Pièce
FREEDZ Plateforme dématérialisée facture.pdf · 2 077 mots · du marché « Prestations de maîtrise d'œuvre, pilotage, contrôle et diagnostic amiante pour la réhabilitation de la résidence… », dossier de consultation officiel.
Premiers
La pasune
solution pour avec Freedz
comptabilité
fournisseurs plus efficace
Aide fournisseurs
Votre client a choisi la plateforme Freedz pour recevoir ses factures électroniques ?
Comment fonctionne notre plateforme ?
Qu’allez-vous y gagner ?
Freedz collecte l’intégralité des factures électroniques de votre client tout en conservant leur valeur légale. Le
mécanisme de Freedz lui permet d’exploiter directement les données de facturation afin d’en garantir la
conformité et d’accélérer leur traitement… L’objectif est donc d’accélérer les délais de paiement de vos factures.
Petit plus : chaque action qu’il va mener sur une facture peut entrainer une mise à jour de son statut de
traitement. Vous pourrez donc consulter l’avancement du traitement sur la plateforme !
Fini les courriers, les « pertes » de factures, les relances téléphoniques et les litiges… Avec Freedz, vous êtes
assurés que vos factures sont parvenues chez vos clients et vous suivez en direct les différentes étapes de leur
traitement. Et le mieux, c’est que ça ne vous coûte rien !
help.neovacom.fr
L’accès à Freedz, ainsi que l’intégralité des informations qui
help.neovacom.fr
vous sont présentées dans ce document, sont à retrouver sur
le site :
2
I – Création de votre compte utilisateur
et rattachement à votre entreprise
Etape 1 : création de votre compte utilisateur
Lors de cette étape, vous allez créer votre compte utilisateur sur la plateforme. Il s’agit d’un compte
personnel, qu’il sera nécessaire de rattacher à votre entreprise un peu plus tard, pour pouvoir utiliser les
services de Freedz.
Toutes ces procédures sont détaillées dans ce document.
Merci de vous connecter à l’aide d’un des navigateurs compatibles ; Firefox ou Google Chrome
2 – Cliquez sur le bouton : « Se connecter »
1 - Rendez-vous sur le
site http://help.neovacom.fr/
4
Etape 1 : création de votre compte utilisateur
Vous arrivez sur la page d’accueil de Freedz. Comme il s’agit de votre première
connexion, il sera nécessaire de commencer par créer votre compte utilisateur.
4 – Renseignez les champs
3 – Cliquez sur le bouton nécessaires à votre enregistrement
: « Enregistrez-vous »
5
Etape 1 : Rattachement de votre compte utilisateur à
votre entreprise
Votre compte utilisateur est créé, vous allez maintenant le rattacher à votre entreprise.
Cette action vous permettra d’accéder aux services de Freedz pour déposer des factures à destination
de vos clients présents sur la plateforme.
1 – Suite à l’étape 1, vous allez
devoir saisir votre Siret
2 – La plateforme Freedz va
récupérer automatiquement les
données de votre entreprise auprès
de l’INSEE
6
Etape 1 : Rattachement de votre compte utilisateur à
votre entreprise
Vous n’avez plus qu’à : 3 – Cochez les CGU (après les avoir lues évidemment)
4 – Vous enregistrer
Après avoir validé votre enregistrement,
vous recevrez un e-mail à l’adresse que
vous avez saisie à l’étape 1, contenant un
lien sur lequel vous devrez cliquer pour
valider votre compte.
7
Etape 1 : Rattachement de votre compte utilisateur à
votre entreprise
5 – Une fois votre compte validé, connectez-vous à la plateforme. Pour pouvoir envoyer
des factures via Freedz, vous devrez définir votre structure comme « fournisseur ». Pour
cela, cliquez sur le bouton « Oui, devenir fournisseur »
8
Etape 1 : Rattachement de votre compte utilisateur à
votre entreprise
Si votre structure a été créée en amont, il faut que le premier utilisateur vous accorde les
droits nécessaires à l’utilisation de Freedz, si vous ne savez pas qui est à l’origine de la
création de la structure, vous pouvez contacter notre support à l’adresse mail suivante :
support@neovacom.fr
Vous êtes devenu fournisseur et avez
accès au dépôt de facture sur Freedz ?
Vous êtes prêts pour passer à l’étape 2
et déposer des factures !
9
II– Création des utilisateurs et
acceptation des rattachements à votre
structure
Etape 2 : Les rôles et les applications
Actuellement, 2 rôles sont disponibles :
• Administrateur structure : Par défaut, le premier utilisateur, créateur de la structure aura ce
rôle. Celui-ci pourra gérer la création d’autres structures, d’autres utilisateurs et l’acceptation
de rattachement à la structure d’un autre utilisateur.
• Utilisateurs : Il aura les mêmes droits qu’un administrateur structure (dépôt de factures et
suivi) mais il n’aura pas accès à la partie structure. Il ne pourra donc pas créer de structure ou
d’utilisateur.
11
Etape 2 : Création d’un utilisateur en tant qu’administrateur
structure
12
Etape 2 : Création d’un utilisateur en tant qu’administrateur
structure
Une fois sur la page Utilisateurs, il faut cliquer sur le bouton
Ensuite, il vous suffit de renseigner tous ces champs, pour qu’un lien d’activation soit envoyé sur l’adresse mail de
l’utilisateur en question.
13
Etape 2 : Création d’un utilisateur en tant qu’administrateur
structure
Sur cette page, il va falloir indiquer un des
deux rôles :
- Administrateur structure
- Utilisateur
Mais également les applications qui
donneront accès aux pages autorisées par
les rôles.
14
Etape 2 : Création d’un utilisateur en tant qu’administrateur
structure
1 Choisir la structure concernée dans la liste car
l’utilisateur peut être rattaché à plusieurs
structures.
2 Ajouter les deux applications suivantes :
- Neovabills
- Neovaroles 1
3
3 Si création d’un compte utilisateur simple, il vous
suffira d’ajouter le rôle Fournisseur Freedz.
Si création d’un autre Administrateur structure, en 2
ajoutant le rôle Administrateur structure, le rôle
Fournisseur Freedz, s’ajoutera par défaut.
15
Etape 2 : Accepter le rattachement d’un utilisateur à votre
structure
Un utilisateur peut créer lui-même son compte en reprenant les actions des slides 5 à 8.
Tous les administrateurs de la structure recevront alors ce mail :
16
Etape 2 : Accepter le rattachement d’un utilisateur à votre
structure
Une fois sur Freedz, vous trouverez la demande de rattachement dans la page Gestion des comptes – Structure puis
Gestion des utilisateurs et l’onglet Demande de rattachement
17
Etape 2 : Accepter le rattachement d’un utilisateur à votre
structure
Une fois que vous avez accepté la demande de rattachement, il faut reprendre les étapes de
la slide 13 avec l’attribution des application et du rôle. Rendez-vous sur la page Structure et
cliquez sur l’utilisateur en question.
18
III – Déposer des factures par le portail
PDF
Etape 3 : Déposer des factures PDF par le portail
1 – Connectez-vous à
la plateforme Freedz.
Dans le menu de
gauche, rendez-vous
dans l’onglet : « Dépôt
Facture PDF »
20
Etape 3 : Déposer des factures PDF par le portail
2 – Chargez la facture que vous souhaitez envoyer à votre client. Pour cela,
cliquez sur et importez le fichier correspondant à votre facture.
ATTENTION :
Le document PDF que vous chargerez ne doit contenir qu’une seule facture !
21
Etape 3 : Déposer des factures PDF par le portail
3 – Une fois la facture téléchargée, vous avez accès au bouton « DEPOSER » pour
accéder à l’écran suivant
22
Etape 3 : Déposer des factures PDF par le portail
4 – Une fois votre facture importée, Freedz va automatiquement lire les informations obligatoires et préremplir les champs
correspondants comme : le numéro de facture, la date, les montants HT, TVA et TTC.
Il vous reviendra de sélectionner le bon destinataire qui est votre client et de vérifier l’exactitude des informations préremplies
par Freedz.
ATTENTION :
Le nom de votre client est inscrit sous sa raison sociale et non son acronyme mais vous pouvez le
chercher par SIRET ou mots clés de sa raison sociale. Exemple : Française pour SFHE.
23
Etape 3 : Déposer des factures PDF par le portail
5 – Votre client peut vous demander deux champs complémentaires et obligatoires : le code service et
le n° d’engagement ( équivalent du n° de marché, n° de contrat ou n° de commande)
Le code service sera typé de cette manière :
• HEG = Hors Engagement
• MRC = Marché
• CTR = Contrat
• CDE = Commande
• FIN = Financement
Le n° d’engagement devra vous être confirmé par
votre client.
En cas de facture Hors engagement, le n°
d’engagement reste obligatoire, vous devez alors
renseigner NC
ATTENTION :
Pour garantir le traitement rapide de votre facture, veillez à respecter la structure de numéro de commande
demandée par votre client
24
Etape 3 : Déposer des factures PDF par le portail
6 – Votre client peut vous demander de joindre le bon de commande à sa facture. Vous avez
alors 2 solutions :
• Le process souhaité - Utilisez la liste des pièces secondaires : En
cliquant sur vous téléchargez le bon de commande en
tant que pièce secondaire.
• Le process de contournement – Le bon de commande est relié à la
facture : Ce process est en effet plus simple et plus rapide mais peut
engendrer des problématiques dans la récupération des données
automatisées. Le système de récupération peut « se tromper » et
récupérer la date du bon de commande au lieu de la date de la
facture et ne pas retrouver le n° de la facture. Ceci n’est pas une
anomalie mais une réaction face à un process non souhaité.
ATTENTION :
Si vous préférez la seconde solution, nous vous invitons à être encore plus vigilants sur les données
renseignées de manière automatique.
25
Etape 3 : Déposer des factures PDF par le portail
6 – En cliquant sur « Supprimer le
brouillon» vous revenez en arrière sans
enregistrer la facture en l’état brouillon.
7 – En cliquant sur « Mettre à jour le
brouillon » vous enregistrez votre
facture en l’état brouillon de manière à
la modifier et la soumettre plus tard.
8 – Vous n’avez plus qu’à vérifier les
informations avant de la « Soumettre la
facture », pour l’envoyer à votre client !
26
Etape 3 : Déposer des factures PDF par le portail
Si c’est la première fois que vous envoyez une facture à ce client, un message de confirmation apparaît pour vous demander si vous
souhaitez « Envoyer une demande de liaison ». En cliquant sur « Confirmer », votre client recevra une alerte lui indiquant que vous
souhaitez lui déposer une facture.
S’il accepte la liaison, votre facture lui sera transmise
automatiquement sans action supplémentaire de votre
part. Toutes les autres factures que vous lui enverrez par la
suite lui seront transmises directement !
En cas de refus, votre facture retourne à l’état de brouillon et
vous serez averti par mail. Nous vous invitons alors à
contacter votre client pour avoir plus d’informations.
ATTENTION :
Freedz empêche le dépôt en double de factures, si un message d’erreur survient au moment de
soumettre la facture c’est que la facture a déjà été déposée. Vous pouvez le vérifier dans
Factures émises – Rechercher puis par n° de facture.
27
IV– Suivi des factures
Etape 4 : Suivi des factures
Freedz permet à vos clients de faire remonter des informations sur le statut de traitement des factures. Si votre client y a
souscrit, vous pourrez donc suivre en temps réel l’évolution du traitement de vos factures via la plateforme Freedz.
1 – Dans le menu de gauche, dans l’onglet « Factures émises » vous
2 – Dans le sous-onglet trouverez toutes les informations sur le suivi de vos factures
« Synthèse » vous trouverez les
informations sur le traitement
par vos clients des factures
émises
3 – Dans le sous-onglet
« A traiter » vous
trouverez vos factures qui
sont à l’état de brouillon.
Soit parce que vous ne les
avez pas encore
envoyées, soit parce que
votre client n’a pas
encore accepté la liaison.
29
Etape 4 : Suivi des factures
Dans la partie – Factures émises / Rechercher, vous allez pouvoir suivre le suivi du traitement des factures mais également vous assurer du
bon dépôt d’une facture.
Il est possible de rechercher vos factures selon plusieurs critères et de télécharger la liste sous format CSV en cliquant sur le bouton CSV
• Toutes mes structures : Si vous avez plusieurs structures fournisseurs, vous pouvez visualiser les factures déposées selon la structure
fournisseur.
• Tous les états : Pouvoir cibler selon l’état de traitement d’une facture (Mise à disposition, mise à disposition du comptable, payée,
rejetée…)
• Tous mes destinataires : Si vous déposez une facture sur plusieurs clients, vous pouvez cibler sur un client en particulier.
• Tous les types : Avoir ou facture
• Numéro de facture
• Date
30
Vous êtes prêts à déposer vos factures, rendez-vous dès à
présent sur le site :
La solution pour une comptabilité
www.help.neovacom.fr
fournisseurs plus efficace
Freedz est une marque de la soci
Texte extrait tel quel de la pièce officielle, qui seule fait foi. La mise en page du document d'origine peut différer.