Pièce

Guide_Utilisation_ProfilAcheteur.pdf · 2 846 mots · du marché « Extension de la piscine des Weppes à Herlies comprenant structure couverte, aménagements intérieurs, carrelage, bassin… », dossier de consultation officiel.

LE PROFIL D’ACHETEUR DE LA MEL

Découverte du profil d’acheteur de la MEL

Les premières démarches.

Créer votre compte Entreprise et vos comptes utilisateurs.

Sauvegarder vos documents administratifs dans votre coffre-fort

Effectuez les vérifications techniques

Trouver et répondre à une consultation

La liste des consultations.

Trouver facilement les consultations de la MEL.

Rechercher vos consultations en cours.

Menu principal d’une consultation

Consultation : Les questions/réponses avant la remise des offres.

Consultation : Comment déposer une offre en ligne.

Consultation : Les échanges électroniques avec le pouvoir adjudicateur après la date
limite de remises des offres.

Attributaire : Comment signer électroniquement votre contrat ?

1
Découverte du profil d’acheteur de la MEL

Un profil d’acheteur est une plateforme web permettant aux collectivités et autres pouvoirs
adjudicateurs de dématérialiser leurs marchés publics.

Accessible gratuitement, cet outil permet aux entreprises :
1. d’accéder à la consultation et d’en télécharger les documents ;
2. de déposer électroniquement leurs offres ;
3. de correspondre avec le pouvoir adjudicateur.

Le profil d’acheteur, utilisé par la MEL ainsi que 200 autres collectivités de la région, est
accessible depuis le site internet : https://marchespublics596280.fr

Les Menus
 Annonces : Permet d’accéder à l’ensemble des consultations déposées par les
collectivités.
 Outil de signature : Permet de signer électroniquement vos documents.
 Aide : Télécharger le guide d’utilisation pour vous familiariser avec l’outil.
 Se préparer à répondre : Permet de vérifier la configuration de votre matériel.
Se connecter
 Identifiez-vous pour optimiser vos démarches.
 Créer votre compte, le cas échéant.
Assistance en ligne
En cas de problème, une assistance en ligne est à disposition.

2
Les premières démarches

1 Créer votre compte Entreprise et vos comptes utilisateurs.

Si votre entreprise n’a jamais créé de compte sur cette plateforme, vous serez invité à
renseigner les informations principales de votre entreprise.

Votre compte utilisateur (le premier compte créé) sera le compte administrateur de l’entreprise.
Vous seul pourrez gérer les données relatives à l’entreprise (notamment le coffre-fort).

 Cliquer sur se connecter

 Cliquer sur M’inscrire.

 Cliquer sur Inscription

 Saisir votre N°SIRET
 Cliquer sur OK

Remarque : A l’aide de votre n° de SIRET, les informations principales de votre entreprise (raison
sociale, code APE,…) sont automatiquement reprises.

3
Renseigner les informations principales de votre compte utilisateur.

@ L’adresse électronique : pensez à utiliser une adresse générique.

Il peut être intéressant d’utiliser une adresse électronique générique pour l’ensemble de vos
comptes utilisateurs.

Les notifications/alertes seront envoyées sur une unique adresse mail, pouvant être consultée
par l’ensemble des utilisateurs de votre entreprise. Assurez-vous de ne pas manquer un message
que vous adresse l’acheteur !

4
 Votre compte utilisateur :
Après avoir saisi votre identifiant/mot de passe, vous arriverez sur votre page d’accueil.

Si vous êtes administrateur (exemple ci-dessus), vous aurez accès à la gestion du compte
entreprise. Vous pourrez ainsi gérer les informations sur votre entreprise mais également
administrer la liste des utilisateurs.

Un utilisateur simple n’aura pas accès à ces fonctionnalités.

5
2 Sauvegarder vos documents administratifs dans votre coffre-fort

Toutes les entreprises ayant un compte sur le profil d’acheteur sont enregistrées dans un annuaire.
Cet annuaire est accessible à toutes les collectivités utilisatrices du profil d’acheteur.

Grâce à cela, les collectivités peuvent télécharger automatiquement un certain
nombre de vos attestations (sans action de votre part).

Vous pouvez ajouter des documents à cette base en complétant votre coffre-fort électronique.
Ainsi, les collectivités peuvent accéder directement à vos autres documents administratifs (Rib,
Assurance,…).
6
 Pour ajouter des documents dans votre compte Entreprise :

 Rendez-vous sur votre espace
documentaire :

 La fenêtre de dialogue

Certaines typologies de documents
sont déjà existantes.
Le cas échéant, choisir « Autre ».

 Sélectionner votre fichier, sur
votre ordinateur.

 Indiquer la date de fin de validité
de votre document (ex : la date
de fin de validité de votre
assurance).

 Indiquez si vous souhaitez
rendre accessible ce document
ou non aux collectivités.

Si vous les rendez accessibles aux acheteurs publics, vos documents pourront ainsi être
directement téléchargés. Vous n’aurez donc plus à les remettre systématiquement avec votre offre.

7
3 Effectuez les vérifications techniques

Il s’agit ici de vérifier que l’ordinateur utilisé est correctement configuré
pour les différentes actions à effectuer (échanges électroniques
notamment).

Il est important de réaliser ces démarches dès que possible afin de vous assurer que vos outils
informatiques vous permettront de réaliser l’ensemble des démarches dématérialisées.

 Dans le menu Se
préparer à répondre,
cliquer sur Tester la
configuration de mon
poste.

 Lancer le test.

Un fichier est téléchargé.

Ouvrir le fichier téléchargé.

Le test s’effectue.
L’ensemble des
vérifications doit être vert.

Si une des vérifications
n’est pas bonne,
rapprochez-vous de
l’assistance en ligne.

8
Trouver et répondre à une consultation

1 La liste des consultations.

Accéder à l’ensemble des consultations
disponibles (toutes collectivités confondues) :

 Cliquer sur Annonces.
 Cliquer sur Toutes les consultations.

Pour affiner les critères de recherche (par
collectivité, par mots clés), vous pouvez utiliser
la recherche avancée.

 Les consultations sont affichées sous la forme d’un tableau.

On y retrouve les informations essentielles :
- Le type et la catégorie de procédure.
- Données sur la consultation (objet, organisme,…).
- La date limite de remise des plis.

Pour accéder au contenu d’une consultation et notamment télécharger les documents de la
consultation, il suffit de cliquer sur

9
2 Rechercher uniquement les consultations de la MEL

Il existe un lien direct pour obtenir
toutes les consultations en cours de
la MEL en un seul clic.

Ce lien est disponible sur le site
MEL, dans la rubrique Services /
Marchés Publics.

Il vous suffit de cliquer sur le lien
indiqué sur notre page Marchés
Publics pour obtenir le tableau ci-
dessus.

10
3 Rechercher vos consultations « en cours ».

Lorsque vous réalisez une action sur une
consultation (retrait d’un DCE, dépôt d’une
question, d’une offre ou d’un message
électronique) celle-ci est automatiquement
enregistrée dans votre panier. Votre panier
est disponible dans les menus généraux.

Sur vos consultations, les pictogrammes, dans la colonne actions, vous indiquent le nombre
d’actions réalisées par votre société.
Dans l’exemple ci-dessous :
 2 questions ont été posées par votre société ;
 1 dépôt d’offre a été réalisé.

Lorsqu’une consultation dépasse la date limite de remise des offres, elle est répertoriée dans les
consultations clôturées.

11
4 Menu principal d’une consultation

Publicité / Téléchargement
 Avis de publicité : Permet d’accéder à l’ensemble des
publicités ayant été réalisé pour cette consultation.
 Pièces de la consultation : Permet de télécharger les
documents principaux de la consultation.
Question
Vous permet d’adresser une question à la collectivité, concernant
la consultation.
L’ensemble de vos questions seront archivées également dans ce
menu.
Dépôt
Vous permet de déposer votre offre, au format numérique, en ligne.
Messagerie sécurisée.
Vous permet d’accéder à l’ensemble des correspondances avec la
collectivité.

12
Consultation : Les questions/réponses avant la remise des offres.

1 Comment poser une question ?

 J’accède au menu principal de la consultation.

 Je sélectionne l’onglet n°2 Question.

 Je clique sur le bouton « Poser une
question ».

 Le champ « Liste des questions
posées » reprend l’ensemble des questions que
vous avez posées. Vous ne pouvez pas accéder
aux questions posées par les autres opérateurs.

 Je vérifie mes coordonnées, notamment
l’adresse mail de contact (adresse utilisée
pour les correspondances).

 Je coche « Je reconnais avoir pris
connaissance… » dans l’onglet
Formulaire d’identification.

 Je clique sur le bouton « Valider ».

 Je saisie ma/mes questions directement
dans le champ « Question ».
Attention : la limite est de 250 caractères.

 Si votre question est trop longue ou si vous
souhaitez la compléter, il vous est possible
de joindre un fichier, en cliquant sur
« Parcourir ».

 Je clique sur le bouton « valider ».

13
 Un email de confirmation sera
automatiquement envoyé sur
votre boîte mail, vous confirmant
la réception de votre question.

 Retrouvez l’ensemble de vos questions dans le menu principal.

2 Comment consulter les réponses ?

Lorsque des nouveaux éléments sont apportés par la collectivité, vous êtes averti directement par
mail.

Cela nécessite, au préalable, d’être enregistré sur la consultation, lors du retrait du DCE.
Dans le cas contraire, vous pourrez tout de même accéder aux nouveaux éléments, en
téléchargeant les nouvelles pièces du DCE. Cela nécessite cependant de consulter régulièrement
le DCE et ses évolutions. C’est pourquoi il est vivement recommandé d’être enregistré.

14
 Dans le mail, cliquer sur le lien pour accéder
au contenu du message.

NB : Ce lien permet d’avertir la collectivité de la
bonne réception du mail (A/R électronique).

 Vous êtes redirigé sur le profil d’acheteur pour
consulter le message.

 Vous pouvez télécharger directement la pièce
jointe, le cas échéant.

 L’ensemble des messages envoyés sont stockés dans l’onglet 4 Messagerie sécurisée
(disponible sur le menu principal de la consultation).

15
Consultation : Comment déposer une offre en ligne.

SIGNATURE ELECTRONIQUE FACULTATIVE LORS DU DEPOT !
Il n’est pas obligatoire de signer électroniquement votre offre lors du dépôt.
Il est tout à fait possible de faire parvenir un contrat sans signature ou avec une signature scannée lors du
dépôt de votre offre.

 En cas d’attribution, vous vous engagez à rematérialiser votre offre, si la signature du contrat est
manuscrite.

ATTENTION AUX FORMATS DE DOCUMENT :
Afin d’améliorer l’analyse des offres, il est recommandé de déposer vos offres selon certains formats (ex : le
BPU au format Excel). Il convient de vérifier, dans la liste des pièces constitutives de l’offre, les formats
recommandés.

SIGNATURE ELECTRONIQUE : ATTENTION AU FORMAT DE SIGNATURE.
Si vous décidez de signer électroniquement votre offre lors du dépôt, soyez vigilant sur le dépôt de vos
fichiers.
Lorsqu’un fichier Excel ou Word est signé électroniquement, le format de signature est détaché. Les
candidats veilleront à transmettre le fichier + le jeton de signature associé.

16
1 Au préalable du dépôt de votre offre.

1. Lire attentivement le règlement de la consultation et identifiez les documents demandés.

2. Préparer au format numérique les fichiers demandés.
o Eviter les espaces, les accents et les caractères spéciaux (ex : & « » @ …).
o Ne pas mettre de noms trop longs.
o Utiliser des abréviations (« MT » pour mémoire technique, etc).
o Eviter une arborescence de plus de 2 niveaux.
o Respecter le format de document souhaité (doc, xls,…) :

3. Vérifiez que l’ordinateur utilisé pour le dépôt est techniquement opérationnel
Le profil d’acheteur vous permet de vérifier qu’il n’y a aucun problème de configuration technique sur votre
poste pour procéder à l’envoi d’offres.

4. Tester, dès que possible, d’effectuer un dépôt sur la plateforme.

Une consultation de test est disponible sur le profil d’acheteur.

Cela vous permettra de vérifier que le dépôt fonctionne correctement et de visualiser le temps que prend
votre connexion internet pour transmettre un dossier.

Si possible, tester avec des dossiers d’un poids équivalent à votre dossier final.
17
5. N’attendez pas la dernière minute.

Prenez au minimum 1h d’avance (voire plus si votre offre est particulièrement volumineuse ou si votre
connexion n’est pas très rapide) pour effectuer votre dépôt électronique en toute sérénité.
Temps de chargement, problème de connexion,… Anticipez au maximum les contraintes informatiques
lorsque vous souhaitez déposer votre offre en ligne.
Nous vous conseillons de commencer votre dépôt au plus tard une heure avant l’heure limite, afin d’anticiper
les imprévus.

2 Le dépôt d’une offre en ligne.

1. S’identifier sur la plateforme.

 Saisissez vos identifiants dans « se connecter ».

Le cas échéant, créez votre compte entreprise-utilisateur.

2. Identifier votre consultation et accéder aux menus principaux de la consultation.

3. Sélectionner le menu « Dépôt » et cliquer sur répondre à la consultation.

18
4. Renseigner, le cas échéant, la composition de votre groupement.

5. Déposer l’ensemble de vos documents

Nos conseils :

 Utiliser des abréviations pour nommer vos documents.
Exemple : AE pour acte d’engagement ; BPU pour bordereau des prix unitaires,…

 Eviter les accents et caractères spéciaux.
Cela peut entraver l’ouverture de vos fichiers.

 Lorsque vous utilisez des dossiers zip, évitez d’y intégrer d’autres zip.

 Si vos fichiers sont regroupés par une arborescence de dossiers, éviter les arborescences
complexes. Une arborescence de 2 niveaux est suffisante.
Exemple : Un dossier Candid et un dossier Offre.

 L’accusé-réception électronique de la plateforme reprend la liste des documents/dossiers
déposés.
Si vous souhaitez obtenir une check-list la plus complète possible, nous vous conseillons de
déposer les documents importants individuellement et de ne regrouper sous dossier ou zip que
les documents volumineux du même type (exemple : votre mémoire technique et ses annexes).
19
6. Accepter les conditions d’utilisation et cliquer sur valider

7. Accusé-réception de votre dépôt.

Une fois votre dossier transmis, vous recevrez :

@ une notification par mail vous informant de la bonne réception de votre offre.

 Une confirmation sur le profil d’acheteur, avec les informations principales sur votre dépôt.

20
Cet accusé de réception électronique se trouve également dans votre messagerie sécurisée sur la
consultation (voir menu principal d’une consultation).

Consultation : Les échanges électroniques avec le pouvoir adjudicateur après la date
limite de remises des offres.

Une fois la date limite de remise des offres passée, la consultation passe au stade « clôturée ».

A ce stade, vous ne pouvez plus être à l’initiative des messages.
En revanche, il vous sera permis de répondre aux messages transmis par le pouvoir adjudicateur
et de lui transmettre, le cas échéant, les documents demandés.

 « Vous avez un message »
Lorsqu’un message vous sera envoyé, vous serez notifié par mail de la réception d’un message.
Dans ce mail, vous serez invité à cliquer sur un lien pour accéder au message. Cette action confirme
la bonne réception du message (accusé de réception électronique).

21
Pour répondre à un message et correspondre avec le pouvoir adjudicateur, il suffit de cliquer sur
« Répondre ».

 « Je ne retrouve plus le mail :
comment faire ? »
La consultation ainsi que l’ensemble
de vos correspondances sont
accessibles dans votre panier /
Consultations clôturées.
 Cliquer sur « Messagerie
sécurisée » pour retrouver
l’ensemble des messages envoyés/reçus.



22
Attribution : Comment signer électroniquement votre contrat ?

Pour la signature électronique de l’acte d’engagement, la MEL préconise le format de signature
PADES car il offre l’avantage d’envelopper la signature électronique dans un seul document.

Ainsi, votre signature électronique et celle de la MEL seront intégrées dans un unique document.

Au préalable

 Mon entreprise dispose d’un certificat de signature électronique.
 Le certificat de signature électronique est complétement paramétré sur l’ordinateur
utilisé.
 Le certificat de signature électronique est branché sur mon ordinateur.
 L’acte d’engagement à signer est au format PDF.

Installation du logiciel

 L’application du profil d’acheteur marchespublics596280.fr

Le profil d’acheteur www.marchespublics596280.fr propose un outil de signature électronique,
téléchargeable en ligne.

Cet utilitaire vous permettra de signer électroniquement vos documents selon le format souhaité.

Pour installer cet outil sur votre ordinateur :

1. Rendez-vous dans la rubrique Outils de signature / Signer un document.

2. Cliquer sur Lancer l’outil de signature.

Votre navigateur internet vous proposera alors le téléchargement du logiciel. Une fois téléchargé,
vous pourrez lancer l’application.

NB : Par défaut, les fichiers téléchargés depuis le navigateur web sont enregistrés
dans votre dossier Téléchargement. Nous vous conseillons de déplacer le fichier
téléchargé sur votre bureau, afin que l’outil soit plus facilement accessible pour les
prochaines utilisations.

23
Utilisation du logiciel

1. Ouvrir l’application.

2. Cliquer sur « Ajouter un fichier »

3. Sélectionner le ou les fichiers devant être signés électroniquement.

4. Cliquer sur Ouvrir.

Par défaut, le format de signature proposé est PADES.

ATTENTION :
Ce format est appliqué par défaut pour les fichiers PDF uniquement.

5. Cocher/sélectionner les documents que vous souhaitez signer.

6. Cliquer sur « Signer les fichiers sélectionnés »

7. Une fenêtre de dialogue s’ouvre :

24
Sélectionner votre signature électronique dans la liste. Cliquer sur valider.

8. Saisir votre code Pin de sécurité à 4 chiffres (propre à votre certificat de signature électronique).

9. Vos fichiers sont signés électroniquement et sont déposés dans le dossier d’origine.

Les documents signés électroniquement portent, dans leur dénomination, le mot « signature ».
Ce sont ces documents qu’il conviendra de faire parvenir à l’acheteur public.

10. Vérifier la signature électronique de vos documents.
Pour cela, ouvrir le fichier signé.

Dans la fenêtre Adobe Reader, un bandeau bleu
doit s’afficher. Cela confirme la présence d’une
signature électronique.

Remarque :
Si le fichier ne s’ouvre pas sous sa forme normale, vérifiez que votre fichier est bien un PDF.
Dans le cas contraire, il est possible que le format de signature ne soit pas du PADES et qu’il
s’agisse, en réalité, d’un jeton de signature (voir schéma explicatif). Le cas échéant, convertissez
votre fichier initial au format PDF et recommencer la démarche de signature.

25
Cliquer sur « Panneau Signatures » pour afficher les
propriétés de votre signature

Les propriétés de votre signature sont reprises dans
la fenêtre signature.
Le détail de votre signature électronique est
également consultable.

Texte extrait tel quel de la pièce officielle, qui seule fait foi. La mise en page du document d'origine peut différer.