CCAP
Annexe 1 au CCAP - Clause RGPD.pdf · 1 894 mots · du marché « Nettoyage, désinfection et entretien des installations de ventilation mécanique contrôlée (VMC) sanitaires dans les… », dossier de consultation officiel.
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Annexe 1 au CCAP (Annexe RGPD) Application du Règlement Européen Général sur la Protection des Données A. Objet Les présentes clauses ont pour objet de définir les conditions dans lesquelles le sous-traitant s’engage à effectuer pour le compte du responsable de traitement les opérations de traitement de données à caractère personnel définies ci-après. Dans le cadre de leurs relations contractuelles, les parties s’engagent à respecter la réglementation en vigueur applicable au traitement de données à caractère personnel et, en particulier, le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 applicable à compter du 25 mai 2018 (ci-après, « le règlement européen sur la protection des données » ou « RGPD »). B. Description du traitement faisant l’objet de la sous-traitance Le sous-traitant est autorisé à traiter pour le compte du responsable de traitement les données à caractère personnel nécessaires pour fournir les services objet des présents marchés issus de la consultation N°26AFJ12 – Nettoyage, désinfection et entretien des installations de VMC sanitaires en immeubles collectifs et logements individuels. La nature des opérations réalisées sur les données est susceptible de consister en la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la diffusion, l’interconnexion, l’effacement, etc. Les données à caractère personnel traitées peuvent être : - des données d’identification (nom, prénom, adresse, coordonnées de contact, …) ; - des données personnelles et/ou professionnelles ; - des données économiques et financières ; -des données de connexion ; - des données de localisation ; - des données sensibles ; - etc., … 1 Les catégories de personnes concernées sont l’ensemble des locataires et le personnel de l’OPH ROUEN HABITAT ainsi que toute autre personne susceptible d’être concernée par le présent contrat (relations avec des tiers …) Pour l’exécution des services ou travaux objets du présent contrat, le responsable de traitement peut être amené à mettre à la disposition du sous-traitant les informations nécessaires suivantes : Nom, prénom, mail, ... Les données sont conservées pendant la durée du marché, puis restituées à ROUEN HABITAT qui décidera de leur sort en fonction de ses obligations légales et de ses procédures internes. C. Obligations du sous-traitant vis-à-vis du responsable de traitement Le sous-traitant s'engage à : 1. traiter les données uniquement pour les seules finalités qui font l’objet de la sous-traitance ; 2. traiter les données conformément aux instructions documentées du responsable de traitement. Si le sous-traitant considère qu’une instruction constitue une violation du règlement européen sur la protection des données ou de toute autre disposition du droit de l’Union ou du droit des États membres relative à la protection des données, il en informe immédiatement le responsable de traitement. En outre, si le sous-traitant est tenu de procéder à un transfert de données vers un pays tiers ou à une organisation internationale, en vertu du droit de l’Union ou du droit de l’Etat membre auquel il est soumis, il doit informer le responsable du traitement de cette obligation juridique avant le traitement, sauf si le droit concerné interdit une telle information pour des motifs importants d'intérêt public ; 3. garantir la confidentialité des données à caractère personnel traitées dans le cadre du présent marché ; 4. veiller à ce que les personnes autorisées à traiter les données à caractère personnel en vertu du présent marché : a. s’engagent à respecter la confidentialité ou soient soumises à une obligation légale appropriée de confidentialité ; b. reçoivent la formation nécessaire en matière de protection des données à caractère personnel ; 5. prendre en compte, s’agissant de ses outils, produits, applications ou services, les principes de protection des données dès la conception et de protection des données par défaut ; 6. Droit d’information des personnes concernées : il appartient au responsable de traitement de fournir l’information aux personnes concernées par les opérations de traitement au moment de la collecte des données ; 7. Exercice des droits des personnes : dans la mesure du possible, le sous-traitant doit aider le responsable de traitement à s’acquitter de son obligation de donner suite aux demandes d’exercice des droits des personnes concernées : droit d’accès, de rectification, d’effacement et d’opposition, droit à la limitation du traitement, droit à la portabilité des données, droit de ne pas faire l’objet d’une décision individuelle automatisée (y compris le profilage). Lorsque les personnes concernées exercent auprès du sous-traitant des demandes d’exercice de leurs droits, le sous-traitant doit adresser ces demandes dès réception par courrier électronique à dpo_rouen- habitat@actecil.fr 2 8. Notification des violations de données à caractère personnel : le sous-traitant notifie au responsable de traitement tout incident susceptible de constituer une violation de données à caractère personnel dans un délai maximum de 12 heures après en avoir pris connaissance par mail à l’adresse suivante : dpo_rouen-habitat@actecil.fr Ce signalement doit être suivi de l’envoi d’une LRAR à : ActeCil 204 Avenue de Colmar Immeuble Le Mathis 67100 Strasbourg France Cette notification est accompagnée de toute documentation utile afin de permettre au responsable de traitement, si nécessaire, de notifier cette violation à l’autorité de contrôle compétente ; 9. Aider le sous-traitant dans le cadre du respect par le responsable de traitement de ses obligations : a. Le sous-traitant aide le responsable de traitement pour la réalisation d’analyses d’impact relatives à la protection des données ; b. Le sous-traitant aide le responsable de traitement pour la réalisation de la consultation préalable de l’autorité de contrôle ; 10. Mesures de sécurité Le sous-traitant s’engage à mettre en œuvre les mesures de sécurité suivantes : - La pseudonymisation et le chiffrement des données à caractère personnel ; - Les moyens permettant de garantir la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et la résilience constantes des systèmes et de services de traitement ; - Les moyens permettant de rétablir la disponibilité des données à caractère personnel et l’accès à celles-ci dans des délais appropriés en cas d’incident physique ou technique ; - Politique formalisée garantissant que seules les personnes étant habilitées à accéder aux données du responsable de traitement y aient effectivement accès, chacune dans le cadre et la limite de leurs fonctions et attributions ; - Traçabilité des accès aux données et des opérations de traitement ; - Sauvegardes redondantes sur la base d’une politique de sauvegarde régulièrement testée ; Les échanges entre le Responsable de Traitement et le Sous-traitant devront obligatoirement se faire via un canal sécurisé. Si le prestataire rencontre des difficultés ou n’est pas en mesure de mettre en œuvre ces mesures de sécurité précitées, il devra en informer immédiatement ROUEN HABITAT afin d’étudier les solutions techniques à mettre en œuvre pour respecter la règlementation en vigueur relative à la protection des données à caractère personnel ; 12. Sort des données : au terme de la prestation de services relatif au traitement de ces données, le sous-traitant s’engage, à la demande du responsable de traitement : - A détruire toutes les données à caractère personnel - Ou à renvoyer toutes les données à caractère personnel au responsable de traitement sous un format exploitable - Ou à renvoyer les données à caractère personnel au sous-traitant désigné par le responsable de traitement, sous un format exploitable. 3 Le renvoi doit s’accompagner de la destruction de toutes les copies existantes dans les systèmes d’information du sous-traitant. Une fois effectuée, le sous-traitant doit justifier par écrit de la destruction ; 13. Délégué à la protection des données : le sous-traitant communique au responsable de traitement le nom et les coordonnées de son délégué à la protection des données, s’il en a désigné un conformément à l’article 37 du règlement européen sur la protection des données ; 14. Registre des catégories d’activités de traitement : le sous-traitant déclare tenir par écrit un registre de toutes les catégories d’activités de traitement effectuées pour le compte du responsable de traitement comprenant : - Le nom et les coordonnées du responsable de traitement pour le compte duquel il agit, des éventuels sous-traitants et, le cas échéant, du délégué à la protection des données ; - Les catégories de traitements effectués pour le compte du responsable de traitement ; - Le cas échéant, les transferts de données à caractère personnel vers un pays tiers ou une organisation internationale, y compris l'identification de ce pays tiers ou de cette organisation internationale et, dans le cas des transferts visés à l'article 49, paragraphe 1, deuxième alinéa du règlement européen sur la protection des données, les documents attestant de l'existence de garanties appropriées ; - une description générale des mesures de sécurité techniques et organisationnelles, y compris entre autres, selon les besoins : • La pseudonymisation et le chiffrement des données à caractère personnel ; • Des moyens permettant de garantir la confidentialité, l'intégrité, la disponibilité et la résilience constantes des systèmes et des services de traitement ; • Des moyens permettant de rétablir la disponibilité des données à caractère personnel et l'accès à celles-ci dans des délais appropriés en cas d'incident physique ou technique ; • Une procédure visant à tester, à analyser et à évaluer régulièrement l'efficacité des mesures techniques et organisationnelles pour assurer la sécurité du traitement ; 15. Documentation : le sous-traitant met à la disposition du responsable de traitement la documentation nécessaire pour démontrer le respect de toutes ses obligations et pour permettre la réalisation d'audits, y compris des inspections, par le responsable du traitement ou un autre auditeur qu'il a mandaté, et contribuer à ces audits. Par ailleurs, il est rappelé que, en cas de non-respect des dispositions précitées, la responsabilité de la société titulaire du marché peut également être engagée sur la base des dispositions des articles 226- 16 à 226-24 du code pénal. Le donneur d’ordre pourra prononcer la résiliation immédiate du contrat, sans indemnité en faveur du titulaire, en cas de violation du secret professionnel ou de non-respect des dispositions précitées. D. Obligations du responsable de traitement vis-à-vis du sous-traitant Le responsable de traitement s’engage à : 1. fournir au sous-traitant les données visées au B des présentes clauses ; 2. documenter par écrit toute instruction concernant le traitement des données par le sous-traitant ; 3. veiller, au préalable et pendant toute la durée du traitement, au respect des obligations prévues par le règlement européen sur la protection des données de la part du sous-traitant; 4. superviser le traitement, y compris réaliser les audits et les inspections auprès du sous-traitant ; 5. notifier au sous-traitant toute modification qui devra faire l’objet d’un avenant. 4 E. Responsabilité – dommages et intérêts en cas de non-respect des dispositions liées à la conformité au RGPD Le responsable de traitement se réserve le droit de procéder à toute vérification qui lui paraîtrait utile pour constater le respect des obligations précitées par le sous-traitant. En cas de non-respect par le sous-traitant de ses engagements, le responsable de traitement se réserve le droit de résilier le marché dans les conditions prévues au CCAP, sans indemnités en faveur du sous-traitant, au jour de la réception par ce dernier de la lettre recommandée avec avis de réception portant résiliation et cela sans préjudice des dommages et intérêts qui pourront lui être réclamés. Enfin, il est rappelé qu’en cas de non-respect des dispositions précitées, la responsabilité du sous- traitant peut également être engagée sur la base des dispositions des articles 226-16 à 226-24 du Code Pénal. Date, cachet et signature de l’entreprise : L’OPH Rouen Habitat : A Rouen, Le…………………. Ariane MASSIERE, Directrice Générale, 5
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