICE
Pour accéder au service, l'abonné devra disposer d’un ordinateur avec accès à INTERNET et d’une adresse
électronique.
6 - CONDITIONS GENERALES D'UTILISATION DU SERVICE
Les informations échangées avec les autres intervenants à travers le service ont pour but de réduire les
échanges de documents sur support papier ; elles présentent donc la même valeur juridique que les
informations contenues dans les documents sur support papier qu'elles remplacent.
A cet effet, l'abonné au service reconnaît explicitement par le présent document que :
6.1 Authentification de l'abonné
L'accès au service par son code d'accès et son mot de passe confidentiel implique son authentification vis à vis
des informations qu'il émet.
6.2 Emission d'information
Les informations qu'il transmet à travers le service lui sont opposables jusqu'à preuve d'un dysfonctionnement
du service.
Les validations des marchés et des situations de travaux, telles que prévues dans le service EDIFLEX et
conformément au circuit de vérification imposé par ce service, valent expression de la volonté de celui qui les a
effectuées.
6.3 Réception d'information
Les informations qui sont communiquées à l'abonné à travers le service lui ont été réellement transmises,
charge à lui de les consulter en accédant au service sauf constat que cet accès ne lui était matériellement pas
possible.
Les validations par un intervenant des marchés et des situations de travaux, telles que prévues dans le service
EDIFLEX et conformément au circuit de vérification imposé par ce service, valent accusé de réception pour
l'intervenant suivant.
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6.4 Edition d'information sur support papier
Pour des raisons juridiques, certaines informations archivées dans le serveur pourront nécessiter une édition
sur support papier pour signature, par exemple le décompte général.
6.5 Convention sur la preuve
Par dérogation aux règles de preuve figurant au Code Civil et par l'application de l'article 109 du Code du
Commerce, les parties déclarent que les informations délivrées par le service EDIFLEX de la société
EPICTURE font foi entre elles tant qu'aucun écrit contradictoirement authentifié, venant remettre en cause ces
informations informatisées, ne sera produit.
En particulier, l’entreprise titulaire d’un marché reconnaît explicitement par le présent document que :
Les attestations de paiement direct de ses sous-traitants, tel qu’éditées par le Maître d’ouvrage à l’aide
du service EDIFLEX, sont des documents qui l’engagent, sans nécessité d’une signature manuscrite
par l’entreprise titulaire dans la mesure où le montant des travaux base marché à payer au sous-traitant
n’a pas été modifié par un tiers lors du contrôle de la situation présentée.
Dans le cas contraire, la mention « après correction du montant des travaux base marché proposé par
nous-mêmes » apparaîtra sur l’édition issue du service EDIFLEX avant la somme à payer. Dans ce cas
seulement, l’entreprise devra signer le document pour accord.
Sauf indication contraire par lettre recommandée avec accusé de réception, les paiements effectués
aux sous-traitants par le Trésorier sur la base de ces documents ne sauraient donner lieu à
contestation ultérieure dans la relation susceptible d’intervenir entre l’entreprise et ses sous-traitants,
ceci pour tout marché passé avec le Maître d’ouvrage et géré dans le service EDIFLEX.
Dans le cas des transmissions à distance de données, les éléments tels que la date d'émission ou de réception
ainsi que les données transmises feront foi par priorité telles que figurant dans les systèmes de la société
EPICTURE ou telles qu'authentifiées dans ses systèmes par les procédures informatisées de la société
EPICTURE.
6.6 Effet de la convention
La présente convention prend effet à la notification des marchés de travaux.
6.7 Cessation de la convention
Il sera mis fin à la présente convention par application de l'article 4.5 "Ouverture et fermeture du service".
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6.8 Diffusion de la convention
Une copie de la présente est annexée dans le marché passé entre le Maître d'ouvrage et les entreprises.
7 - FACTURATION DU SERVICE EDIFLEX
Le coût du service est pris en charge par le Maître d’ouvrage, Ville de Cenon
L’abonnement au service comprend :
L’ouverture des codes d’accès sur le serveur,
La mise à disposition des manuels « utilisateurs », code d'accès et mot de passe ;
L’assistance téléphonique pour l'utilisation du service,
Le droit d'utilisation du service EDIFLEX (connexion sur le serveur),
L’archivage des informations sur le serveur durant le chantier.
Le coût des fournitures suivantes est à la charge de chaque abonné au service :
Terminal d’accès au service (ordinateur + accès à Internet),
Frais de télécommunications lors de la connexion au serveur.
8 - DEROGATION RELATIVES A L’ARTICLE 12 DU CCAG
La convention d’interchange Ediflex déroge à l’article 12 du CCAG travaux.
Les dates de présentation des situations par l’entreprise, de vérification et de validation par les représentants
cités au chapitre 2 ci-dessus, telles qu’elles figurent sur les écrans et les éditions du service Ediflex, font foi.
Ces dates valent accusé de réception pour l’abonné suivant, conformément au circuit de vérification imposé par
le service.
Les décomptes mensuels et le décompte final sont pris en charge et gérés par le service Ediflex qui détermine
les informations qui les constituent, leur circuit de vérification et le modèle de présentation des pièces
justificatives transmises au comptable public. Le service Ediflex évite ainsi les transmissions systématiques de
décomptes sur support papier, l’envoi de lettres recommandées.
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Texte extrait tel quel de la pièce officielle, qui seule fait foi. La mise en page du document d'origine peut différer.