CCAP
5-Annexe 2 au CCAP - Convention Interchange - Sous-traitance EDIDOC.pdf · 1 458 mots · du marché « Travaux d'électricité et de thermique sur le bâtiment GH Sud du CHU de Bordeaux - Lots 2 et 5 », dossier de consultation officiel.
ANNEXE 2 AU CCAP
Convention d’inter-échange EDIDOC relative au
service d’échange électronique de traitement,
d'archivage et d'échange d'information mis en
œuvre pour la gestion dématérialisée des actes de
sous-traitance
De la société EPICTURE filiale du groupe INEDI
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1 - OBJET DE LA PRESENTE CONVENTION D'INTERCHANGE
La présente convention fixe un cadre juridique à l'utilisation du service électronique de traitement, d'archivage
et d'échange d'information EDIDOC mis en œuvre pour la gestion dématérialisée des actes de sous-
traitance par la société EPICTURE en accord avec le Maître d'ouvrage, le CHU de Bordeaux sur l’opération
« 26TR022 - Travaux liés au Schéma Directeur Technique Electrique et Thermique GH Sud – CHU de
Bordeaux – Relance Lots 2 et 5 ».
CONTACT EPICTURE :
01 44 41 02 24
commercial@epicture.fr
Objectifs du service EDIDOC :
• Gagner du temps en facilitant les échanges et en simplifiant les processus
• Eviter les allers-retours ou les retards grâce à :
– la sécurisation de la liste des annexes attendues, avec une distinction claire entre
documents obligatoires et facultatifs, ainsi que la mise à disposition de modèles
accessibles aux entreprises titulaires ;
– l’uniformisation de la présentation des documents ;
– la fiabilisation des données renseignées
• Réduire les coûts de gestion administrative liés aux actes de sous-traitance
2 - PARTIES CONCERNEES
Les parties ci-dessous désignées conviennent des dispositions arrêtées dans la présente convention :
• Le Maître d'ouvrage (le CHU de Bordeaux)
• Le Comptable Public
• Le contrôleur technique
• Le coordinateur sécurité et protection de la santé des travailleurs
• Le coordinateur Système de Sécurité Incendie
• Les entreprises titulaires d’un marché avec le Maître d’ouvrage dont le maître d’œuvre
3 - MODALITES
La présente convention prend effet à la date de notification du marché.
4 - OBJET DU SERVICE
Sur leur terminal raccordé au service, les représentants des parties concernées, ci-après dénommés les
utilisateurs, gèrent les informations suivantes :
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4.1 Le client (Le Maître d'Ouvrage)
• Administrateur Client du service EDIDOC, il enregistre les organismes et les utilisateurs.
• Administrateur Opération, il enregistre les marchés et le circuit de vérification d’un acte de sous-
traitance.
• Il vérifie, valide ou refuse les actes de sous-traitances.
• Il vérifie et signe électroniquement ces actes pour agrément.
4.1bis L’Assistant à Maîtrise d’Ouvrage (le cas échéant)
• Il vérifie, valide ou refuse les actes de sous-traitances.
4.2 L’opérateur économique définit par le code de la commande publique. (Mandataire + cotraitants)
• Il initie et complète les formulaires DC4.
• Il intègre les annexes nécessaires.
• Il identifie le sous-traitant et procède à la transmission du dossier.
• Il signe électroniquement l’acte une fois celui-ci signé par le sous-traitant.
4.3 Le sous-traitant
• Il reçoit par mail les demandes de vérification des actes de sous-traitance envoyées par le titulaire.
• Il procède à la signature électronique du dossier.
4.4 Gestion électronique et archivage des informations sur le serveur
Les dossiers d’actes de sous-traitance sont archivés sur le serveur EDIDOC pendant toute la durée de
l’opération jusqu'à la date de fermeture du service définie à l'article suivant. Une copie de ces dossiers est aussi
disponible sur le serveur de Yousign.
4.5 Interconnexions de systèmes
4.5.1 Yousign
La signature des actes de sous-traitance par les différents utilisateurs est assurée par la solution YouSign qui
est un prestataire qualifié "Prestataire de confiance" par l'ANSSI et conforme aux référentiels eIDAS et RGPD.
4.5.2 Ediflex
EDIDOC est interconnecté avec EDIFLEX, une solution également développée par EPICTURE.
EDIFLEX envoie à EDIDOC des informations financières sur les marchés (montants, etc.), les opérations, les
organismes ainsi que leurs utilisateurs.
En retour, EDIDOC envoie à EDIFLEX les informations concernant la validation des dossiers DC4.
4.6 Ouverture et fermeture du service
Le service est ouvert à partir de la date de notification des marchés ; les utilisateurs recevront un mail
d’activation et auront dans le logiciel accès à une documentation.
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La confidentialité est garantie par le mot de passe que l’utilisateur peut changer à tout moment.
L'accès au service EDIDOC sera fermé lorsque le Maître d’ouvrage aura notifié la fin du marché public. Cette
date de fermeture du service EDIDOC sera confirmée par courrier adressé par le Maître d'ouvrage à la société
EPICTURE.
Au-delà de cette fermeture du service, les informations seront disponibles sur le serveur EDIDOC à la demande
de la Maîtrise d’ouvrage, sauf en cas de demande de suppression des données lors de la fermeture du service
(prestation payante).
4.7 Rôle de la société EPICTURE
4.7.1 La société EPICTURE exploite le service EDIDOC et, à ce titre, assure les prestations suivantes :
• Maintenance technique du service, suivant les fonctionnalités décrites dans la documentation
accessible sur EDIDOC.
• Assistance téléphonique pour les utilisateurs : du lundi au vendredi de 9h00 à 13h00 et 14h00 à
17h00). En dehors des heures de bureaux les utilisateurs peuvent émettre des messages électroniques
qui seront traités dès réception pendant les heures de bureau.
4.7.2 Qualité de service
La société EPICTURE garantit un service accessible en temps partagé sur le serveur tous les jours ouvrables
de 7h à 20h (du lundi au vendredi, hors jours fériés), avec un taux minimal de disponibilité supérieur à 95 %.
4.7.3 Obligation de discrétion
Les documents ou renseignements fournis par les utilisateurs au service, ainsi que les états, études et
documents provenant de leur traitement par la société EPICTURE sont couverts par le secret professionnel.
En particulier, aucune communication ne pourra être effectuée à des tiers, sauf autorisation expresse du client.
La société EPICTURE s'oblige à respecter de façon absolue cette obligation au secret et à la faire respecter par
son personnel.
5 - TERMINAL D'ACCES AU SERVICE
Pour accéder au service, l’utilisateur devra disposer d’un ordinateur avec accès à INTERNET et d’une adresse
électronique.
6 - CONDITIONS GENERALES D'UTILISATION DU SERVICE
Les informations échangées avec les autres utilisateurs à travers le service ont pour but de réduire les
échanges de documents sur support papier ou mail ; elles présentent donc la même valeur juridique que les
informations contenues dans les documents sur support qu'elles remplacent. EDIDOC fournit une solution de
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signature électronique via Yousign, éditeur français spécialisé dans la signature électronique et la gestion des
transactions numériques.
A cet effet, l’utilisateur au service reconnaît explicitement par le présent document que :
6.1 Authentification de l’utilisateur
L'accès au service par son adresse mail et son mot de passe confidentiel implique son authentification vis à vis
des informations qu'il émet.
6.2 Emission d'information
Les informations et les documents qu'il transmet à travers le service lui sont opposables jusqu'à preuve d'un
dysfonctionnement du service.
Les validations des dossiers telles que prévues dans le service EDIDOC et conformément au circuit de
vérification imposé par ce service, valent expression de la volonté de celui qui les a effectuées.
6.3 Réception d'information
Les informations qui sont communiquées à l’utilisateur à travers le service lui ont été réellement transmises,
charge à lui de les consulter en accédant au service sauf constat que cet accès ne lui était matériellement pas
possible.
6.4 Convention sur la preuve
Par dérogation aux règles de preuve figurant au Code Civil et par l'application de l'article Article L110-3 du
Code du Commerce, les parties déclarent que les informations délivrées par le service EDIDOC de la société
EPICTURE font foi entre elles tant qu'aucun écrit contradictoirement authentifié, venant remettre en cause ces
informations informatisées, ne sera produit.
Les éléments tels que la date d'émission ou de réception ainsi que les données transmises feront foi par priorité
telles que figurant dans les systèmes de la société EPICTURE ou telles qu'authentifiées dans ses systèmes par
les procédures informatisées de la société EPICTURE.
6.6 Effet de la convention
La présente convention prend effet à la notification des marchés ou de la signature de l’avenant intégrant la
présente convention aux pièces contractuelles.
6.7 Cessation de la convention
Il sera mis fin à la présente convention par application de l'article 4.6 "Ouverture et fermeture du service".
6.8 Diffusion de la convention
Une copie de la présente est annexée dans le marché passé entre le Maître d'ouvrage et l’opérateur
économique.
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7 - FACTURATION DU SERVICE EDIDOC
Le coût du service est pris en charge par le Maître d’ouvrage.
L’abonnement au service comprend :
• L’ouverture des codes d’accès sur le serveur,
• La mise à disposition d’une documentation, et l’envoi d’une procédure pour activer son compte et
renseigner son mot de passe ;
• L'assistance téléphonique pour l'utilisation du service,
• Le droit d'utilisation du service EDIDOC (connexion sur le serveur),
• L’archivage des informations sur le serveur durant l’opération.
Le coût des fournitures suivantes est à la charge de chaque utilisateur au service :
• Terminal d’accès au service (ordinateur + accès à Internet),
• Frais de télécommunications lors de la connexion au serveur.
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Texte extrait tel quel de la pièce officielle, qui seule fait foi. La mise en page du document d'origine peut différer.