CCAP
2-26TB20-CCAP-Annexe RGPD Sceaux.pdf · 2 199 mots · du marché « Nettoyage et entretien des bâtiments communaux de Sceaux pour la période 2027-2030 (locaux tertiaires, établissements… », dossier de consultation officiel.
Annexe – Clauses sous-traitant conformes au RGPD
CONVENTION DE SOUS-TRAITANCE DE TRAITEMENT DE DONNEES A CARACTERE PERSONNEL
Article 1. Contexte et Objet
La Ville de Sceaux, responsable de traitement, a souscrit à un ou plusieurs services auprès du titulaire
dans le cadre du présent marché.
Dans le cadre de leurs relations contractuelles, le titulaire du présent marché est autorisé à traiter pour
le compte de la Ville de Sceaux les données à caractère personnel nécessaires pour fournir des
prestations objet du présent marché.
A ce titre, le titulaire du présent marché a le statut de sous-traitant conformément à la définition de
l’article 4 du RGPD.
Les présentes clauses ont pour objet de définir les conditions dans lesquelles le sous-traitant s’engage
à effectuer pour le compte du responsable de traitement les opérations de traitement de données à
caractère personnel définies ci-après.
Dans le cadre de leurs relations contractuelles, les parties s’engagent à respecter la réglementation en
vigueur applicable au traitement de données à caractère personnel et, en particulier, le règlement (UE)
2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 applicable à compter du 25 mai 2018
(ci-après, « l e r è g l e m e n t européen sur la protection des données »).
Article 2. Description du traitement faisant l’objet de la sous-traitance
Le sous-traitant est autorisé à traiter pour le compte du responsable de traitement, les données à
caractère personnel dont le traitement est strictement nécessaire à l’exécution du présent marché. La
notion de « donnée à caractère personnel » doit être entendue au sens de l’article 2 de la loi n° 78-17
du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés.
La ou les finalité(s) du traitement sont :
- l’objet du présent marché (se reporter aux pièces particulières du marché).
Les catégories de personnes concernées sont :
o Celles dont les données sont traitées dans le cadre de l’exécution du marché (se reporter aux
pièces particulières du marché).
Pour l’exécution du service objet du présent contrat, le responsable de traitement met à la disposition
du sous-traitant les informations nécessaires figurant dans les pièces particulières du présent marché.
Article 3. Obligations du sous-traitant vis-à-vis du responsable de traitement
Le sous-traitant s'engage à :
1.Traiter les données uniquement pour la ou les seule(s) finalité(s) qui fait/font l’objet de la sous-
traitance, en lien avec l’objet du présent marché.
2. Traiter les données conformément aux instructions documentées du responsable de traitement. Si
le sous-traitant considère qu’une instruction constitue une violation du règlement européen sur la
protection des données ou de toute autre disposition du droit de l’Union ou du droit des Etats
membres relative à la protection des données, il en informe immédiatement le responsable de
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traitement. En outre, si le sous-traitant est tenu de procéder à un transfert de données vers un pays
tiers ou à une organisation internationale, en vertu du droit de l’Union ou du droit de l’Etat membre
auquel il est soumis, il doit informer le responsable du traitement de cette obligation juridique avant
le traitement, sauf si le droit concerné interdit une telle information pour des motifs importants
d'intérêt public ;
3. Garantir la confidentialité des données à caractère personnel traitées dans le cadre du présent
contrat ;
4. Veiller à ce que les personnes autorisées à traiter les données à caractère personnel en vertu du
présent contrat :
S’engagent à respecter la confidentialité ou soient soumises à une obligation légale appropriée
de confidentialité
Reçoivent la formation nécessaire en matière de protection des données à caractère
personnel ;
5. Prendre en compte, s’agissant de ses outils, produits, applications ou services, les principes de
protection des données dès la conception et de protection des données par défaut.
Article 4. Sous-traitance
Le sous-traitant peut faire appel à un autre sous-traitant (ci-après, « le sous - traitant ultérieur ») pour
mener des activités de traitement spécifiques. Dans ce cas, il informe préalablement et par écrit le
responsable de traitement de tout changement envisagé concernant l’ajout ou le remplacement
d’autres sous-traitants.
Cette information doit indiquer clairement les activités de traitement sous-traitées, l’identité et les
coordonnées du sous-traitant et les dates du contrat de sous-traitance.
Le responsable de traitement dispose d’un délai maximum de 21 jours à compter de la date de
réception de cette information pour présenter ses objections.
Cette sous-traitance ne peut être effectuée que si le responsable de traitement n'a pas émis
d'objection pendant le délai convenu.
Le sous-traitant ultérieur est tenu de respecter les obligations du présent contrat pour le compte et
selon les instructions du responsable de traitement. Il appartient au sous-traitant initial de s’assurer
que le sous-traitant ultérieur présente les mêmes garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de
mesures techniques et organisationnelles appropriées de sorte que le traitement réponde aux
exigences du règlement européen sur la protection des données.
Si le sous-traitant ultérieur ne remplit pas ses obligations en matière de protection des données, le
sous-traitant initial demeure pleinement responsable devant le responsable de traitement de
l’exécution par l’autre sous-traitant de ses obligations.
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Article 5. Droit d’information des personnes concernées
Il appartient au responsable de traitement de fournir l’information aux personnes concernées par les
opérations de traitement au moment de la collecte des données.
Article 6. Exercice des droits des personnes
Dans la mesure du possible, le sous-traitant doit aider le responsable de traitement à s’acquitter de
son obligation de donner suite aux demandes d’exercice des droits des personnes concernées : droit
d’accès, de rectification, d’effacement et d’opposition, droit à la limitation du traitement, droit à la
portabilité des données, droit de ne pas faire l’objet d’une décision individuelle automatisée (y compris
le profilage).
Lorsque les personnes concernées exercent auprès du sous-traitant des demandes d’exercice de leurs
droits, le sous-traitant doit adresser ces demandes dès réception par courrier postal à la Ville de
Sceaux, Délégué de la protection des données, 122 rue Houdan, 92 330 SCEAUX.
Article 7. Notification des violations de données à caractère personnel
Le sous-traitant notifie au responsable de traitement toute violation de données à caractère personnel
dans les meilleurs délais et dans un délai maximum de 72 heures et par le moyen suivant : par courrier
électronique à sceauxinfomairie@sceaux.fr .
Cette notification est accompagnée de toute documentation utile afin de permettre au responsable
de traitement, si nécessaire, de notifier cette violation à l’autorité de contrôle compétente.
Après accord du responsable de traitement, le sous-traitant notifie à l’autorité de contrôle compétente
(la CNIL), au nom et pour le compte du responsable de traitement, les violations de données à
caractère personnel dans les meilleurs délais et, si possible, 72 heures au plus tard après en avoir pris
connaissance, à moins que la violation en question ne soit pas susceptible d’engendrer un risque pour
les droits et libertés des personnes physiques.
La notification contient au moins :
La description de la nature de la violation de données à caractère personnel y compris, si
possible, les catégories et le nombre approximatif de personnes concernées par la violation et
les catégories et le nombre approximatif d'enregistrements de données à caractère personnel
concernés ;
Le nom et les coordonnées du délégué à la protection des données ou d'un autre point de
contact auprès duquel des informations supplémentaires peuvent être obtenues ;
La description des conséquences probables de la violation de données à caractère personnel ;
La description des mesures prises ou que le responsable du traitement propose de prendre
pour remédier à la violation de données à caractère personnel, y compris, le cas échéant, les
mesures pour en atténuer les éventuelles conséquences négatives.
Si, et dans la mesure où il n’est pas possible de fournir toutes ces informations en même temps, les
informations peuvent être communiquées de manière échelonnée sans retard indu.
Après accord du responsable de traitement, le sous-traitant communique, au nom et pour le compte
du responsable de traitement, la violation de données à caractère personnel à la personne concernée
dans les meilleurs délais, lorsque cette violation est susceptible d'engendrer un risque élevé pour les
droits et libertés d'une personne physique.
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La communication à la personne concernée décrit, en des termes clairs et simples, la nature de la
violation de données à caractère personnel et contient au moins :
La description de la nature de la violation de données à caractère personnel y compris, si
possible, les catégories et le nombre approximatif de personnes concernées par la violation et
les catégories et le nombre approximatif d'enregistrements de données à caractère personnel
concernés ;
Le nom et les coordonnées du délégué à la protection des données ou d'un autre point de
contact auprès duquel des informations supplémentaires peuvent être obtenues ;
La description des conséquences probables de la violation de données à caractère personnel ;
La description des mesures prises ou que le responsable du traitement propose de prendre
pour remédier à la violation de données à caractère personnel, y compris, le cas échéant, les
mesures pour en atténuer les éventuelles conséquences négatives.
Article 8. Aide du sous-traitant dans le cadre du respect par le responsable de traitement de ses
obligations
Le sous-traitant aide le responsable de traitement pour la réalisation d’analyses d’impact relative à la
protection des données. Notamment, il lui communique toute documentation utile pour mener à bien
l’analyse d’impact.
Le sous-traitant aide le responsable de traitement pour la réalisation de la consultation préalable de
l’autorité de contrôle.
Article 9. Mesures de sécurité
Le sous-traitant s’engage à mettre en œuvre les mesures de sécurité suivantes :
La pseudonymisation et le chiffrement des données à caractère personnel ;
Les moyens permettant de garantir la confidentialité, l'intégrité, la disponibilité et la résilience
constantes des systèmes et des services de traitement ;
Les moyens permettant de rétablir la disponibilité des données à caractère personnel et l'accès
à celles-ci dans des délais appropriés en cas d'incident physique ou technique ;
Une procédure visant à tester, à analyser et à évaluer régulièrement l'efficacité des mesures
techniques et organisationnelles pour assurer la sécurité du traitement]
Se référer également aux pièces particulières du marché.
Article 10. Sort des données à l’issue de la relation commerciale
Au terme de la prestation de services relatifs au traitement de ces données, le sous-traitant s’engage
à:
Détruire toutes les données à caractère personnel communiquées par la collectivité après
réversibilité
Adresser un procès-verbal de destruction à la collectivité.
Le renvoi doit s’accompagner de la destruction de toutes les copies existantes dans les systèmes
d’information du sous-traitant. Une fois détruites, le sous-traitant doit justifier par écrit de la
destruction.
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Article 11. Délégué à la protection des données
Le sous-traitant communique au responsable de traitement le nom et les coordonnées de son délégué
à la protection des données, s’il en a désigné un conformément à l’article 37 du règlement européen
sur la protection des données.
Article 12. Registre des catégories d’activités de traitement
Le sous-traitant déclare tenir par écrit un registre de toutes les catégories d’activités de traitement
effectuées pour le compte du responsable de traitement comprenant :
Le nom et les coordonnées du responsable de traitement pour le compte duquel il agit, des
éventuels sous-traitants et, le cas échéant, du délégué à la protection des données ;
Les catégories de traitements effectués pour le compte du responsable du traitement ;
Le cas échéant, les transferts de données à caractère personnel vers un pays tiers ou à une
organisation internationale, y compris l'identification de ce pays tiers ou de cette organisation
internationale et, dans le cas des transferts visés à l'article 49, paragraphe 1, deuxième alinéa
du règlement européen sur la protection des données, les documents attestant de l'existence
de garanties appropriées ;
Dans la mesure du possible, une description générale des mesures de sécurité techniques et
organisationnelles, y compris entre autres, selon les besoins de sécurité quant à la nature de
la donnée :
o La pseudonymisation et le chiffrement des données à caractère personnel ;
o Des moyens permettant de garantir la confidentialité, l'intégrité, la disponibilité et la
résilience constantes des systèmes et des services de traitement ;
o Des moyens permettant de rétablir la disponibilité des données à caractère personnel
et l'accès à celles-ci dans des délais appropriés en cas d'incident physique ou technique
;
o Une procédure visant à tester, à analyser et à évaluer régulièrement l'efficacité des
mesures techniques et organisationnelles pour assurer la sécurité du traitement.
Article 13. Documentation
Le sous-traitant met à la disposition du responsable de traitement la documentation nécessaire pour
démontrer le respect de toutes ses obligations et pour permettre la réalisation d'audits, y compris des
inspections, par le responsable du traitement ou un autre auditeur qu'il a mandaté, et contribuer à ces
audits.
Article 14. Obligations du responsable de traitement vis-à-vis du sous-traitant
Le responsable de traitement s’engage à :
1. Documenter par écrit toute instruction concernant le traitement des données
par le sous-traitant ;
2. Veiller, au préalable et pendant toute la durée du traitement, au respect des
obligations prévues par le règlement européen sur la protection des données
de la part du sous-traitant ;
3. Superviser le traitement, y compris réaliser les audits et les inspections auprès
du sous-traitant.
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Texte extrait tel quel de la pièce officielle, qui seule fait foi. La mise en page du document d'origine peut différer.