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INST TECH 025 4 GESTION DES DOSSIERS OUVRAGES EXECUTES DOE.pdf · 4 097 mots · du marché « Restructuration intérieure de la zone 3 au niveau R+1 de l'hôpital Saint-Eloi pour aménager les espaces de consultation… », dossier de consultation officiel.
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DESTINATAIRES
- Responsable STCI
- Ingénieurs responsables DTB
- Equipe Méthodes et Bases de Données
- Techniciens supérieurs DTB
- Secteur Télécommunication DSI
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TABLEAU DE MODIFICATION
Indice Date Auteur Modifications
0 13/11/2002 J. Rouch Création
1 28/04/2004 J. Rouch Modifications
2 01/09/2009 J. Rouch, L. Colombero Modifications
3 11/02/2010 J. Rouch, L. Colombero Modifications
4 16/02/2016 JL Jausons Remise à jour complète
1. Objet et définitions:
1.1. Objet
Cette instruction a pour but de décrire la méthodologie à appliquer, au sein de la Direction des
Travaux et du Biomédical, pour la gestion des Dossiers des Ouvrages Exécutés (DOE).
1.2. Définitions
AFD Analyse Fonctionnelle Détaillée
AFG Analyse Fonctionnelle Générale
BDEB Bases de Données Equipements et Bâtiments
BDG Base de Données Graphiques
CSPS Coordonnateur de sécurité et de protection de la santé
CSSI Coordonnateur Système de Sécurité Incendie
CT Contrôleur Technique
DAO Dessin Assisté par Ordinateur
DFSI Direction des Finances et des Systèmes d’Informations
DIUO Dossier d'Intervention Ultérieure sur Ouvrage
DOE Dossier des Ouvrages Exécutés
DTB Direction des Travaux et du Biomédical
DWG Extension de fichier Autocad
GMAO Gestion de la Maintenance Assisté par Ordinateur
GTC Gestion Technique Centralisée
MOE Maître d'Œuvre
MOP Maîtrise d'Ouvrage Publique
PDF Extension de fichier
PTI Protection des Travailleurs Isolées
SEP Secteur Etudes et Patrimoine
STCI Support Technique Clients Internes
VIEL Vérification Initiale des installations Electriques
VRD Voiries et Réseaux Divers
CSPS Coordonnateur Sécurité et de Protection de la Santé
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1.3. Références
• Décret n°93-1268 du 29 novembre 1993 relatif « Aux missions de maîtrise d'œuvre
confiées par des maîtres d'ouvrage publics à des prestataires de droit privé ».
• CCAG travaux (sept 2009) - Cahier des clauses administratives générales (CCAG)
• AC12001 – CCP-AC – Cahier des clauses particulières Accord-cadre de travaux
• INST TECH/002 – Rôle des différents intervenants du CHU dans la mise en œuvre et le
déroulement d'une opération de TRAVAUX d'investissement classe 2.
• PROC TECH/012 – Organisation de la Maintenance DTB.
• PROC TECH_014 – Procédure d’entrée et d’installation des matériels techniques.
• PROC TECH_017 – Déclaration des équipements des opérations et chantiers
• PROC TECH/003 – Réforme ou destruction d’équipement DTB.
• INST TECH/010 – Charte graphique concernant la présentation des schémas électriques et
fluides sous format D.A.O.
• INST TECH/042 – Référencement des DOE en GMAO.
• P-CHRU_LC-001 – Charte Graphique des plans du CHU.
1.4. Définition d'un chantier (rappel)
Définition
On considère comme un projet, opération ou chantier, tous les travaux neufs ou
amélioratifs qui impactent la structure ou la nature d'une pièce ou d'un local, à fortiori
d’un ensemble de pièces, locaux ou d’un bâtiment.
Extrait de la Procédure PROC TECH/042 – Référencement des DOE en GMAO
2. Le Dossier des Ouvrages Exécutés:
2.1. Préambule
Rappel réglementaire :
Décret 93-1268 du 29/11/93 (MOP) Décret relatif aux missions de maîtrise d’œuvre confiées
par des maîtres d’ouvrages publics à des prestataires de droit privé.
L’article 11 de ce décret stipule, entre autre, qu’une des missions du maître d’œuvre afin de
porter assistance au maître de l’ouvrage lors des réceptions et pendant la période de garantie
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de parfait achèvement est de constituer le dossier des ouvrages exécutés nécessaires à
l’exploitation.
2.2. Les différents Maître d’œuvre au CHU
- Maîtrise externe
- Maîtrise interne - Bureau d’étude technique (BET)
- Travaux et Conduite d’opération
- Secteurs d’exploitation/maintenance
- Secteur Sécurité incendie et Sureté
- Secteur Biomédical
- Travaux amélioratifs
2.3. Finalités :
La réalisation finale des ouvrages, quels qu’ils soient, doit s’accompagner de la mise au
point du DOE par le maître d’œuvre (tous les maîtres d’œuvre possibles). Ce document
permet de conserver la mémoire du chantier et constitue une source d’informations
pour tous ceux qui auront à gérer l’exploitation et l’entretien.
NB: Le DOE est complété par le D.I.U.O. Ce document, réalisé par le coordonnateur SPS,
rassemble toutes les données de nature à faciliter la prévention des risques professionnels lors
d'interventions ultérieures sur l'ouvrage y compris dans les opérations internes.
2.4. Constitutions du DOE :
2.4.1. Généralités
Le DOE regroupe tous les éléments de nature à permettre l’exploitation et l’entretien ultérieur
des équipements. Aucun texte réglementaire ne précise la constitution du DOE.
Le document DOE est composé de l’ensemble des DOE de chacun des lots intervenants sur
l’opération concernée.
Le DOE de chaque lot comporte de manière indicative les éléments suivants à adapter suivant la
nature des travaux :
Un sommaire détaillé par lot
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La liste de toutes les entreprises titulaires des lots qui sont intervenues avec en détail les
adresses, n° de téléphone, adresse de messagerie (l a liste du compte-rendu de chantier
par exemple)
L'ensemble des plans et schémas y compris les cheminements des câbles et conduits,
conformes aux ouvrages exécutés.
Les synoptiques des installations
Les notes de calculs diverses.
Les plans de cheminement des réseaux et d'implantation
Les plans de positionnement des boites de dérivation électriques
Les plans des VRD
Les fiches techniques des équipements installés, comprenant les références exactes avec
les options (et leurs références), les notices de fonctionnement, d'exploitation et de
maintenance avec les listes des pièces détachées, leurs références et les vues éclatées
Un tableau récapitulatif des équipements avec la liste des équipements concernés et
installés à figer et à établir en phase conception. Ceci avec en regard la référence de la
fiche technique.
Ce document liste certaines données techniques (les références, types, plaques
signalétiques / localisation cf. plans…) et les codes patrimoniaux, de chaque équipement
Les plans d'implantation des équipements installés
Les schémas électriques divers
Le dossier automatisme avec AFG, AFD
L'ensemble des procès-verbaux d'autocontrôle et de qualifications
Les schémas (CVC, plomberie etc.) à jour avec les valeurs de débit et de réglage obtenues
lors de l'autocontrôle
La liste des équipements déposés ou détruits gérés en GMAO conformément à la
procédure de Réforme (PROC TECH/003)
La liste de tous les équipements installés par lots avec marque, modèle, référence, n°
patrimonial (GMAO) et localisation (réf. CHU).
Les rapports du bureau de contrôle concernant le contrôle final du code de la construction
et vérification initiale des installations.
Les attestations d’assurance en Garantie décennale.
Les certificats d’accessibilité pour les personnes à mobilité réduite
Le zoning et les tableaux de corrélation validés par le CSSI.
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Pour les intervenants “Prestataires intellectuels“ du CHU les documents suivants sont à intégrer
dans le DOE :
- Coordonnateur Système de Sécurité Incendie de l’opération: Rapport final en 1 exemplaire
pour le secteur Sécurité Incendie et Sureté de la DTB + 1 exemplaire pour l’équipe BDEB du
Secteur STCI + 1 exemplaire pour le CSSI d’établissement.
- Contrôleur Technique : Rapport final en 1 exemplaire pour l’équipe BDEB du Secteur STCI et 1
exemplaire ( + Rapport VIEL) pour le Secteur Electricité et Electromécanique..
- Maîtrise d'œuvre : Plans architectes. 1 exemplaire pour le Secteur Etudes et Patrimoine.
- Coordonnateur de sécurité et de protection de la santé : DIUO. 1 exemplaire pour l’équipe
BDEB du Secteur STCI.
2.4.2. Spécifications pour les plans - schémas - synoptiques:
Les plans techniques - les schémas - les synoptiques sont fournis sous
format papier et en version électronique (fichier au format .DWG + fichier
au format .PDF).
Les schémas électriques et fluides, sous format DAO, doivent être
réalisés conformément à la charte graphique du CHU de Montpellier (INST
TECH/010 – Charte Graphique présentation des schémas électriques et
fluides sous DAO)
Les plans architectes du MOE sont fournis sous format informatique en
version “Autocad Architectural 2009“ réalisés conformément à la charte
Graphique (P-CHRU_LC-001 – Charte Graphique des plans du CHU)
NB: Pour chaque corps d'état les documents constituant le DOE peuvent différer. En annexe est
proposée une liste indicative minimale des documents à fournir pour certains corps d'état.
2.4.3. Spécifications pour les chantiers réalisés en MOE interne:
• A l’issue de la réception de l’opération, La conduite d’opération note sur les plans
architecturaux du DCE, les modifications et transmet au BET le plan avec les
modifications effectuées. Le BET instruit les modifications informatiques des plans
architecturaux et les intègrent au DOE.
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• S’il n’y a aucune modification, le conducteur d’opération remonte au BET, l’information
de la réception de chantier.
2.4.4. Spécifications pour les petits chantiers réalisés sans étude:
Dans le cas de petit chantier réalisé (MO en interne) sans étude, le DOE est constitué à minima:
pour les corps d'état bâtiment:
o de la liste des sociétés intervenantes ou des exploitants
o des plans mis à jour par le secteur Etudes et Patrimoine sur
la base des plans architectes corrigés à la main.
pour les corps d'état technique:
o de liste des sociétés intervenantes ou des exploitants
o des schémas / synoptiques CVC et Traitement de l’eau mis à
jour par le secteur Etudes et Patrimoine sur la base des plans
corrigés à la main.
o des notes de calculs
o des fiches techniques des équipements installés avec les
codes GMAO avec leurs localisations CHU.
o des rapports des contrôles techniques
o Schémas électriques pour le secteur électricité et
électromécanique
C'est le conducteur d’opération qui récupère l’ensemble des documents qui constitue le DOE et
les transmet à :
l’équipe Bases de Données Equipements et Bâtiments.
bdp@chu-montpellier.fr
Tous les documents nécessaires (tableaux type - confort de pièce -
synoptiques - schémas - plans réseaux - fond de plans) sont fournis par
l’équipe Base de Données Graphiques du Secteur Etudes et Patrimoine.
Contact:
Equipe Base de Données Graphiques
04 67 33 69 24
base-donnees-graphiques@chu-montpellier.fr
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2.5. Nombre d’exemplaire demandé
1 exemplaire papier COMPLET avec supports informatiques complets pour l’équipe
Base de Données Equipements et Bâtiments du secteur STCI.
2 exemplaires papier COMPLETS à éclater et à diffuser aux spécialistes, BET et
aux ateliers (cf. liste de diffusion ci-après §3.6), plus 1 exemplaire des supports
informatiques complets au Secteur Etudes et Patrimoine.
Soit 3 exemplaires papiers complets et 2 exemplaires informatiques complets.
2.6. Le délai de diffusion:
Le maître d'œuvre remet les DOE par corps d’états dans un délai d’1 mois après la date
de réception des ouvrages (sauf si indications contraires dans le CCAP) ou suivant un
calendrier défini avec le maître de l'ouvrage afin de tenir compte des besoins liés à
l'exploitation et à la maintenance des installations réceptionnées.
Pour un petit chantier sans études, le délai pour la remise des documents est de 15 jours.
NB : Pour ne pas bloquer la diffusion, celle-ci sera effectuée au fur et à mesure de la
réception des différents lots du DOE.
3. Gestion des DOE au sein de la DTB :
3.1. Tâches du Conducteur d’opérations (avec MOE externe):
Il incite le maître d’œuvre externe à collecter les éléments au fur et à mesure du
déroulement du chantier pour la constitution du DOE.
Il vérifie le contenu du DOE et l’exhaustivité des documents (cf. liste §2.4.1).
Il a pour mission de récupérer les DOE complets en nombre d’exemplaires demandés.
En cas de non-réception des DOE, le Conducteur d’Opérations doit relancer le Maître
d’œuvre externe.
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3.2. Tâches du Conducteur d’opérations (avec MOE interne):
Le conducteur d’opérations internes récupère et collecte les éléments constituant le
DOE.
Il informe le BET de la réception des travaux.
3.3. Tâches des secteurs de la DTB
Secteur STCI, équipe Bases de Données Equipements et Bâtiments:
o Enregistre et référence, en GMAO, le DOE (voir la codification INST
TECH/042).
o Met à jour les équipements créés en amont dans la GMAO (marque / modèle /
caractéristique technique…)
o Vérifie sur site de la justesse des locaux et de l'étiquetage.
o Met à jour les caractéristiques des locaux en GMAO.
o Valide et archive le DOE dans le local dédié à cet effet. La validation en GMAO
génère l'envoi d'un e-mail automatique aux différents acteurs concernés les
informant du traitement du DOE.
Secteur Etudes et Patrimoine, équipe Base de Données Graphiques:
o Vérifie la conformité des fichiers de plans, de synoptiques, de schémas … par
rapport à la charte graphique (INST TECH/010) et autres documents modèles
du CHU. Cette vérification ne porte que sur la forme des documents (extension
de fichier .DWG / .PDF - onglets - cartouches…) et non sur le contenu
o Fait le recollement des plans des bâtiments au format AUTOCAD
ARCHITECTURE par rapport au master.
o Publie les plans AUTOCAD vers FACILITY, pour mise à disposition aux
différents utilisateurs
L’équipe Méthodes et Bases de Données, met en place la maintenance des
équipements et installations en GMAO à partir des informations du DOE.
Le délai de traitement du DOE par le secteur STCI est d'1 mois, à compter de la
réception du DOE.
Le délai de traitement du DOE par le secteur Etudes et Patrimoine est d'1 mois, à
compter de la réception du DOE.
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3.4. Diffusion du DOE au sein de la DTB (et DSI):
Le conducteur d’opération diffuse (cf. §2.5 et §3.6)
Le conducteur
d’opération transmet
les remarques au
1 exemplaire COMPLET + supports informatiques à maître d’œuvre
l’équipe Base de Données Equipements et Bâtiments : externe, pour
C’est le DOE de référence. correction du DOE et
rediffuse les
corrections.
2 exemplaires complets éclatés
dans les secteurs concernés:
• Aux responsables des secteurs concernés de la DTB,
+ 1 support informatique complet au Secteur Etudes et
Patrimoine. Les remarques sont
• Au Service « Télécommunication » de la DSI pour la remontées via le
partie courants faibles (téléphonie et domaines associés : fichier informatique
– informatique – Radiocommunication sur le lecteur
– Interphonie commutée et autonome – télévision) commun.
3.5. La vérification en interne:
Le DOE doit être vérifié en interne, pour la conduite d’opérations et les exploitants
en 1 mois, après sa diffusion.
Le conducteur d’opération crée le répertoire de l’opération.
Toutes les remarques sur le DOE doivent être enregistrées dans le répertoire créé à cet
effet, par le conducteur d’opération de la DTB, sur le fichier informatique commun:
Lecteur T:/Directions/DPS/Travaux-biomédical/Travaux/Secrétariat/DOE
Pour ce faire, le conducteur d’opération de la DTB envoi un courrier électronique aux
différents membres concernés (voir ci-dessous) pour les informer :
De l’envoi du DOE, par courrier interne, pour attribution et
observations éventuelles.
Du chemin d’accès permettant d’enregistrer les remarques.
Du délai pour enregistrer les remarques (1 mois après sa
diffusion).
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MOE externe :
Le conducteur d'opération remonte les remarques au maître d'œuvre pour correction avec
indiçage des DOE. Dés réception des lots corrigés, le conducteur d'opération rediffuse les
pièces modifiées ou complémentaires aux personnes concernées.
MOE interne (conducteur d’opération):
De la même façon le conducteur d'opération du CHU (maitre d’œuvre) gèrent directement
les remarques avec les entreprises concernées et renseigne le répertoire du chantier.
Le MOE doit accuser réception de la prise en compte des remarques et donner un nouveau
délai de mise à jour pour la diffusion du DOE. Ce délai est géré par le conducteur
d'opération suivant l’importance du chantier.
Une absence de réponse au-delà de ce délai sera considérée
comme un avis sans remarque.
3.6. Listes de diffusion
Les DOE doivent être envoyés :
Lots concernés Nombre
exemplaire
• L’équipe BDEB vérifie la présence dans les
1 exemplaire
classeurs des documents attendus au regard
COMPLET
A l’équipe Bases de des sommaires et en fonction des lots du
du DOE
Données Equipements chantier.
+
et Bâtiments • Idem pour les dossiers numériques.
supports
• L'ingénieur responsable atelier automate vérifie informatiques
les lots automatisme et GTC
• Gros œuvre
Au responsable secteur • Second œuvre 1 exemplaire
Maintenance des • VRD des lots
Bâtiments Génie Civil • Etanchéité concernés
• Menuiseries extérieures
A l'ingénieur 2
• Courants forts
responsable du secteur exemplaires
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Electrique et • Ascenseurs des lots
Electromécanique • Transports automatisés concernés
• Portes automatiques et barrières
• Courants faibles : appel malade – sonorisation –
digicode électronique – appel guichet.
• Réseaux distribution pneumatique
• Froid et climatisation
• Chauffage
A l'ingénieur 2
• Traitement de l’air
responsable du secteur exemplaires
• Réseaux de désenfumage
Installations Sanitaires, des lots
• Fluides médicaux
Thermiques concernés
• Traitement de l'eau
Climatiques et Fluides
• Plomberie et pompes de relevage
A l'ingénieur
1 exemplaire
responsable du secteur • Sécurité incendie
du lot
Sécurité Incendie et • Contrôle d’accès - Sureté
concerné
Sureté
1 exemplaire
• Gros œuvre
des lots
Au responsable du • Second œuvre
concernés
secteur Etudes et • VRD
+
Patrimoine • Etanchéité
supports
• Menuiseries extérieures
informatiques
Au responsable du
• Informatique
secteur Technique
• Radiocommunication 1 exemplaire
Informatique de la
• Interphonie commutée et autonome des lots
Direction des Finances
• Télévision + PTI. concernés
et des Systèmes
• Téléphonie et les domaines associés
d’Informations (DFSI)
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3.7. L’archivage :
A la fin de l’étude et de l’exploitation du DOE par l’équipe Méthodes et Bases de Données,
le DOE, papier et numérique, est référencé en GMAO.
L’exemplaire papier est archivé dans le local archives de la DTB, prévu à cet effet.
L’exemplaire numérique sur support CDROM ou DVDROM est archivé dans les
locaux du secteur STCI.
4. Annexes
En annexe 1 est donnée les listes minimales des différents documents qui composent le
DOE en fonction des métiers.
En annexe 2 est rappelée la codification du référencement des DOE en GMAO et la
méthode pour retrouver ces informations sur intranet via le logiciel de GMAO.
L'historique de tous les DOE enregistrés par l’équipe Bases de Données Equipements et
Bâtiments est consultable sur cette base de connaissance.
ANNEXE de l'instruction INST TECH/025
ANNEXE 1 :
Listes minimales des différents documents
qui composent le DOE en fonction des
métiers:
Fiche 1 Electrique
Fiche 2 Thermique
Fiche 3 Automate
Fiche 4 Voix, Données, Images
ANNEXE 2 :
Mémo sur la codification des DOE
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ANNEXE de l'instruction INST TECH/025
FICHE 1: ELECTRIQUE
PLANS / SCHEMAS
Liste des plans
Plans de cheminement (papier + version électronique .DWG)
Plans d'implantation (papier + version électronique .DWG)
Plans d'élévation (papier + version électronique .DWG)
Schémas électriques (papier + version électronique .DWG)
Synoptiques (papier + version électronique .DWG)
Note de calcul armoire électrique (papier + version électronique
caneco BT)
Schéma de verrouillages pour les consignations
MANUEL / NOTICES
Notices techniques des équipements
Manuel de maintenance des équipements
DIUO
RAPPORTS / PROCES VERBAUX
Certificats d'essais
Fiches d'autocontrôles
Rapport bureau de contrôle
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FICHE 2: THERMIQUE
PLANS / SCHEMAS
Schéma de principe installation aéraulique et hydraulique (papier
+ version électronique (.PDF et .DWG)
Schéma réseau installation (papier + version électronique .PDF
et .DWG)
Schéma armoire électrique (papier + version électronique .PDF
et .DWG)
Note de calcul armoire électrique (papier + version électronique
caneco BT)
Analyse fonctionnelle générale installation (papier + version
électronique .DOC)
Schéma électrique (papier + version électronique .DWG) des
appareillages suivants:
- groupe froid
- C.T.A.
- armoire compresseur chambre froide
MANUEL / NOTICES
Notices techniques des équipements
Manuel de maintenance des équipements
DIUO
RAPPORTS / PROCES VERBAUX
PV rapport contrôleur technique armoire électrique VIEL
PV rapport contrôleur technique installation thermique
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ANNEXE de l'instruction INST TECH/025
FICHE 3: AUTOMATE
Analyses fonctionnelles (sous format Word)
Schémas aéraulique, hydraulique, électrique (cf. documents
inclus dans les DOE génie thermique et génie électrique de la
BDP)
Notices techniques
Documents de recettage
Fichier informatique du programme automate
Fichier informatique de la base
Synoptique de la supervision
DIUO
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ANNEXE de l'instruction INST TECH/025
FICHE 4: VOIX, DONNEES, IMAGES
PLANS / SCHEMAS
Liste des plans
Plans de cheminement (papier + version électronique .DWG)
Plans d'implantation (papier + version électronique .DWG)
Plans d'élévation (papier + version électronique .DWG)
Synoptiques (papier + version électronique .DWG)
MANUEL / NOTICES
Notices techniques des équipements
Manuel de maintenance des équipements
DIUO
RAPPORTS / PROCES VERBAUX
Dossier d’autocontrôle Câblage cuivre
le matériel de mesure employé
le carnet des câbles avec :
références constructeur et PV
numéro des prises, extrémités, longueurs, positions sur
panneau, destination
les fiches de test
le nom des intervenants
Dossier d’autocontrôle Câblage fibres optiques
la liste des contrôles effectués
le matériel de mesure employé
les caractéristiques des bobines amorces
le carnet des câbles avec
références constructeur et PV
numéro des fibres, longueurs, extrémités, affaiblissement total
les réflectogrammes (support papier + disquettes)
les mesures d'affaiblissement dans les 2 sens pour la fibre et la
connectique
le nom des intervenants
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ANNEXE de l'instruction INST TECH/025
ANNEXE 2 :
Mémo sur la codification des DOE (INST TECH/042)
Chaque DOE est référencé en GMAO comme l'exemple ci-dessous:
Figure 1 - Exemple de codification (extrait de l’instruction INST TECH/042)
Pour chaque lot d'un DOE on retrouve le descriptif détaillé, ainsi
qu'un aperçu des renseignements (Ex: plans papier & plan DAO, schémas papier &
DAO, PV de réception...)
Adresse du serveur intranet permettant d'accéder à:
La liste des DOE avec leurs codes GMAO
La liste des lots par DOE
ftp://chugmrv1
Pour accéder à la Base de Données des DOE.
Nota: Toutes les données issues de la GMAO sont accessibles depuis la fenêtre "Documents" de
la GMAO, le détail de chaque lot se trouve dans l'onglet "Champs personnalisés".
RAPPEL: L'historique de tous les DOE enregistrés par l’équipe Bases de Données
Equipements et Bâtiments est consultable sur cette base informatique.
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Texte extrait tel quel de la pièce officielle, qui seule fait foi. La mise en page du document d'origine peut différer.