Annexe
71260077_Annexe-GED.pdf · 2 661 mots · du marché « Accompagnement des travaux préparatoires et de finitions pour l'extension du réseau de tramway vers la place Quatre Septembre », dossier de consultation officiel.
Métropole Aix-Marseille-Provence
Pôle Infrastructures
Cahier des Clauses Techniques
Particulières
Fascicule commun
Annexe – Gestion Électronique des Documents
EXTENSION DU RÉSEAU DE TRAMWAY DE MARSEILLE
DE LA RUE DE ROME VERS LA PLACE DU QUATRE SEPTEMBRE
Extension du réseau de tramway de Marseille de la rue de Rome vers la place du Quatre Septembre
SOMMAIRE :
ARTICLE 1. GENERALITES................................................................. 3
1.1 Objet ......................................................................................................................... 3
1.2 Objectif ...................................................................................................................... 3
1.3 Domaine d’application .............................................................................................. 3
1.4 GED .......................................................................................................................... 3
1.5 Obligations documentaires du Titulaire .................................................................... 3
ARTICLE 2. CODIFICATION DES DOCUMENTS PHASE CHANTIER .............. 4
2.1 Type de codification .................................................................................................. 4
2.2 Projet (3 caractères) ................................................................................................. 4
2.3 Marché (3 caractères) ............................................................................................... 4
2.4 Lot (1 caractère)........................................................................................................ 5
2.5 Nature du dossier ..................................................................................................... 5
2.6 Type de document (3 caractères) ............................................................................. 5
2.7 ÉMETTEUR (3 caractères) ....................................................................................... 6
2.8 Numérotation (5 caractères) ..................................................................................... 6
2.9 Indice de révision (1 ou 3 caractères) ...................................................................... 7
ARTICLE 3. FORMAT DES DOCUMENTS ............................................... 8
3.1 Mise en page ............................................................................................................ 8
3.2 Tableau d’approbation d’un document ..................................................................... 8
3.3 Codification informatique .......................................................................................... 8
ARTICLE 4. FORMALISATION DES AVIS................................................ 8
ARTICLE 5. FORMATION ET DOCUMENTATION FOURNIE POUR L’UTILISATION
DE LA GED 9
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Extension du réseau de tramway de Marseille de la rue de Rome vers la place du Quatre Septembre
ARTICLE 1. Généralités
1.1 OBJET
Le présent fascicule a pour objet de décrire les processus et impositions de gestion documentaire durant la
phase de réalisation des travaux de l’extension du réseau de tramway de Marseille de la rue de Rome vers
la place du Quatre Septembre.
Cette procédure doit faire partie des éléments en référence du PAQ de chaque entreprise du projet.
1.2 OBJECTIF
Le cartouche d’un document est sa carte d’identité. Cet élément doit être renseigné de façon rigoureuse.
Le respect de l’identification est essentiel pour simplifier le classement, suivre l’évolution des documents
produits et diffusés. Le respect de cette procédure est la clé d’une homogénéité de l’ensemble des docu-
ments du projet.
1.3 DOMAINE D’APPLICATION
Cette procédure s’applique à l’ensemble des documents y compris plans et plannings, émis dans le cadre
des marchés des entreprises, identifiés par la suite sous le terme générique « document » et émis à partir
de la phase EXE et ultérieurement.
Elle s’applique à l’ensemble des intervenants (titulaires, cotraitants, sous-traitants).
Le titulaire du marché devra tenir à jour une liste des documents à émettre et émis, précisant également les
statuts des documents. Des dates prévisionnelles d’émission des documents seront également rensei-
gnées.
Il devra également tenir à jour une liste des documents émis. Cette liste sera à transmettre pour chaque
diffusion de document, lors des réunions de chantier et sur demande expresse.
Cas particulier des emails :
Les échanges par mails n'entrent pas dans le cadre de cette gestion documentaire. Par ailleurs, en
termes de codification, ils sont identifiés par le nom de l'émetteur, celui du destinataire, la date,
l'heure ainsi que l'objet qui doit être le plus explicite possible.
L’objet de l’email contiendra obligatoirement dans les premiers termes « TQS-… » suivi de la déno-
mination du marché explicitée dans le document.
1.4 GED
La GED est administrée par la MOE. Elle est faite sous une plateforme dématérialisée nommée AGORA.
L’accès à la GED sera fourni à 2 personnes de l’entreprise mandataire du marché, ce nombre restreint
permettant d’assurer un suivi strict des dépôts des documents et VISA associés.
Pour activer l’accès, l’entreprise doit fournir l’ensemble des éléments suivants :
• Noms et trigrammes associés des entreprises intervenantes, y compris des sous-traitants ;
• Les 2 mails des personnes ayant accès à la GED ;
• Le nom du marché concerné.
1.5 OBLIGATIONS DOCUMENTAIRES DU TITULAIRE
Le Titulaire, outre ses obligations définies dans le cadre du marché, doit notamment :
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• Respecter les exigences documentaires du projet pour la présentation, la codification, la production,
la diffusion, la validation et la livraison de ses documents ;
• S’organiser, s’équiper des logiciels et du matériel adéquat requis sur le projet ;
• Procéder, pendant la phase de préparation, à l’analyse de la production des documents techniques
d’exécution qu’il doit dans le cadre de son marché, et en fournir la liste prévisionnelle correspon-
dante conformément aux dispositions du CCAP ;
• Fournir, dans le cadre de son PAQ, l’organisation documentaire du projet pour la planification des
plans d’exécution, pour la mise en place des circuits de validation des documents et en fin d’opé-
ration pour la production des éléments entrant dans la composition du Dossier des Ouvrages Exé-
cutés (DOE).
ARTICLE 2. Codification des documents phase chantier
2.1 TYPE DE CODIFICATION
TQS M01 0 EXE PLN MOE XXXXX A
Nature du Type de Numérota-
Projet Marché Lot Émetteur Indice
dossier document tion
La codification est composée des 8 zones d'identification suivantes :
1- Projet (TQS)
2- Dénomination du marché (dans l’exemple ci-dessus : M01 = marché M01)
3- Lot du marché (dans l’exemple ci-dessus : 0 = tous les lots du marché)
4- Nature du dossier (dans l’exemple ci-dessus : EXE = Étude d’exécution)
5- Type de document (dans l’exemple ci-dessus : PLN = plan)
6- Émetteur (Trigramme de l’entreprise émettrice y compris sous-traitant)
7- Numéro chronologique du document dépendant la GED
8- Indice de révision (alphabétique et alphanumérique)
Les paragraphes suivants précisent les valeurs que l’on peut trouver dans les différents champs.
2.2 PROJET (3 CARACTERES)
TQS M01 0 EXE PLN MOE XXXXX A
Nature du Type de Numérota-
Projet Marché Lot Émetteur Indice
dossier document tion
Cette valeur est figée et indiquera obligatoirement : TQS.
2.3 MARCHE (3 CARACTERES)
TQS M01 0 EXE PLN MOE XXXXX A
Nature du Type de Numérota-
Projet Marché Lot Émetteur Indice
dossier document tion
• MXX = Tous marchés
• M01 = Marché 1 – Travaux préparatoires et finitions
• M02 = Marché 2 – Infrastructures et VRD
• M03 = Marché 3 – Génie Civil de la sous-station
• M04 = Marché 4 – Voie Ferrée
• M05 = Marché 5 – Parking Dessemond
• M06 = Marché 6 – LAC / Energie
• M07 = Marché 7 – CFA
• M08 = Marché 8 – SigFer
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• M09 = Marché 9 – SLT
• M10 = Marché 10 – Espaces verts et plantations
• M11 = Marché 11 – Déplacement de la fontaine Estrangin
• M12 = Marché 12 – Eclairage
• M13 = Marché 13 – Equipements provisoires
• M14 = Marché 14 – Dévoiement des réseaux humides
2.4 LOT (1 CARACTERE)
TQS M01 0 EXE PLN MOE XXXXX A
Nature du Type de Numérota-
Projet Marché Lot Émetteur Indice
dossier document tion
Cette valeur est figée par marché et indiquera :
• 0 = absence d’allotissement au sein du marché OU concerne tous les lots du même marché ;
• 1 = Lot numéro 1 ;
• 2 = Lot numéro 2 ;
• 3 = Lot numéro 3.
2.5 NATURE DU DOSSIER
TQS M01 0 EXE PLN MOE XXXXX A
Nature du Type de Numérota-
Projet Marché Lot Émetteur Indice
dossier document tion
Ce champ indiquera la nature du dossier produit :
• DOE = Dossier des ouvrages exécutés ;
• EXE = Documents d’exécution émis dans le circuit de validation.
2.6 TYPE DE DOCUMENT (3 CARACTERES)
TQS M01 0 EXE PLN MOE XXXXX A
Nature du Type de Numérota-
Projet Marché Lot Émetteur Indice
dossier document tion
Ce champ indiquera la nature du document :
• ACE = Décomptes/Acomptes
• ARM = Plan d’armature
• AST = Demande Agrément des sous-traitants
• BSD = Bordereau de Suivi des Déchets
• CHJ = Constat d'Huissiers
• COF = Plan de coffrage
• COU = Coupe – Elévation
• DAF = Demande d'Agrément de Fourniture
• DCT = DICT
• DET = Plan de Détail
• DSC = DESC – Exploitation sous chantier
• ECH = Echéancier financier
• ECV = Etudes de convenance
• EG3 = Etudes géotechnique G3
• ENV = Environnement
• EQU = Equipements divers
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• ESS = Essais / contrôle
• ETA = Etat Navette
• FIM = Fiche d’interface marché
• FDM = Fiche de Demande de Modification
• FEE = Fiche Evènement Environnement
• FES = Fiche Evènement Sécurité
• FNC = Fiche de Non-Conformité
• FQR = Fiche Question Réponse
• GNR = Plan général
• JOU = Journal de chantier
• MAR = Marquage Piquetage Détection des réseaux
• MAS = Plan masse
• NDC = Note de calcul
• NTE = Note technique ou de présentation
• PDF = Projet de décompte final
• PFL = Profil en long
• PFT = Profil en travers
• PIC = Plan d’installation de chantier
• PL3 = Plannings 3 semaines
• PLD = Planning détaillé d'Exécution
• PLE = Planning des documents EXE
• PLM = Plans méthodes
• PLN = Plan (lorsqu’aucune des autres rubriques existantes n’est appropriée)
• PLP = Planning de la période de préparation
• PPS = PPSPS
• PRO = Procédure d'exécution
• QUA = Qualité
• RES = Plan de réseaux
• RME = Rapport Environnement
• RMS = Rapport Sécurité
• SCH = Schéma – Synoptique
• SDP = Sous Détail de Prix
• SPS = Sécurité Protection Santé
• TSI = Tableau de suivi
2.7 ÉMETTEUR (3 CARACTERES)
TQS M01 0 EXE PLN MOE XXXXX A
Nature du Type de Numérota-
Projet Marché Lot Émetteur Indice
dossier document tion
Il s’agit du nom ou entité de l’émetteur du document, ici le trigramme de l’entreprise déposant un document
sur la GED du MOE. Ils sont paramétrés directement dans la GED, par le MOE, sans qu’il soit nécessaire
de mettre à jour la présente procédure.
Un code sera appliqué pour chaque entreprise titulaire unique ou co-traitant, et ses sous-traitants.
2.8 NUMEROTATION (5 CARACTERES)
TQS M01 0 EXE PLN MOE XXXXX A
Nature du Type de Numérota-
Projet Marché Lot Émetteur Indice
dossier document tion
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Ce code indique le numéro du document. Ce numéro à 5 chiffres est donné lors de la création du document
dans l’espace Agora, suivant un ordre croissant, sans tenir compte du type de document ni de la spécialité
ni de l’émetteur.
Deux documents ne peuvent pas avoir le même numéro ; il s’agit d’un numéro unique.
2.9 INDICE DE REVISION (1 OU 3 CARACTERES)
TQS M01 0 EXE PLN MOE XXXXX A
Nature du Type de Numérota-
Projet Marché Lot Émetteur Indice
dossier document tion
Lorsque le document est diffusé (à la MOE, au Contrôleur Technique, au CSPS, au service administratif...),
le document monte d’un indice alphabétique (A, B, C, etc.).
Avant la diffusion au MOE, le document doit suivre le processus de qualité. Ainsi, les indices suivants seront
établis systématiquement pour chaque version du document :
• 01 : Statut 01 = Document émis par le Titulaire à destination de son contrôle externe ;
• 02 : Statut 02 = Document repris suite au contrôle externe accompagné du contrôle externe
formalisé.
La diffusion vers la MOE pour avis se fait avec l’indice alphabétique uniquement.
Lors de la diffusion du document en indice A, B, C… au MOE, la MOE aura ainsi accès à l’historique du
contrôle externe).
Les modifications effectuées sur un document devront être clairement repérées :
• Pour les éléments graphiques y compris plannings : par un bullage associé à un panneau comprenant
l’indice concerné. Exemple :
• Pour les éléments non graphiques : par une indication en couleur dans le texte et par l’activation des
marques simples (barres du volet « révision » de Word) dans la marge gauche du document. Exemple :
modification
En exemple, le processus conduit aux éléments :
• Indice A00 : Version de travail permettant l’établissement du document ;
• Indice A01 : Version transmise vers le contrôle externe ;
• Indice A02 : Version reprise suite contrôle externe avec une formalisation du contrôle ;
• Indice A : Version transmise pour avis à la MOE.
La diffusion des documents se fait par la signature de la version en cours venant figer la version transmise.
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ARTICLE 3. Format des documents
3.1 MISE EN PAGE
Tout document émis dans le cadre du projet devra comporter une page de garde conforme à la charte
graphique établie (les documents types vierges seront fournis au Titulaire du marché), avec les éléments
de repérage requis.
Le Titulaire devra également déposer les dossiers informatiques au format natif et PDF. Leur enregistrement
est effectué en « lecture seule », sans mot de passe, ni verrouillage, ni droits spécifiques.
3.2 TABLEAU D’APPROBATION D’UN DOCUMENT
Tout document émis dans le cadre du projet devra comporter un tableau d’approbation du document,
comme illustré ci-dessous :
Indice Date Modifications Etabli par Vérifié par Validé par
A 19/09/2025 Première émission XXX XXX XXX
B 24/09/2025 Mise à jour suivant VISA indA/VAO XXX XXX XXX
Les documents sont vérifiés et approuvés par les personnes ayant les compétences requises en fonction
de chaque document, et conformément aux indications fournies dans le PAQ.
Toute révision découlant d’un document en particulier doit être tracée dans la partie « Modifications ». Con-
cernant une révision suite à une fiche d’observation, le statut du document apposé à l’indice de révision
inférieur doit également apparaître dans le cadre « désignation/statut » avec :
• REF pour document refusé ;
• VAO (Visa Avec Observation) pour visé avec observations bloquantes ;
• VAC (Visa Avec Commentaire) pour visé avec observations non bloquantes ;
• VSO pour visé sans observations.
A noter qu’un visa en VSO ou accord/validation entraîne quand même une modification de la nature du
document (passage en « Bon Pour Exécution » (BPE)).
3.3 CODIFICATION INFORMATIQUE
Chaque fichier informatique sera nommé conformément à sa codification, associé à une brève description
du document. Chaque sigle de la codification sera séparé par un « _ ».
Exemple : TQS_M01_0_EXE_PLN_MOE_XXXXX_A-Titre document.pdf
L’utilisation des caractères suivants est interdite : \ / : * " > < |.
ARTICLE 4. Formalisation des avis
Les documents d’exécution sont observés par plusieurs intervenants, pouvant émettre des avis constitu-
tifs du VISA établi par le maitre d’œuvre.
Le VISA émis par le maître d’œuvre respectera la codification et précisera dans le nom du document le
numéro chrono du document visé.
Le visa du Maître d’œuvre sur les documents établis par le Titulaire ne dégage en aucune façon la res-
ponsabilité de ce dernier.
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Les documents propres à l’entreprise, et de sa seule responsabilité, ne sont pas concernés par la mission
de visa. Ces documents seront ainsi traités au seul titre du devoir d’information du Titulaire auprès du
Maître d’œuvre.
ARTICLE 5. Formation et documentation fournie pour
l’utilisation de la GED
Il sera fourni au Titulaire un guide d’utilisation de la GED Agora.
Les responsables du dépôt des documents du Titulaire du Marché sur la GED du MOE auront accès à une
formation pour une bonne prise en main de l’outil Agora. Elle pourra être organisée en visioconférence lors
de la période de préparation.
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Texte extrait tel quel de la pièce officielle, qui seule fait foi. La mise en page du document d'origine peut différer.