Pièce

PROC TECH 003 7 REFORME OU DESTRUCTION D EQUIPEMENT DTB.pdf · 6 454 mots · du marché « Restructuration intérieure de la zone 3 au niveau R+1 de l'hôpital Saint-Eloi pour aménager les espaces de consultation… », dossier de consultation officiel.

Procédure Technique : Document n°
REFORME OU DESTRUCTION PROC TECH/003/7
D’EQUIPEMENTS DTB Page : 2/21
SUPP 8.1/002 Document(s) de référence : PROC 8.1/001 gestion des documents à caractère transversal
Manuel de certification : HAS –V2010

1. Objet et domaine d'application
1.1. Objet
Cette procédure a pour but de formaliser la réforme physique des équipements gérés et
identifiés par la Direction des Investissements et de la logistique.
Remarque : Cette procédure est la mise en pratique de la procédure transversale
de la direction générale du CHRU (Procédure CCCHU Cycle/025/v0 -
Identification, autorisation et réalisation des sorties d’actifs du patrimoine.)

1.2. Objectif
Cette procédure doit permettre d'assurer la traçabilité de la sortie du parc équipements
DTB des équipements reformés (ou cédés).
Cette procédure décrit les opérations, de la dépose des équipements jusqu’à leurs sorties
physiques du CHRU, avec une indication sur leurs destinations finales.
Cette procédure assure que les équipements et biens inventoriés ont une sortie du CHRU
tracée et validée.

1.3. Domaine d'application
Cette procédure s'applique à tous les équipements gérés par la DTB dans la Base de
données GMAO et aux équipements non-gérés en GMAO (exemple : mobiliers, véhicules
etc.).

2. Références et définitions
2.1. Références
• Procédure CCCHU Cycle/025/v0 - Identification, autorisation et réalisation des
sorties d’actifs du patrimoine. (DAF)
• Procédure PROC TECH/012 – Organisation de la maintenance DTB
• Procédure PROC TECH/009 – Absence ou disparition d’un équipement.
• Arrêté du 29 juillet 2005 - Fixant le formulaire du bordereau de suivi des déchets
dangereux, mentionné à l’article 4 du décret n° 200 5-635 du 30 mai 2005
• Décret n°2005-635 du 30 mai 2005 - Relatif au cont rôle des circuits de traitement
des déchets
• Décret n°2005-635 du 30 mai 2005 Arrêté du 29 juil let 2005 - Bordereau de suivi
des déchets
• Décret n°2002-540 du 18 avril 2002 - Relatif à la classification des déchets
• Procédure CHRU/7e/001 - Elimination des déchets du CHRU de Montpellier.
• Instruction INST TECH/027 - Gestion des stocks des équipements réutilisables.
• Document de référence GMAO-DREF-0030 – Fiche de sortie d’actif immobilisé
Procédure Technique : Document n°
REFORME OU DESTRUCTION PROC TECH/003/7
D’EQUIPEMENTS DTB Page : 3/21
SUPP 8.1/002 Document(s) de référence : PROC 8.1/001 gestion des documents à caractère transversal
Manuel de certification : HAS –V2010

• Document de référence GMAO-DREF-0031 – Liste des sorties d’actifs immobilisés

2.2. Définitions
DIL Direction des Investissements et de la Logistique
DTB Direction des Travaux, du Biomédical
GMAO Gestion de la Maintenance Assistée par Ordinateur
STCI Support Technique Clients Internes
DAF Direction des Affaires Financières
MADRID Logiciel comptable qui suit l'amortissement des équipements
BDEB Base de Données Equipements et Bâtiments
CCTP Cahier des Clauses Techniques Particulières
BET Bureau d'Etude Travaux
Réforme : On distingue la réforme physique d'un
équipement qui est sa sortie de la base de
données du patrimoine hospitalier, de la réforme
comptable qui l'accompagne lorsque cet
équipement fait partie de l'inventaire comptable.
Gestionnaire de biens : C’est la personne, ou le
technicien de maintenance, responsable d’un parc
de matériels ou équipements du CHRU.
Exemple : Technicien biomédical d’un atelier du
secteur Biomedical, un responsable d’atelier d’un
secteur Exploitation/Maintenance, le responsable
du parc du matériel mobilier de bureau, le
responsable du parc d’équipement lingerie etc.
Demandeur de la réforme : C’est l’ingénieur qui
demande la ‘’réforme’’. Dans certain cas, il
délègue au gestionnaire du parc, l’instruction du
dossier.
Dans tous les cas, l’ingénieur assume la réforme
en signant la demande (Accord). Il s’assure de la
présence de toutes les pièces et est responsable
de la sortie physique du CHRU.
Valideur (Cadre Administratif) : C’est le
responsable d’encadrement qui valide, au vu du
dossier et des pièces fournies, la réforme (Sortie
d’actif immobilisé).
Contrôleur (inventaire DTB) : C’est la personne qui vérifie que toutes les conditions
obligatoires du dossier soient bien remplies. Le contrôleur s’assure de la preuve de la
sortie physique de l’équipement, du CHRU. Il confirme la sortie de l’équipement de la
base de données des équipements de la DTB.
Procédure Technique : Document n°
REFORME OU DESTRUCTION PROC TECH/003/7
D’EQUIPEMENTS DTB Page : 4/21
SUPP 8.1/002 Document(s) de référence : PROC 8.1/001 gestion des documents à caractère transversal
Manuel de certification : HAS –V2010

Contrôleur (Inventaire comptable MADRID) : C’est la personne qui contrôle et effectue
la sortie du bien de l’inventaire du patrimoine du CHRU.
Risques : Ce sont les équipements soumis à dispositions légales et réglementaires, qui
nécessitent un retraitement spécifique. (cf. Procédure CHRU/7e/001 - Elimination des déchets
du CHRU de Montpellier)
Exemple : Les réfrigérateurs suivent un traitement particulier pour le recyclage des gaz à
effet de serre (case : « Chimique »). Les moniteurs ou les écrans d’ordinateurs doivent
être détruit par des spécialistes DEEE (Déchets d'Equipements Electriques et
Electroniques).

3. Responsabilités
3.1. Responsabilités relatives à la maîtrise du document
L'équipe méthodes maintient à jour la procédure et la met à disposition du personnel.

3.2. Responsabilités concernant l'observation de la procédure
Les responsables de chaque secteur d'activité de la DTB, sont chargés de faire appliquer
la procédure.
Chaque intervenant technique de la DTB est responsable de sa mise en œuvre sous le
contrôle de son responsable hiérarchique direct.

3.3. Responsabilité de la sortie des biens du CHRU de Montpellier
Les équipements ou biens font l’objet d’une demande formelle de « réforme » d’un
ingénieur et ne peuvent sortir qu’après une validation de la direction des investissements
et de la Logistique.

1. Réforme (Accord de l’ingénieur)
2. Demande avec support papier ou OT GMAO
3. Validation de la direction
4. Enregistrement de la sortie physique
5. Sortie de l’inventaire MADRID
UTILISATION OBLIGATOIRE DU DOCUMENT DE REFORME
SIGNATURE OBLIGATOIRE DE L’INGENIEUR (ACCORD)
SIGNATURE OBLIGATOIRE DU DIRECTEUR DE LA DIL (VALIDATION)
Documents de réforme :
GMAO-DREF-0030 – Fiche de sortie,
GMAO-DREF-0031 – Liste de sortie.
Procédure Technique : Document n°
REFORME OU DESTRUCTION PROC TECH/003/7
D’EQUIPEMENTS DTB Page : 5/21
SUPP 8.1/002 Document(s) de référence : PROC 8.1/001 gestion des documents à caractère transversal
Manuel de certification : HAS –V2010

4. Cycle de réforme des actifs comptables
Procédure Technique : Document n°
REFORME OU DESTRUCTION PROC TECH/003/7
D’EQUIPEMENTS DTB Page : 6/21
SUPP 8.1/002 Document(s) de référence : PROC 8.1/001 gestion des documents à caractère transversal
Manuel de certification : HAS –V2010

5. Définitions des Motifs et des Destinations
5.1. Motifs de réforme (ou Fait Générateur)
Les motifs de réforme, à préciser obligatoirement, sont énumérés ci-dessous :
• 1) Non conforme aux normes actuelles,
• 2) Mauvais état général, pannes fréquentes,
• 3) Réparation > VNC (supérieur à la valeur résiduelle) ou irréparable,
• 4) Renouvellement prévu au PPI (programme pluriannuel d’investissement),
• 5) Démolition des locaux, chantier,
• 6) Obsolescence,
• 7) Vol ou Sinistre,
• 8) Absence à l’inventaire,
• 9) Autre, fournir tous les justificatifs.

5.2. Définitions des motifs ou faits générateurs
Motifs et Faits générateurs :
Pour étayer sa demande et faciliter la prise de décision de validation de la direction DTB,
le demandeur doit fournir tous les éléments et tous les justificatifs nécessaires.
Remarque : Cette liste de motifs de sortie d’actif est fermée. Dans le cas d’un motif
différent et non-assimilable à ceux de cette liste, le demandeur doit se rapprocher de la
DAF pour gérer ce cas particulier.
Non conforme aux normes actuelles :
Une évolution de la réglementation ou dégradation des caractéristiques qui met ces actifs,
locaux ou équipements en situation de non-conformité.
Mauvais état général, pannes fréquentes :
Une dégradation ou un niveau d’usure général qui demande une remise en état trop
importante. Un actif en mauvais état général ne rend pas le service attendu, ou a des
coûts de maintenance trop importants.
Réparation > VNC (supérieur à la valeur résiduelle) ou irréparable :
Le coût de la réparation est très supérieur à la valeur résiduelle de l’actif mobilier ou
immobilier.
Certaines parties d’un actif peuvent être conçues pour ne pas être réparé, rendant la
réparation impossible ou beaucoup trop onéreuse.
Renouvellement prévue au PPI (Plan Pluriannuel d’Investissements) :
Le remplacement d’un actif en fin de vie par l’acquisition de matériel neuf dans le cadre
des plans pluriannuels d’investissements.
Démolition des locaux, chantiers
Procédure Technique : Document n°
REFORME OU DESTRUCTION PROC TECH/003/7
D’EQUIPEMENTS DTB Page : 7/21
SUPP 8.1/002 Document(s) de référence : PROC 8.1/001 gestion des documents à caractère transversal
Manuel de certification : HAS –V2010

Lors de chantiers ou de travaux, des locaux (ou bâtiment) peuvent être démolis. A
l’occasion de ces chantiers, un certain nombre d’équipements fixes ou mobiles sont
démolis ou détruits.
Obsolescence :
Une ou plusieurs évolutions techniques qui rendent un actif obsolète. Cela entraine une
dépréciation d’un matériel ou d’un équipement avant son usure matérielle. Un
vieillissement des locaux peuvent les rendre désuets et donc obsolètes.
Vol :
Des actifs mobiliers du CHRU qui font l’objet d’une soustraction frauduleuse, constatée.
Le motif de vol n’est valable seulement si une déclaration est faite auprès des autorités
compétentes dans les délais prévus par la loi (2 jours ouvrés).
Sinistre :
Suite à un sinistre, incendie, inondation etc., un bien du CHRU est sorti de l’inventaire
comptable. Cette sortie peut être une cession ou une destruction par exemple.
Le motif de sinistre n’est valable seulement si une déclaration est faite auprès des
assurances dans les délais de prévus par le contrat.
Attention : Seuls les actifs pris en charge par les sociétés d’assurances sont déclarés
sortis du patrimoine du CHRU sur ce motif. S’il y a des actifs manquants et non référencés
sans les contrats, ils sont déclarés «Absents à l’inventaire» et feront l’objet d’une décision
administrative pour pouvoir sortir du patrimoine.
Absence à l’inventaire :
Suite à un inventaire physique, un bien peut-être déclaré absent. Une correction de
l’inventaire comptable (MADRID) est effectuée.
Autre, fournir tous les justificatifs:
Un responsable d’exploitation ou de la maintenance d’un bien, peut décider pour des
raisons qui lui sont propres de sortir des équipements du patrimoine.
Pour étayer sa demande et faciliter la prise de décision de validation de la direction DTB,
le demandeur doit fournir tous les éléments et tous les justificatifs nécessaires.
Ce type de sortie d’actif doit respecter toutes les préconisations de la DAF. Ce fait
générateur de sortie doit rester exceptionnel.

5.3. Destination de l'équipement réformé
La destination de l'équipement réformé devra être précisée obligatoirement selon les
items suivants :
Destination connue :
• 1) Destruction : Mise à la benne fermée (DEEE, Tri sélectif etc.)
• 2) Destruction des locaux, bâtiments ou véhicules
• 3) Don humanitaire
• 4) Cession (Vente)
Procédure Technique : Document n°
REFORME OU DESTRUCTION PROC TECH/003/7
D’EQUIPEMENTS DTB Page : 8/21
SUPP 8.1/002 Document(s) de référence : PROC 8.1/001 gestion des documents à caractère transversal
Manuel de certification : HAS –V2010

5) Indemnisation par les assurances :
• 5-1) Vol
• 5-2) Incendie
• 5-3) Inondation
• 5-4) Catastrophe naturelle
• 7) Récupération pour pièces détachées
Destination inconnue :
Dont on ne peut préciser comment ces équipements sont sortis du patrimoine.
• 6) Correction de l’inventaire

5.4. Définition des destinations
Preuves de sortie du CHRU :
Pour que le bien soit effectivement sorti des inventaires. Le demandeur doit apporter une
preuve indiscutable de la sortie physique.
Destruction benne fermée (DEEE etc.):
Un actif mobilier est considéré comme détruit, lorsqu’il est démonté, réduit en petits
éléments ne permettant pas de confondre les parties avec le tout. L’opération de
recyclage est le démontage pièce par pièce en vue d’une réutilisation des matériaux de
base. L’équipement est de fait détruit.
La destruction est certifiée par un document officiel de l’entreprise prestataire.
Attention à bien suivre les dispositions légales et réglementaires.
Entre dans cette destination « Destruction » :
- les équipements sont déposés dans la benne fermée dans la cour du Magasin central et
approvisionnement du STCI à la Colombière.
- les équipements (hors chantier) qui sont détruits par les sociétés externes
(constructeurs, mainteneurs etc.).
Preuve de sortie : Certificat de destruction par l’entreprise ou cachet de l’entreprise sur
l’OT.
Démolition des locaux, chantiers :
- Les actifs immobiliers sont détruits physiquement lorsqu’ils sont démolis, réduit à
néant.
- Lors de ce chantier, des équipements sont détruits.
La destruction est certifiée par un document officiel de l’entreprise prestataire.
Attention à bien suivre les dispositions légales et réglementaires.
Remarque : Une destruction partielle ou des travaux modificatifs peuvent
modifier la valeur voire la durée d’amortissement du bien mais n’implique pas
la sortie de l’inventaire comptable.
Procédure Technique : Document n°
REFORME OU DESTRUCTION PROC TECH/003/7
D’EQUIPEMENTS DTB Page : 9/21
SUPP 8.1/002 Document(s) de référence : PROC 8.1/001 gestion des documents à caractère transversal
Manuel de certification : HAS –V2010

Preuve de sortie : Certificat de destruction par l’entreprise ou cachet de l’entreprise sur
l’OT.
Don humanitaire :
Ce sont des équipements dont le CHRU cède la propriété à un tiers, une association à but
humanitaire, sans contrepartie financière (à titre gracieux).
Ces associations sont officiellement répertoriées par le CHRU.
Ces équipements sont destinés, en général, à quitter le territoire national.
Preuve de sortie : Certificat de prise en charge de l’organisme.
Cession (vente):
Une cession d’immobilisation est la vente ou le transfert de propriété du CHRU à autrui.
Ce transfert de propriété est à titre onéreux (vente, dotation etc.).
Exemple : Ces équipements peuvent être repris ou revendus à un fournisseur.
Preuve de sortie : Titre de recette.
Indemnisation par une Sté d’assurances (Vol et Sinistres) :
Entre dans ce champ de destination, uniquement les équipements qui ont été déclarés et
qui sont pris en charge par les Sté d’assurances.
Le transfert de propriété s’effectuant du CHRU à la Sté d’assurances.
Preuve de sortie : Procès-verbal ou déclaration (Service de sécurité)
Correction de l’inventaire:
Ces actifs mobiliers, pour différentes raisons, ne sont plus présents physiquement dans
les locaux du CHRU. Ils ne peuvent pas être retrouvés.
Ils ne peuvent donc pas être vendus ou détruits.
Ils sont sortis des bases de données d’exploitation et d’inventaire comptable sans
connaissance de la destination physique réelle de l’équipement.
Suivant la valeur résiduelle nette comptable (VNC) cela peut représenter une perte
financière pour l’institution.
Preuve de sortie : Document écrit d’accord de la direction.
Récupération pour pièces détachées :
La récupération est l’opération de démontage de l’équipement pièce par pièce en vue
d’une réutilisation de ces pièces.
Un équipement est considéré comme détruit, lorsqu’il est démonté, réduit en petits
éléments ne permettant pas de confondre les parties avec le tout.
Le stockage dans l’atelier doit être fait de telle façon qu’à aucun moment on ne puisse
confondre cet équipement en « rebut » avec un autre équipement fonctionnel.
L’équipement est de fait détruit, l’ingénieur responsable peut apporter la preuve du
démontage ou de la présence de l’équipement dans l’atelier.
Preuve de sortie : Stockage dans l’atelier.
Procédure Technique : Document n°
REFORME OU DESTRUCTION PROC TECH/003/7
D’EQUIPEMENTS DTB Page : 10/21
SUPP 8.1/002 Document(s) de référence : PROC 8.1/001 gestion des documents à caractère transversal
Manuel de certification : HAS –V2010

5.5. Destinations : Cas particuliers
Clarification pour des anciennes destinations :
• Repris par le constructeur, 2 cas de figure:
C’est un rachat par le constructeur (ou réparateur). Le bien n’est pas détruit
c’est un transfert de propriété. Cela implique un titre de recette.
(Aujourd’hui « 1) Cession (vente) »)
Preuve de sortie : Titre de recette.
C’est une destruction par le constructeur/réparateur : Cela implique un
document certifiant que la destruction a bien été effectuée et quelle respecte
les réglementations, notamment celles sur les retraitements des déchets
(exemple : déclaration avec document CERFA).
Ou c’est une société qui certifie qu’elle a mis en place une procédure de
gestion des déchets.
(Aujourd’hui « 2) Destruction : Mise à la benne fermée ») chez le
constructeur.
Preuve de sortie : Document de l’entreprise qui se charge de la destruction.
• Non-retour suite devis de dépannage refusé :
Le CHRU de Montpellier est propriétaire des équipements, il cède la
propriété au réparateur. 2 cas de figures, le réparateur ne détruit pas les
équipements, c’est un transfert de propriété. Le réparateur détruit
l’équipement en panne.
Preuves de sortie : C’est les mêmes destinations que précédemment : « 1)
Cession (vente) » Titre de Recette ou « 2) Destruction : Mise à la benne
fermée » Document de prise en charge.

5.6. Matériels à risques – Recyclage réglementé
Recyclage et risques :
Ayant connaissance des contraintes et des risques potentiels, il est du ressort du
demandeur de suivre les réglementations et de fournir tous les documents nécessaires à
l’entreprise qui se charge du recyclage.
Si l’équipement ou le matériel réformé est soumis à une réglementation particulière pour
sa dangerosité, son traitement, ou son recyclage, le demandeur de la réforme doit cocher
les cases correspondantes à ces risques connus, pour en informer les collaborateurs.
Dans le cas contraire, où l’équipement ne fait courir aucun risque aux personnes qui vont
le manipuler, le transporter ou le détruire, il devra cocher la case « Aucun risque » pour en
informer les collaborateurs de la DTB.
Procédure Technique : Document n°
REFORME OU DESTRUCTION PROC TECH/003/7
D’EQUIPEMENTS DTB Page : 11/21
SUPP 8.1/002 Document(s) de référence : PROC 8.1/001 gestion des documents à caractère transversal
Manuel de certification : HAS –V2010

6. Exécution : Traitement des réformes

§6.1 Motivation de la Réforme
Renseignements à donner
§5.6 par le demandeur

§5.1

Autorisation de Réforme
§5.3
Signature du Directeur DTB
§3

Contrôle de la Réforme
§7 Visa des responsables des
points de sortie

6.1. Demandeur
Le demandeur est la personne qui demande la ‘’réforme’’, c’est généralement le
gestionnaire du parc.
• Secteur biomédical : Ingénieur.
• Secteur maintenance: Ingénieur
• Secteur travaux : Ingénieur conducteur de travaux
Les ingénieurs de secteur donnent leur Accord à la demande de réforme en signant
l’OT de réforme.
Le demandeur est responsable de la réforme physique de l'équipement est chargé de :
- La création d'un OT de réforme sur l'équipement à sortir du parc.
- De faire valider la demande de réforme à son encadrement.
- De faire valider la demande à la Direction des investissements et de la logistique.
Procédure Technique : Document n°
REFORME OU DESTRUCTION PROC TECH/003/7
D’EQUIPEMENTS DTB Page : 12/21
SUPP 8.1/002 Document(s) de référence : PROC 8.1/001 gestion des documents à caractère transversal
Manuel de certification : HAS –V2010

- Il fait sortir ou s’assure de la sortie physique de l’équipement du CHRU.

6.2. Dossier de réforme
L’ingénieur demandeur instruit le dossier
La demande doit être complète et validée.
Le demandeur est responsable du choix du motif et de la destination.
Motivation et faits générateurs :
Pour étayer la demande d’une « réforme ». Le demandeur doit fournir tous les éléments et
tous les justificatifs nécessaires à la compréhension de cette décision.
Exemple : Devis ou Proposition de rachat etc.

Le demandeur est responsable de la preuve de sortie physique et de son scan joint à
l’OT.
Preuves de sortie :
Destruction : Certificat de destruction par l’entreprise ou cachet de l’entreprise sur l’OT.
Chantier : Certificat de destruction par l’entreprise ou cachet de l’entreprise sur l’OT.
Cession : Titre de recette.
Don Humanitaire : Certificat de prise en charge.
Vol ou Sinistre: Procès-verbal ou déclaration (service de sécurité)
Correction inventaire : Document écrit d’accord de la direction.
Récupération pour pièces détachées: Stockage dans l’atelier.
Le demandeur s’assure que la destination du bien et éventuellement son recyclage
respecteront les procédures internes et les dispositions légales et réglementaires.
Il doit fournir les documents, les numériser et les joindre à l’OT de réforme.
 L’impression de la demande avec la signature de l’ingénieur du directeur DIL.
 Document(s) de motivation de réforme, devis de réparation etc.
 La preuve de la sortie physique (cf. le tableau ci-dessus)
 Autres documents utiles à la solidité du dossier de réforme.
Quand le dossier est complet, OT renseignés et avec les scans des documents joints
à l’OT. Le demandeur clôture l’OT en GMAO.
Remarque : Pour la benne fermée DEEE il délègue au responsable du magasin
central de la STCI, la clôture de l’OT GMAO.

6.3. Support de la réforme
Un ordre de travail spécifique de classe "REFORME" disponible sur la GMAO devra être
créé pour tracer la réforme de chaque équipement. Cet OT contient les champs
spécifiques permettant de préciser le motif (Fait générateur) et la destination de la
réforme. Lorsque les équipements sont cédés ou vendus, les documents numérisés
justifiants de la destination et de la réforme physique seront insérés dans l'OT.
Procédure Technique : Document n°
REFORME OU DESTRUCTION PROC TECH/003/7
D’EQUIPEMENTS DTB Page : 13/21
SUPP 8.1/002 Document(s) de référence : PROC 8.1/001 gestion des documents à caractère transversal
Manuel de certification : HAS –V2010

Remarque : Ce document contient les mêmes informations que la version
papier. Et l’impression papier de l’OT de réforme, au moyen d’un « Rapport »
GMAO, est identique à une réforme papier entièrement manuelle.

6.4. Réforme d’une liste d’équipements
La liste d’équipement est portée par un OT père. On retrouve ce n° sur l’OT.
Dans cette liste, les équipements ont chacun un OT fils. La clôture de l’OT père clôture
l’ensemble des OT fils.

6.5. Réforme d’équipement(s) d’un chantier
Remarque : Dans le cas de réforme d'équipements suite à un chantier de démolition ou de
restructuration dans le cadre d'une opération de travaux, sauf modifications ci-dessous,
c’est la procédure standard qui s’applique.
Le responsable de l'opération est tenu de faire la démarche auprès de la BDEB qui pourra
ainsi créer un ou plusieurs OT de réforme dans la GMAO. Cette démarche est à réaliser
en phase étude pour les opérations avec étude et en phase préparation de chantier pour
les opérations sans étude.
Le responsable de l'opération est :
- Pour les opérations avec étude réalisée en maîtrise d'œuvre interne : le maître
d’œuvre de conception en phase étude (c'est-à-dire le BE interne CHRU) puis
l’ingénieur conducteur d'opération en phase travaux.
- Pour les opérations avec étude réalisée en maîtrise d'œuvre externe : l’ingénieur
conducteur d'opération
- Pour les opérations sans étude : le conducteur d’opération.
1) En phase étude, Le responsable d’opération (c'est-à-dire le BE interne CHRU ou
l’ingénieur conducteur d’opération) communique le périmètre de l’opération à la BDEB,
le code et le nom de l’opération (s’ils sont connus à ce stade) et le nom des lots. La
BDEB lui donne la liste d’équipements.
2) La BDEB créé un OT de chantier et un n° de DOE ( format D-LAPXXXX).
3) Chantier avec BE interne : Le bureau d’étude interne au CHRU fournit à la BDEB la
liste d’équipements à détruire.
Chantier avec BE externe : Le responsable d’opération (ou le pilote qui le représente)
fournit à la BDEB la liste des équipements à détruire.
4) La BDEB transmet les listes d’équipements à détruire pour confirmation et
compléments éventuels aux ingénieurs responsables des secteurs d’exploitation et
maintenance.
5) Les ingénieurs responsables des secteurs d’exploitation maintenance retournent à la
BDEB la liste d’équipements à détruire complétées.
IMPORTANT : Sans réponse des secteurs d’exploitation maintenance, les listes
sont validées automatiquement.
Procédure Technique : Document n°
REFORME OU DESTRUCTION PROC TECH/003/7
D’EQUIPEMENTS DTB Page : 14/21
SUPP 8.1/002 Document(s) de référence : PROC 8.1/001 gestion des documents à caractère transversal
Manuel de certification : HAS –V2010

6) Dans le cas d’un chantier : L’ingénieur conducteur de travaux confirme ou
communique à la BDEB le code et le nom de l’opération dès qu’il en a connaissance.
7) La BDEB ouvre un ou plusieurs ordres de travail (OT père) au nom de l’ingénieur
conducteur de travaux. la BDEB devra créer le ou les OT, par lot.
8) La BDEB ouvre autant d’OT fils qu’il y a d’équipements à détruire.
9) Le responsable de l’opération en accord avec son encadrement fait valider la
demande de réforme au directeur des investissements et de la logistique.
10) Le responsable de l'opération joint la liste des équipements à détruire (« Liste de
Sortie d’actifs immobilisés »), au CCTP concerné.
11) L'entreprise titulaire du lot est responsable des équipements référencés, de
l’enlèvement jusqu’à la mise en décharge et/ou le recyclage.
12) L’entreprise devra inclure dans son DOE la liste des équipements ayant fait l’objet de
travaux de dépose et la liste des équipements détruits.
13) L’ingénieur conducteur de travaux (ou le pilote qui le représente) s’assure de la bonne
sortie des équipements du CHRU et/ou de la destruction in-situ des équipements.
14) Il demande à l’entreprise un document certifiant que la destruction a bien été effectuée
et quelle respecte les réglementations.
15) L’ingénieur conducteur de travaux (ou le pilote qui le représente) transmet à la BDEB
le ou les documents, OT signé et validé, document de destruction etc. en demandant
la clôture du dossier de réforme.
16) La BDEB insère numériquement les documents dans l’OT de réforme.
17) A la demande du conducteur de travaux, la BDEB effectue la réforme des
équipements en clôturant les OT de réforme.
Preuve de sortie : Document de l’entreprise ou cachet et signature sur l’OT.
Opération sans BE : dans le cadre d’une opération sans étude, sans DOE, le
responsable de l'opération, une fois la demande de réforme validé, devra directement faire
signer la « Liste de Sortie d’actifs immobilisés » par l’entreprise titulaire afin que celle-ci
atteste la prise en charge des équipements susvisés. Il ne restera plus ensuite qu’au
responsable de l'opération de restituer ce document signé à la BDEB afin qu’elle puisse
effectuer la réforme des équipements.
Preuve de sortie : Document de l’entreprise ou cachet et signature sur l’OT.

6.6. Réforme comptable
La réforme comptable est effectuée par la cellule spécialisée (Inventaire comptable) de la
DAF. Dans le cas d’une réforme initié en GMAO, la cellule de la DAF extrait les
informations grâce à un rapport spécifique. Dans le cas de réforme avec un support
papier, elle traite directement les actifs immobilisés dans MADRID.

6.7. Procédogramme d’une réforme (cas général)
Procédure Technique : Document n°
REFORME OU DESTRUCTION PROC TECH/003/7
D’EQUIPEMENTS DTB Page : 15/21
SUPP 8.1/002 Document(s) de référence : PROC 8.1/001 gestion des documents à caractère transversal
Manuel de certification : HAS –V2010

Quoi ? Comment ?
Qui ? Le demandeur est responsable du dossier de ‘’réforme’’
« Réforme » jusqu’à la sortie effective de l’équipement, du CHRU.
Le demandeur instruit le dossier
La demande doit être complète et validée.
Le demandeur est : Le demandeur est responsable du choix et de la motivation, du motif et de
La personne qui demande la ‘’réforme’’, généralement le la destination.
gestionnaire du parc.
Le demandeur est responsable de la preuve de sortie physique et de son
Biomédical : Ingénieur
scan joint à l’OT. (Pour la benne fermée DEEE, il délègue au responsable du
Secteur maintenance: Ingénieur
STCI, la clôture de l’OT GMAO)
Chantier: Ingénieur conducteur de travaux
Les ingénieurs de secteur donnent leur Accord à la Le demandeur s’assure que la destination du bien et éventuellement son
demande de réforme en signant l’OT de réforme. recyclage respecteront les procédures internes et les dispositions légales
et réglementaires.
Le demandeur rempli la Fiche ou la Liste de Sortie.
Demande de réforme OBLIGATOIRE: Motif et Destination pour chaque bien
(Accord de l’ingénieur)
Et signature d’Accord de la demande par l’ingénieur.
–- OT DE REFORME en statut REFORME DEMANDEE--
Gestionnaire de parc Valideur Le scan de la réforme signée est joint
(Instructeur du dossier) Validation de la réforme à l’OT par le demandeur.
(T. VELEINE)
(ou à l’OT père pour les listes)
-- OT DE REFORME en statut REFORME VALIDEE--
Le gestionnaire ou demandeur, s’assure que
Sortie physique
l’équipement est effectivement sorti du CHRU.
(ou dans la benne DEEE)
Le scan ou la preuve de la sortie de
l’équipement est joint à l’OT par le
Preuve de sortie demandeur. (ou pour benne DEEE
par délégation par le STCI)
–- OT DE REFORME en statut CLOTURE--
Preuves de sortie :
Vol, Sinistre ou Catastrophe naturelle : Procès-verbal ou déclaration (serv. Sécurité)
Cession : Titre de recette.
Don Humanitaire : Certificat de prise en charge.
Destruction : Certificat de destruction par l’entreprise ou cachet de l’entrep. sur l’OT.
Chantier : Certificat de destruction par l’entreprise ou cachet de l’entreprise sur l’OT.
Correction inventaire : Document écrit d’accord de la direction.
Récupération pour pièces détachées: Stockage dans l’atelier.
Au minimum, présence obligatoire des infos de réforme:
Contrôleur
Contrôle Dans l’OT en GMAO:
Inventaire physique
de la sortie physique
(GMAO) Motif et Destination.
Documents joints à l’OT:
non Scan de l’OT signé par l’ingénieur et T. VELEINE.
Conditions La preuve de la sortie du CHRU.
présentes ? Si oui, Sortie du bien (équipement) de la
base de données GMAO.
oui
Si non, -- RE-OUVERTURE OT DE REFORME --
Contrôleur Contrôle Contrôle de la présence de tous les éléments
Inventaire comptable de la sortie comptable nécessaires à la mise à jour de la fiche MADRID.
(MADRID)

non Si oui, Sortie du bien (équipement) de
Conditions l’inventaire comptable (base de données MADRID).
présentes ?
Si non, demande des pièces ou infos
oui complémentaires au demandeur.
-- RE-OUVERTURE OT DE REFORME --

Sortie du bien
Procédure Technique : Document n°
REFORME OU DESTRUCTION PROC TECH/003/7
D’EQUIPEMENTS DTB Page : 16/21
SUPP 8.1/002 Document(s) de référence : PROC 8.1/001 gestion des documents à caractère transversal
Manuel de certification : HAS –V2010

6.8. Procédogramme d’une réforme (chantier)
Qui ? Quoi ? Comment ?
« Réforme » Le demandeur de la réforme, l’ingénieur conducteur de
travaux, est responsable du dossier de ‘’réforme’’ jusqu’à la
sortie effective de l’équipement, du CHRU.

BE interne Phase étude:
ou externe (pilote) Périmètre opération - Plan avec périmètre de l’étude

Préparation du dossier d’étude - Création d’un dossier (type D-LAPXXXX)
BDEB - TAG des équipements et locaux
d’un chantier en GMAO
- Création fichier de la liste des équipements
Tagués
BE interne
Choix équipements à réformer - Liste des équipements à réformer
ou externe (pilote)

BDEB Tri par secteurs / lots - Listes des équipements à réformer par
secteurs
Ingénieur secteur Validation des
exploitation-maintenance équipements à détruire - Listes validés des équipements à réformer
phase étude

phase travaux La BDEB établie les listes de sortie par lots pour le
Demande de réforme
Ing. Conducteur OP (Accord de l’ingénieur demandeur (conducteur d’opération)
(BDEB) Conducteur Opération) Signature d’Accord de la demande par l’ingénieur.
–- OT DE REFORME en statut REFORME DEMANDEE--
Valideur Le scan de la réforme signée est joint
Validation de la réforme
(T. VELEINE) à l’OT par la BDEB
-- OT DE REFORME en statut REFORME VALIDEE--

Sortie physique Le demandeur (conducteur d’opération) s’assure que
l’entreprise a effectivement sorti les équipements
du CHRU.
Les listes signées par l’entreprise)
Preuve de sortie sont numérisées et jointes à l’OT
par la BDEB
–- OT DE REFORME en statut CLOTURE--
Contrôleur
Contrôle Le contrôle a été effectué par la BDEB
Inventaire physique
de la sortie physique
(GMAO) tout au long de l’instruction du dossier

Contrôleur
Contrôle Contrôle de la validité de tous les éléments
Inventaire comptable
comptable de la sortie nécessaires à la mise à jour de la fiche MADRID.
(MADRID)

non Si non, demande des pièces ou infos
Conditions
présentes ? complémentaires au demandeur (Ing. Cond. OP).
-- RE-OUVERTURE OT DE REFORME --
oui

Sortie des
biens
Procédure Technique : Document n°
REFORME OU DESTRUCTION PROC TECH/003/7
D’EQUIPEMENTS DTB Page : 17/21
SUPP 8.1/002 Document(s) de référence : PROC 8.1/001 gestion des documents à caractère transversal
Manuel de certification : HAS –V2010

7. Modalités des sorties physiques
Rappel :
Les demandeurs sont responsable du dossier de réforme jusqu’à la sortie physique
du CHRU. C’est à eux de s’assurer de la bonne sortie du ou des équipements et de
son bon recyclage éventuel. Ils sont responsables de la fourniture de la preuve de
sortie.

7.1. Bon de sortie ou de transport
Les « Fiches de sortie « ou les « Listes de sortie » d’actifs immobilisés font office de bon
de transport ou de bon d’enlèvement.
Toutes les informations concernant les biens et les noms des responsables sont portées
sur les documents de réforme.
En cas de contrôle et de doute la personne effectuant le contrôle peut contacter le
responsable de la sortie de l’équipement du CHRU.

7.2. Destruction – Mis à la benne
Attention certains déchets dangereux doivent être éliminés en suivant une réglementation
particulière. Dans ces cas précis, le bordereau de suivi des déchets (Formulaire CERFA
n° 12571*01) sera joint à l'OT de réforme.
Les matériels mis à la benne ne doivent en aucun cas être récupérés. Tous les matériels
mis au rebut, sont stockés dans une benne fermée située dans la cour du magasin central
de la DTB, sous la responsabilité de l'approvisionneur du magasin central ou de la
logistique du Biomédical. Tout matériel mis à la benne doit être associé à un OT de
réforme, l'impression de cet OT doit être fournie avec le matériel. Lorsque du matériel est
amené auprès de l'approvisionneur du magasin central ou lorsque la personne de la
logistique du Biomédical amène du matériel, l'approvisionneur vérifie la concordance entre
l'OT de réforme et de l'équipement mis dans la benne, puis insère le N° de benne sur
l'OT. L'approvisionneur rend une copie de l'impression de l'OT signé afin de pouvoir
justifier du dépôt en cas de litige.
Clôture de l’OT : Dans le cas particulier de la mise à la benne fermée du magasin central.
Le pouvoir de clôture de l’OT est délégué au service approvisionnement du secteur STCI.
L’approvisionneur clôture l'OT dans la journée et le matériel est automatiquement et
immédiatement réformé en GMAO. Quand il reçoit le récépissé de destruction, il porte le
n° sur l’OT de réforme.

7.3. Destruction – Chantier
Attention certains déchets dangereux doivent être éliminés en suivant une réglementation
particulière. Dans ces cas précis, le bordereau de suivi des déchets (Formulaire CERFA
n° 12571*01) sera joint à l'OT de réforme.
Procédure Technique : Document n°
REFORME OU DESTRUCTION PROC TECH/003/7
D’EQUIPEMENTS DTB Page : 18/21
SUPP 8.1/002 Document(s) de référence : PROC 8.1/001 gestion des documents à caractère transversal
Manuel de certification : HAS –V2010

L’entreprise chargé de la désinstallation, recyclage et destruction des équipements du
chantier doit fournir une liste complète avec les numéros d’inventaire GMAO ou les
numéros de série
Clôture de l’OT : Liste signé et avec un cachet. Ou alors, OT de réforme signé et avec un
tampon de l’entreprise dans la case sortie physique.

7.4. Vente (Cession)
L'acheteur fait une offre d'achat suivant le modèle CHRU (Offre d'achat de
matériel/mobilier réforme Cession onéreuse). Cette offre est signée par le Directeur de la
DTB, puis envoyée pour signature au directeur de la DAA qui établit une demande de titre
de recette. Le récépissé de la remise de chèque correspondant à la vente, établi par le
trésor Public, doit être joint à la demande. Le titre de recette est émis et validé par la DAF
puis envoyé à la cellule MADRID qui informe l’équipe BDEB du secteur STCI qui réforme
le matériel. L'offre d'achat, signée par le Directeur de la DTB, scannée, est insérée dans
l’OT en GMAO. L'OT est alors clôturé par le demandeur de la réforme.

7.5. Cession gratuite à des fins humanitaires
Le CHRU a signé une convention d'exclusivité avec des associations humanitaires (ex.:
PHS34). Elles sont habilitées à recevoir tous les matériels cédés à des fins humanitaires.
Le matériel en attente de prise en charge est stocké par le secteur biomédical.
Lorsque les équipements sont réceptionnés et pris en charges par l’association. Elle édite
et signe conjointement avec le technicien chargé de la réforme ou la personne de la
logistique, un "Accusé de réception de don". Cet accusé, une fois scanné, sera associé à
l'OT de réforme. L'ordre de travail sera clôturé par le demandeur de la réforme.
Clôture de l’OT : Document de prise en charge.

7.6. Cession gratuite autre qu'à des fins humanitaires (exceptionnel)
Le repreneur du matériel fait une offre de reprise à titre gratuit suivant le modèle CHRU
(Offre d'achat de matériel/mobilier réforme Cession Gratuite).
Après accord de la cession par le Directeur de la DTB, le document " offre d'achat de
matériel/mobilier réforme Cession Gratuite " est signé par le repreneur lors de la livraison
du matériel. Ce document, scanné par le demandeur responsable de la réforme, est inséré
en GMAO avec l'OT de réforme. L'OT de réforme sera alors clôturé.
Clôture de l’OT : Document de prise en charge

7.7. Indemnisation par une Sté d’assurances (Vol et Sinistres) :
Les équipements ont été déclarés et une demande d’indemnisation a été effectuée auprès
des Sté d’assurances.
Le transfert de propriété s’effectue du CHRU à la Sté d’assurances.
Dans le cas d’un vol, le demandeur insère dans l’OT le procès-verbal de vol ou la
déclaration auprès des services de sécurité du CHRU. Ou dans le cas d’un sinistre il
insère la déclaration faite auprès des Sté d’assurances.
Procédure Technique : Document n°
REFORME OU DESTRUCTION PROC TECH/003/7
D’EQUIPEMENTS DTB Page : 19/21
SUPP 8.1/002 Document(s) de référence : PROC 8.1/001 gestion des documents à caractère transversal
Manuel de certification : HAS –V2010

Le demandeur clôture l’OT GMAO de réforme.
NB : A réception du dossier de prise en charge par la Sté d’assurances, le responsable
MADRID informe l’équipe BDEB du STCI. Et il complète la fiche MADRID.

7.8. Reforme suite à procédure absence ou disparition
La demande de réforme doit être signé par le Directeur de la DTB et jointe à l'OT de
réforme conformément a la procédure PROC TECH/009 Absence ou disparition d'un
équipement géré par le biomédical
Clôture de l’OT : Document signé le directeur de la DTB

8. Archivage – Elimination - Préservation
Toutes les données sur les équipements et les ordres de travail sont conservées, même
après la sortie d'un équipement de la base de données.
Les sauvegardes de la base de données GMAO sont gérées par la Direction des Services
Informatiques (DSI) du CHRU et font l'objet d'une attention particulière. Un agent du
CHRU est désigné pour ce travail.
Dans la limite des droits de consultation, l'accessibilité aux informations de la base de
données n'est pas limitée dans le temps.
Toutes les informations sont sauvegardées et sont disponibles.

9. Annexes

Document de référence : GMAO-DREF-0030 – Fiche de sortie d’actif immobilisé
Document de référence : GMAO-DREF-0031 – Liste des sorties d’actifs immobilisés
Procédure Technique : Document n°
REFORME OU DESTRUCTION PROC TECH/003/7
D’EQUIPEMENTS DTB Page : 20/21
SUPP 8.1/002 Document(s) de référence : PROC 8.1/001 gestion des documents à caractère transversal
Manuel de certification : HAS –V2010

Figure 1: Exemple de Fiche de Sortie
Procédure Technique : Document n°
REFORME OU DESTRUCTION PROC TECH/003/7
D’EQUIPEMENTS DTB Page : 21/21
SUPP 8.1/002 Document(s) de référence : PROC 8.1/001 gestion des documents à caractère transversal
Manuel de certification : HAS –V2010

Figure 2 : exemple de Liste de Sortie

Texte extrait tel quel de la pièce officielle, qui seule fait foi. La mise en page du document d'origine peut différer.