CCAP
4_Annexe 1 au CCAP - Convention interchange Ediflex.pdf · 2 478 mots · du marché « Travaux d'électricité et de thermique sur le bâtiment GH Sud du CHU de Bordeaux - Lots 2 et 5 », dossier de consultation officiel.
ANNEXE 1 AU CCAP
Convention d’inter-échange relative au service
d’échange électronique de Gestion Financière
des marchés de Prestations Intellectuelles
Et de Travaux
1 - OBJET DE LA PRESENTE CONVENTION D'INTERCHANGE :
La présente convention fixe un cadre juridique à l'utilisation du service électronique
de traitement, d'archivage et d'échange d'information EDIFLEX mis en œuvre pour la
gestion des marchés conclus pour l’opération
26TR022 - Travaux liés au Schéma Directeur Technique Electrique et Thermique GH Sud – CHU de
Bordeaux – Relance des lots 2 et 5.
par la société EPICTURE en accord avec le Maître d'ouvrage, le Centre Hospitalier Universitaire
de Bordeaux.
Contact EPICTURE :
Tél. : 01 44 41 02 24 E-mail : ediflex@epicture.fr
Objectifs du service EDIFLEX :
La mise en place de ce service d'échange électronique d'information entre les acteurs du chantier a
pour but :
• De gagner 2 à 3 semaines sur le circuit des documents afin que le service financier
du Maître d'ouvrage en dispose dans les meilleurs délais et que les entreprises
connaissent aussitôt les montants acceptés en paiement,
• D'éviter les litiges ou retards :
• en sécurisant le calcul des montants financiers (Respect des conditions
financières des marchés et des règles en vigueur dans les marchés publics),
• en standardisant la présentation des documents,
• en permettant à chacun de suivre sur écran les documents qui le concernent dans
la chaîne des intervenants,
• De réduire les coûts de gestion administrative des situations de travaux pour tous les
acteurs.
2 - PARTIES CONCERNEES :
Les parties ci-dessous désignées conviennent des dispositions arrêtées dans la présente convention :
• Le Maître d'ouvrage (le CHU de Bordeaux)
• Le Comptable Public
• Le contrôleur technique
• Le coordinateur sécurité et protection de la santé des travailleurs
• Le coordinateur Système de Sécurité Incendie
• Les entreprises titulaires d’un marché avec le Maître d’ouvrage dont le maître
d’oeuvre
3 - MODALITES :
La présente convention prend effet à la date de notification des marchés aux entreprises titulaires.
Cette annexe prévaut aux articles du CCAG énoncés à la fin des présentes, liste non limitative.
4 - OBJET DU SERVICE :
Sur leur terminal raccordé au service, les représentants des parties concernées, ci-après dénommés
les abonnés, gèrent les informations suivantes :
4.1 : Le Maître d'Ouvrage
• Administrateur du service EDIFLEX, il enregistre la fiche d'identité des intervenants et les
valeurs des index de révision utilisés dans les marchés.
• Responsable des marchés, il abonne les intervenants concernés puis enregistre les
conditions financières des marchés des entreprises (marché initial, éventuels travaux
modificatifs et sous-traitants en paiement direct).
• Il valide les DPGF des entreprises (Décompositions du Prix Global et Forfaitaire des marchés)
ou les bordereaux de prix (marchés à prix unitaires) vérifiés par le Maître d'œuvre.
• Il vérifie les situations de travaux des entreprises après contrôle du Maître d’oeuvre.
Présentation du service EDIFLEX – CHU Bordeaux 2
4.2 : Le Maître d’œuvre
• Il vise pour accord les DPGF et les bordereaux de prix saisis par les entreprises et, chaque
mois, il vérifie les situations de travaux des entreprises.
4.3 : Les prestataires intellectuels :
• Ils consultent les conditions financières de leur marché puis enregistrent sur écran les DPGF
(Décomposition du Prix Global et Forfaitaire) ou les bordereaux de prix correspondant à leur
corps d’état en accord avec le Maître d’ouvrage, ceci pour leur marché initial et les
éventuelles prestations modificatives.
• Ils présentent leurs situations par saisie de ses avancements de prestations et des montants à
payer à ses sous-traitants.
• S’il s’agit d’une entreprise mandataire d’un groupement, elle vérifie les situations présentées
par ses co-traitants.
NB : Les co-traitants d’un groupement d’entreprises disposent d’un accès au service lorsque les
paiements ne sont pas effectués vers un compte bancaire unique pour le groupement.
4.4 : Les Entreprises :
• Elles consultent les conditions financières de leur marché puis enregistrent sur écran les
DPGF (Décomposition du Prix Global et Forfaitaire) ou les bordereaux de prix correspondant
à leur corps d’état en accord avec le Maître d’œuvre, ceci pour leur marché initial et les
éventuels travaux modificatifs.
• Elles présentent leurs situations par saisie de ses avancements de travaux et des montants à
payer à ses sous-traitants.
• S’il s’agit d’une entreprise mandataire d’un groupement, elle vérifie les situations présentées
par ses co-traitants.
NB : Les co-traitants d’un groupement d’entreprise disposent d’un accès au service lorsque les
paiements ne sont pas effectués vers un compte bancaire unique pour le groupement.
4.5 : Dates de saisie des données :
• Saisie des marchés de l’entreprise par le Maître d'ouvrage dans les 10 jours suivant la
notification des marchés ;
• Mise au point des DPGF de l’entreprise en liaison avec le Maître d’œuvre éventuel, puis saisie
des DPGF ou des bordereaux de prix dans les 25 jours suivant la notification du marché ;
• Situations de travaux :
- L’entreprise les présente sur les écrans EDIFLEX suivant le calendrier établi par le Maître
d’œuvre,
- Le Maître d'œuvre les vérifie sur EDIFLEX au plus tard à J+12,
- Le Maître d'Ouvrage les vérifie et émet son “ avis d'intention de payer ” puis transmet les
pièces justificatives à son service financier pour mandatement dans un délai permettant
un paiement à J+50.
• Demande d’acompte :
- Les prestataires intellectuels présentent sur les écrans EDIFLEX suivant l’échéancier
établi dans leur marché respectif
- Le Maître d'Ouvrage les vérifie et émet son “ avis d'intention de payer ” puis transmet les
pièces justificatives à son service financier pour mandatement dans un délai permettant
un paiement à J+50.
4.6 : Gestion électronique et archivage des informations sur le serveur :
Les situations de travaux sont archivées sur le serveur EDIFLEX pendant toute la durée du chantier
jusqu'à la date de fermeture du service définie à l'article suivant.
Les abonnés peuvent récupérer sur leur ordinateur les situations de travaux archivées sur le centre
serveur pour les éditer localement,
C'est la procédure utilisée pour éditer sur papier les pièces justificatives (situations de travaux et
décompte général définitif (D.G.D.), pièces qui doivent être archivées sur support papier par les
intervenants concernés (entreprise générale, Maître d'ouvrage notamment) dans leur comptabilité
selon les exigences légales.
Présentation du service EDIFLEX – CHU Bordeaux 3
4.7 : Ouverture et fermeture du service :
Le service est ouvert à partir de la date de notification des marchés ; les abonnés seront alors
convoqués à une séance de formation au service EDIFLEX.
Les codes d'accès et mot de passe seront remis aux participants lors de la séance de formation.
La confidentialité est garantie par le mot de passe que l'abonné peut changer à tout moment.
L'accès au service EDIFLEX sera fermé lorsque le Maître d’ouvrage aura validé et édité les D.G.D.
(Décomptes généraux définitifs) de toutes les entreprises et qu'il aura transféré les archives stockées
sur le serveur EDIFLEX vers son ordinateur. Cette date de fermeture du service EDIFLEX sera
confirmée par courrier adressé par le Maître d'ouvrage à la société EPICTURE.
Au delà de cette fermeture du service, les informations ne seront plus disponibles sur le serveur
EDIFLEX.
4.8 : Rôle de la société EPICTURE:
4.7.1 : La société EPICTURE exploite le service EDIFLEX et, à ce titre, assure les prestations
suivantes :
• Maintenance technique du service, suivant les fonctionnalités décrites dans les manuels
utilisateurs accessibles en ligne sur le serveur,
• Formation des abonnés à l'utilisation du service ; des séances de formation d’une ½ journée
seront planifiées en fonction de l’intervention des entreprises.
• Assistance téléphonique pour les abonnés : du lundi au vendredi de 9h00 à 12h00 et 14h00 à
18h00 (vendredi, à 17h00), en dehors des heures de bureaux les abonnées peuvent émettre des
messages électroniques qui seront traités dès réception pendant les heures de bureau.
4.7.2 : Qualité de service :
La société EPICTURE garantit un service accessible en temps partagé sur le serveur tous les jours
ouvrables de 7h à 20h (du lundi au vendredi, hors jours fériés), avec un taux minimal de disponibilité
supérieur à 95 %.
4.7.3 : Obligation de discrétion :
Les documents ou renseignements fournis par les abonnés au service, ainsi que les états, études et
documents provenant de leur traitement par la société EPICTURE sont couverts par le secret
professionnel.
En particulier, aucune communication ne pourra être effectuée à des tiers, sauf autorisation expresse
du client. La société EPICTURE s'oblige à respecter de façon absolue cette obligation au secret et à
la faire respecter par son personnel.
5 - TERMINAL D'ACCES AU SERVICE :
Pour accéder au service, l'abonné devra disposer d’un ordinateur avec accès à INTERNET et d’une
adresse électronique de type « mail ».
6- CONDITIONS GENERALES D'UTILISATION DU SERVICE :
Les informations échangées avec les autres intervenants à travers le service ont pour but de réduire
les échanges de documents sur support papier ; elles présentent donc la même valeur juridique que
les informations contenues dans les documents sur support papier qu'elles remplacent.
A cet effet, l'abonné au service reconnaît explicitement par le présent document que :
6.1 : Authentification de l'abonné :
L'accès au service par son code d'accès et son mot de passe confidentiel implique son
authentification vis à vis des informations qu'il émet.
6.2 : Emission d'information :
Les informations qu'il transmet à travers le service lui sont opposables jusqu'à preuve d'un
Présentation du service EDIFLEX – CHU Bordeaux 4
dysfonctionnement du service.
Les validations des marchés et des situations de travaux, telles que prévues dans le service EDIFLEX
et conformément au circuit de vérification imposé par ce service, valent expression de la volonté de
celui qui les a effectuées.
6.3 : Réception d'information :
Les informations qui sont communiquées à l'abonné à travers le service lui ont été réellement
transmises, charge à lui de les consulter en accédant au service sauf constat que cet accès ne lui était
matériellement pas possible,
Les validations par un intervenant des marchés et des situations de travaux, telles que prévues dans
le service EDIFLEX et conformément au circuit de vérification imposé par ce service, valent accusé de
réception pour l'intervenant suivant.
6.4 Edition d'information sur support papier :
Pour des raisons juridiques, certaines informations archivées dans le serveur pourront nécessiter une
édition sur support papier pour signature, par exemple le décompte général définitif.
6.5 : Convention sur la preuve :
Par dérogation aux règles de preuve figurant au Code Civil et par l'application de l'article 109 du Code
du Commerce, les parties déclarent que les informations délivrées par le service EDIFLEX de la
société EPICTURE font foi entre elles tant qu'aucun écrit contradictoirement authentifié, venant
remettre en cause ces informations informatisées, ne sera produit.
En particulier, l’entreprise titulaire d’un marché reconnaît explicitement par le présent document que :
• Les attestations de paiement direct de ses sous-traitants, tel qu’éditées par le Maître d’ouvrage à
l’aide du service EDIFLEX, sont des documents qui l’engagent, sans nécessité d’une signature
manuscrite par l’entreprise titulaire dans la mesure où le montant des travaux base marché à
payer au sous-traitant n’a pas été modifié par un tiers lors du contrôle de la situation présentée.
• Dans le cas contraire, la mention « après correction du montant des travaux base marché proposé
par nous-mêmes » apparaîtra sur l’édition issue du service EDIFLEX avant la somme à payer.
Dans ce cas seulement, l’entreprise devra signer le document pour accord.
• Sauf indication contraire par lettre recommandée avec accusé de réception, les paiements
effectués aux sous-traitants par le Trésorier sur la base de ces documents ne sauraient donner
lieu à contestation ultérieure dans la relation susceptible d’intervenir entre l’entreprise et ses sous-
traitants, ceci pour tout marché passé avec le Maître d’ouvrage et géré dans le service EDIFLEX.
Dans le cas des transmissions à distance de données, les éléments tels que la date d'émission ou de
réception ainsi que les données transmises feront foi par priorité telles que figurant dans les systèmes
de la société EPICTURE ou telles qu'authentifiées dans ses systèmes par les procédures
informatisées de la société EPICTURE.
6.6 : Effet de la convention :
La présente convention prend effet à la date de notification des marchés aux entreprises titulaires.
6.7 : Cessation de la convention :
Il sera mis fin à la présente convention par application de l'article 4.6 "Ouverture et fermeture du
service".
6.8 : Diffusion de la convention :
Présentation du service EDIFLEX – CHU Bordeaux 5
Une copie de la présente est annexée dans le marché passé entre le Maître d'ouvrage et les
entreprises.
7- FACTURATION DU SERVICE EDIFLEX
Le coût de l’abonnement au service est pris en charge par le Maître d’ouvrage.
L’abonnement au service comprend :
• l’ouverture des codes d’accès sur le serveur,
• la participation à une séance de formation (1/2 journée en début d’intervention),
• la mise à disposition des manuels utilisateurs, code d'accès et mot de passe ;
• l'assistance téléphonique pour l'utilisation du service,
• le droit d'utilisation du service EDIFLEX (connexion sur le serveur),
• l’archivage des informations sur le serveur durant le chantier.
Le coût des fournitures suivantes est à la charge de chaque abonné au service :
• terminal d’accès au service (ordinateur + accès à Internet),
• frais de télécommunications lors de la connexion au serveur,
8 – INTEROPÉTABILITÉ AVEC CHORUS PRO
La dématérialisation vers Chorus Pro depuis Ediflex est maintenant activée.
Pour que cela fonctionne, vous devez :
➢ Avoir créé au préalable votre ‘‘Espace Facture Travaux’’ sur Chorus Pro
➢ Activer et mettre à jour votre Fiche Organisme sur Ediflex (- G - Dématérialisation vers Chorus
Pro / à compléter SIRET et code identifiant technique avec mot de passe, puis tester la
connexion)
Lorsque vous présenterez ensuite une nouvelle situation sur Ediflex, une petite fenêtre s’ouvrira
automatiquement, cela vous permettra de déposer directement cette situation vers Chorus Pro.
En cas de problème pour le paramétrage de votre fiche organisme, vous pouvez vous rapprocher du
service Hotline d’Ediflex (support@epicture.fr ou tél 01.44.41.02.24).
9 – Article du CCAG AUXQUELS DEROGE LA PRESENTE ANNEXE AU CCAP
• Article 9 : Modalités de règlement des comptes
Les décomptes mensuels sont pris en charge et gérés par le service Ediflex qui détermine les
informations qui les constituent, leur circuit de vérification et le modèle de présentation des pièces
justificatives transmises au comptable public. Le service Ediflex évite ainsi les transmissions
systématiques de décomptes sur support papier, l’envoi de lettres recommandées… tel que
mentionné dans cet article 12 du CCAG.
Présentation du service EDIFLEX – CHU Bordeaux 6
Décompte de délais – Forme de notification
Les dates de présentation des situations par l’entreprise, de vérification et de validation par les
représentants cités au chapitre 2 ci-dessus, telles qu’elles figurent sur les écrans et les éditions
du service Ediflex, font foi. Ces dates valent accusé de réception pour l’abonné suivant,
conformément au circuit de vérification imposé par le service.
Présentation du service EDIFLEX – CHU Bordeaux 7
Texte extrait tel quel de la pièce officielle, qui seule fait foi. La mise en page du document d'origine peut différer.