Règlement de consultation

26EMS0145_00_RC_ANNDEMAT.pdf · 1 728 mots · du marché « Nettoyage et entretien des toilettes publiques fixes et automatiques sur le territoire de l'Eurométropole de Strasbourg », dossier de consultation officiel.

         ANNEXE AU REGLEMENT DE LA CONSULTATION

Dématérialisation des procédures de passation et de l’exécution
                     des marchés publics

Sommaire
1.     Présentation du profil acheteur Alsace Marchés Publics ....................................................... 1
2.     Télécharger le Dossier de consultation des entreprises ....................................................... 1
3.     Poser une question relative à la consultation ........................................................................... 2
4.     Déposer une offre électronique...................................................................................................... 2
5.     Communications et échanges d’informations ........................................................................... 3
6.     Autres services proposés par Alsace Marchés Publics ........................................................... 3
7.     Facturation électronique ................................................................................................................... 4



1. Présentation du profil acheteur Alsace Marchés Publics

    La Ville et l’Eurométropole de Strasbourg utilisent une plateforme de dématérialisation des
marchés publics mutualisée avec d’autres entités publiques alsaciennes, accessible à l’adresse
suivante :
                                  https://alsacemarchespublics.eu
Cette plateforme des marchés publics vous permet de :
            -  rechercher et consulter les avis de publicité,
            -  télécharger les dossiers de consultation des entreprises (DCE),
            -  poser une question sur une consultation en cours à l'acheteur,
            -  remettre sous forme électronique une réponse aux consultations,
            -  vous abonner gratuitement à des alertes selon plusieurs critères (mots clés, nature
               du marché, …),
            -  gérer un coffre-fort électronique pour y déposer des documents accessibles par
               l’ensemble des acheteurs sur la plateforme (références, attestation assurance, etc…).


      Tout candidat doit transmettre son offre par voie dématérialisée, via la plateforme
Alsace Marchés Publics.


2. Télécharger le Dossier de consultation des entreprises

        Dès le lancement de la consultation, vous pouvez télécharger gratuitement le DCE sur
https://alsacemarchespublics.eu en cliquant pour la consultation souhaitée sur le bouton suivant

     Accéder à la consultation, puis sur Dossier de consultation .

         Il vous est recommandé de créer un compte sur la plateforme où vous renseignerez
notamment un contact (nom, prénom et courriel valide) nous permettant de vous tenir informé des
modifications éventuelles intervenant en cours d'une procédure (ajout d'une pièce au DCE, envoi
d'une liste de réponses aux questions reçues,…).

        Cette inscription vous permet d'automatiser certaines tâches de recherche de consultations
(fonction d'alertes) et de répondre sous forme électronique à toutes les consultations.

       Vous pouvez également compléter la description d’activité pour présenter plus finement
vos domaines d’activité afin d’être sollicité dans le cadre d’un référencement.




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       Le DCE pourra être téléchargé, au format ZIP soit dans sa totalité soit partiellement (dans le
cas de marchés allotis).

        Les pièces du dossier seront des fichiers dans l'un des formats suivants :
            -   *.pdf (RC, CCTP, CCAP,…)
            -   *.docx (Acte d’engagement)
            -   *.xlsx (BPU, DPGF,…)
            -   *.gif, *.jpg et *.png (images)
            -   *.dxf, *.dwg et *.dwf (plans)

         Afin de pouvoir décompresser et lire les documents, vous devez disposer d’outils permettant
de lire ces formats informatiques. Si vous ne disposez pas de ces outils, vous pouvez les télécharger
gratuitement dans la rubrique Aide, puis Outils informatiques.

3. Poser une question relative à la consultation

       Pour chaque consultation en cours, des questions administratives ou techniques pourront
être posées via la plateforme Alsace Marchés Publics. Pour cela, vous devez, pour la consultation

souhaitée, cliquer sur l'onglet                 , puis sur le bouton                      .

        Avant de pouvoir poser une question, il faudra vous identifier sur la plate-forme.

        Une fois votre question réceptionnée et étudiée par nos services, une réponse sera adressée,
à toutes les entreprises ayant retiré le dossier ou l’ayant téléchargé après identification avant la date
limite de réception des offres, dans les conditions définies par le règlement de la consultation.

       En cas de questions multiples, il est préférable de nous joindre un fichier récapitulant
l’ensemble des questions.

4. Déposer une offre électronique

       Pour répondre à un marché public de manière dématérialisée, vous devez constituer un
 dossier d’offre, comprenant uniquement les pièces exigées par l’acheteur – listées au Règlement
 de la consultation (article Documents à produire), au format électronique, puis les déposer
 impérativement sur la plateforme Alsace Marchés Publics. Les offres électroniques remises via un
 autre mode de transmission (exemple : envoi de l’offre par simple mail) ne seront pas prises en
 compte.

    Les candidats transmettent leur offre dématérialisée en s’assurant, au préalable, de s’être
identifiés sur la plateforme. Un message leur indiquant que l’opération de dépôt de l’offre a été
réalisée avec succès leur est transmis, puis un accusé réception leur est adressé par courrier
électronique donnant date certaine à leur dépôt.

    Pour que le pli soit accepté, le téléchargement de l’enveloppe du candidat composant sa réponse
doit être intégralement terminé à l’heure de clôture indiquée dans le règlement de la consultation. A
défaut, le pli sera déclaré hors délai. L’heure indiquée sur l’accusé de réception sera l’heure prise en
considération.

      L’ensemble des documents à remettre à l’appui de votre offre devront être convertis au format
PDF, seul format de nature à supporter la signature électronique. Ainsi un Acte d’engagement au
format *.docx dans le DCE devra, une fois complété, être converti au format *.pdf avant signature
et envoi électronique. Chaque document donnera lieu à son propre fichier informatique. Il est
indispensable de ne pas fusionner tous les documents en un seul fichier.

                                          Quelques points de vigilance
 1    Veillez à déposer sur la plateforme Alsace Marchés Publics l'ensemble des pièces demandées par le
      règlement de consultation (RC).
 2    Il est vivement recommandé de ne pas numériser / scanner les pièces transmises, cela augmentant le
      poids. Le document signé sur papier puis numérisé avant sa transmission n’a pas valeur de document
      original. Seul la signature électronique aura valeur probante.
 3    Seul le dernier dépôt sera pris en compte. En cas d’oubli d’une pièce, il vous faudra procéder à un nouveau
      dépôt avec l’ensemble des pièces de votre réponse avant la date et heure limites de remise des offres.




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 4    Les offres dématérialisées n’ont plus à être signées électroniquement dès le stade de la remise de l’offre.
      Seul le candidat retenu sera invité à signer électroniquement l'acte d'engagement du marché. Il devra
      pour cela, dès l’attribution, disposer d’un certificat de signature électronique.

      L’acquisition de ce type de certificat se fait auprès d’une autorité de certification et nécessite un face-à-
      face pour une vérification de son détenteur : https://webgate.ec.europa.eu/tl-browser/#/tl/FR. Il vous
      faudra choisir celles qui proposent des certificats de signature qualifiés (Qualified certificate for electronic
      signature).

      L’obtention d’un certificat électronique est payant et peut prendre jusqu’à quelques semaines selon
      l’autorité de certification. Ce certificat a une durée de validité de 1 à 3 ans.

      Pour signer vos pièces électroniquement, la plateforme vous propose un outil de signature. Pour y
      accéder, il suffit de cliquer sur la rubrique Outils de signature, puis sur Signer un document.
 5    Les fichiers transmis ne devront pas être trop volumineux et disposeront d’un nommage clair (cf.
      indications dans le règlement de consultation)
 6    Testez les configurations informatiques de vos postes de travail sur la plateforme Alsace Marchés Publics
      / Se préparer à répondre / Tester la configuration de mon poste
 7    Entrainez-vous à déposer des offres sur Alsace Marchés Publics / Se préparer à répondre / Consultation
      de test
 8    Il vous est autorisé de transmettre une copie de sauvegarde de votre offre (cf. indications dans le
      règlement de consultation). Elle ne sera ouverte que dans le cas où l’offre dématérialisée ne peut pas
      être utilisée.



5. Communications et échanges d’informations

        les courriels envoyés via la plateforme le sont depuis l'adresse électronique
« ne_pas_repondre@alsacemarchespublics.eu ». En cas d’utilisation d’un outil de protection des
messageries électroniques, il vous conviendra d’ajouter cette adresse dans la liste blanche afin que
les courriels (questions-réponses, demande de compléments, courriers de rejet ou de notification,…)
envoyés depuis la plateforme de dématérialisation ne soient pas filtrés.

        Si l’acte d’engagement n’a pas été signé lors du dépôt de l’offre, l’attributaire recevra, via la
plateforme, un mail l’informant qu’il est l’attributaire du marché et qu’il doit signer l’Acte
d’engagement en sa possession lors de la consultation et le retourner signé électroniquement avec
un certificat conforme eIDAS Il est possible de signer un fichier en utilisant l’outil de signature
proposé sur https://alsacemarchespublics.eu/ rubrique Outils de signature / Signer un document.

        Enfin, l'attributaire reçoit le courrier de notification et l’ensemble des pièces du marché en
version électronique via un message transmis par la plateforme.

6. Autres services proposés par Alsace Marchés Publics

     Différents services sont liés au compte utilisateur de la plateforme :

        -    Gestion du coffre-fort électronique
             En vous identifiant sur la plate-forme, l'entreprise peut stocker les documents de
             candidature (attestations d'assurance,…). Ces documents seront accessibles à toutes les
             entités publiques utilisatrices de la plate-forme ayant reçu une offre électronique de votre
             part.
             Dans le cadre du dispositif « Dîtes le nous une fois », l'objectif est de faciliter les
             démarches administratives des entreprises.

        -    Gestion des alertes
             Il vous est possible de disposer d'une alerte automatisée vous informant des nouvelles
             consultations répondant aux critères que vous aurez renseignés (nature du marché,
             mots-clés,…).
             Vous serez dans ce cas systématiquement alerté, via sa messagerie, de tous les marchés
             correspondant aux critères choisis dans ses alertes. Plusieurs alertes peuvent être
             définies en fonction de vos domaines de compétences.

        -    Aide
             Dans la rubrique Aide, vous trouverez un guide d'utilisation de la plate-forme.




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           Un service de support en ligne est mis en place pour les entreprises souhaitant
           soumissionner aux marchés publics.
           Ce service ne s'adresse qu'à des personnes familières de l'utilisation des outils
           bureautiques en général (Explorateur Windows, manipulation de fichiers, dossiers ZIP,
           etc.) et d'Internet en particulier.



           Pour y accéder, il suffit de cliquer sur le bouton Assistance en ligne                 . Ce
           dernier se trouve à droite de chaque écran de la plateforme.

           Grâce à ce formulaire, le support aura accès au contexte technique de votre poste et
           pourra donc mieux répondre à votre demande.

           Un message de confirmation vous sera transmis avec la référence de la demande
           d'assistance, ainsi que le numéro de téléphone du support, que nous recommandons
           d'utiliser en cas d'urgence.

       -   Ressources
           Pour vous accompagner dans l’utilisation des nouveaux services, Alsace Marchés Publics
           met à votre disposition des tutoriels et des guides de bonnes pratiques. Ces derniers sont
           accessibles à l’adresse suivante : https://portail.alsacemarchespublics.eu

           Un Guide « très pratique » de la dématérialisation des marchés publics est proposé par
           le ministère de l'économie et des finances. Téléchargez-le ici.

7. Facturation électronique

    L’attributaire du marché doit prendre toutes les mesures nécessaires pour se conformer aux
dispositions législatives concernant la dématérialisation de ses factures. Pour rappel, la
dématérialisation des factures est obligatoire. Il est donc indispensable de déposer vos factures
électroniques sur le portail Chrorus Pro : https://chorus-pro.gouv.fr.




         Vous trouverez un complément d’information sur : https://www.strasbourg.eu/fournisseur-
ville-eurometropole




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Texte extrait tel quel de la pièce officielle, qui seule fait foi. La mise en page du document d'origine peut différer.