CCAP
02A. NVAQ358_CCAP_Annx RGPD.pdf · 2 156 mots · du marché « Nettoyage complet des locaux et des surfaces vitrées pour l'établissement EFS Nouvelle-Aquitaine », dossier de consultation officiel.
ANNEXE AU CCAP RELATIVE A LA PROTECTION DES DONNEES A CARACTERE
PERSONNEL
I. Définitions
Les définitions ci-après sont entendues au sens du règlement (UE) 2016/679 du Parlement
européen et du Conseil du 27 avril 2016 applicable à compter du 25 mai 2018 (ci-après, « le
règlement européen sur la protection des Données »).
- « Données à caractère personnel » ou « Données » désigne toute information se
rapportant à des personnes physiques identifiées ou identifiables (ci-après
dénommées les « Personnes concernées ») ;
- « Traitement » ou « Traitement de Données à caractère personnel » désigne toute
opération ou tout ensemble d'opérations effectuées ou non à l'aide de procédés
automatisés et appliquées à des Données ou des ensembles de Données à caractère
personnel ;
- « Responsable du Traitement » désigne la Partie qui détermine les finalités et les
moyens du Traitement. Il s’agit du pouvoir adjudicateur identifié au présent marché
public, c’est-à-dire l’EFS ;
- « Sous-traitant » : désigne la Partie qui traite des Données pour le compte, sur
instruction et sous l’autorité du Responsable de Traitement. Il s’agit du titulaire du
présent marché public.
II. Objet
Les présentes clauses ont pour objet de définir les conditions dans lesquelles le Sous-traitant
(le titulaire du marché public) s’engage à effectuer pour le compte du Responsable du
Traitement (le pouvoir adjudicateur, l’EFS) les opérations de Traitement de Données à
caractère personnel définies ci-après pour la réalisation des services tels que décrits dans les
pièces du présent marché public.
Les Traitements de Données à caractère personnel effectués par l’EFS sur les Données du
Sous-Traitant dans le cadre de ce marché public sont encadrés par l’article 6.4
« Confidentialité » du CCAP.
Dans le cadre de leurs relations contractuelles, les Parties s’engagent à respecter la
réglementation en vigueur applicable au Traitement de Données à caractère personnel et, en
particulier, le règlement européen sur la protection des données.
Annexe CCAP – Protection des données personnelles – Sous-traitance RGPD 1
III. Description du Traitement faisant l’objet de la sous-traitance
- Le Sous-traitant est autorisé à traiter pour le compte du Responsable du
Traitement les Données à caractère personnel nécessaires pour fournir le service
tel que décrit dans les pièces du marché.
- La nature des opérations réalisées sur les Données et des données d’activité
dans le cadre de la prestation est : la transmission, l’utilisation, la consultation,
enregistrement des Données.
- Les Données à caractère personnel traitées sont : le nom et prénom, fonction du
personnel de l’EFS.
- La catégorie de Personne concernée est : le personnel de l’EFS.
- Pour l’exécution de la prestation, le Responsable du Traitement met à la disposition du
Sous-traitant les informations nécessaires sur les Personnes concernées.
- Les Données à caractère personnel seront conservées pour : la durée du marché
public telle que définie dans le CCAP puis seront rendues par le Sous-traitant à l’EFS
tel que prévu à l’article XI.
IV. Obligations du Sous-traitant vis-à-vis du Responsable du Traitement
Le Sous-traitant s'engage à :
1. Traiter les Données uniquement pour la ou les seule(s) finalité(s) qui fait/font l’objet
du présent marché ;
2. Traiter les Données conformément aux instructions documentées du Responsable
du Traitement. Si le Sous-traitant considère qu’une instruction constitue une violation
du règlement européen sur la protection des Données ou de toute autre disposition du
droit de l’Union ou du droit des Etats membres relative à la protection des Données, il
en informe immédiatement le Responsable du Traitement. En outre, si le Sous-
traitant est tenu de procéder à un transfert de Données vers un pays tiers ou à une
organisation internationale, en vertu du droit de l’Union ou du droit de l’Etat membre
auquel il est soumis, il doit informer le Responsable du Traitement de cette obligation
juridique avant le Traitement, sauf si le droit concerné interdit une telle information pour
des motifs importants d'intérêt public ;
3. Garantir la confidentialité des Données à caractère personnel traitées dans le cadre
du présent contrat ;
4. Veiller à ce que les personnes autorisées à traiter les Données à caractère
personnel en vertu du présent contrat :
Annexe CCAP – Protection des données personnelles – Sous-traitance RGPD 2
• S’engagent à respecter la confidentialité ou soient soumises à une obligation légale
appropriée de confidentialité
• Reçoivent la formation nécessaire en matière de protection des Données à caractère
personnel
5. Prendre en compte, s’agissant de ses outils, produits, applications ou services, les
principes de protection des Données dès la conception et de protection des
Données par défaut
Le Sous-traitant peut désigner un Sous-traitant (ci-après un « Sous-traitant ultérieur ») pour
traiter les Données :
• Sous réserve du consentement écrit préalable du Responsable du Traitement après
que le Sous-traitant lui a fourni l’ensemble des informations concernant d’une part
l’identité de ce Sous-traitant ultérieur et d’autre part les activités de Traitement qu’il
effectuera ;
• A condition que le Sous-traitant ait conclu un contrat avec ledit Sous-traitant ultérieur
avant que ce dernier ne transfère ou n'accède à des Données, et que ce contrat avec
le Sous-traitant ultérieur contienne des obligations relatives au Traitement qui sont les
mêmes que celles énoncées dans la présente Convention ; et
• A condition que le Sous-traitant veille à ce que le Sous-traitant ultérieur respecte les
obligations en matière de protection des Données et de confidentialité, énoncées dans
le présent article.
VI. Droit d’information des Personnes concernées
Il appartient au Sous-traitant de fournir l’information aux Personnes concernées par les
opérations de Traitement au moment de la collecte des Données.
VII. Exercice des droits des Personnes concernées
Dans la mesure du possible, le Sous-traitant doit aider le Responsable du Traitement à
s’acquitter de son obligation de donner suite aux demandes d’exercice des droits des
Personnes concernées : droit d’accès, de rectification, d’effacement et d’opposition, droit à la
limitation du Traitement, droit à la portabilité des Données, droit de ne pas faire l’objet d’une
décision individuelle automatisée (y compris le profilage) et droit d’introduire une réclamation
auprès de l’autorité de contrôle (la CNIL).
Dans le cas où la requête est reçue par le Responsable des Traitements, le Sous-traitant
s’engage à mettre en œuvre les moyens permettant de répondre à la demande dans les délais
exigés par la réglementation en vigueur sur le périmètre des opérations de Traitement sous-
traitées.
Annexe CCAP – Protection des données personnelles – Sous-traitance RGPD 3
Lorsque les Personnes concernées exercent auprès du Sous-traitant des demandes
d’exercice de leurs droits, le Sous-traitant doit adresser ces demandes dès réception par
courrier électronique à l’adresse suivante : Efs.Dpo@efs.sante.fr.
Le Sous-traitant s’engage à aider le Responsable des Traitements lors du Traitement d’une
réclamation d’une personne concernée et s’engage à mettre en œuvre les moyens permettant
de traiter les demandes dans le délai de 1 mois imposé par le Règlement Général de
Protection des Données.
Dans le cas où le Sous-traitant ne serait pas en capacité de fournir les éléments permettant
au Responsable des Traitements de respecter le délai de 1 mois, il s’engage à fournir les
justificatifs permettant au Responsable des Traitements d’informer le demandeur sur les
difficultés rencontrées et il s’engage à mettre en œuvre les moyens pour traiter les demandes
dans un délai maximum de 50 jours après la première sollicitation.
VIII. Notification des violations de Données à caractère personnel
Le Sous-traitant notifie au Responsable du Traitement toute violation de Données à caractère
personnel dans un délai maximum de quarante-huit (48) heures après en avoir pris
connaissance et par mail à l’adresse suivante : Efs.Dpo@efs.sante.fr.
Cette notification est accompagnée de toute documentation utile afin de permettre au
Responsable du Traitement, si nécessaire, de notifier cette violation à l’autorité de contrôle
compétente.
La notification contient au moins :
• La description de la nature de la violation de Données à caractère personnel y compris,
si possible, les catégories et le nombre approximatif de Personnes concernées par la
violation et les catégories et le nombre approximatif d'enregistrements de Données à
caractère personnel concernés ;
• Le nom et les coordonnées du délégué à la protection des Données ou d'un autre point
de contact auprès duquel des informations supplémentaires peuvent être obtenues ;
• La description des conséquences probables de la violation de Données à caractère
personnel ;
• La description des mesures prises ou que le Sous-traitant propose de prendre pour
remédier à la violation de Données à caractère personnel, y compris, le cas échéant,
les mesures pour en atténuer les éventuelles conséquences négatives.
Si, et dans la mesure où il n’est pas possible de fournir toutes ces informations en même
temps, les informations peuvent être communiquées de manière échelonnée sans retard indu.
Annexe CCAP – Protection des données personnelles – Sous-traitance RGPD 4
IX. Aide du Sous-traitant dans le cadre du respect par le Responsable du
Traitement de ses obligations
Le Sous-traitant s’engage à conseiller le Responsable des Traitements sur l’application du
règlement européen sur la protection des Données dès lors qu’il considère qu’une non-
conformité peut avoir un impact sur la vie privée des Personnes concernées.
Le Sous-traitant aide le Responsable des Traitements pour la réalisation d’analyses d’impact
relatives à la protection des Données rendues obligatoires lorsqu’un type de Traitement est
susceptible de présenter un risque élevé pour les droits et libertés des Personnes concernées.
Le Sous-traitant aide le Responsable des Traitements pour la réalisation de la consultation
préalable de l’autorité de contrôle lorsque l’analyse d’impact susmentionnée indique que le
Traitement pourrait présenter un risque élevé si le responsable des Traitements ne prend pas
de mesures nécessaires pour atténuer ce risque.
X. Mesures de sécurité
Le Sous-traitant aide le Responsable des Traitements à garantir ses obligations en matière de
sécurité des Données à caractère personnel.
Le Sous-traitant s’engage à mettre en œuvre les mesures techniques et organisationnelles
suivantes garantissant un niveau de sécurité adapté au risque telles que détaillées dans l’offre
du titulaire :
• Les moyens permettant de garantir la confidentialité, l'intégrité, la disponibilité et la
résilience constantes des systèmes et des services de Traitement ;
• Les moyens permettant de rétablir la disponibilité des Données à caractère personnel
et l'accès à celles-ci dans des délais appropriés en cas d'incident physique ou
technique ;
• Une procédure visant à tester, à analyser et à évaluer régulièrement l'efficacité des
mesures techniques et organisationnelles pour assurer la sécurité du Traitement.
XI. Sort des Données à l’issue du contrat
Au terme du marché public, le Sous-traitant s’engage à envoyer toutes les Données au
Responsable des Traitements.
Le renvoi doit s’accompagner de la destruction de toutes les copies existantes dans les
systèmes d’information du Sous-traitant. Une fois détruites, le Sous-traitant doit justifier par
écrit de la destruction.
Annexe CCAP – Protection des données personnelles – Sous-traitance RGPD 5
XII. Délégué à la protection des Données
Pour toute demande concernant les Traitements des Données personnelles, le Responsable
de Traitement peut adresser une demande par email au Délégué à la Protection des Données
(Data Protection Officer) indiquée dans l’offre du Titulaire.
XIII. Registre des catégories d’activités de Traitement
Le Sous-traitant déclare tenir par écrit et communiquer au Responsable du Traitement
sur demande, un registre de toutes les catégories d’activités de Traitement effectuées pour
le compte du Responsable du Traitement comprenant :
• Le nom et les coordonnées du Responsable du Traitement pour le compte duquel il
agit, des éventuels Sous-traitants ultérieurs et, le cas échéant, du délégué à la
protection des Données du Sous-traitant ;
• Les catégories de Traitements effectués pour le compte du Responsable du Traitement
;
• Le cas échéant, les transferts de Données à caractère personnel vers un pays tiers ou
à une organisation internationale, y compris l'identification de ce pays tiers ou de cette
organisation internationale et, dans le cas des transferts visés à l'article 49, paragraphe
1, deuxième alinéa du règlement européen sur la protection des données, les
documents attestant de l'existence de garanties appropriées qui seront à fournir par le
Sous-traitant et joints au présent contrat ;
• Dans la mesure du possible, une description générale des mesures de sécurité
techniques et organisationnelles telles que définies au point X ci-avant.
XIV. Documentation
Le Sous-traitant met à la disposition du Responsable du Traitement la documentation
nécessaire pour démontrer le respect de toutes ses obligations et pour permettre la
réalisation d'audits, y compris des inspections, par le Responsable du Traitement ou un autre
auditeur qu'il a mandaté, et contribuer à ces audits.
XV. Obligations du Responsable du Traitement vis-à-vis du Sous-traitant
Le Responsable du Traitement s’engage à :
1. Fournir au Sous-traitant les Données visées au III des présentes clauses ;
2. Documenter par écrit les instructions essentielles concernant le Traitement des
Données par le Sous-traitant ;
3. Veiller, au préalable et pendant toute la durée du Traitement, au respect des obligations
prévues par le règlement européen sur la protection des Données de la part du Sous-
traitant ;
4. Superviser le Traitement, y compris réaliser les audits et les inspections auprès du
Sous-traitant.
Annexe CCAP – Protection des données personnelles – Sous-traitance RGPD 6
Texte extrait tel quel de la pièce officielle, qui seule fait foi. La mise en page du document d'origine peut différer.