Pièce
INST TECH_002_5.pdf · 7 303 mots · du marché « Restructuration intérieure de la zone 3 au niveau R+1 de l'hôpital Saint-Eloi pour aménager les espaces de consultation… », dossier de consultation officiel.
Rôle des différents intervenants DTBIS Document n° INST TECH/002/5
du CHU dans la mise en œuvre et le
déroulement d'une opération de
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Manuel d'accréditation : HAS - manuel d'accréditation - Sept 04 - Référentiel 2§D - réf.19
Rédaction : Validation : Approbation :
Directeur Adjoint Travaux Ingénieur Gestion des Risques Directeur des Investissements et de
Biomédical Techniques la Logistique
Stéphane FERRARI Adrien BASTIDES Thierry VELEINE
Signature : Signature : Signature :
Ingénieur responsable secteur Ingénieur responsable secteur
Travaux, Conduite d'Opérations Biomédical
Christelle SARRO Yannick WIOLAND
Signature : Signature :
Ingénieur responsable secteur Directeur Adjoint Département
Etudes et Patrimoine Incendie-Sureté
Jean-Louis RAYNAL Redha KHALED
Signature : Signature :
Vérification :
Pour le bureau de gestion
documentaire
Date et Signature :
Mots clés : chantier - phases - suivi - investissement
DESTINATAIRES
- Direction de l’Amélioration continue, Qualité et - Directeur Adjoint responsable du Département
Sécurité des Soins Incendie-Sûreté
- Direction des Achats et des Approvisionnements - Ingénieur Responsable du secteur Biomédical
- Direction de la Logistique et des Transports - Ingénieurs secteur Travaux, secteur Biomédical,
- Direction du Numérique en Santé secteur Sécurité Incendie/Sûreté et secteur
- Secrétariat Direction des Travaux, du Exploitation/Maintenance DTBIS
Biomédical et de l’Incendie-Sureté - Techniciens Supérieurs Hospitaliers et Techniciens
- Ingénieur Responsable du secteur Travaux, Hospitaliers secteur Travaux, Département
Conduite d'Opérations Incendie-Sûreté et secteur Exploitation/Maintenance
- Ingénieur et technicien du secteur travaux DTBIS
conduite d’opérations - Ingénieur Gestion des Risques Techniques DTBIS
- Ingénieur Responsable du secteur Etudes et - Bureau des méthodes DTBIS
Patrimoine
- Architecte du Bureau d’Etudes
- Prescripteurs du Bureau d’Etudes
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TABLEAU DE MODIFICATION
Indice Date Modifications
0 23/06/2004 Création
1 12/01/2006 Intégration de l’instruction dans la gestion des documents spécifiques aux services
selon INST 8.1/004.
2 01/12/2008 Mise à jour du document signalé par un trait vertical dans la marge.
3 04/03/2013 Mise à jour afin d'intégrer la nouvelle organisation DTB
4 28/09/2021 Mise à jour afin d'intégrer les nouvelles organisations au CHU
5 02/01/2024 Mise à jour afin d'intégrer la nouvelle organisation DTBIS 2023
1. Objet et domaine d'application
1.1. Objet
Cette instruction a pour objet de « protocoliser » les rôles et les relations des différents
intervenants de la Direction des Travaux, du Biomédical et de l’Incendie-Sureté (en
particulier du secteur Travaux Conduite d'Opérations, du Secteur Etudes et Patrimoine
(Bureau d'Etudes), du secteur Exploitation / Maintenance, du secteur Biomédical et du
Département Incendie-Sûreté) dans le déroulement d'une opération de travaux
(Investissement classe 2).
1.2. Domaine d'application
Cette instruction s'applique pour toutes les opérations TRAVAUX d'investissement de
classe 2 depuis la phase programmation jusqu'à la fin de la Garantie de Parfait Achèvement.
Cette instruction ne s'applique pas pour la phase en amont de la phase programmation :
cette phase " Faisabilité " est gérée dans le cadre des procédures d'instruction de toutes les
demandes d'investissement du CHU. Les différents intervenants concernés de la DTBIS
sont alors sollicités en particulier lors des réunions de Coordination Travaux/Biomédical. Le
Bureau d'Etudes de la DTBIS reste le principal intervenant de la DTBIS sur cette phase
amont.
1.3. Abréviations
APD Avant-Projet Définitif
APS Avant-Projet Sommaire
BET Bureau d'études de la DTB
CLIN Comité de Lutte contre les Infections Nosocomiales
CSPS Coordonnateur Sécurité Protection Santé
CSSI Coordonnateur Systèmes de Sécurité Incendie
CT Contrôleur Technique
DCE Document de Consultation des Entreprises
DGD Décompte Général et Définitif
D2A Direction des Achats et des Approvisionnements
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DLT Direction de la Logistique et des Transports
DOE Dossier des Ouvrages Exécutés
DNS Direction du Numérique en Santé
DTBIS Direction des Travaux, du Biomédical et de l’Incendie-Sureté
EOHH Equipe opérationnelle d’Hygiène Hospitalière
FDT Fiche de Déclaration de Travaux
GPA Garantie de Parfait Achèvement
GTC Gestion Technique Centralisée
MOE Maîtrise d'Œuvre
OPC Ordonnancement Pilote Chantier
OPR Opérations Préalables à la Réception
PTD Programme Technique Détaillé
PRO Projet
DTA Dossier Technique Amiante
2. Opération gérée en Maîtrise d'œuvre externe
2.1. Préambule
Durant les différentes phases de cette opération, le Conducteur d'Opérations est le
responsable du dossier au niveau de la DTBIS et il est l'interlocuteur désigné pour
l'ensemble des intervenants de la DTBIS.
Il est le représentant du maître de l'ouvrage (Rappel loi MOP : " Le maître de l'ouvrage est
la personne morale pour laquelle l'ouvrage est construit. Responsable principal de l'ouvrage,
il remplit dans ce rôle une fonction d'intérêt général dont il ne peut se démettre.").
2.2. Phases Programmation et Etudes
Durant cette phase, le Conducteur d'Opérations est le responsable du dossier pour lequel il
est l'interlocuteur désigné de l'ensemble des intervenants de la DTBIS.
Dans le déroulement des différentes phases de Programmation et d'études, le Conducteur
d'Opérations sollicite, si nécessaire, les différents intervenants techniques de la DTBIS
(Secteur Exploitation/Maintenance, secteur Biomédical, Département Incendie-Sûreté,
Ingénieur Gestion des Risques Techniques) au même titre que les autres intervenants du
CHU qui peuvent être :
Des utilisateurs,
Des intervenants CHU autres : D2A, DLT, DNS, Unité d'Hygiène Hospitalière, CLIN, …
Des intervenants extérieurs : MOE, CT, CSPS, CSSI, …
Lorsque le Conducteur d'Opérations fait appel à des intervenants extérieurs, il se charge
des préalables de la consultation (rédactions des documents de consultation), des analyses
et du choix de ces intervenants avec le secteur Achats Travaux de la DAA. L’Architecte du
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BET sera associé aux choix des intervenants sur l’aspect « architectural » et
« fonctionnalités » du dossier remis.
Cas particulier de la phase Programmation réalisée en interne : Le BET du CHU peut
également être amené à intervenir dans la phase Programmation pour l'établissement du
programme de l'opération. Il intervient alors en tant que prestataire interne sur cette mission
spécifique. Il est l'interlocuteur privilégié des utilisateurs et il associe le Conducteur
d'Opérations à l'élaboration du programme autant que de besoin
Les différents dossiers établis à la fin de chaque phase sont diffusés par le Conducteur
d'Opérations pour information / attribution ou pour avis sous 2 à 3 semaines aux différents
intervenants référencés dans le tableau ci-après (NB : sauf pour les très gros dossiers
d’investissement dont le délai peut être porté à 4 semaines et sauf pour des dossiers
particuliers dont le délai peut être exceptionnellement réduit à 1 semaine).
Les dossiers diffusés pour avis sont les suivants : préprogramme, programme, esquisse,
APS, APD, Projet.
Les dossiers diffusés pour information et attribution sont les suivants : Diagnostic, DCE.
Les dossiers sont diffusés sous format informatique ou sous format papier.
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DIFFUSION DTBIS (dossier complet par voie
TYPE DE informatique sauf gros dossier)
DOSSIERS Secteurs Exploitation / Maintenance, Incendie-Sûreté,
CONCERNES PAR Biomédical, BET
LA PHASE 7 ou 8 exemplaires :
ETUDES - Ingénieur Electricité et Electromécanique
(Courants forts, Ascenseurs, Portes automatiques +
Appels infirmiers)
- Ingénieur Installations Sanitaires, Thermiques,
Climatiques et Fluides
PRE PROGRAMME - Ingénieur Maintenance des Bâtiments Génie Civil
- Ingénieur Support Techniques Clients Internes, GTC
- Responsable Département Incendie-Sûreté
PROGRAMME - Ingénieur référent secteur Biomédical
- Responsable et Architecte du BET
- Ingénieur Gestion des Risques Techniques
DIAGNOSTIC
DIFFUSION AUTRES DIRECTIONS (dossier complet par
ESQUISSE voie informatique ou partiel)
DLT : 1 exemplaire si nécessaire
DNS : 1 exemplaire si nécessaire
APS Secteur Achat Travaux D2A : 1 exemplaire
(pour archivage uniquement)
APD
DIFFUSION CHU à la demande (dossier complet ou
partiel)
PROJET - Unité d'Hygiène Hospitalière : 1 exemplaire
(CLIN : copie bordereau de diffusion pour info)
- Directeur Délégué du Pole concerné : 1 exemplaire
DCE - Utilisateurs : x exemplaires
- Chef de projet CHU : 1 exemplaire
DIFFUSION INTERVENANTS EXTERIEURS (dossiers
complets)
- Contrôleur Technique (CT)
- Coordonnateur Sécurité Protection Santé (CSPS)
- Coordonnateur Systèmes de Sécurité Incendie (CSSI)
- Prestataire OPC
- Autres….
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Les remarques des différents intervenants sont communiquées au Conducteur d'Opérations
qui effectue la synthèse de ces remarques.
Les intervenants de la DTBIS communiquent leurs remarques sur un fichier spécifique sous
un dossier commun (T:\Directions\DPS\Travaux-
Biomedical\Remarques_Dossiers_Investissements).
Le Conducteur d'Opérations discute et échange avec les différents intervenants CHU si
nécessaire de ces remarques.
Si, au cours de la phase de conception, des arbitrages techniques et financiers importants
sont nécessaires, ceux-ci seront soumis par le Conducteur d'Opérations au Directeur de la
DTBIS pour décision.
Au final, le Conducteur d'Opérations communique les remarques du CHU retenues à la
Maîtrise d'Œuvre Externe pour prise en compte et informe les différents intervenants CHU
des remarques communiquées pour prise en compte.
Hygiène
Les mesures d'hygiène sont définies en phase études. Elles sont formalisées sur la fiche de
déclaration de travaux (FDT) émise par le Conducteur d'Opérations et cosignée si
nécessaire par la DTBIS, le service hygiène et le CLIN.
Elles sont prises en compte au plus tôt en phase études, sont intégrées dans le DCE et sont
finalisées par la signature de la FDT.
Amiante (cf. INST TECH/023)
Dans le cadre d'un chantier sur des bâtiments existants (dont le Permis de Construire a été
délivré avant le 01/07/1997), le conducteur d'opérations doit faire réaliser un repérage des
matériaux et des produits contenant de l'amiante avant travaux de démolition ou de
restructuration.
En fin d’opération, afin d’assurer la bonne traçabilité et gestion des informations amiante
liées au chantier, le conducteur d’opérations transmets :
- à l’ingénieur en charge de la gestion des risques, les divers documents relatifs à la
prévention du risque amiante, à savoir :
o Le rapport de fin de travaux de désamiantage incluant notamment le(s)
rapport(s) de repérage avant travaux ou démolition, le plan de retrait, le(s)
rapport(s) de contrôles visuels avant et après dé-confinement, le(s) BSDA
(Bordereaux de Suivi des Déchets Amiantés), les mesures de fin de
désamiantage, les mesures de seconde restitution après travaux avant
restitution définitive des locaux au service.
- au responsable méthodes et bases de données, les informations amiante nécessaires à
la mise à jour de la base de données GMAO.
- au responsable en charge de la gestion des déchets, les références des Bordereaux de
Suivi des Déchets Amiantés (BSDA) validés par chacune des parties prenantes sous
Trackdéchets (plateforme nationale de traçabilité des déchets dangereux).
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Documents de référence des secteurs Exploitation / Maintenance de la DTBIS :
Dans le cadre des études, les exigences des documents de référence (PTD, …) des
secteurs Exploitation / Maintenance de la DTBIS sont intégrées par la Maîtrise d'Œuvre
dans ses documents d'études (CCTP, …). Ces documents de référence peuvent être, le
cas échéant, annexés aux documents d'études établis par la Maîtrise d'Œuvre.
Autres documents
Le Conducteur d’Opération transmet les dossiers PC, AT, DP à l’architecte du BET pour
avis avant leur dépôt, ainsi qu’une copie du dossier complet déposé, avec le(s) avis de
dépôt(s). Il en est de même pour les dossiers modificatifs éventuels.
2.3. Phase Travaux
Durant cette phase, le Conducteur d'Opérations est le responsable du dossier pour lequel il
est l'interlocuteur désigné de l'ensemble des intervenants de la DTBIS.
Le Conducteur d'Opérations diffuse avant le début des travaux un dossier complet à jour du
DCE en informatique aux divers intervenants concernés (cf. tableau précédent).
Si en cours de travaux, des arbitrages techniques et financiers importants sont nécessaires,
ceux-ci seront soumis par le Conducteur d'Opérations au Directeur de la DTBIS pour
décision.
2.3.1. Diffusion et approbation des documents d'exécution (plans, notes de
calculs…)
Le circuit de diffusion interne au CHU des documents d'exécution des entreprises est géré
par le conducteur d'opérations par voie informatique de la manière suivante :
Diffusion pour les lots techniques suivants :
- Lot Courants Forts (+ Appels infirmiers) : Ingénieur spécialiste Electricité en 1 exemplaire
- Lot Ascenseurs : Ingénieur spécialiste Electromécanique en 1 exemplaire
- Lot Portes Automatiques et portails : Ingénieur spécialiste Electromécanique en 1
exemplaire
- Lot Génie Climatique : Ingénieur spécialiste Installations Thermiques en 1 exemplaire
- Lot Fluides Médicaux et Spéciaux : Ingénieur spécialiste Fluides en 1 exemplaire
- Lots avec Automatismes/GTC : Ingénieur spécialiste GTC en 1 exemplaire
- Lot Plomberie Sanitaire : Ingénieur Installations Plomberies Sanitaires en 1 exemplaire
- Lot Courants Faibles (Téléphone, Informatique, Interphone, …) : Ingénieur référent DNS
en 1 exemplaire
- Lot Sécurité Incendie et Sûreté : Responsable Département Incendie-Sûreté en 1
exemplaire
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- Lot Menuiseries extérieures, occultations, serrurerie et organigramme des clés :
Ingénieur spécialiste Maintenance Bâtiment Génie Civil + Architecte du BET en 1
exemplaire
- Lots architecturaux, VRD, Gros Œuvre : Architecte du BET en 1 exemplaire.
Ces dossiers pourront être transmis, aux différents intervenants, au format informatique par
mail.
Tous les lots sont également vus par le Conducteur d'opérations, en coordination avec les
intervenants cités précédemment et échanges avec ceux-ci, si besoins, afin de coordonner
les prestations à réaliser et intégrer les remarques /observations formulées.
Ces documents d'exécution sont diffusés pour avis à formaliser sous 7 jours calendaires au
maximum. Ces avis sont à communiquer au Conducteur d'Opérations. Les exploitants et
l’Architecte peuvent, si nécessaire, solliciter le Conducteur d'Opérations pour une demande
de délai complémentaire. Une absence de réponse au-delà des 7 jours (ou du délai
complémentaire accepté par le Conducteur d'Opérations) est considérée comme un avis
"sans observation".
Les avis éventuels, après échanges éventuels avec les services du CHU les ayant rédigés,
sont « mis en forme » et envoyés par le Conducteur d'Opérations à la Maîtrise d’œuvre de
l'opération, pour prise en compte.
Celle-ci intègre les avis du CHU dans son VISA (dans la mesure où ces avis sont conformes
au DCE) puis elle adresse son VISA à l'entreprise concernée.
2.3.2. Diffusion des comptes rendus de chantier Maîtrise d'Œuvre,
Ordonnancement Pilote Chantier, …
Le circuit de diffusion des comptes rendus de chantiers comprend les destinataires précisés
ci-avant (et l'Ingénieur référent du secteur Biomédical si l'opération concerne également ce
secteur).
Ces comptes rendus de chantiers sont diffusés pour information à ces intervenants du CHU.
Le Conducteur d'Opérations assiste seul aux réunions de chantier.
Les autres intervenants CHU pourront être amenés à assister à ces réunions à la demande
du Conducteur d'Opérations.
2.3.3. Relations avec l'Unité d'Hygiène Hospitalière
En cours de chantier, et parallèlement aux attributions et responsabilités qui incombent au
Département d’Hygiène, l’ingénieur en charge de la gestion des risques, peut être sollicité
en cas d’incidents, de non-respect de la FDT ou de besoins spécifiques en lien avec la
prévention du risque infectieux.
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2.4. Phase Réception
2.4.1. Visites Techniques en cours de chantier ou avant les Opérations Préalables
à la Réception
Le Conducteur d'Opérations organise, le cas échéant, des visites techniques en cours de
chantier auxquelles sont convoqués :
les intervenants techniques du CHU concernés
la maîtrise d'œuvre de l'opération
le CT, le CSPS, le CSSI, l'OPC,…
les entreprises concernées
Les principaux domaines techniques concernés par ces visites sont les suivants :
l'électricité courants forts
Les courants faibles appels infirmiers
les courants faibles VDI
les ascenseurs, les portes automatiques, les installations électromécaniques
le chauffage
le froid
le traitement de l'air
les fluides médicaux
le traitement de l'eau, la plomberie
les installations sanitaires
la sécurité incendie et la sûreté
le secteur Maintenance des Batiments pour le clos-couvert et l’organigramme des
clés
le service automatisme (GTC)
le bureau des méthodes
le biomédical
Le maître d'œuvre établi et diffuse le compte-rendu de ces visites techniques
2.4.2. Opérations Préalables à la Réception
Le Conducteur d'Opérations représente le CHU aux opérations préalables à la réception
(OPR). Il invite aux OPR les différents intervenants techniques concernés du CHU : Secteur
Exploitation/Maintenance de la DTBIS, Département Incendie-Sûreté, Secteur Biomédical,
référent DNS, …
Les intervenants et les domaines techniques concernés par ces visites sont les suivants :
l'électricité courants forts
les courants faibles VDI
les ascenseurs, les portes automatiques, les installations électromécaniques
le chauffage
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le froid
le traitement de l'air
les fluides médicaux
le traitement de l'eau
les installations sanitaires
la sécurité incendie et la sureté
le secteur Maintenance des Batiments pour le clos-couvert et l’atelier des clés
le service automatisme (GTC)
le bureau des méthodes
le biomédical
Le maître d'œuvre établit les documents de ces OPR et le Conducteur d'Opérations les
diffuse aux différents intervenants techniques CHU cités ci-dessus.
Une attention particulière est apportée lors de cette phase afin d'obtenir la communication
de l'ensemble des documents nécessaires à l'exploitation et à l'entretien de l'ouvrage à
réceptionner.
Si à ce stade des arbitrages sont nécessaires, en particulier quant à la décision de
prononcer ou non la réception de l'ouvrage, ceux-ci seront soumis par le Conducteur
d'Opérations au Directeur de la DTBIS pour décision.
2.4.3. Réception
Jusqu'à la Réception, le Conducteur d'Opérations de la DTBIS est le responsable de
l'opération au niveau de la DTBIS et l'interlocuteur unique désigné pour l'ensemble des
intervenants.
Après la Réception, plusieurs entités gèrent la fin de l'opération et la mise en service après
travaux :
le Conducteur d'Opérations gère :
- la levée des réserves concernant les travaux
- l'établissement des décomptes financiers (DGD) des divers intervenants en lien
avec la D2A.
- la remise et la diffusion des dossiers des ouvrages exécutés (DOE) suivant la
procédure CHU.
- l'éventuelle sollicitation (à la demande de l'exploitant CHU concerné) de la
Maitrise d'œuvre ou des entreprises dans le cadre d'actions spécifiques au titre
de l'assurance Dommages Ouvrages ou d'autres assurances/garanties
spécifiques.
- et d'une manière générale, le solde de l'opération à l'exception des points
précisés ci-après à la charge des secteurs Exploitation Maintenance de la
DTBIS, du Département Incendie-Sûreté et des autres exploitants du CHU hors
DTBIS.
- avec les intervenants "spécialistes" du CHU, l’information générale et la
présentation des locaux aux utilisateurs,
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- les formations éventuelles sur les installations réalisées.
les Secteurs Exploitation Maintenance de la DTBIS, le Département Incendie-Sûreté et
les différents exploitants du CHU hors DTBIS gèrent :
- l'exploitation et la maintenance du bâtiment dès la réception des travaux (sous
réserve de remise de l'ensemble des documents nécessaires à l'exploitation et
à l'entretien des ouvrages).
- les sollicitations et les interventions des entreprises si nécessaire au titre de la
garantie de parfait achèvement d'une durée de 1 an (GPA) ou des autres
garanties (Biennale, Décennale).
3. Opération gérée en Maîtrise d'Oeuvre Interne
3.1. Préambule
Durant les différentes phases de l'opération, la responsabilité du dossier au niveau de la
DTBIS est assurée successivement par différents responsables clairement identifiés qui
sont alors les interlocuteurs désignés pour l'ensemble des intervenants de la DTBIS.
3.2. Phases Programmation et Etudes
Durant cette phase, le BET est le responsable du dossier il est l'interlocuteur désigné
pour l'ensemble des intervenants de la DTBIS.
Durant cette phase, le BET est le représentant du maître de l'ouvrage et il assure
également la Maîtrise d'œuvre de Conception de l'opération.
Dans le déroulement des différentes phases de Programmation et d'études, le BET de la
DTBIS sollicite, si nécessaire, les différents intervenants techniques de la DTBIS (Secteur
Travaux Conduite d'Opérations, Secteurs d’Exploitation/Maintenance techniques, secteur
Biomédical, Département Incendie-Sûreté, Ingénieur Gestion des Risques Techniques) au
même titre que les autres intervenants du CHU qui peuvent être :
Des utilisateurs,
Des intervenants CHU autres : D2A, DLT, DNS, EOHH, CLIN, …
Des intervenants extérieurs : CT, CSPS, CSSI, …
NB : C'est le Conducteur d'Opérations qui se charge, avec le secteur Achats de la D2A, de
la consultation et du choix des intervenants extérieurs nécessaires (CT, CSPS, CSSI,
Diagnostic Amiante, AMO structure,… ) en fonction des besoins exprimés par le BET et sur
la base des éléments communiqués par ce dernier.
Le BET transmettra tous les éléments, y compris le cadrage des missions, pour l’AMO
structure, le géotechnicien, l’acousticien… permettant l’établissement des devis.
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Le conducteur d’opérations réalisera la fiche de liaison pour ces prestations mais pourra
préalablement rajouter des prestations à réaliser par ces prestataires en concertation avec
le BET.
Une réunion de présentation et de définition des prestations avec le Département Incendie-
Sûreté sera systématiquement organisée par le BET, en tout début d’opération, pour
déterminer avec le Département Incendie-Sûreté les principes structurants, les classements
des locaux et les prescriptions liées à la Sécurité Incendie et à la Sûreté de l’opération
considérée. Cette réunion fera l’objet d’un compte-rendu rédigé par le BET et diffusé pour
approbation au responsable du Département Incendie-Sûreté sous une semaine.
Le Département Incendie-Sûreté assure en phase Etudes l’établissement de la Notice de
Sécurité nécessaire pour le dossier AT ou PC de chaque opération.
Les différents dossiers établis à la fin de chaque phase sont diffusés par le BET pour
information / attribution ou pour avis sous 2 à 3 semaines aux différents intervenants
référencés dans le tableau ci-après (NB : sauf pour les très gros dossiers d’investissement
dont le délai est porté à 4 semaines et sauf pour des dossiers particuliers dont le délai peut
être exceptionnellement réduit à 1 semaine).
Les dossiers diffusés pour avis sont les suivants (en fonction des opérations) : pré-
programme, programme, esquisse, APS, APD, PRO.
Les dossiers diffusés pour information et attribution sont les suivants : Diagnostic, DCE.
Les dossiers sont diffusés sous format informatique, le format papier étant réservé aux
intervenants extérieurs.
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TYPE DE
DOSSIERS DIFFUSION DTBIS (dossier complet)
CONCERNES PAR Secteurs Exploitation / Maintenance, Incendie-Sûreté,
LA PHASE Biomédical et Secteur Travaux Conduite d'Opérations :
ETUDES - Ingénieur Conduite d'Opérations Phase Travaux
- TSH Conduite d'Opérations Phase Travaux
- Ingénieur Electricité et Electromécanique
(Courants forts, Ascenseurs, Portes automatiques +
Appels infirmiers)
PRE PROGRAMME - Ingénieur Installations Sanitaires, Thermiques,
Climatiques et Fluides
- Ingénieur Support Techniques Clients Internes, GTC
PROGRAMME
- Ingénieur Maintenance des Bâtiments Génie Civil
- Responsable Département Incendie-Sûreté
- Ingénieur référent Secteur Biomédical
DIAGNOSTIC
- Ingénieur Gestion des Risques Techniques
ESQUISSE DIFFUSION AUTRES DIRECTIONS (dossier complet ou
partiel)
DLT : si nécessaire
APS
DNS : si nécessaire
Secteur Achat Travaux D2A : pour archivage
APD
DIFFUSION CHU à la demande (dossier complet ou
PROJET partiel)
- Unité d'Hygiène Hospitalière (CLIN, copie bordereau de
diffusion pour info)
DCE - Directeur Délégué du Pole concerné
- Utilisateurs
- Chef de projet CHU
DIFFUSION INTERVENANTS EXTERIEURS (dossiers
complets)
- Contrôleur Technique (CT)
- Coordonnateur Sécurité Protection Santé (CSPS)
- Coordonnateur Systèmes de Sécurité Incendie (CSSI)
- Prestataire OPC
- Autres….
Rôle des différents intervenants DTBIS Document n° INST TECH/002/5
du CHU dans la mise en œuvre et le
déroulement d'une opération de
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Document(s) de référence : INST 8.1/004 Gestion des documents spécifiques aux services
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Manuel d'accréditation : HAS - manuel d'accréditation - Sept 04 - Référentiel 2§D - réf.19
Les remarques des différents intervenants sont communiquées au BET qui en effectue la
synthèse.
Le BET déposera le dossier PRO sous T:\Directions\DPS\Travaux-
Biomedical\Remarques_Dossiers_Investissements
Les intervenants de la DTB communiquent leurs remarques sur un fichier spécifique sous
un dossier commun (T:\Directions\DPS\Travaux-
Biomedical\Remarques_Dossiers_Investissements ).
Le BET discute et échange avec les différents intervenants, si nécessaire, de ces
remarques.
Si, au cours de la phase de conception, des arbitrages techniques et financiers importants
sont nécessaires, ceux-ci seront soumis par le Responsable du BET au Directeur de la
DTBIS pour décision.
Au final, le BET intègre dans le dossier d'études les remarques retenues et informe les
différents intervenants CHU des remarques prises en compte et des arbitrages effectués
par la Direction de la DTBIS.
Hygiène
Les mesures d'hygiène sont définies en phase études. Elles sont formalisées sur la fiche de
déclaration de travaux (FDT) émise par le Conducteur d'Opérations et cosignée si
nécessaire par la DTBIS, le service hygiène et le CLIN.
Elles sont prises en compte au plus tôt en phase études, sont intégrées dans le DCE et sont
finalisées par la signature de la FDT.
Amiante (cf. INST TECH/023)
Dans le cadre d'un chantier sur des bâtiments existants (dont le Permis de Construire a été
délivré avant le 01/07/1997), le conducteur d'opérations doit faire réaliser un repérage des
matériaux et des produits contenant de l'amiante avant travaux de démolition ou de
restructuration.
En fin d’opération, afin d’assurer la bonne traçabilité et gestion des informations amiante
liées au chantier, le conducteur d’opérations transmets :
- au responsable en charge de la gestion des risques, les divers documents relatifs à la
prévention du risque amiante, à savoir :
o Le rapport de fin de travaux de désamiantage incluant le(s) rapport(s) de
repérage avant travaux ou démolition, le plan de retrait, le(s) rapport(s) de
contrôles visuels avant et après dé-confinement, le(s) BSDA (Bordereaux de
Suivi des Déchets Amiantés), les mesures de fin de désamiantage, les
mesures de seconde restitution après travaux avant restitution définitive des
locaux au service.
- au responsable méthodes et bases de données, les informations amiante nécessaires à
la mise à jour de la base de données GMAO.
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- au responsable en charge de la gestion des déchets, les références des Bordereaux de
Suivi des Déchets Amiantés (BSDA) validés par chacune des parties prenantes sous
Trackdéchets (plateforme nationale obligatoire de traçabilité des déchets dangereux).
Planning TRAVAUX
Dans le cadre des études, le conducteur d’opération proposera, avec l’assistance éventuelle
du BET, un planning enveloppe des travaux.
Le Conducteur d’opération réalisera pendant la période de préparation de chantier un
planning prévisionnel détaillé.
Documents de référence des secteurs Exploitation / Maintenance de la DTBIS
Dans le cadre des études et sauf cas particulier, les documents de référence (PTD, …) des
secteurs Exploitation / Maintenance de la DTBIS ne sont pas annexés aux documents
d'études. Si des arbitrages techniques et financiers importants s'avèrent nécessaires, ceux-
ci seront soumis par le responsable du BET au Directeur de la DTBIS pour décision.
Autres documents
Le Conducteur d’Opération reçoit une copie numérique des dossiers PC, AT, DP. Il en est
de même pour les dossiers modificatifs.
3.3. Phase Consultation des Entreprises
Le BET diffuse aux différents intervenants concernés (cf. § 3.2) avant le début de la phase
Consultation des Entreprises le dossier DCE définitif prenant en compte les différentes
remarques émises et les éventuels arbitrages. Ce dossier DCE définitif est intégré dans le
Dossier de Consultation des Entreprises qui comporte également les autres éléments
nécessaires établis en phase études (RICT, PGC, Cahier des charges fonctionnel du SSI,
éléments de l’AMO « structure », éléments d’autres intervenants éventuels définissant des
prestations diverses à réaliser en « travaux » ou liées,…).
Au début de cette phase (diffusion du DCE), la responsabilité du dossier est
transférée du BET au Conducteur d'Opérations sous réserve de la prise en compte,
au stade du DCE, de toutes les remarques du PRO, suivant arbitrage(s) fait(s).
La « passation » du dossier DCE du BET au conducteur d’opération est formalisée par une
réunion de transfert organisée à l'initiative du BET.
Cette réunion permet la passation complète de l'opération (aspects études et spécificités de
l’opérations, coûts, phasages éventuels, …). Cette réunion peut faire l'objet d'un compte-
rendu établi par le BET.
A partir de cette phase, le Conducteur d'Opérations est le responsable du dossier.
Le Conducteur d'Opérations est le représentant du maître de l'ouvrage et il assure
également la Maîtrise d'œuvre d'Exécution complète de l'opération.
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A partir de cette phase, les rôles des intervenants du CHU des Secteurs Exploitation
/ Maintenance de la DTBIS, du Département Incendie-Sûreté et de certains
intervenants des Directions Fonctionnelles du CHU (DNS en particulier) sont élargis
et englobent les missions classiques d'un Maître d'œuvre d'Exécution, sur demande
du conducteur d’opérations :
le Conducteur d'Opérations assure la Maîtrise d'œuvre d'exécution en tant que
"Généraliste" pour les lots liés aux structures, à l'enveloppe et aux corps d'états
architecturaux et ceci en en conformité avec le DCE ou en fonction des adaptations
nécessaires éventuelles
les intervenants des Secteurs Exploitation / Maintenance de la DTBIS, du Département
Incendie-Sûreté et de la DNS assurent la Maîtrise d'œuvre d'exécution dans leurs domaines
respectifs en tant que " Spécialistes" et ceci en en conformité avec le DCE.
A la demande du Conducteur d'Opérations, le BET du CHU intervient, si nécessaire, au
cours de cette phase pour l'analyse des offres des entreprises et/ou pour préciser des points
particuliers du dossier DCE. Il intervient alors en tant que prestataire interne sur la mission
spécifique " économie de la construction ", mais également pour les choix techniques
retenus en phase études. Le BET intervient dans ce cadre en priorité pour l'analyse des
devis et des offres des lots techniques. L’Architecte du BET peut également être sollicité
pour des vérifications concernant les lots « architecturaux » et/ou leurs conformités aux
prescriptions et attentes formulées dans le DCE.
Si, suite à l'analyse des offres, des arbitrages techniques et financiers importants sont
nécessaires, ceux-ci seront soumis par le Conducteur d'Opérations, après avis motivé du
BET et/ou de l’Architecte du BET, au Directeur de la DTBIS, pour décision.
3.4. Phase Travaux
Durant cette phase, le Conducteur d'Opérations est responsable du dossier pour lequel il
est l'interlocuteur désigné de l'ensemble des intervenants de la DTBIS.
Les rôles des intervenants du CHU des Secteurs Exploitation / Maintenance de la DTB, du
Département Incendie-Sûreté et de la DNS et de l’Architecte du BET sont élargis et
englobent les missions classiques d'un Maître d'œuvre d'exécution :
le Conducteur d'Opérations assure la Maîtrise d'œuvre d'exécution en tant que
"Généraliste"
les intervenants des Secteurs Exploitation / Maintenance de la DTB, du Département
Incendie-Sûreté et de la DNS, et l’Architecte du BET assurent la Maîtrise d'œuvre
d'exécution dans leurs domaines respectifs en tant que " Spécialistes", sur demandes du
conducteur d’opérations.
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Les lots concernés par les " Spécialistes " sont les suivants :
- Lot Courants Forts (+ Appels infirmiers) : Ingénieur spécialiste Electricité
- Lot Ascenseurs : Ingénieur spécialiste Electromécanique
- Lot Portes Automatiques et portails : Ingénieur spécialiste Electromécanique
- Lot Génie Climatique : Ingénieur spécialiste Installations Thermiques
- Lot Fluides Médicaux et Spéciaux : Ingénieur spécialiste Fluides
- Lots avec Automatismes/GTC : Ingénieur spécialiste GTC
- Lot Plomberie Sanitaire : Ingénieur Installations Plomberie Sanitaire
- Lot Courants Faibles (Téléphone, Informatique, Interphone, …) : Ingénieur référent DNS
- Lot Sécurité Incendie et Sûreté : Responsable Département Incendie-Sûreté
- Lots liés aux structures, à l'enveloppe et aux corps d'états architecturaux, au Gros œuvre
et aux VRD : Architecte du BET.
Si, en cours de travaux, des modifications ou des mises au point de conception sont
nécessaires, le Conducteur d'Opérations sollicite le BET. Le BET effectue alors les études
complémentaires nécessaires et établit les documents d'études et plans complémentaires
ou mises à jour.
Si, en cours de travaux, des arbitrages techniques et financiers importants sont nécessaires,
ceux-ci sont soumis par le Conducteur d'Opérations au Directeur de la DTBIS pour décision,
après concertation avec le BET et l’Architecte du BET.
3.4.1. Diffusion et approbation des documents d'exécution (plans, notes de
calcul…)
Le circuit de diffusion interne au CHU des documents d'exécution des entreprises est géré
par le Conducteur d'Opérations par voie informatique de la manière suivante :
Diffusion pour les lots techniques suivants :
- Lot Courants Forts (+ Appels infirmiers) : Ingénieur spécialiste Electricité en 1 exemplaire
- Lot Ascenseurs : Ingénieur spécialiste Electromécanique en 1 exemplaire
- Lot Portes Automatiques et portails : Ingénieur spécialiste Electromécanique en 1
exemplaire
- Lot Génie Climatique : Ingénieur spécialiste Installations Thermiques en 1 exemplaire
- Lot Fluides Médicaux et Spéciaux : Ingénieur spécialiste Fluides en 1 exemplaire
- Lots avec Automatismes/GTC : Ingénieur spécialiste GTC en 1 exemplaire
- Lot Plomberie Sanitaire : Ingénieur Installations Plomberie Sanitaire en 1 exemplaire
- Lot Courants Faibles (Téléphone, Informatique, Interphone, …) : Ingénieur référent DNS
en 1 exemplaire
- Lot Sécurité Incendie et Sûreté : Responsable Département Incendie-Sûreté en 1
exemplaire
- Lot Menuiseries extérieures, occultations, serrurerie et organigramme des clés :
Ingénieur spécialiste Maintenance Bâtiment Génie Civil en 1 exemplaire
- Lots liés aux structures, à l'enveloppe et aux corps d'états architecturaux, au Gros œuvre
et aux VRD : Architecte du BET
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Tous les lots sont également vus par le Conducteur d'Opérations.
Ces documents d'exécution sont diffusés pour visas à formaliser sous 7 jours calendaires
au maximum. Ces visas sont à communiquer au Conducteur d'Opérations. Les exploitants
peuvent si nécessaire solliciter le Conducteur d'Opérations pour une demande de délai
complémentaire. Une absence de réponse au-delà des 7 jours (ou du délai complémentaire
accepté par le Conducteur d'Opérations) est considérée comme un visa "sans observation"
Les visas sont ensuite envoyés par le Conducteur d'Opérations aux entreprises.
Le BET du CHU peut intervenir au cours de cette phase pour l'analyse et le contrôle des
documents d'exécution et l'établissement des visas correspondants. Il intervient alors en
tant que prestataire interne et dans ce cadre en priorité pour l'analyse des documents des
lots techniques.
3.4.2. Diffusion des comptes rendus de chantier Maîtrise d'Œuvre,
Ordonnancement Pilote Chantier, …
Le circuit de diffusion des comptes rendus de chantiers comprend les destinataires précisés
ci-avant (et l'Ingénieur référent du secteur Biomédical si l'opération concerne également ce
secteur).
Ces comptes rendus de chantiers sont diffusés à ces intervenants du CHU pour prise en
compte. Le Conducteur d'Opérations assiste seul aux réunions de chantier.
Les autres intervenants CHU assistent à ces réunions de chantier à leur propre initiative ou
à la demande du Conducteur d'Opérations.
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3.4.3. Relations avec l'Unité d'Hygiène Hospitalière
En cours de chantier, et parallèlement aux attributions et responsabilités qui incombent au
Département d’Hygiène, l’ingénieur en charge de la gestion des risques, peut être sollicité
en cas d’incidents, de non-respect de la FDT ou de besoins spécifiques en lien avec la
prévention du risque infectieux.
3.5. Phase Réception
3.5.1. Visites Techniques en cours de chantier ou avant les Opérations Préalables
à la Réception
Les intervenants "spécialistes" du CHU organisent à leur initiative des visites techniques ou
des réunions techniques en cours de chantier (avec information au Conducteur
d'Opérations). Ils établissent alors le compte-rendu de ces visites ou de ces réunions
techniques.
Le Conducteur d'Opérations organise le cas échéant des visites techniques ou des réunions
techniques auxquelles seront convoqués :
les intervenants " Spécialistes" du CHU concernés
le bureau de contrôle, le CSSI, le CSPS,…
les entreprises concernées
Le Conducteur d'Opérations établit alors le compte-rendu de ces visites ou de ces réunions
techniques et il le diffuse.
3.5.2. Opérations Préalables à la Réception
Le Conducteur d'Opérations représente le CHU aux opérations préalables à la réception
(OPR). Il convoque aux OPR les intervenants "spécialistes" du Secteur Exploitation /
Maintenance de la DTBIS, du Département Incendie-Sûreté, les intervenants techniques
concernés de la DNS et l’Architecte du BET.
Les intervenants et domaines techniques concernés par les OPR "spécialistes" sont :
l'électricité courants forts
les courants faibles, le contrôle d'accès, la sûreté
les ascenseurs, les portes automatiques, les installations électromécaniques
le chauffage
le froid
le traitement de l'air
les fluides médicaux
le traitement de l'eau
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les installations sanitaires
la sécurité incendie et la sûreté
le secteur Maintenance des Batiments pour le clos-couvert et l’organigramme des
clés
le service automatisme (GTC)
le bureau des méthodes
le biomédical
l’architecte du BET
Le Conducteur d'Opérations établit le compte-rendu de l'ensemble des OPR et le diffuse.
Une attention particulière est apportée lors de cette phase afin d'obtenir la communication
de l'ensemble des documents nécessaires à l'exploitation et à l'entretien de l'ouvrage à
réceptionner.
Si à ce stade des arbitrages sont nécessaires, en particulier quant à la décision de
prononcer ou non la réception de l'ouvrage, ceux-ci seront soumis par le Conducteur
d'Opérations au Directeur de la DTBIS pour décision.
3.5.3. Réception
Jusqu'à la Réception, le Conducteur d'Opérations est le responsable de l'opération et
l'interlocuteur unique désigné pour l'ensemble des intervenants.
La mission de Maîtrise d'œuvre d'exécution est partagée :
le Conducteur d'Opérations assure la Maîtrise d'œuvre d'exécution en tant que
"Généraliste".
les intervenants du Secteur Exploitation / Maintenance de la DTBIS, du Département
Incendie-Sûreté et de la DSI, l’architecte du BET assurent la Maîtrise d'œuvre d'exécution
dans leurs domaines respectifs en tant que "Spécialistes".
Après la Réception, plusieurs entités gèrent la fin de l'opération et la mise en service après
travaux :
le Conducteur d'Opérations gère :
- avec les intervenants "Spécialistes" du CHU la levée des réserves concernant
les travaux.
- l'établissement des décomptes financiers (DGD) des divers intervenants en lien
avec la DAA.
- la remise et la diffusion des dossiers des ouvrages exécutés (DOE) suivant la
procédure CHU.
- l'éventuelle sollicitation (à la demande de l'exploitant CHU concerné) des
entreprises dans le cadre d'actions spécifiques au titre de l'assurance
Dommages Ouvrages ou d'autres assurances spécifiques.
- et d'une manière générale, le solde de l'opération à l'exception des points
précisés ci-après à la charge des Secteurs Exploitation Maintenance de la
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DTBIS, du Département Incendie-Sûreté et des autres exploitants du CHU hors
DTBIS.
- avec les intervenants "spécialistes" du CHU, l’information générale et la
présentation des locaux aux utilisateurs.
les Secteurs Exploitation Maintenance de la DTBIS, le Département Incendie-Sûreté et
les différents exploitants du CHU hors DTBIS gèrent :
- l'exploitation et la maintenance du bâtiment dès la réception des travaux (sous
réserve de remise des documents nécessaires à l'exploitation et à l'entretien des
ouvrages).
- les sollicitations et les interventions des entreprises si nécessaire au titre de la
garantie de parfait achèvement d'une durée de 1 an (GPA) ou des autres
garanties (Biennale, Décennale).
4. RESPONSABILITES
4.1. Responsabilités relatives à la maîtrise du document
Les rédacteurs et les valideurs sont tenus de veiller à la mise à jour de l'instruction.
L'équipe Méthodes est tenue de mettre cette instruction à disposition du personnel
concerné.
4.2. Responsabilités concernant l'observation de l'instruction
Toutes les personnes figurant dans ce document.
Texte extrait tel quel de la pièce officielle, qui seule fait foi. La mise en page du document d'origine peut différer.