CCAP
Annexe CCAP - Convention Interchange EDIFLEX.pdf · 2 741 mots · du marché « Rénovation complète de la Caserne de Gendarmerie BARADE à Mont de Marsan (40) », dossier de consultation officiel.
Secrétariat Général pour l’Administration
du Ministère de l’Intérieur
du Sud-Ouest
Marché public de Travaux
Marché passé par procédure adaptée en application de l’article
R.2123-1 alinéa 2 du Code de la commande publique.
Marché de travaux relatif à la Rénovation
de la Caserne de Gendarmerie BARADE à Mont de Marsan (40)
Lot 1 - Macro Lot Façade
Lot 2 - Macro lot Second œuvre
Lot 3 - Macro lot Technique
Lot 4 - VRD et aménagements extérieurs
SGAMI33-2026-25-TX
Annexe au CCAP : CONVENTION D’INTERCHANGE
relative au service d’échange électronique de Gestion Financière des Marchés
Convention d’interchange EDIFLEX SGAMI33-2026-25-TX Page 1 sur 8
Table des matières
1 – OBJET DE LA PRESENTE CONVENTION D'INTERCHANGE........................................................................................3
2 – PARTIES CONCERNEES.................................................................................................................................................3
3 – MODALITES......................................................................................................................................................................3
4 – OBJET DU SERVICE........................................................................................................................................................3
4-1 Le Maître d'Ouvrage.....................................................................................................................................................4
4-1 bis L’Assistant à Maîtrise d’Ouvrage............................................................................................................................4
4-2 Le Maître d’œuvre........................................................................................................................................................4
4-3 Le titulaire du marché...................................................................................................................................................4
4-4 Dates de saisie des données.......................................................................................................................................4
4-5 Gestion électronique et archivage des informations sur le serveur.............................................................................5
4-5 bis Interface avec le serveur Chorus Pro :...................................................................................................................5
4-6 Ouverture et fermeture du service................................................................................................................................5
4-7 Rôle de la société EPICTURE......................................................................................................................................6
4.7.1 Exploitation du service EDIFLEX.........................................................................................................................6
4.7.2 Qualité de service.................................................................................................................................................6
4.7.3 Obligation de discrétion........................................................................................................................................6
5 – TERMINAL D'ACCES AU SERVICE.................................................................................................................................6
6 – CONDITIONS GENERALES D'UTILISATION DU SERVICE............................................................................................6
6-1 Authentification de l'abonné..........................................................................................................................................6
6.2 Emission d'information..................................................................................................................................................7
6.3 Réception d'information................................................................................................................................................7
7 - FACTURATION DU SERVICE EDIFLEX...........................................................................................................................8
8 – APPLICATION EDIFLEX RELATIVES A L’ARTICLE 12 DU CCAG..................................................................................8
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1 – OBJET DE LA PRESENTE CONVENTION D'INTERCHANGE
La présente convention fixe un cadre juridique à l'utilisation du service électronique de traitement, d'archivage
et d'échange d'information EDIFLEX mis en œuvre pour la gestion dématérialisée de la facturation des marchés
de Travaux par la société EPICTURE en accord avec le Maître d’Ouvrage sur le marché de travaux relatif à la
Rénovation de la Caserne de Gendarmerie BARADE à Mont de Marsan (40)
CONTACT EPICTURE :
01 44 41 02 24
commercial@epicture.fr
Objectifs du service EDIFLEX :
Réduire les délais sur le circuit de transmission des documents afin que le service financier du
Maître d'ouvrage en dispose dans les meilleurs délais et que les entreprises connaissent aussitôt
les montants acceptés en paiement,
Eviter les litiges ou retards :
- en sécurisant le calcul des montants financiers par le respect des conditions financières des marchés et
des règles en vigueur dans les marchés publics,
- en uniformisant la présentation des documents,
- en permettant à chacun de suivre sur écran les documents qui le concernent dans la chaîne des
intervenants,
Réduire les coûts de gestion administrative des situations de travaux pour tous les acteurs.
2 – PARTIES CONCERNEES
Les parties ci-dessous désignées conviennent des dispositions arrêtées dans la présente convention :
Le Maître d'Ouvrage
Ministère de l’Intérieur
Secrétariat Général pour l’Administration du Ministère de l’Intérieur
SGAMI SUD-OUEST
Monsieur Le Secrétaire Général Adjoint du SGAMI Sud-Ouest
Le Maître d’Oeuvre
Mandataire de l’équipe de Maîtrise d’Œuvre (MOE) :
VALLET de MARTINIS architectes
8, rue des Lauriers
33 000 BORDEAUX
Le futur attributaire du marché visé à l’article 1 de la présente convention.
3 – MODALITES
La présente convention prend effet à la date de notification du marché
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4 – OBJET DU SERVICE
Sur leur terminal raccordé au service, les représentants des parties concernées, ci-après dénommés les
abonnés, gèrent les informations suivantes :
4-1 Le Maître d'Ouvrage
• Administrateur du service Ediflex, il enregistre la fiche d’identité des intervenants et vérifie les index de
révision utilisés dans les marchés.
• Responsable des marchés, il abonne les intervenants concernés puis enregistre les conditions
financières des marchés des entreprises (marché initial, avenants éventuels, travaux modificatifs et sous-
traitants en paiement direct).
• Il valide les DPGF des entreprises après visa de la maîtrise d’œuvre (Décompositions du Prix Global et
Forfaitaire des marchés) ou les bordereaux de prix (marchés à prix unitaires).
• Il vérifie les situations de travaux après le contrôle du Maître d’œuvre.
• Il valide les situations avant de les éditer pour mise en paiement.
4-2 Le Maître d’œuvre
Il vise pour accord les DPGF et les bordereaux de prix saisis par les entreprises.
Il vérifie les situations de travaux des entreprises : avancements présentés par les entreprises par
rapport à l’avancement réel des travaux, projet de décompte, calcul des révisions, remboursement de
l’avance, retenue de garantie, paiements des sous-traitants, etc.
4-3 Le titulaire du marché
Il consulte les conditions financières de son marché puis enregistre sur écran les DPGF (Décompositions
du Prix Global et Forfaitaire) ou les bordereaux de prix correspondant à son corps d’état en accord avec
le Maître d’œuvre, ceci pour le marché initial et les avenants éventuels.
Il présente ses demandes d’acomptes et son projet de décompte final par saisie de l’avancement des
travaux, et des montants à payer à ses sous-traitants le cas échéant.
Si nécessaire, il signe les documents papier « Attestation de Paiement Directs » concernant les sous-
traitants.
Attention : Le Maître d’ouvrage pourrait exiger de l’entreprise titulaire de joindre en PJ de la situation les
factures présentées et signées par les sous-traitants.
S’il s’agit d’une entreprise mandataire d’un groupement, celle-ci vérifie les états d’acompte présentés
par ses cotraitants. NB : les cotraitants d’un groupement d’entreprise doivent disposer d’un accès au
service lorsque les paiements ne sont pas effectués vers un compte bancaire unique pour le
groupement.
4-4 Dates de saisie des données
Saisie des marchés de l’entreprise par le Maître d'ouvrage dans les 10 jours suivant la notification des
marchés ;
Mise au point des DPGF de l’entreprise en liaison avec le Maître d’œuvre éventuel, puis saisie des DPGF
ou des bordereaux de prix dans les 20 jours suivant la notification du marché ;
Situations de travaux :
- L’entreprise les présente sur les écrans EDIFLEX suivant le calendrier établi par le Maître d’ouvrage ;
- Le Maître d'œuvre les vérifie sur EDIFLEX au plus tard à J+7 ;
- Le Maître d'Ouvrage les vérifie et émet son “avis d'intention de payer” puis transmet les pièces justificatives à
son service financier dans un délai permettant un paiement à J+30.
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4-5 Gestion électronique et archivage des informations sur le serveur
Les situations de travaux sont archivées sur le serveur EDIFLEX pendant toute la durée du chantier jusqu'à la
date de fermeture du service définie à l'article suivant. Les abonnés peuvent télécharger sur leur ordinateur les
situations archivées sur le serveur EDIFLEX pour les éditer en local.
C'est la procédure utilisée pour éditer sur papier les pièces justificatives (états d’acompte mensuels et
décompte général, pièces qui doivent être archivées sur support papier par les intervenants concernés
(entreprise générale, Maître d'ouvrage notamment) dans leur comptabilité selon les exigences légales.
4-5 bis Interface avec le serveur Chorus Pro :
L'ordonnance n° 2014-697 du 26 juin 2014 rend obligatoire la facturation électronique pour les émetteurs de
factures à destination des établissements publics, l’État et les collectivités territoriales.
A compter de Janvier 2019, le service EDIFLEX prend en charge le dépôt, la transmission et la récupération des
factures dématérialisées sur le serveur Chorus Pro, serveur mis en œuvre par la DGFIP et l'AIFE (Direction
Générale des Finances Publiques et Agence pour l'Informatique Financière de l'État).
Ainsi, lorsque l'abonné titulaire d'un marché valide sa situation pour présenter sa demande d'acompte,
le service EDIFLEX déposera aussitôt une copie de cette situation présentée sur le serveur Chorus PRO ;
Lorsque le Maître d'ouvrage valide la situation pour en accepter le paiement, le service EDIFLEX
déposera aussitôt une copie de cette situation acceptée sur le serveur Chorus Pro.
Paramétrage de cette interface :
En début d'opération, les abonnés titulaires d'un marché dans Ediflex devront transmettre au Maître d'ouvrage
les informations suivantes relatives à l'enregistrement de leur société sur le serveur Chorus Pro :
Code structure (SIRET) + Code service permettant à Ediflex d’identifier l’entreprise titulaire.
Login technique + Mot de passe permettant à Ediflex de se connecter sur Chorus Pro
Si le Maître d’ouvrage souhaite transmettre une facture Chorus par bénéficiaire, le titulaire du marché devra
fournir en plus de ses propres coordonnées Chorus, celles de ses sous-traitants.
4-6 Ouverture et fermeture du service
Le service est ouvert à partir de la date de notification des marchés. Les codes d'accès et mot de passe seront
transmis au(x) titulaire(s) par la Maîtrise d’ouvrage (l’administrateur EDIFLEX) via l’outil sous réserve de la
transmission par le(s) titulaire(s) des adresses mail de leurs utilisateurs.
La confidentialité est garantie par le mot de passe que l'abonné peut changer à tout moment.
L'accès au service EDIFLEX sera fermé lorsque le Maître d’ouvrage aura validé et édité les Décomptes Généraux
de chaque membre de la maîtrise d’œuvre et qu'il aura transféré les archives stockées sur le serveur EDIFLEX
vers son ordinateur. Cette date de fermeture du service EDIFLEX sera confirmée par courriel adressé par le
Maître d'ouvrage à la société EPICTURE.
Au-delà de cette fermeture du service, les informations seront disponibles sur le serveur EDIFLEX à la demande
de la Maîtrise d’ouvrage.
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4-7 Rôle de la société EPICTURE
4.7.1 Exploitation du service EDIFLEX
A ce titre, EPICTURE assure les prestations suivantes :
Maintenance technique du service, suivant les fonctionnalités décrites dans les manuels utilisateurs
accessibles en ligne sur le serveur ;
Formation des abonnés à l'utilisation du service ; dans le cas où les entreprises souhaiteraient être
formées à l’outil, il leur appartiendra de prendre contact avec EPICTURE et d’en supporter le coût ;
Assistance téléphonique pour les abonnés : du lundi au jeudi de 9h00 à 13h00 et 14h00 à 18h00, le
vendredi de 9h00 à 13h00 et 14h00 à 17h00). En dehors des heures de bureaux les abonnées peuvent
émettre des messages électroniques qui seront traités dès réception pendant les heures de bureau.
4.7.2 Qualité de service
La société EPICTURE garantit un service accessible en temps partagé sur le serveur tous les jours ouvrables de
7h à 20h (du lundi au vendredi, hors jours fériés), avec un taux minimal de disponibilité supérieur à 95 %.
4.7.3 Obligation de discrétion
Les documents ou renseignements fournis par les abonnés au service, ainsi que les états, études et documents
provenant de leur traitement par la société EPICTURE sont couverts par le secret professionnel.
En particulier, aucune communication ne pourra être effectuée à des tiers, sauf autorisation expresse du client.
La société EPICTURE s'oblige à respecter de façon absolue cette obligation au secret et à la faire respecter par
son personnel.
5 – TERMINAL D'ACCES AU SERVICE
Pour accéder au service, l'abonné devra disposer d’un ordinateur avec accès à INTERNET et d’une adresse
électronique communiquée à la Maîtrise d’ouvrage (l’administrateur EDIFLEX) dès le dépôt de son offre
technique sur la plateforme des achats de l’État.
6 – CONDITIONS GENERALES D'UTILISATION DU SERVICE
Les informations échangées avec les autres intervenants à travers le service ont pour but de réduire les
échanges de documents sur support papier ; elles présentent donc la même valeur juridique que les
informations contenues dans les documents sur support papier qu'elles remplacent.
A cet effet, l'abonné au service reconnaît explicitement par le présent document les mentions faisant l’objet
des sous chapitres 6.1 à 6.8.
6-1 Authentification de l'abonné
L'accès au service par son code d'accès et son mot de passe confidentiel implique son authentification vis à vis
des informations qu'il émet.
6.2 Émission d'information
Les informations qu'il transmet à travers le service lui sont opposables jusqu'à preuve d'un dysfonctionnement
du service.
Les validations des marchés et des situations de travaux, telles que prévues dans le service EDIFLEX et
conformément au circuit de vérification imposé par ce service, valent expression de la volonté de celui qui les a
effectuées.
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6.3 Réception d'information
Les informations qui sont communiquées à l'abonné à travers le service lui ont été réellement transmises,
charge à lui de les consulter en accédant au service sauf constat que cet accès ne lui était matériellement pas
possible.
Les validations par un intervenant des marchés et des situations de travaux, telles que prévues dans le service
EDIFLEX et conformément au circuit de vérification imposé par ce service, valent accusé de réception pour
l'intervenant suivant.
6.4 Édition d'information sur support papier
Pour des raisons juridiques, certaines informations archivées dans le serveur pourront nécessiter une édition sur
support papier pour signature, par exemple le décompte général.
6.5 Convention sur la preuve
Par dérogation aux règles de preuve figurant au Code Civil et par l'application de l'article Article L110-3 du
Code du Commerce, les parties déclarent que les informations délivrées par le service EDIFLEX de la société
EPICTURE font foi entre elles tant qu'aucun écrit contradictoirement authentifié, venant remettre en cause ces
informations informatisées, ne sera produit.
En particulier, l’entreprise titulaire d’un marché reconnaît explicitement par le présent document que :
Les attestations de paiement direct de ses sous-traitants, tel qu’éditées par le Maître d’ouvrage à l’aide
du service EDIFLEX, sont des documents qui l’engagent, sans nécessité d’une signature manuscrite par
l’entreprise titulaire dans la mesure où le montant des travaux base marché à payer au sous-traitant n’a
pas été modifié par un tiers lors du contrôle de la situation présentée.
Dans le cas contraire, la mention « après correction du montant des travaux base marché proposé par
nous-mêmes » apparaîtra sur l’édition issue du service EDIFLEX avant la somme à payer. Dans ce cas
seulement, l’entreprise devra signer le document pour accord.
Sauf indication contraire par lettre recommandée avec accusé de réception, les paiements effectués
aux sous-traitants par le Trésorier sur la base de ces documents ne sauraient donner lieu à contestation
ultérieure dans la relation susceptible d’intervenir entre l’entreprise et ses sous-traitants, ceci pour tout
marché passé avec le Maître d’ouvrage et géré dans le service EDIFLEX.
Dans le cas des transmissions à distance de données, les éléments tels que la date d'émission ou de réception
ainsi que les données transmises feront foi par priorité telles que figurant dans les systèmes de la société
EPICTURE ou telles qu'authentifiées dans ses systèmes par les procédures informatisées de la société
EPICTURE.
6.6 Effet de la convention
La présente convention prend effet à la notification du marché.
6.7 Cessation de la convention
Il sera mis fin à la présente convention par application de l'article 4.5 "Ouverture et fermeture du service".
6.8 Diffusion de la convention
Une copie de la présente est annexée dans le marché passé entre le Maître d'ouvrage et le titulaire.
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7 - FACTURATION DU SERVICE EDIFLEX
Le coût du service est pris en charge par le Maître d’ouvrage.
L’abonnement au service comprend :
L’ouverture des codes d’accès sur le serveur ;
La mise à disposition des manuels « utilisateurs », code d'accès et mot de passe ;
L’assistance téléphonique pour l'utilisation du service ;
Le droit d'utilisation du service EDIFLEX (connexion sur le serveur) ;
L’archivage des informations sur le serveur durant le chantier.
Le coût des fournitures suivantes est à la charge de chaque abonné au service :
Terminal d’accès au service (ordinateur + accès à Internet) ;
Frais de télécommunications lors de la connexion au serveur.
8 – APPLICATION EDIFLEX RELATIVES A L’ARTICLE 12 DU CCAG
La convention d’interchange Ediflex est conforme à l’article 12.1.6 du CCAG travaux.
Elle précise que les demandes de paiement sont traitées par acomptes de façon dématérialisée, à travers
EDIFLEX.
Les dates de présentation des situations par l’entreprise, de vérification et de validation par les représentants
cités au chapitre 2 ci-dessus, telles qu’elles figurent sur les écrans et les éditions du service Ediflex, font foi.
Ces dates valent accusé de réception pour l’abonné suivant, conformément au circuit de vérification imposé
par le service.
Les décomptes mensuels et le décompte final sont pris en charge et gérés par le service Ediflex qui détermine
les informations qui les constituent, leur circuit de vérification et le modèle de présentation des pièces
justificatives transmises au comptable public.
Le service Ediflex évite ainsi les transmissions systématiques de décomptes sur support papier et l’envoi de
lettres recommandées.
Ainsi, selon l’article 12.2.2 du CCAG- travaux, l’acceptation de la demande de paiement par l’acheteur, ainsi que
les interventions sur la plateforme de dématérialisation EDIFLEX valent notification des modifications de la
demande de paiement d’acompte du titulaire.
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Texte extrait tel quel de la pièce officielle, qui seule fait foi. La mise en page du document d'origine peut différer.