Annexe

5.1 Annexe 1 au contrat - Charte de gouvernance.pdf · 2 494 mots · du marché « Nettoyage complet des locaux et vitrerie, plus fourniture de consommables sanitaires et distributeurs pour les sites de… », dossier de consultation officiel.

                               CHARTE DE GOUVERNANCE




PREAMBULE

Le Client a identifié un ensemble de besoins ponctuels qui nécessitent d’avoir recours à des
compétences externes pour la réalisation de prestations.
Le Titulaire du marché a déclaré connaître et avoir compris les besoins du Client d’une part et a
proposé ses services dans le cadre de l’offre acceptée par le Client d’autre part.

Les parties sont donc convenues de collaborer activement pour la bonne exécution des prestations
confiées par le Client au Titulaire dans le cadre du marché de prestations de services constituant le
cadre contractuel de leurs obligations réciproques.

Dans ce contexte et dans un souci interne de maitrise du recours à la prestation extérieure, le Client qui
s’est engagé dans un dispositif de suivi et de gouvernance de la prestation, a décidé de rappeler dans la
présente charte les grands principes et les règles qu’il a déterminés.


1. OBJET

La présente charte a pour objet de fixer les règles devant régir les relations entre le Titulaire et le
Client afin d’assurer une collaboration réciproque loyale dans le respect des lois en vigueur,
notamment la législation du travail.

Annexe au contrat, elle est un des documents contractuels du marché signé entre le Client et le
Titulaire.


2. REGLES GENERALES POUR L’EXECUTION DES PRESTATIONS

Le Titulaire s'engage à travailler non seulement avec les personnels du Client mais également avec
tout intervenant, de manière à ce que la cohérence, la ponctualité et la pérennité des projets à la
réalisation desquels ils concourent soient respectées.

À ce titre, le Titulaire s'engage :

-      à collaborer loyalement avec tous les intervenants parties- prenantes sur les projets sur lesquels
       ils interviennent,
-      à veiller à ce que les prestations réalisées ne remettent pas en cause la cohérence de l'ensemble
       des projets ou services objets de leurs missions et notamment fassent obstacle aux missions
       éventuellement confiées aux autres Intervenants ;
-      à coopérer avec tout Intervenant de façon à échanger les informations nécessaires;
-      à participer de manière active à toutes les instances organisationnelles présentes et futures les
       concernant et pour lesquelles sa présence est requise ;




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-       à établir un tableau de bord de ses prestations et fournitures et le communiquer aux destinataires
        désignés et selon une fréquence déterminée ;
-       à procéder dans les délais requis pour effectuer toutes les corrections/réparations destinées à
        permettre le bon déroulement du projet ou du service à la réalisation duquel il concourt ;
-       à fournir les conseils d'accompagnement et d’environnement pour l’exécution correcte du projet
        ou du service en cause.


3. DUREE DE PRESENCE

Dans le cadre du dispositif de suivi et de gouvernance de la prestation, le Client veille à la durée de
présence des intervenants du Titulaire, laquelle ne peut dépasser, au sein de l’établissement France
Travail, une durée de 4 années ou de 208 semaines cumulées.

Dans ce contexte, le Titulaire s’est engagé à n’affecter à la réalisation des prestations de service objet
du marché que des intervenants dont la durée de présence respecte cette durée maximale. Le marché
prévoit l’application de pénalités en cas de non respect de cette disposition.

La durée de présence d’un intervenant du Titulaire est comptabilisée à compter du premier jour de son
intervention, au sein de la DSI ou au sein de France Travail, et ce, quelles que ce soient les missions
qu’il a pu exercer au sein de la DSI ou de France Travail et quels que soient ses employeurs.

Le premier jour d’intervention s’entend comme :

    -    La date d’activation du badge d’accès aux locaux, pour les prestataires dits « in situ », c'est-à-
         dire ceux intervenant 2 jours ou plus par semaine sur un site de France Travail et qui dispose
         d’un badge temporaire d’accès aux locaux

    -    La date d’activation des habilitations, pour les prestataires dits « ex situ », c'est-à-dire ceux qui
         accèdent aux environnements informatiques du Client (via habilitation) mais qui interviennent
         moins de 2 jours par semaine sur site du Client.

    -    La première des deux dates précédentes en cas de cumul.


La durée de présence comptabilisée est remise à zéro après une interruption d’intervention du salarié
concerné d’une durée d’une année calendaire.

4. OBLIGATIONS DE CONSEIL ET D'ALERTE

Le Titulaire, en sa qualité de professionnel du domaine spécifique pour lequel il intervient pour le
compte du Client, s'engage à communiquer à ce dernier, dans les meilleurs délais, les alertes et mises
en garde, notamment, en cas de dérive du projet à la réalisation duquel il participe, de retard, de
difficultés majeures ou de tout événement susceptible d’avoir un impact sur le projet et ce, peu
importe que l’origine provienne de son fait ou d’un Intervenant ou du Client lui-même.

Cette communication pourra se faire dans le cadre de tout comité mais également en cas d'urgence par
tout moyen et notamment par voie électronique. L’auteur du message électronique devra s’assurer de
sa bonne réception par le Client.

La participation active du Titulaire aux instances du projet auxquelles il est convié constitue l’un des
facteurs clés de la bonne collaboration des parties.




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5. COMITES

Le Titulaire s'engage à participer de manière active aux comités présents ou futurs mis ou à mettre en
place pour la réalisation des prestations de services objet du marché et pour lesquels sa présence est
requise.

À cet effet, un responsable hiérarchique chez le Titulaire s'engage à avoir une disponibilité adéquate
pour participer à toutes les réunions qui auront lieu à une périodicité définie et éventuellement à des
réunions extraordinaires qui pourront être déclenchées en cas d'urgence.

Dans le cadre du dispositif de suivi et de gouvernance de la prestation exigé par le Client, les comités
seront notamment l’occasion pour les parties de faire un état de la durée de présence des intervenants
du Titulaire.


6. NORMES ET METHODOLOGIE

Pendant et au terme des interventions du Titulaire, les systèmes d’information du Client doivent être
cohérents, homogènes, complets, en bon état de fonctionnement, pérennes et maintenables.

À cet effet, le Titulaire s’engage à mettre en œuvre et respecter scrupuleusement les normes et
méthodologies convenues et applicables aux projets auxquels il doit participer au titre de sa mission.

Il est convenu que devront faire l’objet d’une méthodologie commune définie dans tout document
approprié constitutif du référentiel de qualité les normes :
-        de conception et de livraison ;
-        de réalisation ;
-        de suivi ;
-        de garantie et de maintenance ;
-        de documentation.

7. PLAN DE PREVENTION

Le Client et le Titulaire arrêtent d’un commun accord le plan de prévention prévu aux articles R. 4512-
6 et suivants du Code du travail et s’engagent à le mettre à jour.

Le plan de prévention s’annexe au marché signé entre le Client et le Titulaire pour en devenir partie
intégrante en tant que document contractuel.

A ce titre, le Titulaire est notamment tenu de :

    -   faire connaître l’ensemble des dispositions du plan de prévention à ses salariés et à ses
        éventuels sous-traitants ;
    -   faire connaître par écrit au Client le nombre prévisible de salariés affectés, la date de leur
        arrivée, la durée prévisible de l’intervention, le nom et la qualification de la personne chargée
        de diriger l’intervention ;
    -   d’informer le Client si des modifications d’intervention surviennent en cours d’exécution des
        prestations.

Le plan de prévention est transmis aux instances prévues par le Code du travail.


8. ACCUEIL




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Préalablement à l’intervention de l’un de ses salariés ou de tout tiers sous sa direction et son contrôle
participant à l’exécution de la mission qui lui a été confiée, le Titulaire devra remettre à la ou aux
personne(s) concernée(s):
    - les documents explicitant les règles qui s’imposent à l’intervenant dans le cadre de la
        réalisation des prestations (le livret d’accueil, la charte d’utilisation des outils informatiques
        etc.) ;
    - le cas échéant, une carte de cantine l’identifiant comme « prestataire extérieur»,
    - le cas échéant, un badge d’entrée au parking qui l’identifie comme « prestataire extérieur ».

Ces éléments seront remis par le Client au Titulaire qui devra en faire la demande dans des délais
compatibles avec la bonne exécution de la mission.

L’environnement de travail mis à disposition du Titulaire par le Client est strictement proportionné
aux nécessités de la mission qui lui a été confiée et strictement limité à la durée de son intervention
(badge, poste de travail, habilitations, droits,…).

Le badge d’accès aux locaux ainsi que les habilitations données aux intervenants du Titulaire pour
accéder aux environnements du système d’information du Client et permettre l’exécution de la mission
ont notamment une date d’activation, laquelle vaut premier jour d’intervention chez France Travail.

Ces éléments sont à conserver par les intervenants du Titulaire qui en sont responsables et qui seront
tenus de les restituer une fois la tâche accomplie. Un imprimé listant ces éléments est signé par les
intervenants du Titulaire au moment où ces documents leur sont remis ; cette liste est communiquée
par le Titulaire au Client pour permettre aux intervenants de restituer ces éléments contre quitus au
terme de l’exécution de sa mission.

Le Titulaire s’engage à faire respecter par ses salariés ou tout tiers intervenant sous son contrôle et sa
direction, les dispositions des documents remis lors de l’accueil (dont la mention du statut de
prestataire dans les documents, l’interdiction de signer un document pour le compte du Client, la prise
en charge des notes de frais par le Titulaire…).

L’accueil du salarié du Titulaire ou du tiers intervenant sous son contrôle et sa direction s’accompagne
d’une visite des locaux organisée par le Client, qui doit notamment permettre à l’intervenant de
connaître la localisation des issues de secours, de l’infirmerie, de la cantine, des vestiaires s’il y a lieu,
des sanitaires ou du local fumeur.


9. LIEN DE SUBORDINATION

Les salariés du Titulaire restent, pour la réalisation de la prestation, sous la seule autorité et le pouvoir
hiérarchique de leur employeur.

Le Client ne doit en aucun cas se substituer au Titulaire qui doit assumer l’ensemble de ses
responsabilités et obligations d’employeur.

Dès lors, le Titulaire emploie et rémunère les membres de son personnel sous sa responsabilité
exclusive au regard des obligations fiscales et sociales, en vigueur au jour de la signature du marché.


À ce titre, le Titulaire communique au Client l’identité du responsable hiérarchique des salariés
exerçant la prestation.

Ce responsable hiérarchique a pour rôle de :
    - donner les ordres et directives à ses salariés ;



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    -   contrôler l’exécution des tâches ;
    -   superviser l’avancement des travaux ;
    -   assurer la coordination ;
    -   rendre compte au Client de l’avancement de la prestation ;
    -   s’assurer du respect des règles de discipline ;
    -   exercer le pouvoir disciplinaire.

Conformément aux articles L. 8221-1 à L. 8224-6 et R. 8221-1 et suivants du Code du travail, le
Titulaire déclare expressément au Client qu’il a respecté et respectera les obligations issues du Code
du travail et garantit que ni lui, ni ses sous-traitants n’ont recours au travail dissimulé.

Conformément aux dispositions des articles D. 8222-5 et suivants du Code du travail, le Titulaire
garantit avoir remis au Client lors de la conclusion du marché et s’engage à lui remettre tous les 6
mois au cours de l’exécution du marché :
    - une attestation de fourniture de déclarations sociales émanant de l’organisme de protection
         sociale chargé du recouvrement des cotisations et des contributions sociales datant de moins
         de six mois ;

Le Titulaire reconnaît que la fourniture de ces documents constitue une obligation contractuelle
essentielle. Il s’engage à prendre en compte toute modification de ses obligations imposée par
l’évolution des textes législatifs ou réglementaires.


10. OUTILS

Le Titulaire fournit à ses intervenants les moyens matériels nécessaires à l’exécution de leur mission.

Parallèlement, le Client fournit, en complément et si besoin, aux intervenants l’environnement de
travail (bureau, ordinateur, connectique, etc.) strictement nécessaire à l’exécution de la mission et
strictement limité à la durée de son intervention.
Il n’y a aucune attribution d’avantage en nature par le Client (logement, nourriture, voiture, etc.).

Les intervenants, sous le contrôle et la direction du Titulaire, se conforment à la charte d’utilisation du
système d’information du Client. Si nécessaire, une adresse électronique de messagerie leur est
attribuée au sein de France Travaildont l’intitulé rend compte de leur qualité de prestataire extérieur.

Le Titulaire s’engage à ce que les intervenants n’utilisent pas des outils de gestion internes du Client
réservés exclusivement aux salariés du Client pour leur activité (formulaires de congés, application de
saisie des temps, etc…).

Le Client autorise les accès aux bases et applications de son système d’information strictement
nécessaires à la réalisation des prestations. Le Titulaire est responsable et se porte garant du respect
par ses intervenants des autorisations d’accès qui seront données à cette fin par le Client.

Sous la responsabilité du Titulaire, les intervenants peuvent utiliser un/une outil/application du Client
pour répondre exclusivement aux besoins de pilotage du projet au regard de la mission confiée.


11. FRAIS PROFESSIONNELS

Les frais professionnels sont exclusivement pris en charge par le Titulaire qui les re-facture au Client,
sauf si le marché indique qu’ils sont inclus dans le coût global de la prestation.




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Le Titulaire gère les déplacements de ses intervenants qui doivent être expressément demandés par le
Client.


12. FORMATION PROFESSIONNELLE

La formation professionnelle des salariés du Titulaire est exclusivement de sa responsabilité. Le
Client ne peut en aucun cas, à sa seule initiative, décider de la participation d’un intervenant du
Titulaire à une action de formation.

Exceptionnellement, le Titulaire peut demander et payer la participation d’un de ses intervenants à une
action de formation réalisée par ou pour le compte du Client lorsqu’une telle formation est jugée
strictement nécessaire pour la réalisation de la mission du Titulaire.

Le Client peut, par ailleurs, organiser la présentation des outils nécessaires à l’accomplissement de la
prestation, lorsqu’il s’agit d’outils internes qui n’existent pas sur le marché. La convocation à cette
présentation est réalisée par le Titulaire.


13. ACCIDENT DU TRAVAIL

En cas d’accident du travail, l’intervenant du Titulaire en réfère directement à son employeur. S’il
n’est pas en état de le faire, le Client informe le Titulaire de l’accident du travail de son intervenant.

En cas de nécessité, le Client apporte les premiers soins à l’intervenant du Titulaire, sans pour autant
se substituer au Titulaire qui reste l’employeur s’il s’agit de son salarié et en tout état de cause, le
responsable des démarches et/ou déclarations à accomplir.


14. CONFIDENTIALITE

Le Titulaire s’interdit de communiquer à tout tiers toutes informations ou tous documents dont il aurait
eu connaissance au cours de l’exécution de sa mission.

Le Titulaire s’engage à faire respecter à chacun de ses salariés et tiers intervenants sous son contrôle et
sa direction dans le cadre de la mission, une obligation de confidentialité absolue.

A à cette fin, le Titulaire s’engage à faire signer sous papier à son en-tête l’engagement de discrétion
et de confidentialité dont un modèle figure à l’annexe 1 des présentes.




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Texte extrait tel quel de la pièce officielle, qui seule fait foi. La mise en page du document d'origine peut différer.