Annexe
Annexe 5 _ Referentiel_de_controle_aval_Document_OCAPEM.pdf · 7 199 mots · du marché « Service de tri des matériaux collectés sélectivement lors des arrêts ou surcharges du centre de tri de Scherwiller », dossier de consultation officiel.
Juin 2024
Référentiel de contrôle
aval de la filière REP
des emballages
ménagers, imprimés
papiers et papiers à
usage graphique
SOMMAIRE
1. POLITIQUE DE CONTROLE AVAL ................................................................................................................ 3
1.1 CONTEXTE GENERAL ........................................................................................................................................... 3
1.1.1 Présentation de l’éco-organisme ........................................................................................................... 3
1.1.2 Principe de la déclaration ....................................................................................................................... 3
1.1.3 Principe de confidentialité des déclarations ......................................................................................... 3
1.1.4 Objectif de contrôle .................................................................................................................................. 4
1.1.5 Présentation du référentiel de contrôle ................................................................................................. 4
1.2 LES OBLIGATIONS DE CONTROLE PREVUES PAR LE CAHIER DES CHARGES DE L’ECO-ORGANISME .................. 4
1.3 LES TROIS TYPES DE CONTROLES MIS EN PLACE PAR L’ECO-ORGANISME ......................................................... 5
1.4 COMITOLOGIE ET INSTANCES DE SUIVI ............................................................................................................... 6
2. CONTROLES DE COHERENCE DES DECLARATIONS ENTRE COLLECTIVITES ET REPRENEURS 7
2.1 L’OBJECTIF DU CONTROLE DE COHERENCE ........................................................................................................ 7
2.2 MISE EN ŒUVRE DU CONTROLE DE COHERENCE................................................................................................ 7
3. PRE-CONTROLES ............................................................................................................................................ 8
3.1 LE PRE-CONTROLE FRANCE / UE ....................................................................................................................... 8
3.2 LE PRE-CONTROLE HORS UE.............................................................................................................................. 8
3.2.1 Le cadre réglementaire à l’export .......................................................................................................... 8
3.2.2 Les documents à fournir pour le pré-contrôle hors UE ...................................................................... 9
3.2.3 Les étapes du pré-contrôle ................................................................................................................... 11
4. CONTROLES EXTERNES (AUDITS) .............................................................................................................12
4.1 OBJECTIF DU CONTROLE EXTERNE ................................................................................................................... 12
4.2 MISE EN ŒUVRE DU CONTROLE EXTERNE ........................................................................................................ 12
4.2.1 Sélection des organismes tiers en charge des contrôles externes ................................................ 12
4.2.2 Confidentialité appliquée aux bureaux d’études ............................................................................... 13
4.2.3 Sélection des sites à auditer ................................................................................................................ 13
4.3 NATURE DES CONTROLES EXTERNES ............................................................................................................... 13
4.3.1 Eléments contrôlés ................................................................................................................................ 13
4.3.2 Charge de la preuve .............................................................................................................................. 14
4.4 PROCESSUS OPERATIONNEL – CONDUITE DE LA MISSION D’AUDIT .................................................................. 14
4.4.1 Préparation de la mission d’audit ........................................................................................................ 14
4.4.2 Echange préalable à l’audit .................................................................................................................. 15
4.4.3 Planification des audits ......................................................................................................................... 15
4.4.4 Gestion des écarts qualité selon le type de contrôle ........................................................................ 16
4.4.5 Conclusion de l’audit ............................................................................................................................. 16
4.4.6 Conséquence d’une non-conformité non levée ................................................................................. 18
5. REGLEMENT DES DIFFERENDS ..................................................................................................................20
ANNEXE 1 : PROCEDURE DE CONTROLE EXTERNE DE LA TRAÇABILITE DES MATERIAUX ...............21
ANNEXE 2 : VERIFICATIONS A EFFECTUER POUR LE BON DEROULEMENT DE LA TRAÇABILITE ET
DES CONTROLES EXTERNES ..............................................................................................................................22
p. 2
1. Politique de contrôle aval
1.1 Contexte général
1.1.1 Présentation de l’éco-organisme
[Nom de l’éco-organisme] est un éco-organisme agréé par l’Etat français au titre de la filière de
responsabilité élargie du producteur d’emballages ménagers, imprimés papiers et papiers graphiques
(ci-après dénommée la « Filière REP EMPG »).
L’éco-organisme exerce son activité dans le cadre du cahier des charges de la Filière REP EMPG
(ci-après dénommé le « Cahier des charges »), lui permettant d’organiser et de financer la collecte,
le tri et le recyclage des emballages ménagers et papiers graphiques. Une de ses missions est de
contribuer à la progression du taux de recyclage.
1.1.2 Principe de la déclaration
Pour financer la gestion de ces déchets, l’éco-organisme propose aux collectivités différents soutiens
dans le cadre d’un contrat reprenant le barème du Cahier des charges (ci-après « Contrat-type
barème aval »). Le versement des soutiens aux collectivités est conditionné par une déclaration :
- Des tonnes recyclées par matériau conformément aux standards par matériau des
emballages ménagers et papiers graphiques ;
- Des tonnes d’ordures ménagères collectées hors collecte sélective et leur répartition par mode
de traitement (compostage, méthanisation, incinération).
Cette déclaration est à la charge des repreneurs, des unités de traitement et des collectivités
territoriales. Chaque acteur effectuant des déclarations à l’éco-organisme porte la responsabilité de
la réalité et la fiabilité des données ainsi déclarées.
1.1.3 Principe de confidentialité des déclarations
L’éco-organisme garantit la confidentialité de l’intégralité des données déclarées par les repreneurs
et leurs intermédiaires.
Il est précisé en tant que besoin que la confidentialité sus-décrite est sans préjudice des dispositions
législatives et réglementaires autorisant l'autorité administrative à obtenir communication de certaines
données nommément visées par ces dispositions, notamment l'article L. 541-9 du code de
l'environnement en vigueur à la date d'entrée en vigueur du présent référentiel.
p. 3
1.1.4 Objectif de contrôle
Le Cahier des charges prévoit que l’éco-organisme mène plusieurs actions de contrôle avec l’objectif
de garantir :
- La performance du dispositif : réalité du recyclage et de la valorisation des emballages
ménagers et des papiers graphiques ;
- La sécurisation financière du dispositif : collecte des fonds auprès des clients au plus juste
des besoins ;
- L’équité du dispositif : juste allocation des fonds entre les collectivités.
1.1.5 Présentation du référentiel de contrôle
Le présent référentiel de contrôle permet aux éco-organismes de la Filière REP EMPG d’utiliser des
modalités de contrôles communes auprès de leurs acteurs respectifs.
Le présent référentiel de contrôle a été élaboré en concertation avec les représentants des acteurs
de la Filière REP EMPG (fédérations, filières, collectivités, repreneurs, éco-organismes). Il a été
soumis pour avis aux ministères signataires et pour information à la CiFREP.
Ce référentiel de contrôle peut être amené à évoluer pendant la durée d’agrément de l’éco-organisme,
en suivant le même principe de concertation que son élaboration.
L’entrée en vigueur du présent référentiel aura lieu après avis des ministères.
Le référentiel version 2022 reste valable jusqu’à l’annonce de la date effective, par l’éco-organisme,
de mise en œuvre du présent référentiel.
1.2 Les obligations de contrôle prévues par le Cahier des charges de
l’éco-organisme
Afin de sécuriser ce dispositif déclaratif, le Cahier des charges prévoit l’obligation, pour l’éco-
organisme, de contrôler :
- Les tonnages attribués par centre de tri et repreneurs contractuels ;
- Les évolutions des tonnages déclarés d’une année sur l’autre ;
- Le rapprochement entre les tonnages déclarés par les collectivités sous contrat et les
justificatifs transmis par les repreneurs ;
- La traçabilité des déchets d’emballages ménagers jusqu’au recycleur-utilisateur final de la
matière ;
- La vérification que tout traitement effectué en dehors de l’Union Européenne (UE) s’est
déroulé dans des conditions équivalentes aux exigences légales applicables au titre de l’article
6 « Valorisation et recyclage » de la directive 96/62/CE modifiée.
A la fin de la période d’agrément, l’éco-organisme devra justifier des niveaux de contrôles suivants :
o Avoir fait contrôler des repreneurs et des recycleurs-utilisateurs finaux représentant au
moins 95 % des tonnages recyclés par matériau.
L’éco-organisme doit s’assurer du recyclage effectif des déchets EMPG auprès des acteurs de la
gestion des déchets et dans le respect des standards de recyclage par flux (article 6.7.1 Traçabilité
du Cahier des charges).
p. 4
L’éco-organisme procède à des contrôles externes, sur pièces ou sur le site des repreneurs et unités
de traitement (article 6.7.2 Contrôle du Cahier des charges). Ces contrôles concernent au minimum :
- La vérification auprès des acteurs intervenant en aval du centre de tri jusqu’au recyclage final
de l’exactitude des tonnages déclarés, repris et recyclés, par échantillonnage de lots déclarés
comme repris et établissement de la traçabilité de ces lots jusqu’au recycleur-utilisateur final ;
- La vérification que les tonnages exportés en dehors de l’UE ne contribuent aux objectifs de
recyclage que s’ils sont recyclés dans des conditions équivalentes aux exigences légales
applicables au titre de la directive 94/62/CE modifiée ;
- La vérification du respect des dispositions prévues sur les standards de matériaux. »
1.3 Les trois types de contrôles mis en place par l’éco-organisme
Pour répondre aux obligations du Cahier des charges et garantir le respect des objectifs de
performance, de sécurisation financière et d’équité du dispositif, trois types de contrôles sont mis en
place :
1. Le contrôle de cohérence : il consiste en un contrôle des déclarations des collectivités
sous contrat et de leurs repreneurs et a pour objectif de détecter la moindre anomalie dès
l’élément déclencheur de la déclaration (ex : incohérence entre les déclarations des
collectivités et de leurs repreneurs, défaut de traçabilité jusqu’à l’usine de recyclage, défaut
de fourniture des informations et pièces justificatives exigées au titre du cadre réglementaire
à l’export pour les traitements effectués en dehors de l’UE, etc…). Ainsi les risques liés aux
erreurs ou oublis de déclaration sont réduits en aval de l’audit.
2. Le pré-contrôle : il consiste à obtenir du repreneur les informations/preuves énumérées ci-
dessous. Cette phase permet de valider la traçabilité et prévenir les éventuels refus et/ou
non-conformités liés à la phase d’audit.
▪ Pour tous les recycleurs :
- Les coordonnées de l’usine de recyclage sont saisies dans l’outil de déclaration
dématérialisé via le carnet d’adresses recycleur :
o Adresse postale complète du site ;
o Coordonnées complètes du correspondant (Nom / Prénom / Téléphone / Mail)
- Une autorisation écrite d’acceptation du recycleur final de tout contrôle mandaté par
l’éco-organisme (facultatif)
▪ Pour les recycleurs situés hors UE : les preuves de conformités aux 3 principes au cadre
réglementaire à l’export :
- L’entreprise dispose des autorisations pour importer des déchets d’emballages
ménagers et exercer son activité ;
- Le procédé de recyclage utilisé fait appel à des techniques industrielles permettant
de traiter les déchets d’emballages ménagers dans des conditions pour l’essentiel
équivalentes aux exigences applicables du droit de l’UE en matière d’environnement
;
- L’entreprise a un système de gestion des déchets de son activité permettant leur
élimination dans des conditions pour l’essentiel équivalentes aux exigences
applicables du droit de l’UE en matière d’environnement.
p. 5
3. Le contrôle externe (audit) : il est réalisé par un bureau d’études indépendant sélectionné
par l’éco-organisme. L’audit porte sur un plus petit nombre d’audités et sur un champ
d’investigation plus large. Ces audits peuvent être effectués en tout point de la chaîne de
recyclage, depuis l'opérateur de tri ou de traitement jusqu'au destinataire final, mais la majorité
des contrôles portent sur les usines de recyclage. Le principal objectif étant de vérifier le
respect des règles concernant le respect des standards de matériaux, la traçabilité jusqu’au
recycleur-utilisateur final et, pour toute nouvelle usine hors UE déclarée, la conformité au
cadre réglementaire à l’export tel que précisé à l’article 3.2.1 du référentiel.
1.4 Comitologie et instances de suivi
L’ensemble du cycle opérationnel de contrôle des déclarations est coordonné par un comité interne
de contrôle aval, composé de représentants des services pertinents de l’éco-organisme et qui se
réunit en « Comité Transverse Reprise ».
Ce comité se réunit régulièrement pour définir les actions à mener ou à lancer, suivre l’avancement
des opérations et garantir le traitement équitable et homogène de tous les audits.
p. 6
2. Contrôles de cohérence des
déclarations entre collectivités et
repreneurs
2.1 L’objectif du contrôle de cohérence
L’objectif du contrôle de cohérence est de détecter les anomalies de déclaration. Ce contrôle des
déclarations permet d’analyser les données des collectivités déclarantes et de leurs repreneurs.
100 % des destinations déclarées par les repreneurs font l’objet d’un contrôle de cohérence.
2.2 Mise en œuvre du contrôle de cohérence
Le contrôle de cohérence pendant la période de déclaration vise à détecter des anomalies telles
que (liste non exhaustive) :
- Ecarts des tonnes recyclées par standard et/ou par flux entre les déclarations des
collectivités et de leurs repreneurs ;
- Le destinataire final déclaré n’est pas identifié comme usine de recyclage pour le standard
et/ou le flux déclaré ;
- Absence des coordonnées de l’usine de recyclage (adresse complète du site et coordonnées
complètes du correspondant (nom/prénom/téléphone/courriel) ;
- Absence ou insuffisance des informations et pièces justificatives exigées au titre du cadre
réglementaire à l’export.
Les modalités sont identiques concernant les DROM-COM.
Le contrôle de cohérence est réalisé par flux si le standard est composé de plusieurs flux.
Les écarts tolérés, par matériau, sont les suivants :
Ecart toléré Matériaux concernés
0,1 tonne Acier, Aluminium, PCC
1 tonne Verre, PCNC, PCM, Plastique
L’éco-organisme peut à tout moment vérifier la véracité des déclarations de traçabilité en tout point
de la chaîne de recyclage en demandant des justificatifs appropriés.
Ces contrôles de cohérence peuvent conduire la collectivité ou son (ses) repreneur (s) à effectuer
une rectification de sa (leurs) déclaration (s).
p. 7
3. Pré-contrôles
3.1 Le pré-contrôle France / UE
Le pré-contrôle pour les flux de déchets EMPG allant de la France à un pays membre de l’UE
implique la transmission par les repreneurs des informations suivantes :
- Les coordonnées de l’usine de recyclage sont saisies dans l’outil de déclaration dématérialisé
via le carnet d’adresses recycleur :
o Adresse postale complète du site ;
o Coordonnées complètes du correspondant (Nom / Prénom / Téléphone / Mail)
- Une autorisation écrite d’acceptation du recycleur final de tout contrôle mandaté par l’éco-
organisme (facultatif).
3.2 Le pré-contrôle hors UE
3.2.1 Le cadre réglementaire à l’export
Le pré-contrôle pour les flux de déchets EMPG allant de la France à un pays tiers à l’UE implique
d’assurer le respect de la réglementation relative à l’exportation des déchets.
L’article 6 bis point 8 de la directive 94/62/CE du 20 décembre 1994 relative aux emballages et aux
déchets d’emballages impose à l’exportateur de ces déchets de prouver que son exportation est
conforme au règlement 1013/2006 (CE) sur le transfert de déchets, et que le traitement des déchets
en dehors de l’UE s’est déroulé dans des conditions qui sont pour l’essentiel équivalentes aux
exigences applicables du droit de l’UE en matière d’environnement.
Les principes cumulatifs retenus dans le cadre réglementaire à l’export par l’éco-organisme en
référence à l’article 6 de la directive 94/62/CE, dans le cadre des contrôles effectués auprès de
recycleurs-utilisateurs finaux situés en dehors de l’UE sont les suivants :
• Principe 1 : L’entreprise dispose des autorisations pour importer des déchets d’emballages
ménagers et exercer son activité ;
• Principe 2 : Le procédé de recyclage utilisé fait appel à des techniques industrielles
permettant de traiter les déchets d’emballages ménagers dans des conditions pour
l’essentiel équivalentes aux exigences applicables du droit de l’UE en matière
d’environnement ;
• Principe 3 : L’entreprise a un système de gestion des déchets de son activité permettant
l’élimination des résidus issus du processus de recyclage dans des conditions pour
l’essentiel équivalentes aux exigences applicables du droit de l’UE en matière
d’environnement.
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3.2.2 Les documents à fournir pour le pré-contrôle hors UE
Pour toute nouvelle usine de recyclage située en dehors de l’UE, quel que soit le tonnage concerné,
un pré-contrôle sera effectué.
Pour opérer ce pré-contrôle, le repreneur transmet à l’éco-organisme les pièces justificatives
suivantes :
- Les éléments de traçabilité des quantités et des qualités sur la base de contrôles réalisés
par ou pour le compte du repreneur ;
- Le certificat de recyclage ;
- Les coordonnées de l’usine de recyclage :
o Adresse postale complète du site ;
o Coordonnées complètes du correspondant (Nom / Prénom / Téléphone / Mail).
- Une autorisation écrite d’acceptation du recycleur final de tout contrôle mandaté par l’éco-
organisme (facultatif) ;
- Les preuves que tout traitement effectué en dehors de l’UE, le cas échéant, s’est déroulé
dans des conditions équivalentes aux exigences légales applicables au titre de la directive
94/62/CE modifiée.
Pour ce dernier point, le repreneur transmet à l’éco-organisme les documents répondant aux
principes ci-dessous exigés au titre du cadre réglementaire à l’export :
Obligatoire pour validation de la traçabilité
Documents à fournir dès la déclaration du recycleur sur l’outil
PRINCIPE 1 a) Autorisation d’exploiter délivrée à l’usine de recyclage par les autorités compétentes
Autorisation de son pays d’établissement, mentionnant la possibilité d’utiliser les déchets dans son
d’exploiter : processus de fabrication (a minima traduite en anglais).
b) Au cas où la possibilité d’utilisation de déchets dans le processus de fabrication de
l’usine n’est pas mentionnée de façon explicite dans son autorisation d’exploiter,
fournir une attestation sur l’honneur de ce que la réglementation nationale applicable
autorise l’admission de déchets dans ce type d’installations, étayée par des extraits de
textes applicables (a minima traduite en anglais).
PRINCIPE 1 c) Autorisation d’importation, si applicable, délivrée par les autorités compétentes du
Autorisation pays d’établissement de l’usine au destinataire de transfert (case 2 de l’Annexe VII) (a
d’importer : minima traduite en anglais).
d) Au cas où la délivrance d’une autorisation spécifique n’est pas prévue par la
réglementation du pays de destination, fournir une attestation sur l’honneur précisant
que la réglementation nationale applicable n’exige pas de condition particulière à
l’importation, étayée par des extraits de textes applicables (a minima traduite en
anglais). En particulier, s’agissant de pays auxquels la décision de l’OCDE sur le contrôle
des mouvements transfrontières de déchets ne s’applique pas, il devra être fait
référence à la position prise par le pays de destination dans le cadre du règlement
européen n° 1418/2007 du 29 novembre 2007.
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Documents à fournir lors de l’audit / Peut être validé lors de l’audit in situ
PRINCIPE 2 a) Description du process industriel de recyclage
Process de b) Procédures environnementales avec description des mesures mises en place pour
recyclage contenir les pollutions sur l’eau et l’air (extraction d’air, présence obligatoire d’une
équivalent UE : STEP, mesures et prélèvements réalisés (Air / Eau) au moins conformes à la législation
nationale du pays),
Sera géré en audit externe in situ si procédure environnementale inexistante
PRINCIPE 3 Eléments relatifs au traitement des refus de process avec une installation de
Gestion des traitement de déchets autorisée à les prendre en charge ou traite elle-même ses refus
déchets issus de process via une installation autorisée à les prendre en charge
du process
équivalent UE :
Afin de réduire les délais de mise en œuvre des contrôles, ces éléments sont transmis à l’éco-
organisme au fil de l’eau et au maximum avant le 30/06 N+1. Les déclarants devront s’assurer de
disposer de l’ensemble de ces documents (a minima correspondants au principe 1, avant la
déclaration d’une nouvelle usine). La bonne transmission de ces documents sera un préalable
indispensable à la validation définitive de la traçabilité.
Ces documents seront transmis à l’éco-organisme par voie numérique.
Chaque document transmis devra être identifiable par un titre de fichier reprenant l’intitulé de la case
correspondante (P1a/P1b, P1c/P1d, etc…)
Il appartient au repreneur et/ou à son intermédiaire de s’assurer que toutes les informations et pièces
justificatives exigées au titre du cadre réglementaire à l’export ont été réceptionnées, avant toute
transmission à l’éco-organisme, pour éviter les impacts financiers sur les soutiens aux collectivités
territoriales.
Les repreneurs devront transmettre ces obligations à leurs intermédiaires et exiger qu’ils transmettent
à leur tour ces obligations à leurs intermédiaires et clients.
Il appartient aux repreneurs d’apporter aux collectivités les informations pertinentes sur leur aptitude
et celle de leurs partenaires à satisfaire aux critères du recyclage et au respect du cadre réglementaire
à l’export pour les recycleurs situés en dehors de l’UE.
Pour faciliter la traçabilité et les contrôles, un document récapitulant les engagements est mis à
disposition des collectivités et de leurs repreneurs. Ce document devra être transmis aux éventuels
intermédiaires (voir Annexe 2).
Les documents fournis seront contrôlés afin de confirmer ou non s’ils sont suffisants au regard des
pièces justificatives exigées au titre du cadre réglementaire à l’export.
p. 10
3.2.3 Les étapes du pré-contrôle
Figure 1: Les étapes de validation ou d'invalidation du pré-contrôle
Nota : Pour toute nouvelle usine de recyclage située en dehors de l’UE qui aura satisfait aux
exigences de réception des documents constitutifs du pré-contrôle hors UE, un contrôle externe (audit
in situ) du site est programmé et réalisé suivant la validation des preuves du pré-contrôle.
Après réception et validation des documents obligatoires (et facultatifs) par l’éco-organisme, ces
documents sont transmis au bureau d’études. Celui-ci vérifie que l’ensemble des éléments fournis
respectent bien la législation en vigueur du pays recevant les tonnes et la correspondance avec la
réglementation de l’UE.
Trois résultats possibles à la suite du pré-contrôle hors UE :
1) Les documents fournis sont conformes :
L’audit in situ ou documentaire peut être déclenché par le bureau d’études.
2) Les documents fournis sont incomplets :
L’audit in situ ou documentaire ne peut être déclenché que si le repreneur transmet les documents
complets et conformes. Si les documents manquants ne sont pas transmis au plus tard le 30/06 de
l’année N+1, les tonnes déclarées par le repreneur seront invalidées. Il y aura donc non-conformité
et invalidation de la traçabilité. Les collectivités dont les tonnes sont concernées ne percevront pas
de soutiens financiers.
3) Les documents ne sont pas transmis à l’éco-organisme :
L’éco-organisme relance régulièrement le repreneur jusqu’à la date de clôture du 30/06 de l’année
N+1. Passé cette date, si les documents ne sont pas transmis à l’éco-organisme, le repreneur ne
pourra plus modifier sa déclaration. Il y aura donc non-conformité et invalidation de la traçabilité. Les
collectivités dont les tonnes sont concernées ne percevront pas de soutiens financiers.
p. 11
4. Contrôles externes (audits)
4.1 Objectif du contrôle externe
Le contrôle externe a pour objectif de vérifier la quantité, la conformité aux standards et le caractère
effectif du recyclage, des tonnes soutenues et, le cas échant, de prévenir ou corriger des erreurs
dans les déclarations. Ceci implique de pouvoir justifier le cheminement des lots de déchets EMPG
soutenus par l’éco-organisme auprès des collectivités, de leur sortie du point d’enlèvement jusqu’à
leur entrée dans le process du recycleur-utilisateur final.
Ces contrôles peuvent être effectués en tout point de la chaîne de recyclage.
Le référentiel d’audit qui cadre la démarche du contrôle externe est organisé suivant 5 grands
thèmes :
- Traçabilité
- Quantité
- Qualité
- Conformité au cadre réglementaire à l’export (pour les sites hors UE)
- Connaissance de l’origine ménagère
L’éco-organisme doit suivre la progression vers l’atteinte de l’objectif fixé à l’article 6.7.2 Contrôle du
Cahier des charges :
« A la fin de la période d'agrément, l'éco-organisme devra avoir ainsi fait contrôler des
repreneurs et des recycleurs-utilisateurs finaux représentant au moins 95 % des tonnages
recyclés par matériau. »
Les modalités de suivi de cet objectif sont les suivantes :
- Via des reportings internes qui permettront de comptabiliser au fil des audits, les repreneurs
et les recycleurs-utilisateurs finaux contrôlés et les tonnes par matériau associées. Un outil
de déclaration des repreneurs peut affecter les tonnes associées aux sites contrôlés.
-
- Mise à jour des repreneurs et recycleurs-utilisateurs finaux contrôlés dans l’outil de
déclaration des repreneurs fourni par l’éco-organisme
4.2 Mise en œuvre du contrôle externe
4.2.1 Sélection des organismes tiers en charge des contrôles externes
La réalisation des contrôles est confiée à au moins deux organismes tiers (bureau d’études) après
une mise en concurrence. L’éco-organisme sélectionne des sociétés présentant toutes les garanties
d’expertise et d’indépendance.
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4.2.2 Confidentialité appliquée aux bureaux d’études
Les bureaux d’études retenus par l’éco-organisme sont signataires d’engagements de confidentialité
strictes dans le cadre de la réalisation de leurs prestations. Il est également précisé que dans le cadre
d’un audit, si certains documents justificatifs prévus au référentiel d’audit contiennent des données
confidentielles (telles que des prix par exemple), ces dernières peuvent être masquées par l’audité
avant transmission à l’auditeur afin d’en garantir la confidentialité.
4.2.3 Sélection des sites à auditer
La source de l’extraction pour le choix des sites audités est l’outil de déclaration des repreneurs.
La période d’extraction s’étale sur les 4 derniers trimestres glissants.
Les sites audités sont sélectionnés en prenant en compte les critères suivants par ordre de priorité :
• Tonnages réceptionnés les plus importants ;
• Site n’ayant jamais fait l’objet d’un contrôle ;
• Site ayant été contrôlé il y a plus d’un an ;
• Site ayant fait l’objet d’un ciblage spécifique à la demande des Parties Prenantes de la Filière
REP EMPG ou de l’éco-organisme.
4.3 Nature des contrôles externes
4.3.1 Eléments contrôlés
Les contrôles permettent de vérifier la traçabilité des lots et la conformité aux standards établis.
Afin d’assurer une homogénéisation et un niveau de contrôle identique entre les audités, le référentiel
d’audit (grille d’audit) décline les exigences minimales à respecter et les critères de conformité qui en
découlent. Il permet également d’établir les moyens de vérifications (vérification documentaire,
entretien avec le personnel, visite du site…). Voir Annexe 1 Procédure de contrôle externe de la
traçabilité des matériaux, qui résume les actions à mener, développées dans les différentes grilles
d’audit.
Le référentiel d’audit est amené à évoluer en fonction des objectifs du contrôle externe :
- Le contrôle in situ : le contrôle se déroule sur site et permet de vérifier en particulier que les
matériaux ont bien été réceptionnés et consommés par le recycleur-utilisateur final.
- Le contrôle hors UE in situ : l’objectif est de vérifier, en plus de la traçabilité, la conformité
des opérations de recyclage aux exigences de l’article 6 « Valorisation et Recyclage » de la
directive européenne 94/62/CE.
- Le contrôle documentaire : le bureau d’études peut interroger à distance le site contrôlé et
sollicite de sa part les preuves documentaires de réception et/ou de recyclage. L’audité devra
transmettre à minima des photos ou tout autre document jugé utile et nécessaire pour illustrer
le process industriel du site.
p. 13
Les lots* contrôlés sont sélectionnés par l’éco-organisme sans seuil minimal et en
respectant le tableau ci-dessous :
Nombre de lots à contrôler par
Type d’audité site (dans la mesure du
possible)
Repreneur 50 lots
Recycleur 35 lots
*un lot correspond à un transport déclaré.
Toutes les options de reprise et tous les standards présents dans une déclaration auditée sont
contrôlés.
L’unité de suivi des matériaux est un lot, qui correspond aux matériaux enlevés par un camion au
départ du centre de tri, identifié a minima par un standard, un poids et une date d’enlèvement.
Dans le cas particulier des déchets d’emballages ménagers issus d’une installation de traitement
biologique ou thermique, le contrôle est établi de manière globale pour l’ensemble des tonnages
issus de ladite installation repris par le(s) repreneur(s).
Dans le cadre d’un audit recycleur, en cas de lots vendus via un ou plusieurs intermédiaires, seul le
nom du dernier fournisseur connu est indiqué sur la grille de lots.
4.3.2 Charge de la preuve
L’audité supporte la charge de la preuve pendant la durée du contrôle et doit en conséquence, sur
l’ensemble des points de contrôle être en mesure de justifier des éléments déclarés à l’éco-
organisme. Si l’audité n’a pas été en mesure de fournir toutes les preuves attendues, la collectivité
ou le repreneur devront apporter les preuves qui permettront au bureau d’études de lever la non-
conformité.
4.4 Processus opérationnel – conduite de la mission d’audit
4.4.1 Préparation de la mission d’audit
L’éco-organisme fournit aux bureaux d’études un manuel d’audit détaillé, les matrices de contrôle à
utiliser ainsi que toutes les pièces nécessaires à la conduite de leur mission.
La répartition des audits entre les différents bureaux d’études est à l’appréciation de l’éco-organisme.
Cependant, il est demandé à chaque bureau d’études de communiquer d’éventuels risques de conflits
d’intérêts (exemple : auditer un repreneur pour lequel il étudie la performance du centre de tri). Le
cas échéant, la répartition des audits entre bureaux d’études est révisée.
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4.4.2 Echange préalable à l’audit
L’éco-organisme transmet au bureau d’études la liste des entreprises à contrôler et les personnes à
contacter pour la prise de rendez-vous. La date du contrôle est déterminée à la suite de la prise de
contact par le bureau d’études avec le site audité.
Dans le respect de la confidentialité, les repreneurs concernés et/ou leurs intermédiaires confidentiels
sont informés par l’éco-organisme de la conduite d’un audit chez leur client recycleur-utilisateur final.
Les sites audités peuvent être ainsi prévenus au préalable par leur(s) fournisseur(s). Ces derniers
ont 7 jours pour informer le futur audité qu’un bureau d’études mandaté par l’éco-organisme va les
contacter pour programmer un contrôle.
Afin de préparer, en amont, les opérations d’audit sur place et anticiper toutes les questions pouvant
se poser, notamment en ce qui concerne la collecte des éléments par l’audité, le bureau d’études
transfert à l’audité préalablement au contrôle les informations liées au cadrage de la mission.
4.4.3 Planification des audits
Le process de planification des audits est prévu pour toutes les destinations de recyclage (France,
UE et hors UE), recevant des tonnes de déchets EMPG. L’audit peut être réalisé par le bureau
d’études selon le schéma ci-dessous :
Figure 2: Les étapes de planification d’un audit
p. 15
4.4.4 Gestion des écarts qualité selon le type de contrôle
L’éventuelle non-conformité des déchets d’emballages ménagers, imprimés papiers et papiers à
usage graphique destinés à la reprise et au recyclage doit être constatée et évaluée par le repreneur
à l’enlèvement des déchets ou à leur réception (art 6.1.1. du CDC). L’évaluation permet de mesurer
l’écart entre la qualité des déchets d’emballages ménagers repris et les caractéristiques des
standards définis. En cas d’écart répété de la qualité des déchets par rapport aux standards,
constaté par l’éco-organisme ou documenté par les informations transmises à l’éco-organisme par
le repreneur ou la collectivité territoriale, l’éco- organisme met en place une concertation avec la
collectivité territoriale et le repreneur afin d’en déterminer les causes. Il peut leur proposer son
accompagnement et son expertise afin de mettre en œuvre les mesures nécessaires en vue du
respect des standards notamment via la mise en place de plans d’action dédiés.
Lors d’un contrôle externe réalisé par le bureau d’études, si des écarts mesurés par le repreneur ou
le recycleur-utilisateur final sans remise en cause de l’acceptation du lot concerné apparaissent, un
ajustement du tonnage est réalisé afin d’obtenir un tonnage équivalent conforme aux standards.
C’est ce tonnage corrigé qui sera pris en compte par l’éco-organisme pour le calcul des soutiens
versés aux collectivités territoriales.
4.4.5 Conclusion de l’audit
Le bureau d’études réalise l’audit in situ ou documentaire en utilisant le manuel d’audit et la matrice
de contrôle fournie par l’éco-organisme.
Figure 3: Réalisation de l'audit
L’éco-organisme conserve la liste des entreprises contrôlées et les rapports de contrôle pendant toute
la durée de l’agrément.
Dans le rapport d’audit, le respect de chaque critère du référentiel est évalué au regard de la situation,
de l’organisation, des documents observés sur le site, et donne lieu ou non à un écart.
p. 16
Figure 4: Restitution de l'audit
Le rapport est transmis à l’éco-organisme pour vérification (vérification de l’ensemble des éléments
tel que l’adéquation des écarts entre les déclarations des collectivités et des repreneurs) puis à
l’audité dans un délai d’un mois après sa finalisation.
Lors de l’audit, les données contrôlées portent sur les 4 derniers trimestres glissants déclarés à l’éco-
organisme. Si l’audit met en évidence que les process de préparation, consolidation et de justification
des données de quantités et/ou de qualité et/ou de traçabilité engendrent des déclarations
substantiellement et régulièrement erronées faites à l’éco-organisme de manière volontaire ou
involontaire, l’éco-organisme pourra étendre le périmètre de l’audit ou déclencher un nouvel audit
jusqu’à l’année N-3 (limité aux années couvertes par l’agrément en cours). L’éco-organisme pourra,
sur la base de ces informations, appliquer des régularisations rétroactives de soutiens aux
collectivités partenaires de l’audité.
Si les contrôles révèlent des incohérences entre les données déclarées par les repreneurs et les
données constatées par le bureau d’études lors de l’audit ou toute autre non-conformité (défaut de
traçabilité, absence ou irrégularité des éléments justificatifs requis, etc…), le bureau d’études gère la
non-conformité avec les repreneurs et/ou intermédiaires confidentiels ayant livré le site contrôlé, pour
obtenir les explications adéquates et, le cas échéant, la preuve de livraison que le site contrôlé n’aurait
pas été en mesure de fournir.
Les repreneurs et/ou les intermédiaires confidentiels bénéficient d’une procédure contradictoire, et
auront alors 45 jours pour transmettre au bureau d’études et/ou à l’éco-organisme les explications
utiles et/ou tous justificatifs ou éléments probants pour lever la non-conformité. L’éco-organisme
s’assurera de la mise en conformité par le repreneur ou ses éventuels intermédiaires confidentiels
dans l’outil de déclaration, dans les cas où les conclusions du contrôle justifient une action de mise à
jour.
En cas de non-conformité non levée, un arrêté des comptes sera établi par l’éco-organisme afin
qu’aucune tonne litigieuse ne fasse l’objet d’un soutien. Cet arrêté des comptes ne peut être établi
qu’après la clôture définitive de l’audit qui aura lieu une fois tous les délais de traitement des non-
conformités passés et la procédure contradictoire terminée.
Les audits réalisés sur un même référentiel auront une période de validité avant de devoir être
réactualisés. Cette durée, différente en fonction du matériau concerné, est la suivante :
Matériau Durée de validité de l’audit
Métaux 6 ans
Fibreux 6 ans
Plastiques 3 ans
Verre 6 ans
p. 17
4.4.6 Conséquence d’une non-conformité non levée
Conformément au Contrat-type barème aval, si les contrôles révèlent des incohérences dans les
données déclarées par la collectivité et ses repreneurs, ou toute autre non-conformité (défaut de
traçabilité, absence ou irrégularité des éléments justificatifs requis, non-respect des Standards, non-
respect des conditions de recyclage hors UE, données non valides, etc...), l’éco-organisme en informe
la collectivité par écrit (courrier ou courriel) et son ou se(s) repreneur(s) dans le cas d’un audit
recycleur-utilisateur final. L’éco-organisme se réserve la possibilité, en parallèle, d'ajuster à titre
conservatoire le montant des soutiens et des acomptes correspondant aux tonnes litigieuses.
Le schéma suivant illustre les différentes étapes de la gestion d’une non-conformité :
Figure 5 : Gestion des non-conformités
Lorsqu’une non-conformité est constatée durant l’audit, les preuves nécessaires devront être
apportées par l’audité au maximum 45 jours après la demande du bureau d’études. Passé ce délai,
la non-conformité est considérée comme « non levée ».
Dans tous les cas de non-conformité non-levée, la Collectivité et/ou le(s) Repreneur(s) bénéficient de
la procédure contradictoire et ont alors 45 jours à compter de la réception par la Collectivité de
l'information susvisée pour transmettre des observations et notamment pour apporter toutes
explications utiles et/ou tous justificatifs ou éléments probants. Ce délai est nommé « procédure
contradictoire ».
Au besoin, une concertation pourra être organisée entre l’éco-organisme, la Collectivité et/ou le(s)
Repreneur(s), aux fins notamment d'identifier les causes de la non-conformité et les solutions pour y
remédier.
A l’issue de la procédure contradictoire, en cas de non-conformité constatée et non levée, un arrêté
des comptes sera établi par l’éco-organisme afin qu'aucune tonne litigieuse ne fasse l'objet d'un
soutien. Dans l'hypothèse où les tonnes litigieuses auraient déjà été prises en compte pour le calcul
des soutiens, le remboursement du trop-perçu peut se faire par imputation sur les versements de
l'année N+1 si le contrat avec la collectivité territoriale demeure en vigueur. A défaut, la collectivité
rembourse à l’éco-organisme le trop-perçu dans un délai de 45 jours à compter de l'émission de la
facture définitive.
p. 18
Conformément aux principes de l’article 3.2.1 de ce référentiel, en cas de non-conformité de
l’installation de recyclage située hors UE révélée lors d’un contrôle in situ ou due à l’impossibilité de
contrôler le site (fermeture / refus de contrôle), les tonnes livrées à l’installation en question ne
pourront faire l’objet d’aucun soutien au titre de l’année concernée par le contrôle. Cette période
pourra être prolongée en cas de preuve évidente qui permettrait d’avoir la certitude que l’usine n’était
pas conforme sur une période plus importante.
Plus particulièrement, concernant l’absence de procédure environnementale, l’auditeur demandera
l’engagement, sous 1 mois, de la rédaction d’une procédure visant a minima la description des
mesures mises en place pour contenir les pollutions sur l’eau et l’air.
De même pour l’absence de registre d’entrées et sorties pour les marchandises dangereuses,
l’auditeur demandera l’engagement, sous 1 mois, de la rédaction d’une procédure visant a minima la
description des entrées et sorties. Ce sont les engagements écrits de mise en place qui lèveront les
non-conformités susvisées.
L’éco-organisme pourra informer les repreneurs ayant recours à l’usine concernée à la date de relevé
de la non-conformité et les repreneurs ayant fait part de leur intention de recourir à l’usine concernée,
en précisant la nature de la non-conformité.
Le repreneur (voire le recycleur) peut contester les conclusions des contrôles menés par l’éco-
organisme et/ou de remédier à la non-conformité constatée dans les conditions du Contrat-type
barème aval avant l’arrêté des comptes, et à tout moment ensuite pour les tonnes futures, sans que
l’arrêté des comptes ne puisse être remis en cause. Il appartient au repreneur et/ou au recycleur de
transmettre à l’éco-organisme toute preuve de nature à justifier de la levée de la non-conformité.
Aucune nouvelle tonne livrée vers cette installation ne sera éligible aux soutiens du Contrat-type
barème aval sans justification de régularisation de la non-conformité relevée par le repreneur.
Dans le cas où le site estimerait avoir pallié la non-conformité relevée, il devrait en informer l’éco-
organisme afin que la levée de la non-conformité puisse être constatée. Les tonnes livrées à ce site
pourront être soutenues à compter du constat de la levée de la non-conformité.
En cas de fermeture de site entre la date du pré-contrôle et celle du contrôle in situ, le
repreneur/recycleur adressera un récapitulatif présentant les raisons et dates de fermeture. Chaque
dossier fera l’objet d’une appréciation par l’éco-organisme au cas par cas sur la base des preuves
transmises lors du pré-contrôle et du récapitulatif, qui devront permettre d’attester de la conformité
du site jusqu’à sa fermeture, et du recyclage effectif des tonnes envoyées sur le site concerné.
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5. Règlement des différends
Conformément au Contrat-type barème aval, tout différend fera l'objet d'une tentative préalable de
règlement amiable entre les parties. La partie la plus diligente pourra notamment demander
l'intervention d'un tiers conciliateur pour tenter un règlement amiable du différend. En cas de différend
en lien avec les soutiens au titre du barème aval, la conciliation sera portée devant un comité
technique composé des représentants permanents des associations représentatives des collectivités
territoriales.
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Annexe 1 : Procédure de contrôle externe de la traçabilité des
matériaux
Traçabilité
Traçabilité Traçabilité Traçabilité
In situ
Actions à mener par rapport aux objectifs des In situ Documentaire Documentaire
recycleur-
contrôles repreneur/ repreneur/ recycleur-
utilisateur
recycleur recycleur utilisateur final
final
Traçabilité
1) Vérifier la cohérence entre les informations
déclarées aux sociétés agréées et celles X X X X
disponibles sur/via le site contrôlé
2) a. Vérifier la traçabilité depuis la sortie du
CDT jusqu’à l’entrée dans l’usine de
recyclage en contrôlant les documents de
traçabilité suivants :
• Numéro d’identification du ou des lots
• Nom du détenteur
• Qualité (Standard)
• Quantité (Poids net réceptionné)
• Date d’enlèvement
X X
• Lieu d’enlèvement
• Date de livraison
• Destination
• Nom de l’acheteur
• Nom(s) du (des) transporteur(s) (facultatif)
• Ports de chargement et de déchargement
• Packing list
• Connaissement (titre remis par le
transporteur maritime au chargeur)
b. Vérifier ou identifier la traçabilité entre
X X
deux étapes de la chaîne du recyclage.
Qualité
3) a. Vérifier la réalité du recyclage X X
b. Décrire l’activité du site contrôlé et le cas
X X X X
échéant le process de recyclage
c. Etudier les capacités du recycleur-
X X
utilisateur final
d. Effectuer un contrôle de cohérence entre
X X
les masses entrantes et sortantes.
4) a. Vérifier le marquage des matériaux X X
b. Vérifier la dénomination des matériaux
X X X X
sur les documents
5) a. Vérifier l’existence de procédures de
contrôle de la qualité des matériaux X X X
entrants et sortants
b. Vérifier la mise en œuvre effective des
X X
procédures de contrôle de la qualité
6) Vérifier si le site a conscience de l’origine
X X X X
ménagère des matériaux
Conformité réglementaire
7) Hors Union Européenne, vérifier le respect
du cadre réglementaire à l’export retenu X X
par l’éco-organisme
p. 21
Annexe 2 : Vérifications à effectuer pour le bon déroulement de
la traçabilité et des contrôles externes
POUR LES REPRENEURS ET LEURS INTERMEDIAIRES
Ce document devra être transféré par le repreneur, puis par les intermédiaires tout au long de la filière
jusqu’au dernier intermédiaire, fournisseur direct du recycleur utilisateur final.
Cas systématique applicable à tout acteur procédant à une opération de vente :
Je respecte et je mentionne à mon client avant la vente :
- L’information de l’origine ménagère des déchets livrés ;
- L’obligation de déclaration et de traçabilité jusqu’au recycleur utilisateur final ;
- L’acceptation des contrôles ;
- L’assurance du respect du cadre réglementaire à l’export (à ajouter en pièce jointe) dans le
choix des recycleurs utilisés hors Union Européenne ;
- Dans le cas d’utilisation de plusieurs intermédiaires confidentiels, je rappelle à mon client
que ces exigences s’appliquent à chaque nouvel intermédiaire.
Je dispose et je mets à disposition de l’éco-organisme :
- Un écrit d’engagement du recycleur final à accepter les contrôles diligentés par l’éco-
organisme ;
- Les coordonnées complètes et réelles du recycleur et d’un correspondant : adresse postale,
nom/prénom/téléphone/mail d’un correspondant.
Cas particulier d’une vente entre un repreneur (ou un intermédiaire) et une usine de recyclage hors
Union Européenne :
En complément, je dispose et je mets à disposition de l’éco-organisme les preuves de conformité en
lien avec les 3 principes du cadre réglementaire à l’export (voir la liste des documents à fournir
détaillée ci-dessous)
Pour optimiser au maximum les délais de mise en œuvre des contrôles, les déclarations doivent être
effectives et les documents transmis dans la mesure du possible dès les premières livraisons et
contractuellement dans le respect des délais de déclaration.
L’éco-organisme garantit la confidentialité de l’intégralité des données qui lui sont déclarées et/ou
transmises.
Les documents transmis devront être identifiables, dans un 1er temps par mail en nommant chacun des
fichiers du nom de la case correspondante (P1a, P2b, etc.)
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Obligatoire pour validation de la traçabilité
Documents à fournir dès la déclaration du recycleur sur l’outil
PRINCIPE 1 a) Autorisation d’exploiter délivrée à l’usine de recyclage par les autorités compétentes
Autorisation de son pays d’établissement, mentionnant la possibilité d’utiliser les déchets dans son
d’exploiter : processus de fabrication (a minima traduite en anglais).
b) Au cas où la possibilité d’utilisation de déchets dans le processus de fabrication de
l’usine n’est pas mentionnée de façon explicite dans son autorisation d’exploiter,
fournir une attestation sur l’honneur de ce que la réglementation nationale applicable
autorise l’admission de déchets dans ce type d’installations, étayée par des extraits de
textes applicables (a minima traduite en anglais).
PRINCIPE 1 c) Autorisation d’importation, si applicable, délivrée par les autorités compétentes du
Autorisation pays d’établissement de l’usine au destinataire de transfert (case 2 de l’Annexe VII) (a
d’importer : minima traduite en anglais).
d) Au cas où la délivrance d’une autorisation spécifique n’est pas prévue par la
réglementation du pays de destination, fournir une attestation sur l’honneur précisant
que la réglementation nationale applicable n’exige pas de condition particulière à
l’importation, étayée par des extraits de textes applicables (a minima traduite en
anglais). En particulier, s’agissant de pays auxquels la décision de l’OCDE sur le contrôle
des mouvements transfrontières de déchets ne s’applique pas, il devra être fait
référence à la position prise par le pays de destination dans le cadre du règlement
européen n° 1418/2007 du 29 novembre 2007.
Documents à fournir lors de l’audit / Peut être validé lors de l’audit in situ
PRINCIPE 2 a) Description du process industriel de recyclage
Process de b) Procédures environnementales avec description des mesures mises en place pour
recyclage contenir les pollutions sur l’eau et l’air (extraction d’air, présence obligatoire d’une
équivalent UE : STEP, mesures et prélèvements réalisés (Air / Eau) au moins conformes à la législation
nationale du pays),
Sera géré en audit externe in situ si procédure environnementale inexistante
PRINCIPE 3 Contrats de traitement des refus de process avec une installation de traitement de
Gestion des déchets autorisée à les prendre en charge ou traite elle-même ses refus de process via
déchets issus une installation autorisée à les prendre en charge
du process
équivalent UE :
La bonne transmission de ces documents sera un préalable indispensable à la validation définitive
de la traçabilité.
Ces documents seront transmis à l’éco-organisme par voie numérique.
p. 23
Texte extrait tel quel de la pièce officielle, qui seule fait foi. La mise en page du document d'origine peut différer.