Règlement de consultation
T13E2-SET-TTE-PRC-QUAL-TTE-00005-00-H- notice gestion documentaire.pdf · 4 555 mots · du marché « Travaux de Gestion Technique Centralisée (GTC) pour le SMR Versailles-Matelots et la ligne T13 : extension des systèmes… », dossier de consultation officiel.
Conduite d’Opération pour la réalisation du Tram
13 Express entre Saint Germain GC et Achères Ville
RER (phase 2)
Gestion documentaire
CODIFICATION
PROJET EMETTEUR PHASE TYPE DOMAINE SECTION CHRONO INDICE
T13E2 SET TTE PRC QUAL TTE 00005 H
Révisions
Indice Date Nature de l'évolution Rédaction Vérification Commentaires
A 25/09/2018 Rédaction de la procédure DRo AVo
B 24/10/2018 Prise en compte des DRo AVo
remarques IDF-M
C 04/01/2019 Réponses à la demande de AFY DRO/MDA
complément IDFM
D 07/04/2022 Mise à jour début de phase CLE NSP
PRO / mise en place de la
GED Mezzoteam
E 02/01/2023 Mise à jour élaboration des CLE NSP
DCE
F 08/02/2024 Mise en cohérence de CLI
l’indice avec l’annexe Table
de codification
G 03/04/2025 Mise à jour famille CLI
documentaire travaux
H 07/07/2025 Mise à jour famille CLI
documentaire travaux
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1. GÉNÉRALITÉS ........................................................................................................................ 5
1.1 OBJET DU DOCUMENT ................................................................................................................... 5
Sommaire
1.2 DOMAINE D’APPLICATION .............................................................................................................. 5
1.3 RESPONSABILITES.......................................................................................................................... 5
1.4 DOCUMENTS DE REFERENCE ........................................................................................................... 5
1.5 DOCUMENTS ET OUTILS DE GESTION................................................................................................. 5
1.5.1 Documents de gestion ...................................................................................................... 5
1.5.2 Outils de gestion ............................................................................................................... 5
1.6 ABREVIATIONS ET TERMINOLOGIE .................................................................................................... 6
1.7 DEFINITIONS ................................................................................................................................ 6
2. PREPARATION DES LIVRABLES ............................................................................................... 7
2.1 LA LISTE DES LIVRABLES .................................................................................................................. 7
2.2 MODIFICATION DE LA LISTE DE LIVRABLES .......................................................................................... 7
2.3 MODELES ET MODIFICATION DES LIVRABLES ...................................................................................... 7
2.3.1 Modèles ............................................................................................................................ 7
2.3.2 Règles de conformité ........................................................................................................ 7
2.3.3 Suivi des modifications ..................................................................................................... 8
3. LA CODIFICATION DES LIVRABLES ........................................................................................ 10
3.1 REGLES DE CODIFICATION ............................................................................................................. 10
3.2 LOCALISATION DES METADONNEES ................................................................................................ 10
3.3 GRILLE DE CODIFICATION ............................................................................................................. 10
3.3.1 Projet .............................................................................................................................. 11
3.3.2 Emetteur ......................................................................................................................... 11
3.3.3 Phase .............................................................................................................................. 11
3.3.4 Type ................................................................................................................................ 12
3.3.5 Domaine ......................................................................................................................... 12
3.3.6 Section/Ouvrage............................................................................................................. 13
3.3.7 Chrono ............................................................................................................................ 13
3.3.8 Indice de révision ............................................................................................................ 13
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3.4 PAGE DE GARDE DES DOCUMENTS.................................................................................................. 14
3.5 CORPS DU DOCUMENT (HORS CARTOUCHE) ..................................................................................... 14
3.5.1 Echelle ............................................................................................................................ 14
3.5.2 Codification interne prestataire ..................................................................................... 14
4. CONTROLE, DEPOT, DIFFUSION ET VALIDATION DES LIVRABLES ............................................ 16
5. DOCUMENTATION FINALE ................................................................................................... 18
6. CLASSEMENT DES LIVRABLES ............................................................................................... 18
7. ANNEXES ............................................................................................................................ 18
7.1 TABLE DE CODIFICATION ............................................................................................................... 18
7.2 PLAN DE CLASSEMENT ................................................................................................................. 18
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1. GÉNÉRALITÉS
1.1 Objet du document
Cette procédure a pour objet de présenter la méthode de gestion documentaire appliquée aux documents
produits dans le cadre du projet Tram T13 phase 2.
L’objectif principal de cette procédure est la maîtrise de la documentation.
1.2 Domaine d’application
La procédure s’applique à l’ensemble des acteurs concernés par l’opération Tram T13 phase 2
(anciennement Tram 13 express - Phase 2) sous maîtrise d’ouvrage Ile-de-France Mobilités : maitre
d’ouvrage (MOA), conducteur d’opération (COP), maitres d’œuvre (MOE), assistant à maitrise d’ouvrage
(AMO) foncier, titulaires de marchés de prestation intellectuelle et entreprises de travaux.
Elle s’applique également au co-maître d’ouvrage de l’opération Tram T13 phase 2 (SNCF Réseau), à leurs
AMO, MOE et autres prestataires, ainsi qu’à leurs entreprises de travaux, pour ce qui concerne la
documentation mise à disposition d’Ile-de-France Mobilités et, le cas échéant, de tout ou partie de ses
prestataires et entreprises.
La présente version est applicable pour toutes les phases du projet. La procédure sera mise à jour si
nécessaire au cours du projet, afin notamment de prendre en compte l’arrivée des prestataires et des
entreprises travaux et des besoins spécifiques qui pourraient émerger au cours de la vie du projet.
1.3 Responsabilités
La présente procédure est établie par le conducteur d’opération. L’approbation finale est de la
responsabilité du MOA Ile-de-France Mobilités.
Il appartient au conducteur d’opération de réviser ce document en fonction des besoins des acteurs du
projet, et notamment de l’enrichir des codes pour l’enregistrement des livrables et documents.
1.4 Documents de référence
• Plan de Management de Projet (PMP) de l’opération Tram 13 express Phase 2
• Schéma Directeur Qualité Sécurité Santé et Environnement (SDQSSE) du projet
1.5 Documents et outils de gestion
1.5.1 Documents de gestion
• Des modèles de documents sont établis et mis à disposition des intervenants, en particulier Charte
graphique et modèle de tableau chrono
1.5.2 Outils de gestion
Une GED est mise en place pour les besoins du projet. La solution Mezzoteam a été retenue et est accessible
au lien suivant : https://www.mezzoteam.com.
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Le conducteur d’opération du projet Tram T13 phase 2 en assure l’administration pour l’ensemble des
intervenants relevant du périmètre de MOA Ile-de-France Mobilités.
Concernant les périmètres de MOA SNCF Réseau, l’administration de la GED est assurée par son AMO.
La création d’un profil et des droits associés peut être sollicitée par tout intervenant du projet auprès de
l’administrateur de la GED relevant de son périmètre de MOA. En revanche, par soucis de cohérence et de
maîtrise de la table de codification, les demandes de création de nouveaux codes sont à adresser au COP
IDFM.
1.6 Abréviations et terminologie
• AMO Assistant à maîtrise d’ouvrage
• BCT Bureau de Contrôle Technique
• COP Conducteur d’Opération
• CSPS Coordonnateur Sécurité et Protection de la Santé
• GED plateforme de Gestion Electronique des Documents
• MOA Maître d’Ouvrage
• MOE Maître d’œuvre
• PMP Plan de Management de Projet
• SDQSSE Schéma Directeur Qualité, Sécurité, Santé et Environnement
1.7 Définitions
Métadonnées : Il s’agit de l’ensemble des informations (attributs) associées à un document au sein d’une
base de données. Dans le cadre d’une plateforme de gestion électronique des documents, les métadonnées
permettent d’associer au document des informations.
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2. PREPARATION DES LIVRABLES
2.1 La Liste des livrables
La liste des livrables est la liste des documents produits dans le cadre de l’exécution d’un marché par chaque
entité. Elle comprend a minima les livrables prévus au marché ainsi que les livrables complémentaires
proposés par l’entité. Elle concerne aussi bien les documents dus à chaque fin de phase que les documents
intermédiaires.
Dans la liste des livrables, chaque nom de document est complété par les métadonnées qui lui sont
associées. Il s’agit d’un formulaire permettant de renseigner les caractéristiques associées au document tel
que son libellé, sa date d’émission, son statut de confidentialité, …
La liste des livrables est établie au début de chaque phase par l’entité émettrice, transmise à l’AMO/COP et
validée par le MOA concerné.
2.2 Modification de la liste de livrables
Au cours de la réalisation de sa prestation, une entité peut rencontrer le besoin de modifier les attributs
d’un livrable prévu, d’ajouter ou d’annuler un livrable (après accord du MOA). Elle met à jour sa liste de
livrables.
2.3 Modèles et modification des livrables
2.3.1 Modèles
Des modèles de document sont prévus. Les modèles sont fournis aux entités émettrices au démarrage de
leur mission. Elles sont informées de toute mise à jour desdits modèles. Lorsque l’entité émettrice souhaite
éditer un document dans un format pour lequel il n’existe pas de modèle de livrable, elle soumet un modèle
pour vérification par le COP et validation par le MOA.
Les rédacteurs des livrables complètent la page de garde, rédigent le document et le mettent en page, sans
déroger à la charte graphique du projet. Cette charte graphique comprend un cartouche de référence
reprenant la codification décrite ci-dessous ainsi que les styles de texte à utiliser.
La page suivante du cartouche est réservée aux éléments suivants, sauf cas particulier :
• la table de validation interne,
• le cas échéant, la table de diffusion du document,
• le cas échéant, la référence du document propre à l’émetteur.
2.3.2 Règles de conformité
• Les pièces écrites : toutes les liaisons entre le document et d’autres sources de données (liaison qui
permet de visualiser le contenu d’un document dans un autre) doivent être éliminées.
• Les pièces graphiques, les pièces SIG, … : Pour la production des livrables, les émetteurs doivent
appliquer les différentes procédures fournies par le MOA, et notamment les spécifications BIM si
elles sont mises en place.
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2.3.3 Suivi des modifications
Le suivi des modifications doit être utilisé pour tous les documents. Il n’est pas activé pour ce qui concerne
les modifications de mise en forme.
Sur les plans, les modifications sont indiquées au moyen d’un nuage et d’un triangle indiquant la révision
concernée par le changement.
Rév.
B
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Sur les documents textuels, les modifications sont indiquées au moyen d’une barre dans la marge de
gauche. Le suivi des commentaires est désactivé.
Sur les documents tables (type Excel), les modifications sont surlignées en jaune ; un commentaire peut
être ajouté à l’endroit de la modification.
Seules les mentions des modifications apportées à la dernière version du document doivent apparaitre, les
mentions de modifications antérieures sont effacées. Par exemple pour un document émis en indice C,
seules les modifications apportées à l’indice B apparaissent.
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3. LA CODIFICATION DES DOCUMENTS
Les principes et règles de gestion des métadonnées associées à un document sont présentés dans les
chapitres suivants. Ils sont applicables aux livrables des familles documentaires suivantes :
- Documents de pilotage et de projet ;
- Dossiers livrables du projet ;
- Maquettes BIM ;
- Documents des entreprises de travaux.
3.1 Règles de codification
Chaque organisme codifie ses livrables avant dépôt dans la GED.
Chaque organisme est responsable de la tenue à jour de la liste de ses livrables, le cas échéant sous forme
de tableau « Chrono » dont le modèle est mis à disposition par le COP en début de prestation.
La nomenclature de chaque métadonnée (liste des codes et libellés) est fixée et présentée en annexe de la
présente procédure.
Dans le cas où un organisme rencontre le besoin d’ajouter un code, elle doit se rapprocher du COP IDFM,
qui attribue ou crée le code adéquat en cohérence avec la présente procédure et met à jour la
nomenclature. Le COP assure en effet la cohérence de la table de codification.
Par souci de lisibilité, la métadonnée « nom de fichier » peut être ajoutée en fin de nom de fichier pour
faciliter le partage du document :
Exemple : T13E2-SET-TTE-PRC-QUAL-TTE-00005-A - gestion documentaire
3.2 Localisation des métadonnées
Les métadonnées sont présentes sur différents emplacements dans le document :
• La grille de codification qui comprend 8 métadonnées « code ». Cette grille apparaît sur le cartouche
des documents.
• Les noms des fichiers attachés au document reprennent les 8 métadonnées de la grille de codification.
• Eventuellement dans le corps du document.
3.3 Grille de Codification
La grille de codification des documents du projet se compose de 8 éléments visibles sur le cartouche et dans
le nom du document. Le détail des codes existant est présenté en annexe (T13E2-SET-TTE-PRC-QUAL-TTE-
00005-01- Table de codification).
Pour le détail des codes de la Famille « Document de pilotage et document de projet », consulter l’onglet
« Critères pilotage et doc projet ».
Pour le détail des codes de la Famille « Document d’entreprises travaux » utilisables uniquement par les
entreprises de travaux, consulter l’onglet « Critères entreprises ».
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Un fichier ainsi codifié sera nommé : T13E2-SET-TTE-PRC-QUAL-TTE -00005-E
Les règles de gestion de la grille de codification sont les suivantes.
3.3.1 Projet
Le code « Projet » est composé de 5 digits reprenant l’identification du projet : T13E2. Il est identique dans
tous les documents.
3.3.2 Emetteur
Le code « Emetteur » est composé de 3 digits reprenant le trigramme de l’organisme émetteur du document
(le cas échéant, du mandataire du groupement titulaire d’un marché). Le code « Emetteur » est attribué
par le COP au titulaire d’un marché à sa notification.
Exemples :
• SET : Setec (COP IDFM)
• IDF : Ile-de-France Mobilités (MOA)
• SYS : Systra / Artelia / Richez Associés (MOE Ligne IDFM)
NB : Pour le dépôt dans la famille « Document d’entreprise travaux », exclusivement réservé aux dépôts
de documents par des entreprises, le code Emetteur associé à l’entreprise déposant le document sera
automatiquement attribué lors de la création de ce document.
3.3.3 Phase
Le code « Phase » est composé de 3 digits. Il désigne les grandes phases temporelles du projet.
Exemple :
• AVP : avant-projet
• ACT : assistance pour la passation des contrats de travaux – DCE
• REA : phase réalisation (travaux)
La phase indiquée est fonctionnelle et est relative à l’émission du document. La majeure partie du temps,
on indiquera la phase concernée par la commande contractuelle à laquelle se rattache le document.
Un code toutes phases a été créé (TTE), notamment pour la documentation qualité. Son utilisation doit être
envisagée en dernier recours, les documents étant prioritairement codifiés dans une phase temporelle.
NB : Pour le dépôt dans la famille « Document d’entreprise travaux » les phases détaillées sont :
• EXE : Exécution
• DOE : Dossiers des ouvrages exécutés
• ESS : Essais/marche à blanc
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• GPA : Garantie de Parfait Achèvement
• TTE : Toutes phases
3.3.4 Type
Le code « Type » de document est composé de 3 digits. Il désigne la nature du document.
Exemple :
• NOT : Note, rapport, mémo, synthèse, guide
• CRR : Compte-rendu de réunion, relevé décisionnel
Dans le cadre de la mise en place de la GED Mezzoteam, ont été définies les familles « Type » suivantes,
regroupant différents codes « Type », pour guider l’utilisateur dans le choix du code « Type » adapté et ainsi
faciliter le travail de codification et de dépôt des documents sous Mezzoteam :
- PIL : Pilotage
- GCO : Gestion des contrats
- GRA : Documents graphiques
- TEC : Documents techniques
NB : Pour le dépôt dans la famille « Document d’entreprise travaux », il n’a pas été défini de famille de
Types, il suffira de sélectionner directement le bon digit Type lors de la création du document.
Le digit Type conditionne le choix du circuit de validation du document.
3.3.5 Domaine
Le code « Domaine » est composé de 4 digits.
Il désigne le métier principal auquel se rattache le document. Il permet de préciser plus en détail l’objet du
document.
Exemples :
• GCON : Gestion des contrats
• MBLT : Carrefour, mobilité, trafic, stationnement
Dans le cadre de la mise en place de la GED Mezzoteam, ont été définies les familles « Domaine » suivantes,
regroupant différents codes « Domaine », pour guider l’utilisateur dans le choix du code « Domaine »
adapté et ainsi faciliter le travail de codification et de dépôt des documents sous Mezzoteam :
- PILO : Pilotage
- BATI : Bâtiment
- FERR : Ferroviaire
- INFR : Infrastructure
- SYST : Systèmes
- VOEP : Voirie et Espace public
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NB : Pour le dépôt dans la famille « Document d’entreprise travaux », le digit Domaine conditionne le choix
du circuit de validation du document (seulement pour les documents déposés par des entreprises des
marchés de SNCF Réseau).
3.3.6 Section/Ouvrage
Le code « Section/Ouvrage » est composé de 4 digits.
Il désigne les secteurs géographiques du projet.
Exemple :
• SE1 : Secteur 1 : tracé de St Germain GC à zone de transition non comprise
• CDM : CdMU
Un code « intégralité du projet phase 2 » a été créé (TTE). Cependant, son utilisation doit être envisagée en
dernier recours, les documents étant prioritairement codifiés dans une section.
A l’inverse lorsqu’un document peut être affecté à un ouvrage particulier, des codes spécifiques à l’ouvrage
sont créés, après validation par le COP. En effet l’objet étudié doit être indiqué le plus précisément possible.
Dans le cadre de la mise en place de la GED Mezzoteam, ont été définies les familles
« Section/Ouvrage » suivantes, regroupant différents codes « Section / Ouvrage », pour guider l’utilisateur
dans le choix du code « Section/Ouvrage » adapté et ainsi faciliter le travail de codification et de dépôt des
documents sous Mezzoteam :
- BAT : Bâtiments d’exploitation
- CAR : Carrefours
- OA : Ouvrages d’art
- SEC : Secteurs
- STA : Stations
- TFO : Terriers foncier
3.3.7 Chrono
Le code « Chrono » est composé de 7 digits.
Les 5 premiers digits concernent le fichier principal et représentent le numéro chrono en tant que tel,
implémenté entre documents. Les 2 suivants sont réservés à la numérotation de ses annexes. Les deux
séries sont séparées par un tiret : « - ». L’ensemble (fichier principal + annexes) forme un seul document
sous la GED Mezzoteam.
Ainsi, par exemple, les 10 premiers documents émis sont numérotés de 00001-00 à 00010-00 et les 5
premières annexes du premier de ces documents reprennent la codification du document et sont
numérotées de 00001-01 à 00001-05.
Si l’annexe est un livrable issu d’un autre domaine ou type, elle garde sa propre codification.
Lorsqu’un document comprend un seul fichier, sans annexe, il est possible de se dispenser de l’ajout des
deux digits complémentaires (00) pour se limiter aux 5 premiers digits obligatoires du « Chrono » (ex :
00001 au lieu de 00001-00).
3.3.8 Indice de révision
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Le code indice de révision est composé de 1 à 2 digit.
Le système de révision fonctionne de la façon suivante :
• Une révision sous forme de lettre majuscule est utilisée pour les échanges externes à l’organisme
émetteur et déposé sous la GED Mezzoteam. Le changement de lettre indique la mise à jour du
document envoyé (A, B, C,…, Y, Z, AA, AB, …, BA, BB, …, CA, CB, …, CZ).
• Un document envoyé pour la première fois possède la révision A.
Note : Une montée de version du document entraîne une montée de version de l’annexe, il est important
que l’annexe et le document soient toujours au même indice. Si je révise mon fichier principal en B je devrais
également réviser mon annexe en B. Le document (fichier + annexe) passe en effet en indice B.
Cas particulier, les documents de travail internes à l’organisme émetteur :
Dans le cadre de l’élaboration de ces documents, chaque organisme émetteur se réserve le droit de faire
des observations et itérations internes directement sur le document en suivi de modifications. Dans ce cas,
les versions intermédiaires, avant dépôt et signature sous la GED, sont indicées sous forme alphanumérique
(exemple : A01, A02, … avant finalisation en indice A).
3.4 Page de garde des documents
En complément du cartouche, la page de garde précise un certain nombre d’informations qui ne figurent
pas dans la grille de codification. Elles constituent les éléments de titre du document :
• Marché source : ce libellé doit être écrit, le marché source est celui dont l’émetteur est le mandataire.
• Marché ou document cible : ce libellé doit être écrit, il doit figurer lorsque le document concerne la
publication d’un marché ou lorsqu’il s’agit d’un document de commentaires, validation, … de
productions d’un autre marché.
• Libellé ouvrage : le cas échéant le PK ou autre identification de la localisation de l’ouvrage sera précisé.
• Dossier : cette information doit être indiquée si la notion de dossier existe dans les livrables du CCTP.
Elle permet de préciser à quel dossier le livrable se rattache à l’intérieur d’une phase.
3.5 Corps du document (hors cartouche)
Deux métadonnées sont reportées dans le corps du document (a priori un plan). Elles sont positionnées à
proximité de la grille de révision. Elles sont en dehors du cartouche.
3.5.1 Echelle
Cette métadonnée est obligatoire pour les plans. Il n’y a pas de liste prédéfinie.
Le format est le suivant : 1/100000, 1/200___.
L’échelle doit être renseignée sur les plans, selon une échelle visuelle (règle) permettant de contrôler les
échelles en cas de lecture directe d’un plan.
3.5.2 Codification interne prestataire
Cette métadonnée est optionnelle. Elle est composée de texte libre et est ajoutée par tout organisme
souhaitant faire figurer sa codification interne sur le document.
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Cette codification est uniquement informative. Un champ « référence interne » est également disponible
sous Mezzoteam pour renseigner cette information optionnelle lors de la création du document sur la GED.
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4. CONTROLE, DEPOT, DIFFUSION ET VALIDATION DES DOCUMENTS
Chaque document est contrôlé en interne (hors documents collaboratifs) dans sa forme et dans son
contenu par l’organisme émetteur avant dépôt, par ses soins, sous la GED Mezzoteam et diffusion. En
particulier, l’organisme émetteur est responsable de la vérification de la conformité de la codification de
chaque document et dossier livrable à la présente note de gestion documentaire. L’administrateur de la
GED, sur son périmètre de MOA, est responsable d’un contrôle de cohérence par sondage. Pour les
documents émis par les entreprises de travaux ce contrôle est en premier lieu assuré par le MOE en charge
du VISA.
La GED Mezzoteam est mise en place pour l’opération, au démarrage de la phase PRO et pour l’ensemble
des phases suivantes jusqu’à la fin de période de garantie de parfait achèvement (GPA).
La plateforme GED est l’outil principal d’échange et de partage des documents du projet Tram T13 phase
2, et plus particulièrement des documents et des dossiers livrables (intermédiaires et définitifs). En
particulier, la date de signature et de diffusion d’un document au Maître d’ouvrage et à son COP par le
titulaire d’un marché avec IDFM sous la GED Mezzoteam vaut date de remise au plan contractuel.
La plateforme a également vocation à héberger les livrables sous format BIM (fichier ifc).
L’ensemble des livrables sont communiqués, via la plateforme, sous formats natifs et pdf. Les formats natifs
utilisés doivent être compatibles entre systèmes d’exploitation et les formats intégrés de logiciels doivent
être respectés.
Le CCTP de chaque marché pourra préciser les spécifications techniques et les attentes de la Maîtrise
d’Ouvrage en termes de gestion et de format des données.
4.1 Documents et dossiers livrables du projet
La plateforme GED intègre des circuits de validation des documents et des dossiers livrables entre le
prestataire, le COP et le Maître d’Ouvrage, voire avec les autres maîtres d’ouvrage (COMOA) de l’opération
Tram T13 phase 2.
Les documents de projet faisant l’objet d’une validation individuelle par le MOA ou les COMOA (ex :
présentation, compte-rendu, rapport, …) sont codifiés et déposés dans la GED par le prestataire dans la
famille documentaire « Pilotage et documents de projet ». Un document de projet peut comporter
plusieurs fichiers, notamment le fichier principal du document et un ou plusieurs fichiers pour les annexes
au document.
Les dossiers livrables (ex : dossier AVP, dossier PRO, DCE, …) réunissant plusieurs documents de projet
préalablement codifiés et déposés dans la GED par le prestataire dans la famille documentaire « Pilotage
et documents de projet » sont codifiés et déposés dans la GED par le prestataire dans la famille
documentaire « Dossiers livrables du projet ». Un lien est ainsi établi entre un dossier livrable et les
documents de projet qui le composent.
Lors d’un dépôt dans la GED, le prestataire sélectionne le circuit de validation adapté au document de projet
ou au dossier livrable dans la rubrique « Avis demandé » :
- CIRCUIT_0002 : Vérification COP IDFM et approbation MOA – IDFM en parallèle ;
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- CIRCUIT_0003 : Vérification CSPS et COP puis approbation MOA – IDFM (circuit adapté aux
documents en lien avec la sécurité et la protection de la santé).
Afin de limiter le nombre de documents à valider ainsi que les notifications Mezzoteam, un prestataire
sollicitant un avis sur un dossier de livrables n’a pas à solliciter un avis individuel sur chaque document de
projet qui compose ce dossier livrable. Pour ces documents de projet, comme pour les documents de projet
déposés sous la GED en version de travail, le prestataire sélectionnera le circuit de validation suivant :
- CIRCUIT_0006 : Pas de validation.
Nota : les circuits de validation suivants sont réservés aux documents déposés par le COP :
- CIRCUIT_0001 : Approbation MOA IDFM ;
- CIRCUIT_0004 : Validation COMOA (IDFM SNCF R et V) en parallèle.
Les avis qui peuvent être rendus sur les documents et dossiers livrables du projet sont les suivants :
- « Refusé » : document non conforme ou incohérent, à reprendre et à soumettre à un nouvel avis ;
- « Visé avec observations » : document à compléter / corriger suivant les observations émises et à
soumettre à un nouvel avis ;
- « Visé sans observations » : document n’appelant pas ou plus d’observations et pouvant être validé
et alors diffusé, en sortie de circuit de validation.
4.2 Documents entreprises travaux
La plateforme GED intègre des circuits de validation des documents des entreprises de travaux désignées
par Ile-de-France Mobilités dans le cadre du projet Tram T13 phase 2. Les circuits de validation sont
automatiquement affectés à la signature d’un document par l’entreprise suivant la matrice en annexe.
Les documents soumis à visa / validation sont codifiés et déposés dans la GED par l’entreprise dans la famille
documentaire « Documents d’entreprises de travaux ». Un document d’entreprise peut comporter
plusieurs fichiers, notamment le fichier principal du document et un ou plusieurs fichiers pour les annexes
au document.
Les dossiers livrables (ex : dossier d’ensemble des études EXE, dossier de récolement…) réunissant plusieurs
documents de projet préalablement codifiés et déposés dans la GED par l’entreprise dans la famille
documentaire « Document d’entreprises travaux » sont codifiés et déposés dans la GED par l’entreprise
dans la famille documentaire « Dossiers livrables travaux ». Un lien est ainsi établi entre un dossier livrable
et les documents d’entreprise travaux qui le composent.
Le VISA d’un document d’entreprise de travaux est délivré, via la GED, par le maître d’œuvre compétent
après avis, au besoin, du CSPS, du BCT, voire du COP IDFM et du MOA suivant les circuits prédéfinis par
Type de document, voire par Domaine (pour ce qui concerne SNCFR)
Les avis qui peuvent être rendus sur les documents d’entreprises de travaux sont les suivants :
- « Refusé » (VR) : document non conforme ou incohérent, à représenter au visa ; l’exécution n’est
pas autorisée ;
- « Visé avec observations » (VAO) : document erroné et à représenter au visa du Maître d’œuvre ;
l'exécution n'est pas autorisée ;
- « Visé avec réserves » (VAR) : document à corriger en tenant compte des réserves du maître
d’œuvre et à lui représenter pour obtention du visa sans observations. La poursuite de l’étude ou
l’exécution des prestations correspondantes est néanmoins autorisée ;
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- « Visé sans observations » (VSO) : la poursuite de l’étude ou la réalisation des ouvrages concernés
est autorisée.
- « Bon pour Exécution » (BPE) : Document correspondant aux travaux réellement exécutés.
5. DOCUMENTATION FINALE
Les organismes émetteurs de documents fournissent à chaque fin de phase les livrables aux formats prévus
au CCAP.
6. CLASSEMENT DES DOCUMENTS
Les versions électroniques des documents sont classées sur la base des éléments de codification.
7. ANNEXES
7.1 Table de codification
7.2 Plan de classement
7.3 Matrice des circuits de validation des documents d’entreprises travaux
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Texte extrait tel quel de la pièce officielle, qui seule fait foi. La mise en page du document d'origine peut différer.