CCAP
05 - CCAP Convention airfact.pdf · 1 979 mots · du marché « Port de Saint-Quay-Portrieux (22) - Réaménagement secteur portuaire nord Phase 2 - Démolition et reconstruction du… », dossier de consultation officiel.
ANNEXE - Convention d'utilisation AirFact
SOMMAIRE
ARTICLE 1 - CONVENTION D'INTERCHANGE
ARTICLE 2 - OBJECTIFS DU SERVICE AIRFACT
ARTICLE 3 - PARTIES CONCERNEES
ARTICLE 4 - LES MODALITES
ARTICLE 5 - ROLE DE LA SOCIETE PROGISEM
ARTICLE 6 - ACCES AU SERVICE
ARTICLE 7 - CONDITIONS D'UTILISATION ET VALEUR JURIDIQUE
ARTICLE 1 - CONVENTION D'INTERCHANGE
La présente convention fixe un cadre technique et juridique à l'utilisation d'AIRFACT, l'archivage et l'échange
d'information de gestion financière mis en œuvre sur l'opération "NOM DE L'OPERATION" par la société
PROGISEM, en accord avec le Maître d'ouvrage, pour gérer les situations de travaux des entreprises
titulaires d'un marché avec le Maître d'ouvrage.
Contact Société PROGISEM :
Demandes support en ligne : https://progisem.com/contact-support
Note : lien accessible directement depuis AIRFACT (Rubrique Aide)
Tél : 03 88 40 35 35 (aide à l'utilisation uniquement)
ARTICLE 2 - OBJECTIFS DU SERVICE AIRFACT
La mise en place de ce service d'échange électronique d'informations financières entre les acteurs du
chantier a pour but de fournir :
Une assistance à l'établissement des situations de travaux, à partir des données financières des
marchés de travaux afin que les services financiers du Maître d'ouvrage en disposent dans les meilleurs
délais et que les entreprises connaissent les montants acceptés en paiement.
Une proposition de calcul des montants financiers (Respect des conditions financières des marchés
et des règles en vigueur dans les marchés publics), en standardisant la présentation des documents, et en
permettant à chacun de suivre sur écran les informations qui le concernent dans la chaîne des intervenants,
Une circulation rapide des documents financiers entre les différents intervenants.
AIRFACT offre une assistance à l'élaboration et à la circulation des documents financiers. Il ne peut en aucun
cas, remplacer un intervenant à l'ensemble de ses missions dans la chaine de paiement des marchés de
travaux telles qu'elles sont énoncées dans le Code des Marchés et dans les CCAGtravaux.
Les responsabilités de chaque intervenant dans la réalisation de leurs missions à l'aide du système AIRFACT
ne sont pas modifiées par l'utilisation du système et doivent restés conformes à leur mission telle que
définie dans les CCAG ou leur marché.
ARTICLE 3 - PARTIES CONCERNEES
Les parties ci-dessous désignées conviennent des dispositions arrêtées dans la présente convention :
Le Mandataire du Maître d'ouvrage,
L'OPC,
Le Maître d'Œuvre,
Les Entreprises titulaires d'un marché avec le Maître d'ouvrage.
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Sur leur terminal raccordé au service, les représentants des parties concernées, ci-après dénommés les
abonnés, gèrent les informations suivantes :
3.1 Le mandataire du maître d'ouvrage
Missions :
Administrateur du service AIRFACT, il enregistre la fiche d'identité des intervenants dont les
personnes responsables de la facturation.
Il enregistre et valide les conditions financières des marchés des entreprises (marché initial, travaux
modificatifs, avenants et sous-traitants en paiement direct, les valeurs des index de révision utilisés dans les
marchés).
Il valide les DPGF des entreprises (décompositions du prix global et forfaitaire des marchés) ou les
bordereaux de prix (marchés à prix unitaires) visés par la maîtrise d' oeuvre.
Il importe via le fichier Excel transmis par l'entreprise les DPGF ou les DQE sur AIRFACT
Il valide en final les situations des entreprises qui lui sont communiquées par exemple dans le cadre
d'un circuit de validation.
3.2 L'OPC
Missions :
Chaque mois, il vérifie et valide les situations de travaux des entreprises (valant «attestation de
service fait ») dont il a la charge sur la base du décompte transmis par l'entreprise.
Les modifications ou refus sont possibles à condition d'être motivés et sont tracés dansAIRFACT.
3.3 La maîtrise d'oeuvre
Missions :
Chaque mois, elle vérifie et valide les situations (l'avancement) de travaux des entreprises (valant «
attestation de service fait ») dont il a la charge sur la base du décompte transmis par l'entreprise.
Les modifications ou refus sont possibles à condition d'être motivés et sont tracés dans AIRFACT.
La MOE s'appuie sur les calculs effectués par le SEDI. Ces calculs doivent être contrôlés et validés par la MOE,
qui conserve la responsabilité de l'élaboration de l'acompte suivant les dispositions du Code des Marchés et
du CCAG Travaux.
3.4 Les entreprises titulaires d'un marché avec la maîtrise d'ouvrage
Missions :
Les entreprises individuelles présentent leurs situations en saisissant leurs avancements de travaux
et les montants à payer à leurs sous-traitants.
Dans le cas d'un groupement conjoint, chaque cotraitant présente sa situation en saisissant son
avancement de travaux et les montants à payer à ses sous-traitants. Cette situation sera validée et donc
transmise à l'OPC par le mandataire.
L'entreprise s'appuie sur les calculs effectués par AIRFACT pour l'élaboration du décompte mensuel.
Après avoir contrôlé et validé les calculs proposés, elle transmet directement par le SEDI l'état
d'acompte à l'OPC pour approbation. Par cette demande d'approbation du décompte mensuel, les titulaires
des marchés (ou co-traitants) valident et approuvent les éléments proposés : TVA,etc...
A partir de cet instant les montants ne sont plus modifiables par l'entreprise.
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ARTICLE 4 - MODALITES
La présente convention prend effet à la date de signature du contrat d'utilisation de la plate-forme AIRFACT.
Lors de l'inscription au service AIRFACT, les codes d'accès et le mot de passe provisoire seront envoyés par
mail à toutes personnes identifiées par le titulaire ou mandataire du groupement (cf. CCAP).
4.1 Archivage des informations sur le serveur
Les situations de travaux sont disponibles sur le serveur AIRFACT pendant toute la durée du chantier jusqu'à
la date de fermeture du service définie dans le contrat de prestation.
Les abonnés doivent récupérer sur leur micro-ordinateur les situations de travaux archivées sur le centre
serveur pour les éditer localement et les conserver suivant leurs obligations légales.
Cette procédure peut être utilisée pour éditer sur papier les pièces justificatives (situations de travaux et
décomptes généraux définitifs (D.G.D.), pièces qui doivent être archivées sur support papier par les
intervenants concernés (entreprises, Maître d'ouvrage notamment) dans leur comptabilité selon les
exigences légales.
4.2 Ouverture et fermeture sur le serveur
Le service est ouvert à partir de la date de notification des marchés ; les abonnés pourront alors assister à
une séance de formation au service AIRFACT.
La confidentialité est garantie par le mot de passe que l'abonné peut changer à tout moment. Les codes
d'accès et mot de passe seront envoyés par mail, ces informations seront modifiables par les entreprises. Il
n'est pas possible pour la société PROGISEM de connaitre le mot de passe utilisé. En cas de perte, le mot de
passe pourra cependant être régénéré.
Dès que l'entreprise aura envoyé sa dernière situation (DGD) sur le service AIRFACT et que celle- ci aura été
acceptée par le Maître d'œuvre, le Maître d'ouvrage pourra lui fermer l'accès au service.
Dès que la Maîtrise d'œuvre aura vérifié la dernière situation de la dernière entreprise sur le service
AIRFACT, le Maître d'ouvrage pourra lui fermer l'accès au service.
Pour le Maître d'ouvrage, l'accès au service AIRFACT sera fermé lorsqu'il aura validé et édité les
D.G.D. (Décomptes généraux définitifs) et qu'il aura transféré les archives stockées sur le serveur AIRFACT
vers son micro-ordinateur.
Cette date de fermeture du service AIRFACT sera confirmée par courrier adressé par le Maître d'ouvrage à la
société PROGISEM. Au-delà de cette fermeture du service, les informations ne seront plus disponibles sur le
serveur AIRFACT.
ARTICLE 5 - ROLE DE LA SOCIETE PROGISEM
5.1 Obligation de PROGISEM
La société PROGISEM édite et exploite le service AIRFACT et, à ce titre, p e u t assurer les prestations
suivantes :
Maintenance technique du service, suivant les fonctionnalités décrites dans les manuels-
utilisateurs accessibles en ligne sur le serveur,
Demandes support en ligne : https://progisem.com/contact-support Note
: lien accessible directement depuis AIRFACT (Rubrique Aide)
Tél : 03 88 40 35 35 (aide à l'utilisation uniquement)
5.2 Qualité de service
La société PROGISEM garantit un service accessible en temps partagé sur le serveur tous lesjours ouvrables
(du lundi au vendredi, hors jours fériés), avec un taux minimal de disponibilité de 99,5 %.
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5.3 Obligation de discrétion
Les documents ou renseignements fournis par les abonnés au service, ainsi que les états, études et
documents provenant de leur traitement par la société PROGISEM sont couverts par le secret professionnel.
En particulier, aucune communication ne pourra être effectuée à des tiers, sauf autorisation expresse du
client. La société PROGISEM s'oblige à respecter de façon absolue cette obligation au secret et à la faire
respecter par son personnel.
ARTICLE 6 - ACCES AU SERVICE
Pour accéder au service, l'abonné devra disposer d'un micro-ordinateur équipé d'un accès au réseau
INTERNET et d'une messagerie de type " E-mail ". Le micro-ordinateur devra être doté d'un navigateur
internet récent et à jour.
Le coût de l'accès au réseau Internet est pris en charge par chaque entreprise. L'entreprise doit garantir la
qualité de sa connexion Internet afin de travailler dans des conditions optimales.
ARTICLE 7 - CONDITIONS D'UTILISATION ET VALEUR JURIDIQUE
Les informations échangées avec les autres intervenants à travers le service ont pour but de réduire les
échanges de documents sur support papier ; elles présentent donc la même valeur juridique que les
informations contenues dans les documents sur support papier qu'elles remplacent.
A cet effet, l'abonné au service reconnaît explicitement par le présent document les conditions définies dans
les paragraphes suivants.
7.1 Conditions générales
L'abonnement au service comprend :
– l'ouverture du compte utilisateur
– la mise à disposition de la documentation utilisateurs (en ligne),
– le droit d'utilisation du service AIRFACT (connexion sur le serveur),
– l'archivage des informations sur le serveur durant le chantier.
Le coût des fournitures suivantes est à la charge de chaque abonné au service :
– terminal d'accès au service (micro-ordinateur accédant à Internet),
– frais de télécommunications lors de la connexion au serveur,
– abonnement auprès d'un fournisseur d'accès au réseau INTERNET.
– séance de formation (800 € HT/journée).
7.2 Authentification de l'abonné
L'accès au service se fait par son identifiant et son mot de passe confidentiel et implique son
authentification vis à vis des informations qu'il émet.
7.3 Emission d'information
Les informations qu'il transmet à travers le service lui sont opposables jusqu'à preuve d'un
dysfonctionnement du service.
Les validations des marchés et des situations de travaux, telles que prévues dans le service AIRFACT et
conformément au circuit de vérification imposé par ce service, valent expression de la volonté de celui qui
les a effectuées.
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7.4 Réception d'information
Les informations qui sont communiquées à l'abonné à travers le service lui ont été réellement transmises,
charge à lui de les consulter en accédant au service sauf constat que cet accès ne lui était matériellement
pas possible,
Les validations par un intervenant des marchés et des situations de travaux, telles que prévues dans le
service AIRFACT et conformément au circuit de vérification imposé par ce service, valent accusé de
réception pour l'intervenant suivant.
7.5 Convention sur la preuve
Par dérogation aux règles de preuve figurant au Code Civil et par l'application de l'article 109 du Code du
Commerce, les parties déclarent que les informations délivrées par le service AIRFACT de la société
PROGISEM font foi entre elles tant qu'aucun écrit contradictoirement authentifié, venant remettre en cause
ces informations informatisées, ne sera produit,
Dans le cas des transmissions à distance de données, les éléments tels que la date d'émission ou de
réception ainsi que les données transmises feront foi par priorité telles que figurant dans les systèmes de la
société PROGISEM ou telles qu'authentifiées dans ses systèmes par les procédures informatisées de la
société PROGISEM.
7.6 Effet de la convention
La présente convention prend effet à la date de démarrage des travaux des entreprises.
7.7 Cessation de la convention
Il sera mis fin à la présente convention par application de l'article 4.2 "Ouverture et fermeture du service".
7.8 Diffusion de la convention
Une copie de la présente est annexée dans le marché passé entre le Maître d'ouvrage et les entreprises
titulaires d'un marché de travaux.
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Texte extrait tel quel de la pièce officielle, qui seule fait foi. La mise en page du document d'origine peut différer.