Pièce
Guide de la dématérialisation.pdf · 2 923 mots · du marché « Maîtrise d'œuvre pour la déconstruction et reconstruction du passage supérieur du Carraire des Arlésiens aux Pennes-Mirabeau », dossier de consultation officiel.
Direction Générale Déléguée Appui et Services
Direction de la Commande Publique
GUIDE A L’ATTENTION DES CANDIDATS
Dématérialisation des marchés
publics
MAJ : 15/10/2024
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2018, l’année de la dématérialisation
des marchés publics
Depuis le 1er octobre 2018, les acheteurs ont l’obligation de dématérialiser leurs
procédures de passation des marchés.
L’ensemble des échanges relatifs aux procédures des marchés publics et
concessions entre la Métropole Aix-Marseille-Provence et les opérateurs
économiques devront s’effectuer via la plateforme de dématérialisation ATEXO
(https://marchespublics.ampmetropole.fr)
Nous vous invitons à vous rendre sur la plateforme afin de vérifier vos outils
informatiques et tester la configuration de mon poste..
Vous trouverez ci-après un guide mis à votre disposition pour connaitre les
dispositions appliquées par la Métropole Aix-Marseille Provence.
La Direction de la Commande Publique
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Table des matières
Présentation de la dématérialisation en matière de marchés publics ............................................. 4
Qu’est-ce que la dématérialisation ? .................................................................................................. 4
Quelles sont les obligations réglementaires ?..................................................................................... 4
La dématérialisation que nous mettons en œuvre ............................................................................. 4
La transmission de l’offre électronique ......................................................................................... 5
Les prérequis indispensables à la remise dématérialisée ................................................................... 5
Les formats de fichier à utiliser ........................................................................................................... 5
La signature de l’offre.......................................................................................................................... 6
Comment signer électroniquement les documents ? .................................................... 7
La copie de sauvegarde ....................................................................................................................... 7
Les offres multiples ............................................................................................................................. 7
Le document unique de marché européen (DUME) ........................................................................... 7
La correspondance électronique ................................................................................................... 8
Comment suis-je informé d’une modification de la consultation ? .................................................... 8
Comment envoyer une question à l’acheteur ? .................................................................................. 8
Comment transmettre des pièces complémentaires à l’acheteur ? ................................................... 8
Le coffre-fort électronique .......................................................................................................... 10
Annexe n°1 : Didacticiel de dépôt d’offre dématérialisée ............................................................. 11
Si le candidat choisit de ne pas signer électroniquement son offre : ............................................... 11
Si le candidat souhaite signer électroniquement son offre : ............................................................ 14
Annexe n°2 : Répondre à l’aide du DUME .................................................................................... 21
Liens utiles ................................................................................................................................. 26
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Présentation de la dématérialisation en matière de
marchés publics
Qu’est-ce que la dématérialisation ?
La dématérialisation sert à gérer de manière électronique les échanges d’information et de
documents entre les candidats et l’acheteur public.
Quelles sont les obligations réglementaires ?
Depuis le 1er octobre 2018, toutes les communications et tous les échanges d’informations
doivent obligatoirement être effectués par voie électronique. Nous vous invitons à prendre
connaissance "du guide très pratique de la dématérialisation" mis à disposition par la
Direction des Affaires juridiques de Bercy.
La dématérialisation que nous mettons en œuvre
Les dossiers de consultation sont mis à votre disposition sur le portail marchés publics à
l’adresse : https://marchespublics.ampmetropole.fr/
En cas de procédure restreinte, un code d’accès ainsi que la référence de la consultation
vous sont transmis dans la lettre de consultation via la plateforme de dématérialisation pour
vous permettre d’accéder à la consultation via le module « recherche d’une procédure
restreinte » :
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La transmission de l’offre électronique
La candidature et l’offre doivent faire l’objet d’un mode de transmission identique.
Dans certains cas (remise d’échantillon, de maquettes, de plans) vous pouvez vous heurter à
l’impossibilité matérielle de transmettre intégralement votre dossier par voie dématérialisée.
Nous acceptons alors une transmission de ces compléments par une autre voie (papier, CD-
Rom, clé USB …) selon les modalités indiquées au Règlement de la consultation.
Les prérequis indispensables à la remise dématérialisée
- Sélectionnez la consultation sur le portail des marchés publics à l’adresse :
https://marchespublics.ampmetropole.fr ;
- Suivez les indications pour répondre à la consultation ;
- Vérifiez les prérequis techniques et logiciels ;
- Rassemblez les documents à transmettre sur un poste de travail (les temps de
téléchargement à partir d’un serveur peuvent être pénalisants).
Attention ! Veillez à répondre dans les délais car la remise des
offres est horodatée sur la plateforme, à la seconde près. Tout
retard, même d’une seconde, provoquera le rejet de l’offre. Par
conséquent, prévoyez un délai raisonnable pour déposer votre
pli. Démarrez à l’avance : 2 heures peuvent ne pas suffire pour
un dépôt !
Pour toutes difficultés techniques veuillez-vous adresser à l’aide en ligne de la
plateforme : ASSISTANCE ATEXO
Les formats de fichier à utiliser
Afin de garantir la lecture et l'exploitation des réponses dématérialisées, seuls les formats de
fichiers suivants sont acceptés : .odt ; .ods ; .doc ; .docx ; .txt ; .rtf ; .pdf ; .xls ; .xlsx ; .rar ; .zip ;
.gif ; .jpeg ; .png ; .ppt ; .dwg ; .dxf.
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La signature de l’offre
La signature n’est pas requise lors de la remise de l’offre.
La signature de l’acte d’engagement interviendra, au plus tard, au moment de l’attribution
du marché.
Pour ce faire, l’acte d’engagement pourra faire l’objet
d’une signature électronique ou d’une rematérialisation
Attention !
pour permettre la signature manuscrite de l’entreprise La signature du ficher ZIP ne
attributaire. vaut pas signature des
documents qu'il contient.
Si le candidat souhaite cependant signer l’acte
d’engagement dès le dépôt de son offre, la signature
devra alors respecter les conditions indiquées à l’article
« Comment signer les documents ? » ci-après.
Le ou les signataires doivent chacun avoir le pouvoir d’engager la personne qu’il
représente (candidat individuel, membre du groupement). Un justificatif de ce pouvoir
devra être transmis à l’acheteur au moment de la signature de l’acte d’engagement.
Plusieurs cas de figure sont possibles :
- Si l’opérateur économique se présente seul, il signe seul l’Acte d’engagement.
- Si l’opérateur économique est un groupement d’entreprises ;
o Si le mandataire du groupement n’est pas habilité à signer l’offre du
groupement, tous les membres du groupement devront signer l’Acte
d’engagement.
o Si le mandataire du groupement est habilité à signer l’offre du groupement,
seul le mandataire signe l’Acte d’engagement. Il communique à l’acheteur
les pouvoirs lui conférant l’habilitation signée par les autres membres du
groupement.
- Si l’opérateur économique s’appuie sur une entreprise sous-traitante ;
o Si l’opérateur économique n’est pas habilité à signer l’engagement écrit et la
déclaration de sous-traitance, le sous-traitant devra signer ces documents.
o Si l’opérateur économique est habilité à signer l’engagement écrit et la
déclaration de sous-traitance, seul l’opérateur économique signe ces
documents. Il communique à l’acheteur les pouvoirs lui conférant l’habilitation
signée par le sous-traitant.
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Comment signer électroniquement les documents ?
Le candidat devra disposer d’un certificat de signature électronique conforme au règlement
n°910/2014 dit « eIDAS ». Vous pouvez vous le procurer auprès d’un prestataire qualifié. La liste
des prestataires qualifiés est publiée par l’ANSSI et accessible via le lien suivant : liste
nationale de confiance (ANSSI)
Attention ! Un délai de trois semaines est souvent nécessaire pour se le procurer.
D’autre part, il vous faudra utiliser un outil de signature permettant d’apposer la signature sur
le fichier souhaité. Vous êtes libre d’utiliser l’outil de signature de votre choix :
A. Soit utiliser l'outil de signature intégré à notre plate-forme ;
B. Soit utiliser un autre outil de signature que celui intégré à notre plate-forme. Dans ce
cas, vous devrez joindre à votre pli un document au format libre indiquant l’outil utilisé
et le lien vers le portail ou l’outil de vérification de votre signature.
La copie de sauvegarde
La copie de sauvegarde est une copie des dossiers électroniques des candidatures et des
offres, destinée à se substituer, en cas d’anomalies, aux dossiers des candidatures et des
offres transmis par voie électronique.
Ainsi, parallèlement à l’envoi électronique, vous pouvez nous transmettre, dans le même
délai imparti, une copie de sauvegarde sur support physique. Cet envoi peut se faire soit sur
un support électronique (CD-Rom, DVD-Rom, clé USB…), soit sur un support papier à l’adresse
indiquée au règlement de la consultation.
Cette copie doit être placée dans un pli scellé comportant la mention lisible « copie de
sauvegarde ».
Les documents de la copie de sauvegarde sont soumis aux mêmes obligations que ceux
transmis par voie dématérialisée.
Les offres multiples
L’acheteur public ne doit retenir que la dernière offre reçue. Les autres offres,
précédemment déposées par le candidat, doivent être rejetées sans avoir été ouvertes.
Le document unique de marché européen (DUME)
La Métropole Aix-Marseille-Provence propose aux opérateurs économiques
de répondre aux consultations l’aide du DUME.
Le DUME est un document qui remplace les déclarations DC1 et DC2, il est
harmonisé à l’échelle de l’Europe. Aussi, il doit permettre aux candidats de
répondre plus facilement aux attentes en matière de candidature des acheteurs.
NB : Le profil acheteur de la Métropole Aix-Marseille-Provence permet aux candidats de
répondre à l’aide de précédents DUME d’anciennes consultations d’autres acheteurs ; il
incombe à l’opérateur économique de vérifier que les informations saisies correspondent aux
demandes de l’acheteur.
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La correspondance électronique
Comment suis-je informé d’une modification de la consultation ?
Tous les candidats identifiés sur la plateforme de dématérialisation sont informés par mail par
le profil acheteur des modifications de la consultation (modifications de date, rectificatif ou
complément apporté au dossier de consultation).
A ce titre, votre attention est portée sur la nécessité de nous transmettre une adresse mail
valide et consultée régulièrement lors de votre enregistrement sur la plateforme de
dématérialisation.
Attention ! Le téléchargement « anonyme » du dossier de consultation des
entreprises ne permet pas d’être informé en cas de modification de la
consultation.
Comment envoyer une question à l’acheteur ?
Les questions doivent être posées sur le portail de dématérialisation. Les réponses seront
automatiquement adressées à l’ensemble des candidats ayant retiré un DCE.
Comment transmettre des pièces complémentaires à l’acheteur ?
En cours de consultation, la Métropole Aix-Marseille-Provence peut vous solliciter par le biais
de la plateforme : demandes de compléments de candidature, renseignements sur l’offre,
informations sur l’attribution …
Les documents que nous vous demanderons de nous produire devront être transmis par voie
électronique par le biais de la messagerie de la plateforme en cliquant dans le mail envoyé
par la plateforme sur le bouton «Accéder au contenu du message» : vous serez alors redirigé
vers la messagerie sécurisée.
Pour accéder à la messagerie sécurisée et répondre, il est plus simple de passer par le mail
envoyé par la plateforme.
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Le coffre-fort électronique
Vous êtes dispensé de nous fournir les documents accessibles gratuitement en ligne.
A ce titre, votre attention est portée sur la possibilité d’utiliser le « coffre-fort électronique » mis
gratuitement à votre disposition sur la plateforme de dématérialisation.
Le « coffre-fort » vous permet de tenir à notre disposition des documents valables pour
l’ensemble des marchés auxquels vous soumissionnez, par exemple :
1) Votre liste de références
2) Votre chiffre d’affaires
3) Vos certificats de qualifications
4) Vos attestations fiscales et sociales
5) votre assurance
Vous serez ainsi dispensé de fournir ces documents dans chacun de vos plis. Nous viendrons
directement chercher les documents dans votre « coffre-fort électronique ».
Il relève de votre responsabilité de tenir à jour ces documents.
Veillez à rendre accessible les documents afin que la Métropole Aix-Marseille-Provence
puisse avoir accès à ces documents lors de l’ouverture des plis.
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Annexe n°1 : Didacticiel de dépôt d’offre dématérialisée
L’objectif de la présente annexe est de fournir aux entreprises un guide méthodologique
synthétique permettant de les accompagner dans le dépôt de leur pli.
Pour toute précision complémentaire, nous vous conseillons de vous référer à la
documentation de référence présente sur le site et téléchargeable en cliquant sur le
guide d’utilisation.
Si le candidat choisit de ne pas signer électroniquement son offre :
1/ Ouvrir l’onglet de dépôt
2/ Renseigner les différentes étapes :
- vérification des informations de votre compte entreprise
- sélection du rôle
- sélection des lots (s’il s’agit d’une consultation allotie)
- sélection du mode de candidature
- déclaration du groupement (le cas échéant)
3/ Cliquer sur « Répondre à la consultation »
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4/Sélectionner les fichiers composant le dossier de candidature et/ou le dossier d’offre
Pièces de la réponse : privilégiez le dépôt de documents depuis votre poste de travail (disque
local C: ou D: par exemple).
Réponses comportant de très nombreuses pièces : privilégiez le dépôt de dossiers compressés
(.zip par exemple).
5/Accepter les conditions d’utilisation
6/ Cliquez sur « Valider »
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7/ L’opération est complètement terminée lorsque vous obtenez l’écran ci-dessous :
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Si le candidat souhaite signer électroniquement son offre :
L’Acte d’engagement devra être signé par l’opérateur ou le groupement auquel il est
envisagé d’attribuer le marché.
Le candidat peut :
- soit utiliser un autre outil de signature que celui intégré à la plate-forme (A),
- soit utiliser l’outil de signature intégré à la plate-forme (B).
Outil de signature propre à l’utilisateur (A)
L’entreprise peut utiliser un autre outil de signature que celui intégré à la plateforme.
Dans ce cas, vous devrez joindre à votre pli un document au format libre indiquant l’outil utilisé
et le lien vers le portail ou l’outil de vérification de votre signature.
Outil de signature intégré à la plateforme (B)
1) Lancement de l’outil de signature
-Vous devez d’abord télécharger l’outil « Mon Assistant Marchés Publics », pour cela il
convient de vous rendre sur le profil acheteur AMP et de cliquer sur le bouton « Se
préparer à répondre – Tester la configuration de mon poste »
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-Téléchargez l’application selon votre système d’exploitation et suivez les instructions
-Lancez l’outil de signature
Etape 1 : s’assurer de la présence du certificat de signature sur le poste :
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Etape 2 : sélection du ou des fichiers à signer, ainsi que du format de signature
souhaité
Etape 3 : sélection du certificat électronique à utiliser
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Etape 4 : signature des fichiers
Etape 5 : confirmation et synthèse des fichiers ayant été signés
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Répondre en groupement et/ou avec un sous-traitant : la signature collective d’un fichier
Si votre cotraitant et/ou votre sous-traitant ne vous donne pas pouvoir de signer le marché
et/ou la déclaration de sous-traitance en son nom et pour son compte, vous devez alors
transmettre un fichier signé par l’ensemble des parties.
En cas de signature électronique, la plateforme ATEXO vous propose un outil de signature et
de co-signature de document :
Nous vous conseillons de signer avec le format PAdes ( fichier en format
Pdf) qui permet d’intégrer dans le document, le certificat de signature de
l’ensemble des co-signataires.
Pour les autres formats (Xades et Cades), il vous sera nécessaire de joindre
pour chaque co-signataire le jeton de signature du document.
Vous ne devez surtout pas modifier le document une fois ce dernier signé
électroniquement.
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1er étape : ouvrir mon assistant en ligne et cliquer sur « signature électronique »
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2ème étape : ajouter le document à signer en l’ayant au préalable de préférence enregistré sous
format PDF
3ème étape : insérer votre certificat de signature (clé USB en général) puis signer
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4ème étape : transmettre votre document signé à votre co-signataire sans le modifier. Votre co-
signataire devra procéder avec les mêmes étapes que précedemment sans jamais modifier le fichier
signé.
Annexe n°2 : Répondre à l’aide du DUME
Répondre à l’aide du DUME n’est pas une obligation.
Les opérateurs économiques ont le choix soit de répondre avec le DUME en ligne, soit avec
un DUME d’une ancienne consultation, soit de manière standard.
L’acheteur peut proposer aux opérateurs économiques de répondre sur différents formulaires
de DUME :
• Un formulaire standard dans lequel l’opérateur économique doit répondre de ses
capacité financières, professionnelles et techniques.
• Un formulaire simplifié dans lequel l’opérateur économique doit justifier de ses
capacités financières et de ses effectifs.
• Un formulaire déclaratif : l’opérateur économique déclare sur l’honneur qu’il a satisfait
à tous les critères de sélection exigés dans le règlement de consultation ou lettre de
consultation.
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Une consultation permettant une réponse à l’aide du DUME se présente comme suit :
Cliquez sur « Dépôt »
pour accéder au DUME
Permet de télécharger
le DUME acheteur sous
format XML
Possibilité de répondre avec un DUME ou avec une candidature
standard
Deux possibilités :
-répondre avec le DUME
- répondre en candidature standard
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Choix du DUME
Si vous avez choisi de répondre avec le DUME, vous avez deux possibilités :
Choix de compléter son DUME
en ligne
Choix de répondre avec un DUME enregistré sur la
plateforme CHORUS PRO pour d’autres consultations.
L’opérateur économique télécharge son DUME et le
fournit en pièce libre sous format XML et PDF
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Renseigner son DUME en ligne
-Cochez « Renseigner mon DUME en ligne »
-puis cliquez sur « Compléter et valider mon
DUME »
1ère possibilité : compléter le DUME en ligne
Certaines informations sont reprises et vous devez en compléter d’autres.
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Exemple dans l’onglet « Critères de sélection de la candidature » :
2ième possibilité : repartir du DUME d’une réponse précédente
Il est alors nécessaire de vérifier que les informations contenues dans le DUME précédent
correspondent bien aux informations demandées dans la nouvelle consultation pour laquelle
l’opérateur économique se porte candidat.
-cliquer sur « Options avancées »
- choisir « Rechercher et repartir du DUME d’une réponse précédente »
- rentrer la référence du précédent DUME
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FOURNIR SON DUME EN PIECE LIBRE
Il s’agit de répondre avec un DUME enregistré sur la plateforme CHORUS PRO pour d’autres
consultations avec d’autres acheteurs. Il est alors nécessaire de vérifier que les informations
contenues dans le DUME précédent correspondent bien aux informations demandées dans la
nouvelle consultation pour laquelle l’opérateur économique se porte candidat.
Accéder à CHORUS PRO ENTREPRISES
Il conviendra de télécharger ce DUME avec les autres pièces de la candidature.
Déposer le DUME XML et PDF avec
les autres pièces de la candidature
Liens utiles
PROFIL ACHETEUR DE LA METROPOLE AIX MARSEILLE PROVENCE: REPONDRE A UN MARCHE
CHORUS PRO ENTREPRISES
LISTE NATIONALE DES PRESTATAIRES DE CONFIANCE DE SERVICES QUALIFIES
GUIDE TRES PRATIQUE DE LA DEMATERIALISATION
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Texte extrait tel quel de la pièce officielle, qui seule fait foi. La mise en page du document d'origine peut différer.