Pièce
Kit Marco.pdf · 2 368 mots · du marché « Accords-cadres multi-attributaires pour missions de contrôle technique dans les établissements scolaires, îles de… », dossier de consultation officiel.
Pièce diffusée par Région Ile de France, consultation 26-85645. Vérifier le dossier à la source. La date et la version du document sont à vérifier dans l’original.
Guide utilisateur - Marco Double validation des demandes de devis Mai 2026 Présentation la double validation des devis Des développements récents portant sur Marco double validation des devis. Un circuit de validation permet à des utilisateurs désignés de valider, de renvoyer ou de refuser un devis avant que celui- ci ne soit transmis au gestionnaire. Concrètement, le nouveau circuit de validation des demandes de devis se déroule comme suit* : évalue le devis et le verrouille Une nouvelle étape intervient alors : il transmet désormais son devis à un valideur désigné, qui vient étudier une seconde fois le devis du point de vue de sa soutenabilité cette fois-ci (contrôle en opportunité de la dépense). Le valideur peut soit valider le Une fois le devis validé, le gestionnaire Ce nouveau circuit permet : Un meilleur contrôle en Une fiabilité des devis Une gestion fluidifiée des opportunité de la dépense transmis accrue bons de commande Pigment liée à un établissement. Ce imputation. 2 Service Amiante et Plomb Présentation - 1 2 5 6 7 Validation technique du Connexion à Sélection du valideur devis en cliquant sur le Marco dans compétent dans les Complétion du Analyse bouton « Verrouillage Alerte de OK workflows formulaire de technique du du devis » Demande de réception du demande de devis, devis du Devis » et devis du titulaire puis envoi au titulaire sur identification sur Marco titulaire par mail Marco du marché KO Renvoi/refus technique Notification à concerné du devis de la Opérationnel validation du devis 3 Saisie en ligne du 4 Émission du devis devis par le sur Marco et titulaire, sur la transmission à Renvoi pour nouvelle maquette soumission du devis Titulaire disponible sur pour analyse et Marco validation 8 OK Validation du devis 9 Notification au 10 en cliquant sur gestionnaire de la Le valideur examine : opportunité de la dépense, Examen du devis validation du devis montants, imputations budgétaires, commentaires validé éventuels Renvoi/refus du devis Valideur KO Prise en charge du Le système génère automatiquement le bon de bon de commande commande (BDC) à partir de la DD validée pré-complété Gestionnaire 3 Présentation Le présent guide détaille dans une première partie le cas de la double validation selon le point de vue de chaque utilisateur (opérationnel, valideur, gestionnaire). La deuxième partie reprend le cas des agents du Service Amiante et Plomb selon le point de vue de (il a aucun changement par rapport au processus de demande de validation existant dans ce cas précis) : 1| Double validation (tous services hormis SAP) p. 5 Opérationnel : pages 7 à 16 Valideur : pages 18 à 24 Gestionnaire : pages 26 à 27 2| Cas du service amiante et plomb p. 28 4 Circuit de validation des demandes de devis CAS 1| Double validation (tous services hormis SAP) Opérationnel : pages 7 à 16 Valideur : pages 18 à 24 Gestionnaire : pages 26 à 27 CAS 2| Circuit p.28 à validation unique des devis (Service Amiante & Plomb) POINT DE VUE : OPERATIONNEL Pages 7 à 16 Cas 1 : circuit à double validation des devis (tous services hors SAP) Opérationnel : création de la demande de devis Commencez par vous rendre, dans STF, sur le marché pour lequel vous souhaitez faire une demande de devis puis initiez cette demande. 7 Cas 1 : circuit à double validation des devis (tous services hors SAP) Opérationnel : complétion des champs de la demande de devis e le nom du é. Une fois les différents champs remplis, cliquez sur « enregistrer » : 8 Cas 1 : circuit à double validation des devis (tous services hors SAP) Opérationnel : transmission de la demande de devis au titulaire Retournez désormais dans la demande de devis en cliquant sur « modifier la demande de devis » : En bas de la page, dans la partie « Formulaires », cliquez sur « Générer un formulaire » : envoyer » 9 Cas 1 : circuit à double validation des devis (tous services hors SAP) Opérationnel : transmission de la demande de devis au titulaire Dans le pop- Envoyer » : Votre devis est désormais passé au stade « envoyé Enregistrer » et à attendre que le titulaire vous retourne le devis. 10 Cas 1 : circuit à double validation des devis (tous services hors SAP) Opérationnel : évaluation technique du devis Il vous incombe alors de -à- (intervention en adéquation avec la demande émise, quantités indiquées etc). 11 Cas 1 : circuit à double validation des devis (tous services hors SAP) Opérationnel : verrouillage du devis (première validation) Si le devis répond à votre besoin, rendez-vous dans STF pour effectuer votre validation technique en cliquant sur « verrouiller » : il vous incombe désormais de désigner le valideur compétent pour évaluer votre devis au regard de sa soutenabilité (contrôle en opportunité de la dépense). Voyons comment procéder dans ce but. 12 Cas 1 : circuit à double validation des devis (tous services hors SAP) Opérationnel : visualisation du circuit de validation Une fois la demande de devis verrouillée, il vous est désormais possible de visualiser un circuit de validation. Cliquez ainsi sur « Modifier le processus de décision » pour y accéder : 13 Cas 1 : circuit à double validation des devis (tous services hors SAP) Opérationnel : visualisation du circuit de validation Dans la demande de devis apparait désormais une nouvelle section « Processus de décision ». Vous pouvez y retrouver : 1 La tâche « Validation 1 » contrôle en opportunité qui incombera au valideur que vous aurez désigné 3 Le bouton « Choix des valideurs » vous permet de sélectionner le ou les valideur(s) compétent(s) pour 2 contrôler la soutenabilité de votre La ligne « LANCEMENT » renseigne devis. verrouillage du devis 14 Cas 1 : circuit à double validation des devis (tous services hors SAP) Opérationnel : choix du valideur 3 Cliquez ainsi sur le bouton « choix des valideurs » pour faire apparaitre la liste des valideurs de votre Direction, puis sélectionnez le (ou les) valideur compétent pour évaluer budgétairement votre devis : Une fois un ou des valideur(s) sélectionné(s), le bouton « Valider » apparait. Cliquez dessus pour confirmer votre choix : 15 Cas 1 : circuit à double validation des devis (tous services hors SAP) Opérationnel : choix du valideur fasse part de sa décision. Il existe à ce titre 3 possibilités : Votre devis est refusé par le valideur : dans ce cas cela met fin au processus de demande de devis, et vous recevez un motif explicite du refus Votre devis est renvoyé par le valideur : votre demande de devis sera dans ce cas automatiquement déverrouillée, afin que vous puissiez lidation) Votre devis est accepté commande 16 POINT DE VUE : VALIDEUR Pages 18 à 24 Cas 1 : circuit à double validation des devis (tous services hors SAP) Point de vue du valideur : pages 18 à 24 Comme mentionné lors de la présentation de ce nouveau circuit de validation, les opérationnels doivent désormais désigner, pour chaque demande de devis, un valideur compétent pour étudier le devis au regard de . valideur compétent pour étudier sa demande de devis, vous recevrez une notification par mail action de validation vous incombe : Vous recevrez également en parallèle une notification au niveau de la cloche dans Marco. Cliquez sur « Traiter » afin de vous rendre directement sur le devis concerné : 18 Cas 1 : circuit à double validation des devis (tous services hors SAP) Point de vue du valideur : pages 18 à 24 VALIDEUR : Présentation du processus de décision Dans la demande de devis apparait désormais une nouvelle section nommée « Processus de décision ». Vous pouvez y retrouver : 1 La tâche « Validation 1 » contrôle en opportunité qui vous incombe 3 Vous avez désormais le choix entre 3 2 actions : « Accepter », « refuser » ou La ligne « LANCEMENT » renseigne « renvoyer » le devis transmis. Ce choix doit se faire au regard de la verrouillage du devis 19 Cas 1 : circuit à double validation des devis (tous services hors SAP) Point de vue du valideur : pages 18 à 24 VALIDEUR : visualisation de la demande de devis Pour éclairer votre décision, vous disposez également de toutes les informations en lien avec la demande de devis. Sous la section « Processus de décision » se trouve en effet : Le nom du futur gestionnaire du bon de commande rattaché à la demande de devis est mentionné. 20 Cas 1 : circuit à double validation des devis (tous services hors SAP) Point de vue du valideur : pages 18 à 24 Sous la section « Demande de devis » se trouve également la section « Formulaires » : Cliquer sur « Reçu » vous permet de consulter le devis 21 Cas 1 : circuit à double validation des devis (tous services hors SAP) Point de vue du valideur : pages 18 à 24 VALIDEUR : actions possibles Refuser le devis transmis : cette action met totalement fin au processus de demande de devis, et doit être obligatoirement justifiée à commentaire » Renvoyer le devis validation. Il est également indispensable de remplir le champ « commentaire » pour procéder à cette action. Accepter le devis : une fenêtre pop-up mail Pop-up mail 22 Cas 1 : circuit à double validation des devis (tous services hors SAP) Point de vue du valideur : pages 18 à 24 VALIDEUR : pop-up mail de validation du devis Dès que vous aurez cliqué sur « accepter » le devis, une fenêtre pop-up mail que les informations sont correctes puis cliquez sur « envoyer » : Le mail du destinataire (gestionnaire) est automatiquement rempli. Le gestionnaire renseigné ici est automatiquement mentionné dans mentionné dans la demande le corps du texte. Le gestionnaire de devis. vous solliciter. 23 Cas 1 : circuit à double validation des devis (tous services hors SAP) Point de vue du valideur : pages 18 à 24 VALIDEUR : fin du processus de validation La suite du processus est désormais à la main du gestionnaire qui dispose de tous les éléments nécessaires pour élaborer le bon de commande. 24 POINT DE VUE : GESTIONNAIRE Pages 26 à 27 Cas 1 : circuit à double validation des devis (tous services hors SAP) Point de vue du gestionnaire : pages 26 à 27 GESTIONNAIRE : notification du bon de commande à traiter Le processus de double validation introduit un meilleur contrôle des devis émis. En bout de chaine, il doit donc permettre de réduire le nombre de bons de commande annulés, et ainsi le nombre -retours parfois nécessaires entre et le gestionnaire. Dans les faits, les actions à réaliser pour le gestionnaire ne changent pas. Dès la double validation du devis effectuée, vous recevrez une notification vous indiquant bon de commande est à traiter : de la demande de devis est bien mentionné En cas de doute sur la réalisation du bon de commande, pas à vous rapprocher de mentionné dans ce mail. 26 Cas 1 : circuit à double validation des devis (tous services hors SAP) Point de vue du gestionnaire : pages 26 à 27 GESTIONNAIRE : complétion du bon de commande Le système génère automatiquement le bon de commande à partir de la demande de devis validée. Vous pouvez ainsi procéder à la complétion du bon de commande. 27 Circuit de validation des demandes de devis CAS 1| Double validation (tous services hormis SAP) Opérationnel : pages 7 à 16 Valideur : pages 18 à 24 Gestionnaire : pages 26 à 27 CAS 2| Circuit p.28 à validation unique des devis (Service Amiante & Plomb) POINT DE VUE : OPERATIONNEL Cas 1 : circuit à double validation des devis (tous services hors SAP) Opérationnel : création de la demande de devis Commencez par vous rendre, dans STF, sur le marché pour lequel vous souhaitez faire une demande de devis puis initiez cette demande. 30 Cas 2 : circuit à validation unique des devis (Service Amiante & Plomb) Opérationnel : complétion des champs de la demande de devis Service Amiante et Plomb is votre devis validé. Une fois les différents champs remplis, cliquez sur « enregistrer » : 31 Cas 1 : circuit à double validation des devis (tous services hors SAP) Opérationnel : transmission de la demande de devis au titulaire Retournez désormais dans la demande de devis en cliquant sur « modifier la demande de devis » : En bas de la page, dans la partie « Formulaires », cliquez sur « Générer un formulaire » : envoyer » 32 Cas 1 : circuit à double validation des devis (tous services hors SAP) Opérationnel : transmission de la demande de devis au titulaire Dans le pop- Envoyer » : Votre devis est désormais passé au stade « envoyé Enregistrer » et à attendre que le titulaire vous retourne le devis. 33 Cas 1 : circuit à double validation des devis (tous services hors SAP) Opérationnel : évaluation technique du devis, et de son opportunité Il vous incombe toujours de et du point de vue de . 34 Cas 1 : circuit à double validation des devis (tous services hors SAP) Opérationnel : acceptation du devis Si le devis répond à votre besoin et est soutenable, rendez-vous dans STF pour effectuer votre validation en cliquant sur « verrouiller » puis sur « accepter le devis » 35 Cas 1 : circuit à double validation des devis (tous services hors SAP) Opérationnel : acceptation du devis Si le devis répond à votre besoin et est soutenable, rendez-vous dans STF pour effectuer votre validation en cliquant sur « verrouiller » puis sur « accepter le devis ». 36 Cas 1 : circuit à double validation des devis (tous services hors SAP) Opérationnel : acceptation du devis Dès que vous aurez cliqué sur « accepter » le devis, une fenêtre pop- ionnaire. Vérifiez que les informations sont correctes puis cliquez sur « envoyer » : Le mail du destinataire (gestionnaire) est bien automatiquement rempli. La suite du processus est désormais à la main du gestionnaire qui dispose de tous les éléments nécessaires pour élaborer le bon de commande. 37
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