Pièce
Guide_OE_DEF28052020.pdf · 17 337 mots · du marché « Audits de certification volontaire Qualifoudre (INERIS) », dossier de consultation officiel.
[Tapez ici]
Conception, rédaction, graphisme :
Direction des Affaires juridiques des ministères économiques et financiers
Date de publication :
Mai 2020
1
Introduction
Depuis le 1er octobre 2018, tous les acheteurs doivent être équipés d’un profil
d’acheteur et publier sur cette plateforme les documents de la consultation pour les
marchés publics (hors défense ou sécurité) dont la valeur du besoin estimé est égale
ou supérieure à 40 000 € HT (seuil relevé de 25 000 à 40 000 € HT depuis le 1er janvier
2020.
Les acheteurs doivent en outre procéder à la publication des données essentielles de
ces marchés. Entre 25 000 € HT et 40 000 € HT, l’acheteur doit, soit publier les
données essentielles, comme il le faisait avant 2020, soit publier annuellement la liste
des marchés concernés.
Ce guide « très pratique » prend la forme d’une foire aux questions (FAQ). Il a pour
objectif d’accompagner l’ensemble des acteurs, acheteurs et opérateurs économiques
dans cette démarche. Cette nouvelle version est complétée sur certains points et
enrichie de nouvelles questions, à la suite notamment au, relèvement du seuil de mise
en concurrence de 25 000 € HT à 40 000 € HT depuis le 1er janvier 2020.
Pour faciliter sa lecture, le guide distingue les acheteurs des opérateurs économiques,
les questions des uns n’étant pas toujours celles des autres, en adaptant par
conséquent les réponses à chaque public.
Chaque acheteur dispose, dans 4 rubriques qui lui sont dédiées, de l’essentiel de ce
qu’il doit savoir pour appliquer au mieux la transformation numérique de la commande
publique et se poser les bonnes questions :
o le profil d’acheteur (publication des documents de la consultation, données
essentielles etc.) ;
o les échanges dématérialisés (documents de la consultation, dépôt/réception
des candidatures et des offres, copie de sauvegarde, coffre-fort numérique) ;
o la signature électronique ;
o le document unique de marché européen (DUME).
Pour visualiser les modifications et/ou les ajouts de la dernière version du guide dans
la table des matières, les nouvelles questions sont en caractères gras et les questions
modifiées sont en italique. S’agissant du texte :
=> le symbole caractérise la modification/actualisation d’une question ;
=> le symbole caractérise une nouvelle question ;
=> le symbole caractérise une nouvelle précision relative à l’état d’urgence
sanitaire liée à l’épidémie de Covid-19.
Si l’actuelle situation de crise sanitaire confirme les enjeux opérationnels de
simplification portés par la dématérialisation, elle a également soulevé des
Mai 2020 Mai 2020Mai 2020 2
interrogations pratiques auxquelles les dispositions de l’ordonnance du 25 mars 2020 1
viennent répondre en portant les mesures nécessaires à l’assouplissement des règles
applicables à la passation et à l'exécution des contrats publics qui seraient
compromises du fait de l'épidémie de covid-19. L’objectif est de ne pas pénaliser les
opérateurs économiques et de permettre la continuité de ces contrats.
Pour des précisions plus complètes au sujet des mesures d’adaptation des
règles de procédure et d’exécution des contrats publics pendant la crise sanitaire née
de l’épidémie de Covid- 19, il est possible de consulter les fiches suivantes :
- fiche technique relative à l'ordonnance n° 2020-319 du 25 mars 2020 ;
- fiche technique sur la passation et l’exécution des marchés publics en situation
de crise sanitaire ;
- questions-réponses sur les conséquences de la crise sanitaire sur les marchés
publics.
Pour consulter les fiches :
https://www.economie.gouv.fr/daj/conseil-acheteurs-fiches-techniques
(rubrique « En période de crise sanitaire »)
Un tableau de synthèse des mises à jour est également disponible en fin de document.
Pour obtenir plus de détails sur un point particulier, il est également possible de
compléter votre information en consultant les fiches techniques de la DAJ :
https://www.economie.gouv.fr/daj/conseil-acheteurs-fiches-techniques.
Vous pouvez également suivre l’actualité juridique avec la lettre DAJ :
https://kiosque.bercy.gouv.fr/alyas/abo/home/lettre-daj.
Ce guide est encore amené à évoluer dans les mois à venir, et à être enrichi de vos
nouvelles questions que vous pouvez adresser à l’adresse suivante :
demat.daj@finances.gouv.fr. Veillez à bien indiquer le numéro de la question ainsi
que, le cas échéant, la version (V1, 2, 3 ou 4) ou le mois/année de publication.
Consultez le site https://www.economie.gouv.fr/daj/dematerialisation afin de
télécharger la dernière version de ce guide.
Bonne lecture !
1
Ordonnance n° 2020-319 du 25 mars 2020 portant diverses mesures d'adaptation des règles de passation, de procédure
ou d'exécution des contrats soumis au code de la commande
Mai 2020 Mai 2020Mai 2020 3
Table des matières
Introduction ........................................................................................................................................................ 2
Table des matières ............................................................................................................................................. 4
Le profil d’acheteur............................................................................................................................................. 8
E 1. Qu’est-ce qu’un profil d’acheteur ? ................................................................................................ 8
E 2. A quoi sert le profil d’acheteur ? ..................................................................................................... 8
E 3. Quel est l’intérêt d’effectuer l’ensemble des actions via le profil d’acheteur ? ............................. 9
E 4. Où trouver les profils d’acheteurs ? ................................................................................................ 9
E 5. Dois-je m’identifier et m’authentifier sur les profils d’acheteurs ? .............................................. 10
E 6. Quelles sont les fonctionnalités minimales des profils d’acheteurs ? .......................................... 10
E 7. Qu’est-ce qu’un prérequis technique ? ......................................................................................... 10
E 8. Quels sont les prérequis techniques pour utiliser les profils d’acheteurs ? .................................. 11
E 9. Dois-je utiliser d’autres plateformes/sites ou puis-je déposer ma candidature et mon offre sur le
profil d’acheteur et y effectuer l’intégralité des démarches ? .................................................................... 11
E 10. Comment anticiper un problème de dernière minute ? ............................................................... 11
E 11. Et si mon offre arrive après l’heure limite ? .................................................................................. 12
E 12. Les profils d’acheteurs doivent-ils me proposer un coffre-fort numérique ? ............................... 12
E 13. Quelles vérifications faire avant de déposer mes plis ? ................................................................ 12
E 14. Quelle règle appliquer pour le nom des fichiers à envoyer ? ....................................................... 12
E 15. Que faire si je me trouve dans une zone sans Internet (zone blanche) ou si mon débit est très
limité ? 13
E 16. Que faire si je rencontre un problème sur le profil d’acheteur ?.................................................. 13
E 17. Comment apprendre à utiliser le profil d’acheteur ? .................................................................... 13
E 18. Une entreprise ayant une activité de dépôt de plis par voie électronique peut-elle répondre à ma
place ? 13
E 19. Où puis-je trouver les données essentielles des marchés passés ? ................................................ 14
E 20. Comment les données essentielles sont-elles présentées ? ......................................................... 14
E 21. A quoi servent les licences de réutilisation des données essentielles ? ....................................... 14
Les échanges dématérialisés entre l’acheteur et les opérateurs économiques ................................................ 15
Les obligations ........................................................................................................................................ 15
E 22. Depuis le 1er octobre 2018 l’ensemble des échanges doivent être dématérialisés, qu’est-ce que
cela signifie ? ............................................................................................................................................... 15
E 23. L’acheteur peut-il m’imposer la dématérialisation des échanges, même après la passation du
marché ? ...................................................................................................................................................... 15
E 24. Où s’organisent les échanges dématérialisés entre l’acheteur et les opérateurs économiques ? 16
E 25. Est-ce que l’on peut échanger des documents électroniques et des documents papiers dans la
même procédure de passation ? ................................................................................................................. 16
E 26. Une plateforme de dématérialisation c’est obligatoirement un profil d’acheteur ? .................... 16
E 27. Les marchés subséquents relevant d’un accord-cadre lancé avant le 1er octobre 2018 doivent-ils
être dématérialisés ? ................................................................................................................................... 17
E 28. Les marchés subséquents compris entre 25 000 et 40 000€ HT lancés depuis le 1er janvier 2020,
relevant d’un accord-cadre lancé avant le 31 décembre 2019 doivent-ils être dématérialisés ? ............ 17
E 29. Depuis le 1er octobre 2018, l’acheteur peut-il encore me demander de me rendre physiquement
sur place pour être auditionné notamment durant les phases de négociation ? ........................................ 17
Les documents de la consultation .......................................................................................................... 18
E 30. Quels marchés sont concernés par la mise en ligne des documents de la consultation ? ............. 18
E 31. Comment trouver les documents de la consultation (DC) ? .......................................................... 18
E 32. Comment trouver les documents de la consultation (DC) en procédure restreinte, négociée ? . 19
E 33. Quand puis-je télécharger les documents de la consultation (DC)? ............................................. 19
E 34. Une mise en ligne partielle des documents de la consultation est-elle possible ? ....................... 19
Mai 2020 Mai 2020Mai 2020 4
E 35. Que se passe-t-il en cas de modification des documents de la consultation ? ............................. 19
Les outils ................................................................................................................................................. 20
E 36. Puis-je poser des questions à l’acheteur ? .................................................................................... 20
E 37. Dois-je déposer ma réponse électronique sur un outil en particulier?......................................... 20
E 38. L’acheteur peut-il m’imposer le dépôt des documents de candidature et autres attestations dans
un coffre-fort numérique ? .......................................................................................................................... 20
E 39. Le coffre-fort numérique est un espace de stockage numérique que l’opérateur économique
reste libre d’utiliser. Puis-je imposer à l’acheteur de récupérer des documents dans mon coffre-fort
numérique? ................................................................................................................................................. 20
E 40. Que signifie le principe du « Dites-le nous une fois » ? ................................................................ 21
E 41. Quel(s) format(s) de documents puis-je utiliser ? ......................................................................... 21
La réponse électronique ......................................................................................................................... 21
E 42. Comment remettre mon offre dématérialisée ? ........................................................................... 21
E 43. Quelle est la valeur d’un document numérisé ? ........................................................................... 22
E 44. Que faire si je dois compléter ou modifier mon offre ? ................................................................ 22
E 45. Que se passe-t-il si mon offre arrive hors délai ? .......................................................................... 22
E 46. Que se passe-t-il si j’envoie une offre papier ou une clé USB? ...................................................... 22
E 47. J’ai déposé une proposition papier et on m’a indiqué lors de ce dépôt que ma proposition était
irrégulière : que dois-je faire ? .................................................................................................................... 23
E 48. Puis-je exiger une régularisation ? ................................................................................................ 23
E 49. Que se passe-t-il si je ne parviens pas à régulariser ma proposition dans les délais fixés par
l’acheteur ? .................................................................................................................................................. 23
E 50. Comment régulariser mon offre papier (offre irrégulière) ? ......................................................... 24
E 51. Puis-je confier à un mandataire le dépôt de ma proposition ? ..................................................... 24
E 52. Comment répondre à une consultation allotie ? .......................................................................... 24
E 53. Que se passe-t-il après le dépôt de mon offre ? ........................................................................... 25
E 54. Un mandataire peut-il signer électroniquement une offre, ou le marché, pour le compte d’un
opérateur économique, s’il justifie d’un mandat le lui permettant ? ......................................................... 25
La copie de sauvegarde........................................................................................................................... 25
E 55. Qu’est-ce qu’une copie de sauvegarde ? ...................................................................................... 25
E 56. Copie de sauvegarde : quel intérêt avec la dématérialisation ? ................................................... 26
E 57. Une offre peut-elle être doublée par une copie de sauvegarde ? ................................................ 26
E 58. Comment utiliser la copie de sauvegarde ? .................................................................................. 26
E 59. Quand transmettre une copie de sauvegarde ? ............................................................................ 26
E 60. Comment transmettre une copie de sauvegarde ?....................................................................... 27
E 61. Dans quels cas l’acheteur ouvre-t-il la copie de sauvegarde ? ..................................................... 27
E 62. J'ai envoyé un pli électronique et une copie de sauvegarde lequel des deux, l’acheteur doit-il
ouvrir ? 27
E 63. L’acheteur peut-il m’imposer une copie de sauvegarde ? ............................................................ 27
L’exécution du marché ........................................................................................................................... 28
E 64. Les acheteurs ont-ils l’obligation de notifier le rejet et les motifs de rejet par voie électronique ?
28
E 65. Est-ce que je peux continuer à utiliser la voie dématérialisée après la phase de passation du
marché ? ...................................................................................................................................................... 28
E 66. L’acheteur peut-il me délivrer un exemplaire unique ? ................................................................ 28
E 67. La facturation électronique rentre-t-elle dans les obligations de dématérialisation ?.................. 29
Avertissement ......................................................................................................................................... 29
Vous avez dit signature électronique ? ................................................................................................... 30
E 68. Qu’est-ce qu’une signature électronique ? ................................................................................... 30
E 69. Quel est l’intérêt de signer électroniquement ? ........................................................................... 30
E 70. Les documents de la candidature doivent-ils être signés électroniquement ? ............................. 30
E 71. Est-il obligatoire de signer électroniquement un marché public ? ............................................... 31
E 72. Que se passe-t-il dans le cas où l’attributaire du marché se trouve dans l’incapacité de signer
électroniquement son offre finale ? ............................................................................................................. 31
E 73. Mais alors ai-je intérêt à signer électroniquement ? .................................................................... 32
E 74. Les documents du contrat doivent-ils être signés électroniquement et individuellement ?........ 32
E 75. Quelle valeur pour le fichier compressé (notamment « .zip ») signé : c’est plus simple, non ? ... 32
Mai 2020 Mai 2020Mai 2020 5
E 76. Si je ne signe pas mon offre au stade du dépôt, puis-je me retirer ? ........................................... 32
E 77. Que se passe-t-il si je ne signe pas électroniquement les documents comme l’acheteur l’a exigé ?
32
E 78. Puis-je transmettre de façon dématérialisée des documents signés de façon manuscrite et
scannés ? ..................................................................................................................................................... 33
E 79. Un contrat peut-il être signé avec un certificat électronique par une partie et de façon
manuscrite, par l’autre partie ? ................................................................................................................... 33
E 80. En cas d’offres successives ou modifiées, lesquelles doivent être signées, et électroniquement ?
33
E 81. La déclaration de sous-traitance au stade de la candidature doit-elle être signée, et
électroniquement ? ..................................................................................................................................... 33
E 82. La convention de groupement momentané d’entreprises ou l’acte d’habilitation du mandataire
doivent-ils être signés, et électroniquement ? ............................................................................................ 33
E 83. La notification par le profil d’acheteur d’un document signé et numérisé vaut-elle copie ou
original ? ...................................................................................................................................................... 34
E 84. Les échanges avec l’acheteur (questions/réponses lors de la consultation ou de l’analyse des
offres…) doivent-ils être signés électroniquement ? ................................................................................... 34
E 85. Les décisions (décision de rejets, déclaration sans suite) doivent-elles être signées
électroniquement ? ..................................................................................................................................... 34
E 86. Qui signe le contrat ? .................................................................................................................... 34
E 87. De quels outils de base dois-je disposer pour signer électroniquement ?................................... 35
E 88. Comment utiliser un certificat électronique de signature ? ......................................................... 35
E 89. Quelle forme prend ma signature électronique, puis-je la personnaliser ?.................................. 35
E 90. L’acheteur peut-il en l’état actuel des textes imposer le format PAdES ? .................................... 35
Comment choisir le bon certificat de signature électronique et où me le procurer ? ........................... 36
E 91. Combien coûte un certificat ? Selon quelles modalités et quelle durée ? .................................... 36
E 92. Combien de temps faut-il pour acquérir un certificat ? ................................................................ 36
E 93. Puis-je acheter un certificat européen pour signer en France ? ................................................... 36
E 94. Puis-je acheter un certificat non-européen ? ................................................................................ 36
E 95. La signature électronique, est-ce un achat simple ? ..................................................................... 37
E 96. Je dispose déjà d’un certificat RGS, est-il valable ? ...................................................................... 37
E 97. Les certificats utilisés pour d’autres usages (facturation électronique, TVA…), sont-ils utilisables ?
37
E 98. Je ne dispose pas de certificats, quel certificat de signature électronique dois-je utiliser ? ........ 37
E 99. Qu’est-ce que le règlement eIDAS ? .............................................................................................. 38
E 100. Comment obtenir un certificat qualifié de signature électronique conforme au règlement
eIDAS ? 38
E 101. Où puis-je me procurer une signature électronique ? .................................................................. 38
E 102. Puis-je avoir un seul certificat pour plusieurs personnes ? ........................................................... 39
E 103. Est-il nécessaire de prévoir la remise du certificat en face-à-face ? ............................................. 39
E 104. En quoi consiste le face-à-face ? ................................................................................................... 39
E 105. Qui doit se déplacer pour ce face-à-face ? .................................................................................... 39
E 106. Que faut-il prévoir en prévision du face-à-face ? .......................................................................... 39
Conseils en bref : ......................................................................................................................................... 40
Le Document unique de marché européen (DUME) ......................................................................................... 41
E 107. Qu’est-ce que le DUME ? .............................................................................................................. 41
E 108. Le DUME est-il obligatoire ? .......................................................................................................... 41
E 109. Le DUME remplace-t-il les autres formes de candidature (DC1, DC2, etc.) ? ............................... 41
E 110. Où trouver le DUME ? ................................................................................................................... 41
E 111. Qu’est-ce que le service DUME ? .................................................................................................. 42
E 112. Quel est le lien entre le service DUME et e-Certis ?...................................................................... 42
E 113. Quel lien entre le DUME et l’ancien dispositif « Marchés Publics Simplifiés » (MPS) ? ................. 42
E 114. Que contient le DUME ? ................................................................................................................ 43
E 115. Quand utiliser le DUME ? .............................................................................................................. 43
E 116. Comment utiliser le service DUME ? ............................................................................................. 44
E 117. Le DUME doit-il être signé, et électroniquement ? ....................................................................... 45
Mai 2020 Mai 2020Mai 2020 6
E 118. Quels sont les avantages du recours au service DUME pour les opérateurs économiques ? ....... 45
E 119. Où trouver des informations complémentaires, des kits de communication sur le DUME ? ....... 45
E 120. Les cotraitants et les sous-traitants doivent-ils remplir un DUME ? ............................................. 45
En synthèse, à retenir : ................................................................................................................................ 45
Mise à jour de mai 2020 ................................................................................................................................... 47
Références réglementaires ............................................................................................................................... 48
Mai 2020 Mai 2020Mai 2020 7
Le profil d’acheteur
E 1. Qu’est-ce qu’un profil d’acheteur ?
C’est une plateforme de dématérialisation permettant notamment aux acheteurs de
mettre les documents de la consultation à disposition des opérateurs économiques par
voie électronique et de réceptionner les documents transmis par les candidats et les
soumissionnaires.
E 2. A quoi sert le profil d’acheteur ?
Mai 2020 Mai 2020Mai 2020 8
E 3. Quel est l’intérêt d’effectuer l’ensemble des actions via le
profil d’acheteur ?
Le profil d’acheteur est l’outil central de dématérialisation des procédures de passation
des marchés. Il permet notamment aux opérateurs économiques de prendre
connaissance des avis de publicité, de consulter les documents de la consultation, de
candidater, de transmettre une offre, d’échanger des documents et des informations
avec les acheteurs. Les échanges courants durant la procédure de passation
(questions/réponses, lettres de rejet, notification, etc.) peuvent être faits en utilisant le
profil d’acheteur. Il peut aussi être utilisé après la passation du marché.
Le profil d’acheteur garantit la sécurité, la confidentialité, l’intégrité et la traçabilité des
échanges. L’utilisation de la plateforme simplifie les tâches incombant à l’opérateur
économique : une partie de ces tâches est automatisée, la procédure est sécurisée
par l’utilisation de l’horodatage, du chiffrement.
E 4. Où trouver les profils d’acheteurs ?
Si vous connaissez l’administration dont vous voulez consulter le profil d’acheteur, le
plus simple est de vous rendre sur son site général, en général à la rubrique « marchés
publics ».
Sinon, un moteur de recherche vous sera indispensable pour identifier le site
hébergeant le profil d’acheteur. Le nom de l’administration suivi de profil d’acheteur
permet généralement de trouver rapidement la bonne URL.
Une liste des profils d’acheteurs est d’ores et déjà disponible sur le site
www.data.gouv.fr2 .
Les administrations de l’Etat disposent d’un profil d’acheteur unique : PLACE (plate-
forme des achats de l’Etat). Ce n’est pas le cas des autres administrations, bien que
des profils mutualisés existent.
Quelques exemples de structures de mutualisation :
- Le syndicat mixte Mégalis Bretagne ;
- Le GIP Territoire numérique Bourgogne-Franche-Comté ;
- Le GIP Maximilien (Ile de France) ;
- L’association des marchés publics d’Aquitaine ;
- Manche numérique ;
- Le SICTIAM (Provence-Alpes-Côte d’Azur)
- Le portail MEOSS qui regroupe près de 400 organismes de protection sociale
- La plateforme de dématérialisation des marchés publics de la Région Grand
Est;
- Le Syndicat mixte pour la Modernisation et l’Ingénierie informatique des
Collectivités ou établissements publics Adhérents (SMICA) pour le département
de l’Aveyron ;
2
Article 4 I de l’annexe 7 du code de la commande publique (arrêté du 22 mars 2019 relatif aux fonctionnalités et exigences
minimales des profils d’acheteurs)
Mai 2020 Mai 2020Mai 2020 9
Vous postulez à un marché d’une Retrouvez les marchés sur la
administration d’Etat ? Plateforme des Achats de l’Etat
(PLACE).
Vous postulez à un marché d’un autre
Les acheteurs doivent préciser dans
acheteur (collectivités, établissements
leurs avis de publicité, le profil
publics locaux, personnes morales de
d’acheteur sur lequel vous devrez
droit privé soumises à la commande
répondre.
publique….) ?
E 5. Dois-je m’identifier et m’authentifier sur les profils
d’acheteurs ?
Si vous souhaitez seulement consulter les documents de la consultation, vous n’avez
pas à vous identifier/authentifier pour accéder à ces documents, qui sont accessibles
gratuitement et directement sur le profil d’acheteur. Toutefois, en vous identifiant, vous
serez automatiquement informé des modifications éventuelles des documents ou
informations.
Si vous souhaitez déposer une candidature ou une offre, vous devez vous
identifier/authentifier.
E 6. Quelles sont les fonctionnalités minimales des profils
d’acheteurs ?
L’annexe 7 du code de la commande publique relatif aux fonctionnalités et exigences
minimales des profils d'acheteurs contient l’ensemble des fonctionnalités que doit
proposer le profil d’acheteur et la liste des actions que l’acheteur et l’opérateur
économique doivent pouvoir effectuer.
Le profil d'acheteur doit au minimum vous permettre d'effectuer les actions suivantes :
vous identifier et vous authentifier, connaitre les prérequis techniques pour pouvoir
l’utiliser, proposer un espace permettant de tester que votre configuration bureautique
est conforme aux prérequis techniques, permettre de rechercher notamment les
consultations, consulter et télécharger les documents de la consultation en accès libre
et gratuit, accéder à un espace pour simuler le dépôt de documents, déposer et
conserver vos candidatures et vos offres, poser des questions et échanger avec l’
acheteur, proposer une assistance en cas de problématiques techniques, consulter et
télécharger les données essentielles.
A noter que le service DUME est progressivement intégré aux profils d’acheteurs.
L’utilisation du service DUME sur un profil d’acheteur permet de profiter de toutes les
fonctionnalités du DUME, notamment de la mise en œuvre du principe du « Dites-le-
nous-une-fois » grâce aux API disponibles sur les profils d’acheteurs.
E 7. Qu’est-ce qu’un prérequis technique ?
Il s’agit de la configuration minimale attendue de votre poste de travail pour pouvoir
utiliser le profil d’acheteur (système d’exploitation, navigateurs internet, pare-feu,
logiciels utilisables comme par exemple JAVA ou les antivirus, etc.).
Mai 2020 Mai 2020Mai 2020 10
E 8. Quels sont les prérequis techniques pour utiliser les
profils d’acheteurs ?
Les prérequis techniques peuvent être différents d’un profil d’acheteur à un autre. Il
convient donc de vérifier ceux du profil d’acheteur sur lequel vous allez déposer votre
pli. Les systèmes d’exploitation et les navigateurs internet les plus communément
disponibles sont utilisables (Microsoft Windows, Apple Mac OS, Linux).
Vous devrez peut-être télécharger des logiciels spécifiques (ceux-ci seront mis
gratuitement à votre disposition).
Les configurations informatiques sont par nature évolutives. Un dépôt réalisé avec
succès ne garantit pas la réussite des dépôts suivants. Il est prudent de tester
régulièrement la configuration de votre poste.
Les profils d’acheteurs doivent vous proposer de pouvoir tester la configuration de
votre poste avant tout dépôt.
Les règles d’utilisation du profil d’acheteur doivent être transparentes (ex : information
sur les CGU, mentions légales, prérequis techniques, etc.). Ces règles vous
permettront de trouver de l’information sur une éventuelle limitation de la taille des
fichiers déposés, des formats acceptés, etc.
E 9. Dois-je utiliser d’autres plateformes/sites ou puis-je
déposer ma candidature et mon offre sur le profil d’acheteur et
y effectuer l’intégralité des démarches ?
Le grand avantage des profils d’acheteurs est de permettre la remise entièrement
dématérialisée des candidatures et des offres.
Les profils d’acheteurs proposant le service DUME vous évitent également de fournir
les attestations et certificats qui seront automatiquement transmis à l’acheteur. Toutes
les attestations et tous les certificats ne bénéficient pas encore de cette fonctionnalité.
Lorsque vous souhaitez joindre des documents trop volumineux pour être déposés sur
le profil, si l’acheteur l’autorise, vous pouvez les déposer sur un espace de stockage
électronique. Cet espace doit assurer l’intégrité des données et la confidentialité des
candidatures, des offres et des demandes de participation et garantir que l’acheteur
ne prend connaissance de leur contenu qu’à l’expiration du délai prévu pour leur
présentation.
Si une maquette, un modèle réduit, un prototype ou des échantillons sont demandés,
et ne peuvent être dématérialisés, alors ils peuvent être transmis sans passer par la
voie électronique mais eux seulement.
E 10. Comment anticiper un problème de dernière minute ?
Respectez les délais de remise des candidatures et des offres : sinon, vous risquez
l’exclusion définitive de la consultation ! N’attendez-donc pas la dernière minute, faites-
le la veille et prévoyez le temps nécessaire pour que votre réponse soit reçue dans les
délais (c’est l’heure de la fin du téléchargement qui compte), surtout si vos fichiers sont
volumineux et votre réseau a un faible débit. La date et l’heure limite sont fixées dans
l’avis de publicité ou dans les autres documents de la consultation. En cas de difficulté,
le profil acheteur dispose obligatoirement d’un support. Toutefois il peut ne pas être
en mesure de répondre immédiatement à votre sollicitation.
Mai 2020 Mai 2020Mai 2020 11
Il peut être prudent d’anticiper un problème en ne tardant pas à envoyer une copie de
sauvegarde. En effet, pour être prise en compte, la copie de sauvegarde doit être
parvenue à l'acheteur dans le délai prescrit pour le dépôt des candidatures ou des
offres. C'est la date de réception qui compte et non la date d'envoi.
E 11. Et si mon offre arrive après l’heure limite ?
Commencer l’opération d’envoi de la candidature ou de l’offre quelques minutes avant
la fin de la consultation ne garantit pas que l’intégralité des documents arrivera avant
le terme de cette consultation. Si cela est le cas, même pour quelques secondes, l’offre
sera irrecevable. L’acheteur ne pourra pas la prendre en compte. Il n’y pas de
régularisation possible pour ce genre de problème, sauf démonstration, difficile, du fait
que l'acheteur est responsable de cette arrivée tardive (problème majeur sur le profil
d’acheteur par exemple). La seule solution est d’anticiper en faisant parvenir une copie
de sauvegarde avant la fin de la consultation. Dans ce cas, l’acheteur est tenu d’ouvrir
la copie de sauvegarde3.
E 12. Les profils d’acheteurs doivent-ils me proposer un
coffre-fort numérique ?
Non, ce n’est pas obligatoire. De nombreux profils d’acheteurs commencent à se doter
d’un « Espace Entreprise ». Il s’agit d’un espace de stockage numérique protégé
permettant de stocker certains documents. Les entreprises peuvent donc y stocker les
documents dont elles auront besoin lors de leurs procédures.
Cette fonctionnalité peut être contraignante. En effet, la multiplication des espaces de
stockage peut vous contraindre à tenir régulièrement à jour ces espaces et à ajouter
des documents.
E 13. Quelles vérifications faire avant de déposer mes plis ?
Assurez-vous que votre poste de travail répond aux prérequis techniques nécessaires.
Les profils d’acheteurs doivent indiquer les conditions minimales que doit remplir votre
poste pour répondre à une consultation. Consultez votre service informatique
quelques jours en amont, par exemple lors d’une simulation de dépôt, afin de parer
aux éventuelles difficultés avant la date limite de remise des plis.
N’oubliez pas de tester le dépôt d’une candidature et d’une offre. Les profils
d’acheteurs proposent des espaces « bac à sable » qui permettent de répondre de
façon factice à une consultation. Vous pourrez alors vérifier que votre poste permet
l’envoi de votre candidature et de votre offre.
E 14. Quelle règle appliquer pour le nom des fichiers à
envoyer ?
La dénomination des documents de votre candidature et de votre offre est importante :
elle doit être la plus simple possible pour permettre à l’acheteur d’identifier le fichier
3
Sous réserve que la transmission de la candidature ou de l’offre ait débuté avant la clôture de la remise des candidatures ou des offres (cf. article 2 de l’annexe 6 du code
de la commande publique).
Mai 2020 Mai 2020Mai 2020 12
sans devoir l’ouvrir. L’acheteur peut imposer des règles de nommage des fichiers.
Vérifier ce que prévoient les documents de la consultation.
E 15. Que faire si je me trouve dans une zone sans Internet
(zone blanche) ou si mon débit est très limité ?
Les zones dites blanches, ni couvertes par le haut débit ni couvertes par la 4G, se
réduisent de plus en plus. Parfois, la défaillance ou l’absence de haut débit peut être
compensée par une liaison 4G. A défaut, vous devrez vous déplacer dans une zone
couverte par internet.
Si vous ne disposez que d’un débit limité, il est recommandé d’anticiper le plus
possible le dépôt du pli. Par ailleurs, il faut limiter l’envoi de fichiers lourds (PDF,
photos,…) qui pourrait retarder l’arrivée complète du pli, voire le faire arriver après la
clôture de la consultation, le rendant donc irrecevable.
Si vous êtes situé en zone blanche, l’envoi d’une copie de sauvegarde s’avère une
bonne précaution. Cette dernière peut être transmise sur support physique
électronique (clé USB par exemple). Cette copie doit être placée dans un pli scellé
comportant la mention « copie de sauvegarde » ainsi que l’intitulé de la consultation.
Elle est envoyée par la Poste ou déposée en main propre chez l’acheteur, contre
récépissé. Enfin, elle doit parvenir avant l’heure limite de remise des plis.
E 16. Que faire si je rencontre un problème sur le profil
d’acheteur ?
S’il y a urgence (heure limite de remise des plis proche) contacter l’assistance si vous
rencontrez un problème technique ou votre service informatique. Attention :
l’assistance peut prendre du temps à vous répondre. Anticipez !
Si vous avez des questions pour l’acheteur et qu’il n’y a pas d’urgence, vous pouvez
utiliser la messagerie proposée par le profil d’acheteur pour poser vos questions.
E 17. Comment apprendre à utiliser le profil d’acheteur ?
Le profil d’acheteur doit permettre d’accéder à un espace permettant de simuler le
dépôt de documents et peut également proposer un « site-école », site test, parfois
appelé « bac à sable » afin que vous puissiez vous entrainer. Cette fonctionnalité
permet l’appropriation des règles et des modalités de fonctionnement des plateformes.
E 18. Une entreprise ayant une activité de dépôt de plis par
voie électronique peut-elle répondre à ma place ?
Une entreprise ayant une activité le dépôt de plis par voie dématérialisée en réponse
aux appels d’offres publics, peut déposer des plis pour plusieurs candidats à une
même procédure. Elle a donc qualité de mandataire. Cette entreprise ne doit en
revanche pas pouvoir prendre connaissance du contenu de ces offres.
L’acte d’habilitation du mandataire doit être joint à la réponse.
Mai 2020 Mai 2020Mai 2020 13
E 19. Où puis-je trouver les données essentielles des marchés
passés ?
Les données essentielles doivent être publiées sur le profil d’acheteur.
Depuis l’entrée en vigueur, au 1er janvier 2020, du décret n°2019-1344 modifiant
certaines dispositions du code de la commande publique4, cette obligation s’applique
pour les contrats répondant à un besoin d’une valeur estimée égale ou supérieure à
40 000 € HT.
Si ce besoin est compris entre 25 000 € et 40 000 € HT, deux solutions sont possibles.
L’acheteur peut décider soit :
- de continuer à publier les données essentielles selon les modalités classiques,
- de publier, au cours du premier trimestre de chaque année, sur le support de
son choix, qui peut être votre site Internet, la liste de ces marchés conclus
l’année précédente en précisant seulement leur date de conclusion, leur objet,
leur montant, le nom du titulaire et sa localisation (soit une liste allégée de cinq
données).
Ces données doivent être publiées dans un délai maximal de 2 mois à compter de la
date de notification du marché au titulaire.
E 20. Comment les données essentielles sont-elles
présentées ?
La réglementation n’impose pas une forme particulière de présentation : seule la liste
des données et leur ordre de publication figurent dans les textes.
Il peut donc y avoir des différences importantes entre les profils d’acheteurs, sur leur
localisation dans le profil et la forme de présentation.
Les données doivent être au minimum simplement et directement visualisables. Une
recherche selon quelques critères simples (ex : mot clé, code CPV (objet) nom du
titulaire…) doit pouvoir être réalisée.
Un fichier de ces données doit également être mis à votre disposition, si vous
souhaitez pouvoir ensuite exploiter ces données.
E 21. A quoi servent les licences de réutilisation des données
essentielles ?
Vous pouvez, pour vos besoins internes, et dans le cadre de votre entreprise, réutiliser
librement les données publiées au titre des données essentielles. En revanche, dès
lors que ces données pourront être réutilisées, transformées ou non, pour une
communication quelconque à l’extérieur de l’entreprise, vous devez respecter
certaines règles.
Les licences de réutilisation, dont le contenu est fixé par l'acheteur, permettent
d’encadrer les droits et obligations des ré-utilisateurs et s’assurer qu’ils respecteront
l’authenticité et l’intégrité des informations publiées. Elles servent donc à garantir
4
Décret n°2019-1344 du 12 décembre 2019 modifiant certaines dispositions du code de la commande publique relatives aux seuils et avances.
Mai 2020 Mai 2020Mai 2020 14
l'utilisation qui peut être faite des données notamment lors des agrégations, ou tout
autre traitement.
Plus d’informations : https://www.data.gouv.fr/fr/licences.
Les échanges dématérialisés entre l’acheteur et les
opérateurs économiques
Les obligations
E 22. Depuis le 1er octobre 2018 l’ensemble des échanges
doivent être dématérialisés, qu’est-ce que cela signifie ?
Dès que la valeur estimée du besoin est supérieure ou égale à 40 000 € HT (seuil
rehaussé de 25 000 à 40 000 € HT depuis janvier 2020), tous vos échanges pendant
la procédure de passation des marchés publics doivent être dématérialisés (hors
défense ou sécurité). Cela concerne :
- la mise à disposition des documents de la consultation ;
- la réception des candidatures et des offres (à l’exception des maquettes,
modèles réduits, prototypes ou des échantillons qui ne pourraient être
dématérialisés) ;
- tous les échanges avec les acheteurs : questions, demandes d’informations, de
compléments, les échanges relatifs à la négociation ;
- les notifications des décisions (lettre de rejet, etc.).
La signature électronique n’est pas encore obligatoire. Même en cas de signature
manuscrite du contrat, il est nécessaire de le transmettre par voie électronique, donc
de scanner le document papier signé.
L’acheteur peut, dans les documents de la consultation, décider d’exiger une signature
électronique, notamment pour le contrat finalisé, ce qui facilite la transmission
électronique de bout en bout.
E 23. L’acheteur peut-il m’imposer la dématérialisation des
échanges, même après la passation du marché ?
Le marché peut prévoir que les échanges en cours d’exécution du marché, ou certains
d’entre eux, seront dématérialisés. Cela doit faire l’objet d’une clause explicite et
clairement rédigée. Vous ne pouvez vous y opposer.
En revanche, si l’acheteur ne le souhaite pas, vous ne pouvez lui imposer la
dématérialisation de vos transmissions.
Mai 2020 Mai 2020Mai 2020 15
E 24. Où s’organisent les échanges dématérialisés entre
l’acheteur et les opérateurs économiques ?
Les textes de la commande publique imposent le recours obligatoire au profil
d’acheteur pour la mise à disposition des documents de la consultation et la publication
des données essentielles.
Il est fortement recommandé que les autres échanges soient aussi réalisés via le profil
d’acheteur afin de respecter les obligations de confidentialité et de sécurité des
transmissions ou échanges 5 , mais également pour permettre de conserver une
traçabilité et un horodatage.
Toutefois, il reste possible de recourir, pour ces échanges, à des moyens de
communication autres que le profil d’acheteur. Un transfert des éléments par courriel
pourrait par exemple rester envisageable si l’outil utilisé garantit l’identification de
l’acheteur et de l’opérateur économique concernés, l’intégrité des données ainsi que
leur horodatage. L’outil doit également offrir une fonctionnalité de gestion des droits
en fonction du stade d’avancement de la procédure, afin de ne permettre l’accès aux
documents qu’aux personnes autorisées6.
E 25. Est-ce que l’on peut échanger des documents
électroniques et des documents papiers dans la même
procédure de passation ?
Non, les dispositions du code de la commande publique sont très claires : «(…) les
communications et les échanges d’informations lors de la passation d’un marché (…)
ont lieu par voie électronique » (article R. 2132-7 du code de la commande publique).
E 26. Une plateforme de dématérialisation c’est
obligatoirement un profil d’acheteur ?
Pour la commande publique, le profil d’acheteur 7 , est « la plateforme de
dématérialisation permettant notamment aux acheteurs de mettre les documents de la
consultation à disposition des opérateurs économiques par voie électronique et de
réceptionner par voie électronique les documents transmis par les candidats et les
soumissionnaires ».
Une plateforme de dématérialisation ne peut être n’importe quel site internet. Elle doit
intégrer les fonctionnalités minimales (en termes d’échanges, d’identification, de
sécurité et de traçabilité) permettant aux acteurs de passer un marché dématérialisé.
Juridiquement, le recours au profil d’acheteur n’est obligatoire que pour la mise en
ligne des documents de la consultation et la publication des données essentielles. En
pratique, le profil d’acheteur offre des fonctionnalités bien plus nombreuses.
Pour plus d’informations, accédez à la fiche dédiée au profil d’acheteur.
5
Article R. 2132-9 du code de la commande publique
6
Arrêté du 22 mars 2019 relatif aux exigences minimales des moyens de communication électronique utilisés dans la commande
publique
7
Article R. 2132-3 du code de la commande publique
Mai 2020 Mai 2020Mai 2020 16
E 27. Les marchés subséquents relevant d’un accord-cadre
lancé avant le 1er octobre 2018 doivent-ils être dématérialisés
?
Oui. La passation après le 1er octobre 2018 d’un marché subséquent à un accord-
cadre dont la valeur estimée du besoin est égale ou supérieur à 40 000 € HT notifié
avant ou après le 1er octobre 2018, entre dans le champ d’application des dispositions
de l’article R. 2132-7 du code de la commande publique. Il est toutefois préférable de
préciser ce point dans les documents de la consultation et d’inscrire la
dématérialisation de la procédure de passation dans les clauses contractuelles de
l’accord cadre qu’il soit mono ou multi-attributaires.
E 28. Les marchés subséquents compris entre 25 000 et
40 000€ HT lancés depuis le 1er janvier 2020, relevant d’un
accord-cadre lancé avant le 31 décembre 2019 doivent-ils être
dématérialisés ?
Pas nécessairement, si l’acheteur ne l’a pas prévu dans ses documents de la
consultation. Depuis le 1er janvier 2020, l’obligation de dématérialisation est rehaussée
de 25 à 40 000 € HT. Si les documents de la consultation de l’accord cadre lancé avant
2020 n’ont pas rendu la dématérialisation obligatoire pour la passation des marchés
subséquents, l’acheteur ne peut l’imposer en dessous de 40 000 € HT.
E 29. Depuis le 1er octobre 2018, l’acheteur peut-il encore me
demander de me rendre physiquement sur place pour être
auditionné notamment durant les phases de négociation ?
Oui. L’acheteur peut recevoir physiquement les candidats à condition toutefois que les
« auditions » se déroulent dans le respect des grands principes de la commande
publique. Il lui est recommandé de garder une trace suffisante du contenu des
communications orales (ex : note écrites, enregistrements audio, synthèses des
principaux éléments de la communication, etc.).
La situation de crise sanitaire a soulevé des interrogations pratiques autour de
la conduite des négociations auxquelles les dispositions des articles 2 et 3 de
l’ordonnance du 25 mars 2020 viennent répondre.
Il est en effet possible d’introduire des méthodes de négociation dématérialisées afin
de respecter les mesures adoptées durant cette crise sanitaire qui concernent aussi
bien les acheteurs que les opérateurs économiques.
Lorsque le règlement de consultation prévoit la tenue de négociations en présentiel,
l’acheteur peut :
- remplacer une négociation en présentiel par une négociation en audio ou
visioconférence en informant préalablement les soumissionnaires de cette
Mai 2020 Mai 2020Mai 2020 17
modification et s’assurant que ceux-ci disposent des équipements nécessaires pour
participer à une négociation dématérialisée afin de s’assurer du respect du principe
d’égalité de traitement;
- repousser la tenue des négociations à une date ultérieure afin de s’assurer de la
participation physique de tous les candidats aux négociations.
Si l’acheteur souhaite maintenir une négociation en présentiel, il doit s’assurer de
pouvoir le faire dans des conditions sanitaires satisfaisantes et également veiller au
consentement des soumissionnaires. Si un ou plusieurs soumissionnaires s’y refusent,
rien n’interdit à l’acheteur de procéder aux négociations de manière dématérialisée
pour ceux qui ne peuvent être présents en veillant à ce que cette différence de
méthode ne soit constitutive d’une rupture d’égalité entre les soumissionnaires, afin de
prévenir tout contentieux.
Les documents de la consultation
E 30. Quels marchés sont concernés par la mise en ligne des
documents de la consultation ?
Depuis le 1r janvier 2020, en raison du relèvement du seuil de mise en concurrence,
sont concernés par cette obligation8 les procédures dont la valeur estimée du besoin
est égale ou supérieure à 40 000 € HT et pour lesquelles un avis de publicité a été
publié (JOUE, BOAMP, JAL, publicité adaptée…).
Pour les procédures dont la valeur estimée du besoin est inférieure à 40 000 € HT,
l’acheteur a la liberté de décider ou non de mettre les documents sur le profil
d’acheteur.
E 31. Comment trouver les documents de la consultation
(DC) ?
Les documents relatifs aux consultations lancées par les acheteurs sont accessibles
gratuitement et directement sur les profils d’acheteurs. Cela signifie que vous n’avez
pas l’obligation de vous identifier pour télécharger les documents de la consultation.
Toutefois, en vous identifiant, vous pourrez être informé lorsque les acheteurs
modifieront l’un des documents9. Vous pouvez ainsi mentionner le nom de la personne
chargée du téléchargement et une adresse électronique valide.
Un lien direct vers les documents de la consultation doit être intégré aux avis de
publicité. Si les documents de la consultation ne sont pas tous accessibles sur le profil
d’acheteur, le moyen d’accès, qui doit être gratuit, est indiqué dans les documents de
la consultation.
A noter que si une restriction technique du profil d’acheteur, consistant à limiter voire
interdire l’accès complet à un ou plusieurs documents de la consultation, n’est pas
possible, la mise en place, en revanche, d’un programme de test visant à protéger le
8
Sauf exceptions listées à l’article R. 2132-12 du code de la commande publique
9
Par l’envoi d’un mail automatique
Mai 2020 Mai 2020Mai 2020 18
profil d’acheteur notamment de robots de collecte de données (ex : captcha ou
équivalent), dès lors que le test proposé peut être solutionné rapidement et simplement
par un humain, ne contrevient pas aux dispositions du code de la commande publique.
E 32. Comment trouver les documents de la consultation
(DC) en procédure restreinte, négociée ?
Les acheteurs doivent informer électroniquement les candidats sélectionnés des
moyens par lesquels ils peuvent accéder aux DC sur le profil d’acheteur et remettre
leur proposition.
E 33. Quand puis-je télécharger les documents de la
consultation (DC)?
Ils doivent être disponibles sur le profil d’acheteur à la date de la publication de l’avis
de marché. Il est possible de paramétrer des alertes sur les supports de publicité et
les profils d’acheteurs.
E 34. Une mise en ligne partielle des documents de la
consultation est-elle possible ?
Oui, dans les cas suivants :
- en raison du caractère sensible ou confidentiel des informations contenues
dans ces documents10 ;
- en raison de leur volume trop important. Vous pouvez apprécier ce volume par
référence au temps de téléchargement, en fonction du débit internet accessible
aux opérateurs économiques potentiellement concernées11 ;
- pour les procédures restreintes ou négociées12.
Dans ces hypothèses, vous devez indiquer les modalités d’accès aux documents dans
l’avis d’appel public à la concurrence, dans l’invitation à confirmer l’intérêt ou dans les
DC. Cet accès doit rester gratuit.
E 35. Que se passe-t-il en cas de modification des documents
de la consultation ?
Pour les procédures formalisées, les modifications non substantielles des documents
doivent être faites au plus tard 6 jours avant la date de remise des plis. Dans le silence
des textes pour les MAPA, l’acheteur apprécie ce délai.
Les opérateurs économiques authentifiés sur le profil acheteur et ayant téléchargé les
documents de la consultation sont informées par la messagerie de la plateforme.
10
Article R. 2132-5 du code de la commande publique
11
Article R. 2132-5 du code de la commande publique
12
Article R. 2132-6 du code de la commande publique, dans les limites prévues par l’article R. 2144-9 du même code
Mai 2020 Mai 2020Mai 2020 19
Les outils
E 36. Puis-je poser des questions à l’acheteur ?
Oui. Vous pouvez poser vos questions via le profil d’acheteur ou à une adresse mail
mentionnée par l’acheteur dans les documents de la consultation. Afin de conserver
une trace de votre échange, il est recommandé de recourir au service de messagerie
du profil d’acheteur.
Si un opérateur économique, après avoir bien lu l’ensemble des documents, pose une
question et que la réponse peut avoir un impact sur l’offre, la réponse à cet opérateur
économique est communiquée à tous les opérateurs économiques ayant téléchargé
les documents de consultation avec authentification, et doit être visible pour tous les
opérateurs économiques n’ayant pas encore téléchargé les documents.
E 37. Dois-je déposer ma réponse électronique sur un outil en
particulier?
Oui. La plateforme de dépôt de votre candidature et de votre offre sera mentionnée
dans l’avis de publicité. C’est généralement un profil d’acheteur. La plateforme doit13 :
être accessible à tous, mais l’authentification est nécessaire ;
être gratuite, seuls les frais d’accès au réseau sont à la charge de l’opérateur
économique14 ;
garantir l’intégrité, la confidentialité et la sécurité des transactions sur un
réseau informatique accessible de façon non discriminatoire ;
empêcher l’ouverture de la réponse électronique jusqu’à l’expiration du délai
prévu.
En-dessous de 40 000 € HT, l’utilisation d’une boîte mail dédiée et l’envoi d’un accusé
de réception indiquant la date et l’heure de réception peuvent suffire, mais c’est à
l’acheteur de définir les moyens utilisables.
E 38. L’acheteur peut-il m’imposer le dépôt des documents de
candidature et autres attestations dans un coffre-fort
numérique ?
Non, mais l’acheteur peut vous proposer le dépôt sur un coffre-fort s’il apporte les
garanties d’accessibilité, de gratuité, de confidentialité et de sécurité.
E 39. Le coffre-fort numérique est un espace de stockage
numérique que l’opérateur économique reste libre d’utiliser.
Puis-je imposer à l’acheteur de récupérer des documents dans
mon coffre-fort numérique?
Oui, pour ce qui concerne les documents justificatifs et moyens de preuve de la
candidature15:
13
Article R. 2132-8 du code de la commande publique
14
Article R. 2132-12 du code de la commande publique
15
Article R. 2132-14 du code de la commande publique
Mai 2020 Mai 2020Mai 2020 20
si cet espace est gratuit et accessible (y compris technologiquement) ;
si vous indiquez dans votre réponse électronique toutes les informations
nécessaires permettant d’y accéder (login + mot de passe).
E 40. Que signifie le principe du « Dites-le nous une fois » ?
Pour alléger les charges administratives pesant sur les opérateurs économiques, les
acheteurs ne peuvent plus demander aux candidats les documents :
qu’elles peuvent obtenir par le biais d'un système électronique de mise à
disposition d'informations administré par un organisme officiel : c’est le cas,
grâce à l’API entreprise, si l’acheteur utilise le Service DUME, raccordé à son
profil acheteur ;
que l’entreprise met gratuitement à disposition de l’acheteur dans un espace
de stockage numérique (coffre-fort numérique…) ;
que l’entreprise a déjà remis à cet acheteur, et qui restent valables (applicable
pour les procédures formalisées).
Par ailleurs, les certificats qui n’ont plus à être demandés sont listés par arrêté
(attestations sociales, fiscales, régularité travailleurs handicapés, etc.)16.
E 41. Quel(s) format(s) de documents puis-je utiliser ?
Le respect des principes de liberté d’accès à la commande publique, d’égalité de
traitement des candidats et de transparence des procédures, implique que l’acheteur
peut choisir plusieurs formats courants et largement disponibles17, dont l’usage est
répandu dans le secteur professionnel comprenant les opérateurs économiques
susceptibles d’être intéressées par le marché, afin que les documents puissent être
lus ou téléchargés aisément.
Les formats à privilégier sont évidemment les plus communs, les plus largement
répandus. De façon plus générale, il convient de se référer aux formats cités dans le
Référentiel Général d’Interopérabilité (RGI).
URL : https://www.legifrance.gouv.fr/eli/arrete/2016/4/20/PRMJ1526716A/jo.
et des formats de documents révisables.
Si l’acheteur indique les formats qu’il faut utiliser dans les documents de la
consultation, il faut les respecter, sauf à prouver que sa demande est discriminatoire.
La réponse électronique
E 42. Comment remettre mon offre dématérialisée ?
Le profil d’acheteur vous permet de déposer une candidature, y compris si elle se
présente sous la forme du document unique de marché européen électronique
constituant un échange de données structurées, et de déposer son offre ou ses offres,
notamment les dépôts successifs si la procédure le requiert.
16
Article 4 de l’annexe 4 du code de la commande publique. Voir également la fiche DAJ sur l’examen des
candidatures.https://www.economie.gouv.fr/files/files/directions_services/daj/marches_publics/conseil_acheteurs/fiches-
techniques/mise-en-oeuvre-procedure/examen-candidatures-2016.pdf
17
La notion de « largement disponible » s'apprécie au regard de la situation propre à l'ensemble des États membres et pas
uniquement à celle de la France. Elle ne s’apprécie pas par rapport aux habitudes des entreprises candidates.
Mai 2020 Mai 2020Mai 2020 21
Il vous appartient de vérifier la configuration de votre poste informatique avant tout
dépôt. Anticipez le dépôt pour éviter d’être hors délai !
Recommandations concernant la remise des plis dématérialisés :
- utiliser les formats de fichiers mentionnés dans les documents de la consultation
(RC). Il s’agit de formats de fichiers largement répandus ;
- nommer les fichiers, par exemple, en précisant les noms des répertoires et des
fichiers à utiliser, de façon à en faciliter ensuite le traitement ;
- la candidature et l’offre n’ont pas à être signées (sauf l’offre finale), sauf si l’acheteur
l’impose. Vérifiez bien les documents de la consultation !
E 43. Quelle est la valeur d’un document numérisé ?
Pour conserver le caractère original d’un document, celui-ci doit conserver sa forme
originelle. Un document papier numérisé ou un document électronique imprimé n’ont
pas la valeur d’un original mais celle d’une copie
E 44. Que faire si je dois compléter ou modifier mon offre ?
Vous pouvez modifier les documents que vous transmettez à l’acheteur jusqu’à la date
de remise des plis. Les textes de la commande publique font toutefois obligation de
transmettre l’offre en une seule fois (article R. 2151-6 du code de la commande
publique) et prévoient que seule la dernière offre est ouverte.
En tout état de cause, l’acheteur ne retiendra que la dernière offre reçue. Les autres
offres, précédemment déposées, seront rejetées sans avoir été ouvertes. Cela
implique que toute modification doit donner lieu à la transmission de l’intégralité de
l’offre modifiée.
Il vous appartient de prendre vos dispositions pour anticiper une éventuelle difficulté
technique de transmission.
E 45. Que se passe-t-il si mon offre arrive hors délai ?
Si un pli arrive après la date et l’heure limite fixées dans les documents de la
consultation, même s’il est accessible dans le profil acheteur, le pli est considéré
comme hors délai et il doit être rejeté.
E 46. Que se passe-t-il si j’envoie une offre papier ou une clé
USB?
Pour les marchés publics (hors défense ou sécurité) dont la valeur du besoin estimé
est égale ou supérieure à 40 000 € HT (pour les marchés lancés depuis le 1er janvier
2020), l’offre est irrégulière sauf :
si la dématérialisation n’est pas prévue lorsqu’elle rentre dans les exceptions
prévues par les textes ;
s’il s’agit du doublon de la réponse électronique, sous forme de copie de
sauvegarde. La copie de sauvegarde ne pourra cependant être prise en
compte par l’acheteur que dans des conditions précises. Il faut en particulier
Mai 2020 Mai 2020Mai 2020 22
que la transmission de la réponse électronique initiale ait commencé avant la
fin de la consultation.
Toutefois, conformément aux textes, l’offre peut être régularisée. Mais l’acheteur n’est
jamais obligé de régulariser une offre. Il faut donc éviter le risque de voir son offre
rejetée pour cette raison.
Pour les marchés publics (hors défense ou sécurité) dont la valeur du besoin estimé
est inférieure à 40 000 € HT, vous devez respecter la règle fixée par l’acheteur. Si
celui-ci n’a rien prévu, vous êtes libre d’utiliser le format de votre choix.
E 47. J’ai déposé une proposition papier et on m’a indiqué lors
de ce dépôt que ma proposition était irrégulière : que dois-je
faire ?
Vous devez procéder à l’envoi de votre offre (et de votre candidature) en respectant
les précisions des documents de la consultation, notamment celles relatives au format
électronique demandé, en utilisant notamment le profil d’acheteur mis à votre
disposition par l’acheteur. Vous devez respecter le délai de remise des plis applicable
à tous les candidats.
L’envoi de cette offre électronique doit impérativement être complétement achevé
avant la fin de ce délai. A défaut de respecter cet impératif, l’offre sera irrecevable.
Si vous ne procédez pas à l‘envoi d’une offre électronique, mais déposez malgré tout
votre offre papier, en respectant le délai prévu, vous courrez le risque de ne pas
pouvoir régulariser cette offre.
E 48. Puis-je exiger une régularisation ?
Non, l’opérateur économique ne peut pas exiger que son offre (papier) soit régularisée
par l’acheteur. L’acheteur décide librement de régulariser, ou non. En revanche, s’il
décide de régulariser une offre papier, il doit le faire pour tous les soumissionnaires
dans une situation comparable et à des conditions (de délai notamment) identiques.
Répondre dans un format inadapté constitue donc un risque sérieux pour un opérateur
économique d’être exclu définitivement d’une consultation.
E 49. Que se passe-t-il si je ne parviens pas à régulariser ma
proposition dans les délais fixés par l’acheteur ?
Dans ce cas, votre proposition sera écartée définitivement et ne sera pas classée. Par
conséquent, le délai laissé par l’acheteur doit être scrupuleusement respecté.
Conformément à l’article 2 de l’ordonnance n°2020-319 du 25 mars 2020, pour
pallier toutes difficultés du fait de l’épidémie de Covid-19, sauf lorsque les prestations
objet du marché ne peuvent souffrir aucun retard, les délais de réception des
candidatures et des offres sont prolongés d’une durée suffisante fixée par l’acheteur
afin de permettre aux opérateurs économiques de déposer leur dossier dans les
temps.
Mai 2020 Mai 2020Mai 2020 23
E 50. Comment régulariser mon offre papier (offre
irrégulière) ?
L’acheteur ne procède lui-même à aucune régularisation : c’est à l’opérateur
économique de fournir les éléments nécessaires, dans la forme et les délais imposés
par l’acheteur.
La proposition doit obligatoirement parvenir par voie électronique sans en changer le
contenu par rapport à l’offre papier (un support physique type clé USB avec les fichiers
électroniques nécessaires n’est pas admissible). Le moyen le plus sûr est la
transmission par le profil d’acheteur, car la plateforme de dématérialisation doit
obligatoirement accepter le pli au titre de la procédure en cours, même si la date et
heure limite de dépôt des plis sont dépassées.
Une messagerie semble difficilement utilisable, dans la mesure où elle doit
cumulativement garantir la confidentialité, la non ouverture du pli avant le délai prévu
et/ou par une autre personne que celle habilitée à le faire, ainsi que l’intégrité du pli.
E 51. Puis-je confier à un mandataire le dépôt de ma
proposition ?
L’opérateur économique qui candidate ou soumissionne, peut faire le choix de
mandater une entreprise pour procéder au dépôt de son pli électronique. Toutefois,
l’entreprise mandatée pour ce faire ne doit pas pour autant être considérée, par
l’acheteur, comme candidate ou soumissionnaire, puisqu’elle ne fait que déposer au
nom et pour le compte du candidat, son pli.
Par conséquent, le candidat ou le soumissionnaire est l’opérateur économique identifié
dans le dossier de réponse. Il est nécessaire de transmettre à l’acheteur avec votre
proposition le mandat donné au mandataire pour le dépôt.
E 52. Comment répondre à une consultation allotie ?
Sauf mention contraire dans les documents de la consultation, l’opérateur économique
peut répondre de manière séparée pour chaque lot, ou transmettre une réponse pour
plusieurs lots par un envoi unique. L’identification du ou des lots auxquels il est
répondu doit être sans ambiguïté. La ou les réponses, notamment l’offre propre à
chaque lot, doivent donc pouvoir être séparées sans difficultés au moment de
l’ouverture des plis. Pour rappel, si plusieurs offres sont faites par un soumissionnaire
pour un même lot, seule la dernière offre sera retenue.
Mai 2020 Mai 2020Mai 2020 24
E 53. Que se passe-t-il après le dépôt de mon offre ?
Vous recevrez un accusé de la réception de votre dépôt comprenant les informations
suivantes :
- l'identification de l’opérateur économique auteur du dépôt ;
- le nom de l'acheteur ;
- l'intitulé et l'objet de la consultation concernée ;
- la date et l'heure de réception des documents ;
- la liste détaillée des documents transmis.
E 54. Un mandataire peut-il signer électroniquement une offre,
ou le marché, pour le compte d’un opérateur
économique, s’il justifie d’un mandat le lui permettant ?
Le mandataire peut signer électroniquement au nom et pour le compte d’un opérateur
économique uniquement si cela est expressément prévu dans le mandat. Le mandat
doit par ailleurs explicitement indiquer que c’est le mandant qui est engagé par l’offre
et non le mandataire. Le signataire du mandat doit donc être compétent pour engager
l’opérateur économique pour le marché auquel il répond.
La copie de sauvegarde
E 55. Qu’est-ce qu’une copie de sauvegarde ?
C’est une copie de la réponse électronique destinée à se substituer, en cas
d’anomalies ou de difficultés limitativement énumérées 18 , aux dossiers des
candidatures et des offres transmis par voie électronique19.
Elle peut être sur support papier ou physique électronique (CD-Rom, DVD-ROM, clé
USB). Les formats sont précisés dans les documents de la consultation.
18
Article 2 II de l’annexe 6 du code de la commande publique fixant les modalités de mise à disposition des documents de la
consultation et de la copie de sauvegarde.
19
Article R. 2132-11 du code de la commande publique
Mai 2020 Mai 2020Mai 2020 25
Elle n’est ouverte que dans les cas où la version transmise par la voie électronique ne
pourrait pas être utilisée.
E 56. Copie de sauvegarde : quel intérêt avec la
dématérialisation ?
La dématérialisation ne met pas fin à l’intérêt de la copie de sauvegarde, qui peut être
transmise sur un support physique dans un format numérique, par exemple sur une
clé USB, ou sur support papier.
Cette copie de sauvegarde peut être transmise par la voie postale ou remise
directement dans les locaux de l’acheteur.
La copie de sauvegarde est une précaution, notamment pour les premières
expériences de dématérialisation. L’arrivée de l’offre complète dématérialisée après
l’heure de clôture de la consultation, même pour une minute, la rend irrecevable.
Si une difficulté survient ou que le temps nécessaire à la remise de l’offre a été mal
anticipé, la copie de sauvegarde permet de rattraper ces difficultés. Si un virus est
trouvé à l’ouverture du pli par l’acheteur, ce dernier devra utiliser la copie de
sauvegarde… A défaut, l’offre n’est plus utilisable.
E 57. Une offre peut-elle être doublée par une copie de
sauvegarde ?
Candidatures et offres électroniques peuvent être doublées d’une copie de
sauvegarde. Cela peut notamment constituer une sécurité, en particulier pour les
opérateurs économiques situés en zone blanche, qui doivent se déplacer pour
remettre leur offre à partir d’une zone couverte par Internet.
La copie de sauvegarde doit être identifiée comme telle, pour ne servir que dans les
cas où la version transmise par la voie électronique ne pourrait pas être utilisée.
E 58. Comment utiliser la copie de sauvegarde ?
Celle-ci devant parvenir, comme l’offre normale, au plus tard avant la clôture de la
consultation, il faut donc anticiper. Elle peut être remise contre récépissé à l’adresse
indiquée par l’acheteur dans les documents de la consultation, ou transmise en
recommandé avec accusé de réception par la Poste.
Elle a principalement un format numérique, par exemple une clé USB ou un CD. Si
elle n’est pas utilisée, elle sera détruite par l’acheteur à la fin de la procédure.
E 59. Quand transmettre une copie de sauvegarde ?
Parallèlement à l’envoi électronique, vous pouvez faire parvenir à l’acheteur, dans le
même délai imparti, une copie de sauvegarde. Vous avez toujours le droit d’envoyer
une copie de sauvegarde. Les acheteurs peuvent utilement rappeler cette faculté dans
un règlement de la consultation.
Mai 2020 Mai 2020Mai 2020 26
E 60. Comment transmettre une copie de sauvegarde ?
Cette copie est transmise sous pli par voie postale ou par dépôt chez l’acheteur. Ce
pli, fermé, doit mentionner « copie de sauvegarde » de manière claire et lisible et
identifier la procédure concernée.
L’acheteur public doit pouvoir identifier la copie s’il devait l’ouvrir ou, au contraire, la
détruire sans l’ouvrir à la suite du rejet d’une candidature.
Les documents de la copie de sauvegarde sont soumis aux mêmes obligations que
ceux transmis par ailleurs : ils doivent être signés si la signature est requise.
E 61. Dans quels cas l’acheteur ouvre-t-il la copie de
sauvegarde20 ?
Lorsque la candidature ou l’offre électronique :
contient un programme informatique malveillant (ou « virus ») ;
est réceptionnée à la date limite de remise des plis de manière incomplète ;
est réceptionnée hors délai, si l’acheteur dispose d’éléments tangibles
montrant que le pli a commencé à être transmis avant l’échéance de fermeture
de la remise des plis et si la copie de sauvegarde est, elle, parvenue dans les
délais ;
n’a pas pu être ouverte par l’acheteur.
E 62. J'ai envoyé un pli électronique et une copie de
sauvegarde lequel des deux, l’acheteur doit-il ouvrir ?
Lorsque l’opérateur économique transmet à la fois un pli électronique et une copie de
sauvegarde, dans les délais prévus pour la consultation, l’acheteur ne doit ouvrir que
le pli électronique. Si le pli électronique est altéré (virus détecté…) il doit ouvrir la copie
de sauvegarde parvenue dans le délai requis.
Si le pli électronique est envoyé hors délai et à la condition que l’acheteur dispose
d’éléments tangibles montrant que le pli a commencé à être transmis avant l’échéance
de fermeture de la remise des plis, ou n’est pas accessible pour des raisons
techniques voire de logiciel malveillant, l’acheteur est alors tenu d’ouvrir la copie de
sauvegarde, si cette dernière a été reçue dans les délais impartis.
E 63. L’acheteur peut-il m’imposer une copie de sauvegarde ?
La copie de sauvegarde est une faculté laissée à l’opérateur économique. Elle ne peut
pas être imposée par l’acheteur, ni par les documents de la consultation, ni par
d’autres procédés de communication.
20
Article 2 II de l’annexe 6 du code de la commande publique fixant les modalités de mise à disposition des documents de la
consultation et de la copie de sauvegarde.
Mai 2020 Mai 2020Mai 2020 27
L’exécution du marché
E 64. Les acheteurs ont-ils l’obligation de notifier le rejet et les
motifs de rejet par voie électronique ?
L’obligation de dématérialisation des échanges ne concerne que la procédure de
passation. Or la procédure de passation se termine par la notification du contrat. Tant
que le contrat n’a pas été notifié, les échanges doivent obligatoirement être
dématérialisés. En revanche, toute notification ou réponse à une demande
d’information, notamment l’information des candidats et des soumissionnaires prévue
aux articles R. 2162-15 et suivants du code de la commande publique, transmise après
la notification du contrat, pourra ne pas être dématérialisée, sauf mention contraire
dans les documents de la consultation. Elles pourront être transmises via le profil
d’acheteur ou tout autre moyen de communication électronique, ou le cas échéant en
format papier.
E 65. Est-ce que je peux continuer à utiliser la voie
dématérialisée après la phase de passation du marché ?
Oui, sous réserve que l’acheteur l’ait expressément prévu dans le contrat, puisque ce
n’est pas obligatoire. Le profil d’acheteur peut par exemple être utilisé, pour tous les
échanges qui peuvent intervenir pendant l’exécution ou pour la transmission de
documents, comme par exemple les modifications (avenants notamment) ou les bons
de commande, les ordres de services…
E 66. L’acheteur peut-il me délivrer un exemplaire unique ?
L’exemplaire unique n’a pas été supprimé par l’échéance du 1 er octobre 2018 qui ne
porte obligation de dématérialisation que de la passation des marchés.
Il n’est donc pas impossible de devoir émettre des exemplaires uniques « papier »,
même pour les contrats nativement dématérialisés. L’exemplaire unique n’étant lui-
même qu’une copie du marché original, avec la mention « exemplaire unique » et la
signature de la personne qui l’a délivrée, on pourrait envisager de scanner une version
papier du marché, après avoir appliqué la mention « exemplaire unique » et l’avoir
signé de façon manuscrite.
A partir d’un document papier, pour que l’exemplaire unique ait la forme dématérialisée
et devienne ainsi un exemplaire unique dématérialisé, il faut apposer sur celui-ci la
mention « exemplaire unique », puis apposer sur le document scanné une signature
électronique.
Il est également envisageable d’utiliser, sous son format électronique, le marché public
en y apposant un filigrane avec la mention « exemplaire unique », avant de signer
électroniquement ledit document. Toutefois, cela ne permet pas de savoir si cet
exemplaire électronique est vraiment le dernier (c’est lui qui indique le montant
maximum de la créance cessible). Or seul le dernier document émis ou modifié permet
la cession ou le nantissement de manière sécurisée. La garantie apportée par cette
procédure n’est donc pas suffisante, tant qu’il n’est pas possible de certifier l’état réel
de la créance.
A noter : l’acheteur peut communiquer au titulaire qui souhaite céder ou nantir sa
créance un certificat de cessibilité. Un arrêté relatif au certificat de cessibilité
Mai 2020 Mai 2020Mai 2020 28
dématérialisé rendra prochainement possible la dématérialisation sécurisée de ce
certificat.
E 67. La facturation électronique rentre-t-elle dans les
obligations de dématérialisation ?
Avec la publication du décret n°2019-748 du 18 juillet 2019 relatif à la facturation
électronique dans la commande publique, le code de la commande publique enrichit
ses dispositions encadrant l’exécution financière des marchés publics.
Dans le cadre des marchés publics, son usage est obligatoire pour les grandes
entreprises, les PME, les ETI et également les TPE (ou microentreprises) depuis le
1er janvier 2020 et tous les pouvoirs adjudicateurs et entités adjudicatrices doivent
être en mesure de recevoir des factures électroniques répondant à la norme
européenne.
Il est conseillé de vous référer au site Chorus-pro pour obtenir toutes les informations
et documents utiles :
URL : https://communaute.chorus-pro.gouv.fr/
Signer électroniquement les marchés publics
Avertissement
La mise en place de la signature électronique suppose un certain nombre de
préalables. Les acheteurs et les opérateurs économiques doivent avoir acquis les
certificats de signature. Surtout, les opérateurs économiques doivent avoir précisé
l’organisation interne de leur entité et désigné, en leur sein, les personnes qui seront
habilitées à signer au nom de l’entité. Cette organisation nécessite un délai. C’est la
raison pour laquelle les textes n’ont pas mentionné l’usage de la signature
électronique au titre des obligations prévues pour octobre 2018.
L’absence d’obligation de recours à la signature électronique n’interdit pas pour autant
d’y recourir. Si l’acheteur et l’attributaire du marché sont capables de signer
électroniquement le marché, rien ne doit les retenir de le faire.
L’utilisation de la signature électronique dans le cadre de l’actuelle période de
crise sanitaire.
La situation de crise sanitaire a soulevé des interrogations pratiques autour de la
signature électronique et de son utilisation auxquelles les dispositions des articles 2
et 3 de l’ordonnance du 25 mars 2020 viennent répondre.
En effet, si l’obligation de signer électroniquement le marché a été prévue dans les
documents de la consultation et que, compte tenu des circonstances particulières,
l’acheteur ou l’attributaire pressenti sont dans l’impossibilité de procéder à cette
signature électronique (notamment si l’une des partie n’a pas pu obtenir son certificat
à cause des effets du confinement, ou si le détenteur physique de la signature
Mai 2020 Mai 2020Mai 2020 29
électronique n’a pas accès à un poste de travail lui permettant d’apposer sa signature),
il est possible pour l’acheteur d’aménager son règlement de la consultation pour pallier
les difficultés rencontrées. L’acheteur peut ainsi notifier le marché à partir d’un acte
d’engagement (ex : Attri1, formulaire proposé par la DAJ) signé de manière manuscrite
et scanné.
Une fois que la situation actuelle aura pris fin, l’acheteur devra récupérer les originaux
signés afin de détenir une preuve parfaite des engagements contractuels.
Vous avez dit signature électronique ?
E 68. Qu’est-ce qu’une signature électronique ?
La signature électronique est l’équivalent de la signature manuscrite (en référence au
Code civil), pour un document dématérialisé qui peut adopter différents formats : fichier
texte, tableur, .PDF, .JPG, .XML…
Le certificat électronique, qui supporte la signature, est généralement installé sur une
clé USB ou une carte à puce. Dans ce dernier cas, un lecteur de carte à puce est
nécessaire.
E 69. Quel est l’intérêt de signer électroniquement ?
Lorsque je signe électroniquement avec un certificat, je garantis de façon très forte :
mon identité. Une signature électronique ne peut être copiée ou falsifiée. La
remise du certificat de signature à son titulaire et son utilisation sont sécurisés ;
l’intégrité de mon document, c’est-à-dire qu’il ne peut être modifié une fois
signé, car cette modification serait immédiatement signalée.
La signature électronique est hautement recommandée car elle permet de maintenir
le caractère dématérialisé et original du contrat. Elle évite la rupture de la chaine de
dématérialisation que constituerait une signature manuscrite.
Une signature manuscrite apposée dans un document imprimé, puis scanné, ne donne
pas la qualité d’orignal à ce document, mais d’une simple copie. Juridiquement, une
copie n’est pas dénuée de valeur. Mais, pour obtenir la même valeur et le même effet
que l’original, il convient d’établir par tout moyen de preuve, la conformité de la copie
à l’original.
La signature électronique apposée sur un document électronique garantit l’intégrité du
document (celui-ci n’a pas pu être modifié, sans que la modification soit signalée). Une
telle intégrité n’est pas garantie dans le cadre d’échanges de documents imprimés
puis scannés.
Il convient en outre de s’inscrire dans le cadre de la dématérialisation de la chaine
complète du marché.
E 70. Les documents de la candidature doivent-ils être signés
électroniquement ?
Non. Les formulaires de candidature que sont le Document Unique de Marché
Européen (DUME) ou les DC1, DC2, n’ont pas à être signés en vertu des textes de la
Mai 2020 Mai 2020Mai 2020 30
commande publique, que ce soit de manière manuscrite ou électronique. En revanche,
il faut vérifier les documents de la consultation, car l’acheteur peut avoir prévu
l’obligation de les signer.
E 71. Est-il obligatoire de signer électroniquement un marché
public ?
Non, pas en vertu des textes de la commande publique en vigueur. En revanche,
l’acheteur peut proposer ou imposer à l’attributaire du marché de le signer
électroniquement.
Les textes ne prévoyant aucune obligation de signature des documents autres que le
marché final, l’acheteur devrait réserver la signature électronique à la seule offre finale
(celle qui constitue le contrat) et dans la mesure où celle-ci mentionne explicitement
et précisément les documents annexés à celle-ci qui s’appliqueront lors de l’exécution
du contrat, il est possible de se limiter à la signature du seul acte d’engagement (ex :
Attri1, formulaire proposé par la DAJ).
E 72. Que se passe-t-il dans le cas où l’attributaire du marché
se trouve dans l’incapacité de signer électroniquement son
offre finale ?
Il est possible que l’attributaire d’un marché soit dans l’incapacité de signer son offre
finale de manière électronique dans le délai requis. Deux cas de figure sont alors
envisageables :
- Si l’obligation de signer l’offre finale de manière électronique figurait parmi les
exigences formulées dans les documents de la consultation : il appartient donc
à l’acheteur de demander au candidat retenu de régulariser son offre. Si cette
régularisation n’est pas possible, il convient alors d’attribuer le marché au
candidat dont l’offre est arrivée en seconde position.
- Si une telle obligation n’a pas été mentionnée dans les documents de la
consultation, l’offre non signée ne peut être considérée comme irrégulière. Il
ne peut donc être demandé à l’attributaire retenu de régulariser son offre, pas
plus que l’acheteur ne peut attribuer le marché au candidat dont l’offre est
arrivée en seconde position. L’opérateur économique doit donc imprimer le
marché et le signer de manière manuscrite, le transmettre, après l’avoir scanné,
par voie électronique à l’acheteur (c’est une copie seulement), l’original signé
par elle étant transmis par voie papier après la notification du marché,
notification qui met fin à l’obligation des échanges dématérialisés.
Cf. p. 29 : « l’utilisation de la signature électronique en période de crise
sanitaire».
Mai 2020 Mai 2020Mai 2020 31
E 73. Mais alors ai-je intérêt à signer électroniquement ?
Oui, si l’acheteur le propose ou l’impose, dans la mesure où l’acheteur est lui-même
capable de signer électroniquement. Les communications et les échanges
d’informations de la procédure de passation étant dématérialisés, la signature
électronique des deux parties permet seule de maintenir le caractère dématérialisé et
original du contrat. Une signature manuscrite apposée dans un document imprimé,
puis scanné, ne donne pas la qualité d’orignal à de document, mais d’une simple copie.
E 74. Les documents du contrat doivent-ils être signés
électroniquement et individuellement ?
La signature n’est imposée par les textes de la commande publique en vigueur que
pour l’offre finale, qui constitue le contrat définitif. Elle peut être électronique, si
l’acheteur le propose ou l’exige.
Ce contrat peut donc être constitué par un acte d’engagement (ex : Attri1, formulaire
proposé par la DAJ) qui reste facultatif au stade du dépôt initial, sauf si l’acheteur
l’exige.
Il récapitule l’ensemble des autres pièces constitutives du contrat, qui n’ont donc pas
à être signées individuellement :
les CCAG, CCTG, CCAP, CCTP, CCP... ;
mais aussi, le BPU, DPGF, mémoire technique ou cadre de réponses…
E 75. Quelle valeur pour le fichier compressé (notamment
« .zip ») signé : c’est plus simple, non ?
Non, la signature d’un fichier compressé (.zip, rar, 7z…) n’emporte pas signature des
documents qu’il contient. Donc la simplicité n’est qu’apparente si l’un ou plusieurs des
documents contenus dans le ZIP devaient être signés individuellement.
E 76. Si je ne signe pas mon offre au stade du dépôt, puis-je
me retirer ?
Non. En répondant à la consultation, le candidat a accepté les conditions de celle-ci.
Même non signées, sa candidature et son offre l’engagent, pour la durée prévue dans
les documents de consultation. Il ne peut, comme dans le format « papier » d’ailleurs,
se désengager pendant ce délai.
E 77. Que se passe-t-il si je ne signe pas électroniquement les
documents comme l’acheteur l’a exigé ?
Si l’acheteur a exigé la signature électronique de documents au stade de la
candidature et de l’offre initiale (bien que non recommandé), le défaut de signature
rend l’offre irrégulière.
Les articles R. 2152-1 et R. 2152-2 du code de la commande publique permet, dans
certaines conditions, la régularisation des offres irrégulières. C’est toutefois seulement
une faculté laissée à l’acheteur, qui ne s’impose donc pas à lui. S’il ne souhaite pas
régulariser l’offre, le candidat n’aura aucun recours possible.
Mai 2020 Mai 2020Mai 2020 32
E 78. Puis-je transmettre de façon dématérialisée des
documents signés de façon manuscrite et scannés ?
Oui, mais cela n’est pas recommandé. Il faut en tout état de cause vérifier les
documents de consultation. En particulier, si l’acheteur a prévu l’obligation de signer
électroniquement, le non-respect de cette règle peut conduire au rejet des documents.
Cf. p. 29 : « l’utilisation de la signature électronique en période de crise
sanitaire».
E 79. Un contrat peut-il être signé avec un certificat
électronique par une partie et de façon manuscrite, par l’autre
partie ?
Dans une telle situation, seul le contrat signé électroniquement a le statut de document
original. L’autre document n’est qu’une copie. Aucune des deux parties ne dispose
d’un original signé des deux parties. Une telle situation est donc à éviter.
E 80. En cas d’offres successives ou modifiées, lesquelles
doivent être signées, et électroniquement ?
Normalement aucune, sauf l’offre finale, puisque les textes de la commande publique
n’obligent à signer que cette dernière version. Il en est de même en cas de négociation.
Lorsque le contrat final fait l’objet d’une mise au point, c’est généralement celle-ci qui
doit être signée. Si l’acheteur a demandé que le contrat soit signé de façon
électronique, la signature devra être électronique.
E 81. La déclaration de sous-traitance au stade de la
candidature doit-elle être signée, et électroniquement ?
Aucune signature n’est exigée par les textes, au stade de la candidature. Si la
déclaration de sous-traitance n’a pas été signée par le candidat et son sous-traitant au
stade de la candidature, l’acheteur, au moment de l’attribution, renvoie au titulaire le
formulaire complété afin que ce dernier le retourne signé de lui-même et de son sous-
traitant, comme pour le contrat. La signature manuscrite (ou électronique si elle est
exigée) du titulaire, du sous-traitant, puis de l’acheteur sont nécessaires sur le
formulaire DC4 ou équivalent.
E 82. La convention de groupement momentané d’entreprises
ou l’acte d’habilitation du mandataire doivent-ils être signés, et
électroniquement ?
Oui, si l’acheteur l’a exigé, dans la forme prévue par lui.
Par ailleurs, la signature par les cotraitants de l’acte d’habilitation du mandataire est
nécessaire pour que celui-ci puisse valablement signer le marché au nom et pour le
compte de l’ensemble des membres du groupement. Aucune disposition du code de
Mai 2020 Mai 2020Mai 2020 33
la commande publique n’impose cependant que cette signature revête la forme
électronique. Sauf disposition contraire dans les documents de la consultation, un tel
acte peut donc être signé manuscritement puis scanné. Dans ce cas, le mandataire
devra pouvoir produire sans délai l’original sous sa forme native (sous format papier
ou électronique). Tout dépend donc des termes de la consultation.
E 83. La notification par le profil d’acheteur d’un document
signé et numérisé vaut-elle copie ou original ?
Un document papier signé et numérisé pour être envoyé par voie électronique n’a
qu’une valeur de copie.
Lorsqu’un original est nécessaire, il doit être signé électroniquement. Lorsque seule
une copie suffit, il est possible de transmettre un document signé à la main et
numérisé.
E 84. Les échanges avec l’acheteur (questions/réponses lors
de la consultation ou de l’analyse des offres…) doivent-ils être
signés électroniquement ?
Non. Ils doivent cependant être faits de façon électronique, par exemple via une
messagerie telle que prévue sur un profil acheteur. Ils doivent pouvoir être retracés.
Il est important que l’adresse mail du candidat qui lui sert à s’authentifier soit
accessible à tout moment au sein de l’entreprise afin de pouvoir suivre les demandes
de l’acheteur.
E 85. Les décisions (décision de rejets, déclaration sans suite)
doivent-elles être signées électroniquement ?
Les textes ne l’exigent pas actuellement, mais cela est recommandé. Lorsqu’elles sont
signées de manière manuscrite, ces décisions doivent être scannées et envoyées
électroniquement, notamment par la messagerie du profil acheteur qui permet de
suivre les accusés de réception. Vous pouvez demander un original, mais dans ce
cas, il ne pourra être dématérialisé.
E 86. Qui signe le contrat ?
Comme en papier, seul signe le représentant légal de l’entité ou toute personne
disposant d’une délégation de signature. Si les délégations sont bien organisées et
identifiées pour toute la procédure de passation du contrat et pour tous les actes, le
déploiement de la signature électronique est plus facile.
Si vous êtes un candidat individuel, c’est la personne ayant qualité à engager la
société.
Si vous faite partie d’un groupement momentané d’entreprises (cotraitance), soit tous
les membres du groupement, soit le mandataire habilité à les représenter en vertu d’un
mandat express, qui est joint à la candidature ou l’offre.
Mai 2020 Mai 2020Mai 2020 34
E 87. De quels outils de base dois-je disposer pour signer
électroniquement ?
D’un certificat de signature électronique (clé ou carte à puce notamment),
acheté auprès d’un prestataire qualifié et valable généralement de 1 à 3 ans
conformément au référentiel général de sécurité et le règlement n° 910/2014
dit « eIDAS » ;
D’un outil de signature qui vous permet d’apposer la signature avec votre
certificat sur le fichier souhaité. Sauf si vous disposez dans votre entité d’un
parapheur électronique ou d’un outil spécifique pour signer, vous pouvez aussi
utiliser l’outil de signature mis à disposition sur la plateforme de
dématérialisation de l’acheteur.
Quels que soient les outils utilisés, ils ne doivent pas modifier le document ce qui
porterait atteinte à son intégrité et donc à sa validité.
E 88. Comment utiliser un certificat électronique de
signature ?
Le certificat électronique doit être installé sur un poste informatique. Les prestataires
délivrant le certificat doivent vous indiquer ce qui est nécessaire à sa mise en œuvre
et vous fournir la documentation correspondante.
Associer les services informatiques en amont sur ces sujets permet de vérifier
notamment que vous disposez des droits suffisants pour procéder à l’installation vous-
même et savoir s’il existe un outil de signature dédié au sein de votre entité.
Des tests préalables restent recommandés, et même indispensables si vous signez
électroniquement pour la 1ère fois.
E 89. Quelle forme prend ma signature électronique, puis-je la
personnaliser ?
La signature électronique n’est pas nécessairement visible (empreinte apparente)
dans le document ou sur le document, cela dépend notamment du format de signature
(XAdES, CAdES et PAdES) et du format du document signé (XML, tableur, PDF…).
Par exemple, avec le format XAdES, les informations sur la signature (identité, date…)
sont dans le fichier .XML qui est généré. Avec le format PAdES, la signature peut être
identifiable dans le fichier sous forme d’empreinte visible.
Cela signifie que dans certains cas, la signature est intégrée au document et qu’un
seul fichier existe pour le document et la signature, alors que dans d’autres cas, il y a
un fichier pour la signature et un fichier pour le document. Les deux fichiers doivent
être transmis simultanément.
Dans tous les cas, l’identité du signataire est affichée lors de la création de la signature,
puis demeure avec ou dans le fichier.
E 90. L’acheteur peut-il en l’état actuel des textes imposer le
format PAdES ?
L’acheteur ne peut pas imposer un format unique de signature, malgré les
incompatibilités (techniques) pouvant exister entre les différentes signatures. Le
Mai 2020 Mai 2020Mai 2020 35
format de signature électronique doit être conforme aux exigences de l’article 3 de
l’annexe 12 du code de la commande publique ainsi qu’aux articles 1 et 2 de la décision
d'exécution (UE) n° 2015/1506 de la Commission du 8 septembre 2015, conformément
aux exigences du règlement (UE) no 910/2014 dit eIDAS. Il peut donc être au format
PAdES, XAdES et CAdES.
Comment choisir le bon certificat de signature
électronique et où me le procurer ?
E 91. Combien coûte un certificat ? Selon quelles modalités et
quelle durée ?
Les prix d’un certificat de signature électronique varient généralement entre 80 et 300
euros HT, selon la durée du certificat et les modalités de remise du certificat
(délivrance). La mise en concurrence des fournisseurs et le nombre de certificats
achetés peuvent bien sûr permettre d’obtenir des conditions meilleures.
Les certificats sont en général délivrés pour une durée de un à trois ans. Le certificat
peut être utilisé autant de fois que nécessaire pendant cette durée. L’assistance du
prestataire est due pour toute la durée de vie du certificat.
E 92. Combien de temps faut-il pour acquérir un certificat ?
Cela est variable, selon le prestataire qui le fournit et les conditions de la remise en
face-à-face. Pour le plus rapide, un délai de 48 heures ouvrées, quand le dossier est
complet, est possible, avec une remise dans toute la France. Pour certains autres, un
délai de 8 à 15 jours est évoqué, notamment sur les sites des opérateurs. La remise
ne devrait jamais dépasser trois semaines, car cela est incompatible avec le temps qui
s’écoule généralement entre le choix de l’attributaire et la notification du contrat.
Il faut donc anticiper, aussi bien pour les acheteurs que pour les opérateurs
économiques.
E 93. Puis-je acheter un certificat européen pour signer en
France ?
Oui, dans la mesure où le règlement eIDAS de juillet 2014 a rendu les certificats
conformes à ce règlement interopérables dans l’ensemble des pays de l’Union
européenne. Il vous faut simplement vérifier que le certificat figure bien sur la liste
européenne et qu’il correspond au niveau minimum exigé pour les marchés publics
(cf. annexe 12 du code de la commande publique), soit une signature avancée
reposant sur un certificat qualifié.
Il faut bien sûr, le cas échéant, tenir compte des conditions et coûts de délivrance d’un
tel certificat, si on souhaite comparer ce certificat à un certificat acquis en France.
E 94. Puis-je acheter un certificat non-européen ?
Cela est envisageable, puisque les opérateurs économiques, notamment non
européens, doivent également pouvoir signer électroniquement des documents si cela
est requis. L’article 2 de l’annexe 12 du code de la commande publique et relatif à la
Mai 2020 Mai 2020Mai 2020 36
signature électronique prévoit alors que le certificat doit répondre aux exigences
équivalentes à l’annexe I du règlement eIDAS de juillet 2014.
Les certificats étrangers non européens doivent faire l’objet d’une démonstration de
leur équivalence au règlement eIDAS par celui qui l‘utilise. Il faut bien sûr le cas
échéant tenir compte des conditions et coût de délivrance d’un tel certificat, si on
souhaite comparer ce certificat à un certificat acquis en Europe.
E 95. La signature électronique, est-ce un achat simple ?
Oui et non. Oui, pour l’acquisition du certificat lui-même, notamment à l’unité, compte
tenu de son prix. La mise en place de la signature électronique suppose que
l’organisation de l’entité soit bien connue. Cela nécessite en particulier de déterminer
qui sera autorisé à signer pour votre entité, car les certificats sont nominatifs et il est
donc nécessaire d’avoir anticipé et réglé les questions d’organisation.
Plus l’organisation est souple et réactive, associant tous les acteurs de l’entité, plus
l’acquisition et le déploiement de la signature se fera rapidement.
E 96. Je dispose déjà d’un certificat RGS, est-il valable ?
L’arrêté du 15 juin 2012 précisait les catégories de certificats de signature électronique
utilisables dans les marchés publics : elles devaient être conformes au référentiel
général de sécurité (RGS). Il est abrogé par l’arrêté du 12 avril 2018 relatif à la
signature électronique dans la commande publique à compter du 1er octobre 2018 et
devenu l’annexe 12 du code de la commande publique.
Le nouvel arrêté relatif à la signature électronique laisse cependant expressément la
possibilité d’utiliser un certificat de signature électronique de type RGS au-delà de
cette date, le temps de sa validité.
E 97. Les certificats utilisés pour d’autres usages (facturation
électronique, TVA…), sont-ils utilisables ?
Les certificats sont souvent utilisables pour différents usages. Il faut toutefois vérifier
les conditions de commercialisation du certificat, en se rapprochant du prestataire qui
a pu restreindre l’usage d’un certificat à un nombre limité de domaines. A défaut de
restrictions explicites, il est utilisable pour toute opération, dans la limite de son niveau
de sécurité, qui doit être compatible avec les exigences applicables à une consultation,
ou à un profil d’acheteur.
E 98. Je ne dispose pas de certificats, quel certificat de
signature électronique dois-je utiliser ?
Il faut acheter une signature électronique au minimum avancée reposant sur un
certificat qualifié, conforme au règlement eIDAS21. Dans la commande publique (en
21
Le règlement du 23 juillet 2014 sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques
au sein du marché intérieur (eIDAS) vise à établir un cadre d’interopérabilité pour les différents systèmes mis en place au sein
des États membres afin de promouvoir le développement d’un marché de la confiance numérique. Il a également pour objectif
Mai 2020 Mai 2020Mai 2020 37
France) qui concentre des enjeux économiques et juridiques importants, sont
autorisées :
soit la signature électronique avancée avec certificat qualifié (niveau 3) ;
soit la signature électronique qualifiée (niveau 4).
E 99. Qu’est-ce que le règlement eIDAS ?
Le règlement du 23 juillet 2014 sur l’identification électronique et les services de
confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur (eIDAS) vise
à établir un cadre d’interopérabilité pour les différents systèmes mis en place au sein
des États membres afin de promouvoir le développement d’un marché de la confiance
numérique. Il a également pour objectif d’instaurer un cadre juridique pour l’utilisation
des services de confiance et prévoit des exigences pour les services de confiance
relatifs à la signature électronique.
Ce règlement, en vigueur depuis juillet 2016, concerne les relations entre
l’administration et les tiers et s’applique donc aux marchés publics.
De manière générale, il existe au sens du règlement européen eIDAS quatre types de
signature électronique correspondant à des niveaux de sécurité différents : la
signature électronique simple, la signature électronique avancée (niveau 2) avec
certificat qualifié (niveau 3) et la signature électronique qualifiée (niveau 4).
E 100. Comment obtenir un certificat qualifié de signature
électronique conforme au règlement eIDAS ?
Pour obtenir un certificat il faut prévoir en général deux principales étapes :
- sélectionner le prestataire de confiance dans une liste préétablie (cf. liste ANSSI
par exemple), constituer le dossier pour acquérir le certificat nominatif
nécessaire ;
- organiser la remise du certificat en face-à-face.
E 101. Où puis-je me procurer une signature électronique ?
Des certificats de signature électronique sont commercialisés par des prestataires de
services de confiance qualifiés définis. La liste publiée par l’ANSSI, pour la France,
facilite la prise de connaissance des prestataires :
https://www.ssi.gouv.fr/entreprise/reglementation/confiance-numerique/la-signature-
electronique-dans-le-cadre-des-marches-publics/
A titre d’exemple les prestataires de service de confiance suivants sont qualifiés eIDAS
qui commercialisent des certificats utilisables dans la commande publique :
- CertEurope
- Certigna
- Certinomis
- ChamberSign France
d’instaurer un cadre juridique pour l’utilisation des services de confiance et prévoit des exigences pour les services de confiance
relatifs à la signature électronique.
Mai 2020 Mai 2020Mai 2020 38
- Docusign France
- Universign
Rapprochez-vous au préalable de votre service informatique qui dispose d’une vision
transversale sur votre système d’information et est peut-être en train de déployer la
signature voire un parapheur électronique.
Certaines fédérations professionnelles peuvent également vous renseigner.
E 102. Puis-je avoir un seul certificat pour plusieurs
personnes ?
Non. Le certificat de signature électronique est lié à l’identité d’une personne physique.
Le certificat d’un salarié ou dirigeant qui quitte ses fonctions doit être révoqué auprès
du prestataire. Il faut acheter de nouveaux certificats pour les remplaçants.
Si les changements sont fréquents, prenez plutôt un certificat d’un an.
E 103. Est-il nécessaire de prévoir la remise du certificat en
face-à-face ?
La plupart du temps, le dispositif de sécurité proposé par le prestataire implique une
remise en main propre à la personne bénéficiaire du certificat de signature
électronique. Le règlement eIDAS n’exclut pas d’autres modes de remises sécurisés
susceptibles de se développer à l’avenir, mais ils ne sont pas les plus répandus.
E 104. En quoi consiste le face-à-face ?
Il s’agit de vérifier l’identité de la personne, c’est-à-dire qu’il y a une correspondance
entre la pièce d’identité originale, la copie certifiée conforme et la personne. Les
modalités de remise peuvent différer selon les prestataires. Il faut se renseigner
préalablement auprès d’eux, car c’est une condition importante du bon déroulement
de la remise du certificat.
E 105. Qui doit se déplacer pour ce face-à-face ?
Le plus souvent, le déplacement du futur signataire est nécessaire chez le prestataire
ou au sein de son réseau ou auprès d’une personne assermentée/mandatée.
Certains prestataires forment des personnes de l’entité qui seront reconnues
« mandataires » et assureront le suivi et la remise en face-à-face au sein de votre
entité. Ce dispositif est adapté pour limiter les déplacements et les démarches
administratives, si vos besoins en certificats sont importants ou susceptibles de se
renouveler régulièrement. Anticipez ce temps de formation.
E 106. Que faut-il prévoir en prévision du face-à-face ?
Il est souvent demandé d’envoyer préalablement :
- copie de la pièce d’identité du bénéficiaire du certificat avec mention spécifique
et signée à la main, attestant de la conformité à l’original ;
- copie de la pièce d’identité du représentant légal de l’entité avec mention
spécifique et signée à la main, attestant de la conformité à l’original ;
Mai 2020 Mai 2020Mai 2020 39
- formulaire à remplir fourni par le prestataire.
Conseils en bref :
Anticipez !
Assurez- vous que votre organisation de délégations de signature est claire
afin d’identifier les besoins d’acquisition
Vérifiez si opérateur économique dispose déjà de certificats ou d’un contrat
avec un prestataire de confiance
Si ce n’est pas le cas, sélectionnez un prestataire et assurer une remise en
face-à-face en adéquation avec votre organisation
Installez le certificat sur le poste et faites des tests sur votre outil de signature.
Vous êtes prêts !
Mai 2020 Mai 2020Mai 2020 40
Le Document unique de marché européen (DUME)
E 107. Qu’est-ce que le DUME ?
Le document unique de marché européen (DUME ou ESPD en anglais) est une
déclaration sur l’honneur harmonisée à l’échelle européenne, prévue par les directives
de 2014 relatives aux marchés publics et élaborée sur la base d’un formulaire type
établi par la Commission européenne permettant de candidater à un marché public.
Ce formulaire est utilisé dans les procédures de passation des marchés publics, à la
fois par les acheteurs publics (pouvoirs adjudicateurs ou entités adjudicatrices) et les
opérateurs économiques de l'Union européenne. Il permet donc de candidater à
n’importe quel marché dans toute l’Union européenne avec le même document.
Le règlement d'exécution (UE) 2016/7 de la commission du 5 janvier 2016 établissant
le formulaire type pour le document unique de marché européen peut sembler dense
à première lecture. Cependant, le DUME n’a d’intérêt que dans une version
dématérialisée que la France a implémentée et mise en service dès 2018.
E 108. Le DUME est-il obligatoire ?
L’utilisation du DUME n’est pas obligatoire. Mais les acheteurs doivent accepter les
DUME électroniques envoyés par les opérateurs économiques depuis le 1er avril 2017
pour les centrales d’achat et le 1er avril 2018 pour tous les autres acheteurs,
indépendamment du montant du marché concerné 22 . Cela reste facultatif dans les
marchés de défense ou de sécurité.
Les services de l’Etat mettent à disposition des acheteurs et des opérateurs
économiques le Service DUME depuis début avril 2018.
URL : https://dume.chorus-pro.gouv.fr/
E 109. Le DUME remplace-t-il les autres formes de candidature
(DC1, DC2, etc.) ?
Oui mais les autres formes de candidature restent possibles.
A terme, le Service DUME a vocation à remplacer les formulaires DC1, DC2. Il est
donc appelé à devenir le seul document de candidature utilisable au niveau européen,
ce qui représente une simplification importante pour les opérateurs économiques.
E 110. Où trouver le DUME ?
Le Document Unique de Marché Européen est soit accessible directement sur le profil
d’acheteur (en fonction des développements effectués), soit accessible via le Service
DUME.
22
Conformément à la directive 2014/24/UE du Parlement européen et du conseil du 26 février 2014 sur la passation des marchés
publics et la directive 2014/25/UE du Parlement européen et du Conseil du 26 février 2014 relative à la passation de marchés par
des entités opérant dans les secteurs de l’eau, de l’énergie, des transports et des services postaux ainsi que de l’article R. 2143-
4 du code de la commande publique
Mai 2020 Mai 2020Mai 2020 41
E 111. Qu’est-ce que le service DUME ?
La Direction des affaires juridiques des ministères économiques et financiers a confié
à l’Agence pour l’Informatique financière de l’Etat (AIFE) la mise en œuvre d’un service
permettant aux acheteurs et aux opérateurs économiques de concevoir, utiliser et
réutiliser un DUME, le Service DUME. Ce service gratuit propose aux opérateurs
économiques un formulaire dématérialisé de candidature. Il permet :
d’attester de manière simple qu’ils remplissent les critères de sélection et
n’entrent pas dans un cas prévu par les interdictions de soumissionner ;
de simplifier les procédures et réduire les charges administratives en facilitant
la création et la complétion des formulaires ;
de faciliter la dématérialisation de la procédure de passation des marchés
publics ;
d’offrir une solution mutualisée et néanmoins modulable à travers
l’implémentation d’API. Cette modalité repose sur une intégration technique du
service DUME dans le profil acheteur ;
de proposer un service accessible, même en l’absence de service DUME
intégré au profil d’acheteur, à travers la mise à disposition d’un utilitaire en ligne.
URL : https://dume.chorus-pro.gouv.fr/
E 112. Quel est le lien entre le service DUME et e-Certis ?
La plateforme e-Certis, également développée par la Commission européenne, établit
la liste des documents, attestations ou certificats exigés ou pouvant être demandés
dans l’ensemble des pays de l’Union européenne. Elle a pour vocation d’être
interconnectée avec le DUME et précise l’ensemble des documents qui peuvent être
demandés lors de toute procédure de passation d’un marché public dans n’importe
quel Etat membre de l’Union européenne.
E 113. Quel lien entre le DUME et l’ancien dispositif « Marchés
Publics Simplifiés » (MPS) ?
« Marchés publics simplifiés » était un dispositif, proposé dans le cadre de la mise en
place du « dîtes-le nous une fois » au niveau national. Il permettait à des opérateurs
économiques, qui utilisaient le formulaire MPS disponible sur la plate-forme de
dématérialisation, de candidater à certains marchés publics en fournissant simplement
leur SIRET et de bénéficier d’une reprise de ses données d’identité (raison sociale,
forme juridique, dirigeant principal, adresse, chiffres d’affaires s’ils sont disponibles…).
Le système permettait complémentairement de collecter auprès des administrations
de référence certaines attestations et certificats.
Le dispositif, conçu pour n’être que provisoire, a été abandonné définitivement au 1 er
mars 2019. C’est désormais l’utilisation du DUME qui permet aux opérateurs
économiques de bénéficier de conditions de candidature allégées. Il leur est en effet
possible, à la condition que ce type de réponse ait été autorisée au préalable par
l’acheteur, de remplir un DUME en ne renseignant que deux champs que sont l’effectif
Mai 2020 Mai 2020Mai 2020 42
et le chiffre d’affaires annuel de l’opérateur économique. Ce dispositif est appelé
« DUME simplifié »23.
E 114. Que contient le DUME ?
Le DUME comprend 6 parties (informations sur l’acheteur, sa procédure, l’opérateur
économique, les motifs d’exclusion, les critères de sélection et la déclaration sur
l’honneur de l’opérateur économique) :
Certaines données peuvent être pré-remplies par l’acheteur, ce qui permet de limiter
les critères de sélection à ceux strictement nécessaires dans la consultation.
E 115. Quand utiliser le DUME ?
Le DUME est utilisé :
Par l’acheteur lors de la création des documents de la consultation : on parle
du DUME Acheteur ;
Par les opérateurs économiques lors de la réponse d’un candidat à un marché
public : on parle alors du DUME Opérateur économique.
23
https://communaute.chorus-pro.gouv.fr/le-dume-en-trois-clics/
Mai 2020 Mai 2020Mai 2020 43
E 116. Comment utiliser le service DUME ?
Le service DUME peut être utilisé suivant deux modes de fonctionnement distincts :
Intégré à un profil d’acheteur, avec accès à l’ensemble des avantages
proposés par le service DUME ;
Via l’utilitaire disponible à l’adresse URL suivante : https://dume.chorus-
pro.gouv.fr/, qui permet de concevoir, visionner ou télécharger un DUME à
usage unique (pour une consultation donnée).
A noter :
L’utilisation du DUME par un opérateur économique est facilitée lorsque ce dernier
dispose du DUME acheteur : les rubriques s’activent ou se masquent en fonction des
exigences de l’acheteur.
Ci-dessous, une illustration des deux modes de fonctionnement :
Mai 2020 Mai 2020Mai 2020 44
E 117. Le DUME doit-il être signé, et électroniquement ?
Non. Les textes de la commande publique n’imposent la signature d’aucun des
documents de candidature. Seul le contrat doit être obligatoirement signé au stade de
l’attribution.
E 118. Quels sont les avantages du recours au service
DUME pour les opérateurs économiques ?
Simplification :
o Limitation des ressaisies grâce au réemploi de DUME existants qui
présentent déjà le dossier de candidature de l’opérateur économique.
Celui-ci peut être complété ou modifié des dernières informations ;
o Possibilité de compléter ou rafraîchir les données via l’API entreprises ;
o Solution unique pour tous les marchés européens ;
Réduction des coûts : gain de temps ;
Solution conforme à la réglementation en vigueur ;
Avec le service DUME intégré au profil acheteur : inutile de transmettre les
certificats et attestations qui sont déjà détenues par certaines administrations.
Le service DUME assure la récupération des informations connues des autres
administrations et des attestations sociales et fiscales
E 119. Où trouver des informations complémentaires, des kits
de communication sur le DUME ?
Une documentation complète pour l’utilisation ou l’implémentation du « Service DUME
» sur un profil d’acheteur est mise à disposition sur le site : https://communaute.chorus-
pro.gouv.fr/
E 120. Les cotraitants et les sous-traitants doivent-ils remplir un
DUME ?
Oui. Si un groupement d’entreprises candidate à la procédure via le DUME, il est
nécessaire que chaque cotraitant remplisse un DUME. Il en va de même pour chaque
sous-traitant.
En synthèse, à retenir :
- utilisation possible dans toute procédure de passation d’un marché
public (nota : seul le DUME au format .XML a valeur probante) ;
- obligation pour l’acheteur d’être en mesure de recevoir les DUME au format
.XML depuis le 1er avril 2018 ;
- recommandation pour les acheteurs d’exiger la solution intégrée du service
DUME sur leur profil acheteur, et de mettre à disposition un DUME acheteur
comprenant les conditions de participation au marché (en ne cochant que ce
qui est nécessaire) ;
- faculté laissée à l’acheteur d’utiliser un DUME dans une procédure de passation
d’un marché de défense ou de sécurité ;
Mai 2020 Mai 2020Mai 2020 45
- recommandation pour les opérateurs économiques de candidater avec un
DUME opérateur économique.
Mai 2020 Mai 2020Mai 2020 46
Mise à jour de mai 2020
Questions mises à jour Nouvelles questions
Prise en compte du relèvement du seuil de E.28. Les marchés subséquents compris
25 000 à 40 000 € HT (E.19, E.22, E.27 et entre 25 000 et 40 000€ HT lancés depuis le
E.30). 1er janvier 2020, relevant d’un accord-cadre
lancé avant le 31 décembre 2019 doivent-ils
être dématérialisés ?
Suppression des références au dispositif E.113. Quel est le lien entre le DUME et
MPS, supprimé en 2019. l’ancien dispositif « marchés publics
simplifiés » (MPS) ?
Prise en compte des circonstances
exceptionnelles relatives à la crise sanitaire
liée au COVID-19 et impacts sur la signature
électronique (E.29, E.72 et E.78).
Prise en compte de la possibilité de tests de
type « test de Turing » sur les profils
d’acheteurs (E.31).
Prise en compte du décret n°2019-748 du 18
juillet 2019 relatif à la facturation
électronique dans la commande publique
(E.67).
Mai 2020 Mai 2020Mai 2020 47
Références réglementaires
Normes européennes
Directive 2014/23/UE du Parlement européen et du Conseil du 26 février 2014 sur l’attribution
de contrats de concession Texte présentant de l'intérêt pour l'EEE
Directive 2014/24/UE du Parlement européen et du conseil du 26 février 2014 sur la passation
des marchés publics et abrogeant la directive 2004/18/CE
Directive 2014/25/UE du Parlement européen et du Conseil du 26 février 2014 relative à la
passation de marchés par des entités opérant dans les secteurs de l’eau, de l’énergie, des
transports et des services postaux et abrogeant la directive 2004/17/CE Te
Normes législatives et réglementaires à l'exception des arrêtés (droit français)
Code de la commande publique
Ordonnance n° 2020-319 du 25 mars 2020 portant diverses mesures d'adaptation des règles de
passation, de procédure ou d'exécution des contrats soumis au code de la commande publique
et des contrats publics qui n'en relèvent pas pendant la crise sanitaire née de l'épidémie de
covid-19
Décret n° 2018-1225 du 24 décembre 2018 portant diverses mesures relatives aux contrats de la
commande publique
Décret n° 2019-1344 du 12 décembre 2019 modifiant certaines dispositions du code de la
commande publique relatives aux seuils et aux avances
Arrêté propre à la dématérialisation de la procédure de passation de la commande publique
Fonctionnalités et exigences minimales des profils d’acheteurs
Arrêté du 22 mars 2019 relatif aux fonctionnalités et exigences minimales des profils d’acheteurs
(Annexe 7)
Documents de la consultation et copie de sauvegarde
Arrêté du 22 mars 2019 fixant les modalités de mise à disposition des documents de la
consultation et de la copie de sauvegarde (Annexe 6)
Outil et dispositif
Arrêté du 22 mars 2019 relatif aux exigences minimales des moyens de communication
électronique utilisés dans la commande publique (Annexe 8)
Dîtes Le Nous Une Fois (DLNUF)
Arrêté du 22 mars 2019 fixant la liste des impôts, taxes, contributions ou cotisations sociales
donnant lieu à la délivrance de certificats pour l’attribution des contrats de la commande
publique (Annexe 4)
Signature électronique
Arrêté du 22 mars 2019 relatif à la signature électronique des contrats de la commande publique
(Annexe 12)
Données essentielles
Arrêté du 22 mars 2019 relatif aux données essentielles dans la commande publique
(Annexe 15)
Certificat de cessibilité / Cession de créance
Arrêté du 22 mars 2019 relatif au certificat de cessibilité des créances issues de marchés publics
(Annexe 14)
Certificat de cessibilité / Cession de créance
Mai 2020 Mai 2020Mai 2020 48
Arrêté du 12 février 2020 fixant un modèle d'avis pour la passation des marchés publics
répondant à un besoin d'une valeur estimée entre 90 000 € hors taxes et les seuils de procédure
formalisée (Annexe 22)
Mai 2020 Mai 2020Mai 2020 49
Mai 2020 Mai 2020Mai 2020 50
Texte extrait tel quel de la pièce officielle, qui seule fait foi. La mise en page du document d'origine peut différer.