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PROC TECH 017 2 DECLARATION EQUIPEMENTS GMAO OPERATION OU CHANTIER.pdf · 1 779 mots · du marché « Restructuration intérieure de la zone 3 au niveau R+1 de l'hôpital Saint-Eloi pour aménager les espaces de consultation… », dossier de consultation officiel.
Procédure technique Document n°
Déclaration des équipements GMAO PROC TECH/017/2
des opérations ou chantiers Page : 2/8
SUPP 8.1/002 Document(s) de référence : PROC 8.1/001 gestion des documents à caractère transversal
Manuel de certification : HAS –V2010
1. Objet et domaine d'application
1.1. Objectifs
• Cette procédure précise comment les Maîtres d'œuvre (MOE) et les bureaux
d'études (BE ou BET) décrivent les équipements et les locaux d'une opération ou
d'un chantier.
• Cette procédure permet aux exploitants de déclarer en GMAO, d'inventorier et
gérer l'ensemble exhaustif des équipements (parc d'équipements par secteurs ou
ateliers).
1.2. Domaine d'application
Cette procédure s'applique aux équipements GMAO et aux locaux et bâtiments des
opérations et chantiers de la DTB (Direction des travaux et du biomédical) du CHU de
Montpellier.
2. Références et définitions
2.1. Références
• CCAG travaux (sept 2009) - Cahier des clauses administratives générales (CCAG)
• AC12001 – CCP-AC – Cahier des clauses particulières Accord-cadre de travaux
• INST TECH/002 – Rôle des différents intervenants du CHU dans la mise en œuvre
et le déroulement d'une opération de TRAVAUX d'investissement classe 2.
• INST TECH-025 – Gestion des Ouvrages exécuté (DOE).
• INST TECH/042 – Référencement des DOE en GMAO.
• PROC TECH/012 – Organisation de la maintenance DTB
• PROC TECH/014 – Procédure d'entrée et d'installation des matériels techniques
• INST TECH/037 – Numérotation des équipements SSI en GMAO
• INST TECH/039 – Structure des équipements SSI en GMAO
• PROC TECH/003 – Reforme ou destruction d'équipement.
• INST TECH/027 – Gestion des stocks des équipements réutilisables.
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2.2. Définitions
DTB Direction des Travaux et du Biomédical
GMAO Gestion de la Maintenance Assistée par Ordinateur
STCI Support Technique Clients Internes
BDEB Base de Données Equipements et Bâtiments
BET Bureau d'études Techniques du CHU
APD Avant Projet Définitif
DOE Dossier Ouvrage Exécuté
MOE Maître d'Œuvre
(Cf. INST TECH/046 – Table des sigles et acronymes)
2.3. Définition d'un chantier
Définition
On considère comme un projet, opération ou chantier, tous les travaux neufs ou
amélioratifs qui impactent la structure ou la nature d'une pièce ou d'un local.
Extrait de la Procédure PROC TECH/046 – Référencement des DOE en GMAO
3. Responsabilités
3.1. Responsabilités relatives à la maîtrise du document
L'équipe Méthodes maintient à jour la procédure et la met à disposition du personnel.
3.2. Responsabilités concernant l'observation de la procédure
Les responsables de chaque secteur d'activité sont chargés de faire appliquer la
procédure.
Chaque agent technique de la DTB est responsable de sa mise en œuvre sous le contrôle
de son responsable hiérarchique direct.
4. Exécution
4.1. Phase APD
Au cours de la phase APD (Avant Projet Définitif), le maître d'œuvre (MOE) doit faire sa
demande à la BDEB pour la numérotation des locaux et équipements.
Dans le cas d'une étude effectuée en interne par le CHU, c'est le Bureau d'études
technique (BET) qui fait la demande à la BDEB.
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4.1.1. Numérotation du chantier
Quelque soit la taille, ce chantier ou cette opération portera un numéro individuel en
GMAO. Ce numéro de dossier est donné par l'équipe BDEB.
Ce numéro unique, correspond à la zone unique des locaux concernés par le chantier.
Ce numéro permet de retrouver toutes les informations sauvegardées en GMAO, sur les
équipements et les locaux, ainsi que tous les documents répertoriés et archivés. (Cf. INST
TECH/042 – Référencement des DOE en GMAO).
Important: Lors de la déclaration du chantier le MOE fournira un plan architectural sur
lequel apparaîtront, clairement, les contours de la zone concerné par les travaux.
Cette zone est appelé "Périmètre du projet ou du chantier". (Cf. annexe 1 - Exemple de Plan de
périmètre du chantier").
Remarque: Ce "Numéro de chantier" est indépendant du "Code Opération" donné par
la Direction des Affaires Financières (DAF).
4.1.2. Numérotation des locaux
Pour tous les chantiers, le CHU demande que toutes les pièces ou locaux soient repérés
par des numéros GMAO. Il faut également numéroter les zones d’étanchéités afin de
suivre la garantie décennale.
4.1.2.1. Pour les bâtiments neufs :
Le MOE (maître d'œuvre) ou le BET CHU pour les chantiers importants ou le
coordinateur d'opération pour les petits chantiers doit fournir à la BDEB :
- Un plan comprenant au minimum le cloisonnement, la désignation et un
repérage des pièces.
- Un fichier Excel (voir modèle en annexe 2) qui reprend au minimum, le
repérage des pièces, le niveau, la désignation (Selon liste jointe)
Remarque : pour les petits chantiers ce plan pourra aussi être au format ".pdf".
La BDEB numérotera les locaux et renseignera le n° GMAO dans le fichier Excel.
L'équipe BDEB retournera cette liste, au BE externe (par l'intermédiaire du pilote) ou au
BET interne ou au coordinateur d'opération pour les petits chantiers.
4.1.2.2. Pour les chantiers de rénovation :
Le MOE (maître d'œuvre) ou le BET CHU pour les chantiers importants ou le
coordinateur d'opération pour les petits chantiers doit fournir à la BDEB :
- Un plan de l’existant
- Un plan après travaux, comprenant au minimum le cloisonnement, la
désignation et un repérage des pièces.
La BDEB retourne :
- Un fichier Excel avec la nouvelle numérotation
- Un plan après travaux avec la nouvelle numérotation
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4.1.3. Numérotation des équipements
4.1.3.1. Pour les bâtiments neufs :
Le maître d'œuvre (MOE) ou le BE doit fournir à la BDEB
- Un tableau Excel (voir modèle en annexe 2) qui liste les équipements à référencer
en GMAO
- Un plan d’implantation des équipements avec la numérotation des locaux GMAO
- Les synoptiques
IMPORTANT:
En cas de doute sur un ou des équipements, les intégrer dans le tableau.
La BDEB se chargera d'intégrer ou non ces équipements en GMAO.
Contact CHU : bdp@chu-montpellier.fr
L'équipe BDEB complète la liste des équipements avec les numéros GMAO par
équipement.
L'équipe BDEB transmet ce document, au format Excel, au MOE ou coordinateur chantier.
Ce fichier sera complété par les entreprises qui installent ces équipements.
4.1.3.2. Pour les bâtiments existants :
La procédure de déclaration des nouveaux équipements est identique aux bâtiments neuf
à laquelle on ajoute la prise en compte les équipements existants
La BDEB fourni au maître d'œuvre (MOE) ou au BE un fichier Excel des équipements
existant.
Le maître d'œuvre (MOE) ou le BE retourne le fichier Excel en mentionnant :
- Les équipements à conserver
- Les équipements à détruire
- Les équipements récupérés par les ateliers
4.2. Phase DCE
Le maître d'œuvre devra inclure dans le DCE, la pose des étiquettes :
- par le lot signalétique en ce qui concerne les locaux.
- par les lots techniques, en ce qui concerne les équipements.
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( Ces étiquettes seront fournies par la BDEB, au conducteur d'opération).
REMARQUE:
A partir de la phase DCE, tous les documents d'exécution, schéma, synoptique, plan,
etc., doivent faire référence aux codes GMAO.
Au cas où il manquerait des numéros, faire la demande à la BDEB.
Contact CHU : bdp@chu-montpellier.fr
4.3. Phase OPR
Les différents corps de métier posent les étiquettes des locaux et équipements de leurs
lots, avec les étiquettes fournies par la BDEB du CHU.
Le MOE vérifie la pose et l'étiquetage des pièces et locaux.
Le MOE ou conducteur d'opération fait une demande complémentaire si besoin, à la
BDEB pour des étiquettes supplémentaires ou manquantes.
4.4. Phase réception de chantier
A la réception du chantier les équipements sont tous numérotés sur le chantier et
enregistrés en GMAO.
L'équipe méthode est présente à la réception de chantier, pour les dernières vérifications
et faire en sorte que les informations du DOE soient le plus juste et le plus fidèle possible
à la réalité du chantier.
Remarque. A la date de la réception du chantier démarre:
- La maintenance des équipements (maintenance curative,
préventive et contrôles)
- La garantie de parfait achèvement (GPA)
- La garantie biennale
- La garantie décennale
4.5. Dossier d'ouvrages exécutés (DOE)
Le numéro de référencement du DOE correspond au n° du chantier cité plus haut
en §4.1.1 Numérotation du dossier chantier (ou opération DTB). (cf. INST TECH_042 –
Référencement des DOE en GMAO et cf. INST TECH-025 – Gestion des Ouvrages exécuté
(DOE)).
Dans les DOE, les fichiers au format Excel contenant la liste des équipements et des
locaux, devront être remis entièrement complété avec tous les
documents demandés. Ils devront obligatoirement faire référence aux codes GMAO
des équipements et des locaux fournis par la BDEB.
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Ils comporteront (liste non exhaustive):
- Les caractéristiques classiques des équipements : N° GMAO,
marque, modèle, N° de série, localisation etc...
- Les caractéristiques particulières liées aux catégories : Volume des
cuves, puissances des alternateurs etc… (voir onglet données
spécifiques catégorie)
- Les documentations techniques : Fiche technique, préconisation
de maintenance, vues éclatée avec nomenclature, liste du
consommable etc…
5. Disponibilité et sauvegarde
Cette instruction " PROC TECH_017 " est accessible :
- dans l'Intranet par " D7i rapports ", " Liste des Documents Méthodes "
- par le logiciel de GMAO EAM, dans l’écran " DOCUMENT ".
La sauvegarde des données est assurée par le service informatique.
Annexes:
Annexe 1 - Exemple de périmètre chantier en GMAO
Annexe 2 - Tableau de déclaration des Locaux et des Equipements en GMAO (Excel)
Annexe 3 - Listes des équipements à référencer classés par lots (PDF)
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Annexe 1: Exemple de plan de déclaration de périmètre du chantier.
Le contour du chantier est clairement mise en évidence par le BE / BET ou le
coordinateur.
Annexe 1 - Exemple de périmètre chantier en GMAO
Texte extrait tel quel de la pièce officielle, qui seule fait foi. La mise en page du document d'origine peut différer.